Mutualisation et Coopération
dans le cadre de la conservation partagée
Conservation partagée entre les
bibliothèques universitaires de la
Communauté française de Belgique
Témoignage, bilan et perspective
Françoise Pasleau
CTLES 30-03-2010
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Une initiative du CIUF
• Conseil Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (CfB)
•Commission Bibliothèques
•GT Conservation partagée des périodiques (GT-CPP)
- Depuis 2003 - 13 représentants / 9 institutions - Multidisciplinaire 4 CTLES 30-03-2010
Universités de la CfB
Académie Universitaire Wallonie-Bruxelles
Université Libre de Bruxelles (ULB) Université de Mons (UMons)
• = Université de Mons-Hainaut (UMH) + Faculté polytechnique de Mons (FPMS)
Académie Universitaire de Louvain
Université Catholique de Louvain (UCL)
Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix (FUNDP) Facultés Universitaires Catholiques de Mons (FUCAM) Facultés Universitaires Saint Louis à Bruxelles (FUSL)
Académie Universitaire Wallonie-Europe
Université de Liège (ULg)
Faculté Universitaire des Sciences Agronomiques de Gembloux
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Objectifs
Coordonner la gestion et la conservation des périodiques imprimés
Garantir la pérennité des collections et l'accès à l'information
Optimiser l'utilisation des moyens financiers, logistiques et humains
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Contexte
Augmentation constante du volume des publications scientifiques
Existence d'exemplaires multiples sur différents sites
Emergence des versions électroniques
Performance et généralisation des TIC
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Chronologie
2003-2004
Rédaction d'une convention + ROI
Création d'une BD centrale
2005-2008
Analyse des revues d'abstracts
Constitution des collections de référence et désignation des institutions d'accueil
Travail d'évaluation et de communication
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Convention interuniversitaire
Mise en commun des fonds documentaires
Cession des droits de propriété aux institutions d'accueil
Constitution de collections de référence
CR : Collection de conservation CC : Collection de consultation
Obligation de garantir les meilleures
conditions de conservation et d'accès (sites d'accueil)
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Règlement d'ordre intérieur (ROI)
Privilégier le pragmatisme
1CR (ou CC) / revue d'abstracts 1 CC + 1CR / périodique scientifique Limiter les transferts de documents
Toujours consulter les partenaires
Garantir la qualité des collections et des
services
Conditions de conservation (sécurité) Services de prêt et d'échange (accès)
Relayer les décisions au sein des institutions
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Méthode de travail
Networking + Réunions trimestrielles
Base de données centrale sur Internet
Représentants des universités au sein du GT-CPP
Consultent, centralisent, analysent, décident, répercutent et veillent au suivi des décisions
Implication de responsables locaux
Informent leurs représentants sur l'état des collections
Orientent les décisions sur base de critères scientifiques
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Base de données centrale
Site Web dynamique
Gestion des droits d'accès
Délégation des tâches
Encodage des données par institution
Titres
Etats de collection Relevé des lacunes
Etat physique des documents et des reliures
Visualisation des données
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Décisions
Inventaire de 519 revues d'abstracts
Elimination de 56 titres
Constitution de 463 collections de références Majorité de collections de conservation (CR) Quelques cas isolés de titres en libre accès (CC)
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Bilan
Qualité de l'ambiance de travail
Mobilisation de 0,1 à 0,3 ETP / université
Transferts (très) limités
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Bilan
Gain d'espace sur l'ensemble des universités En 2006 : 1.611m
En 2008 : 250m
Inégalités de répartition des collections de référence entre institutions
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Bilan
Epuisement, motivation en baisse
Base de données centrale
Visualisation synthétique des données
Redondance avec les cataloguesAbsence de contrôle des suivis locaux
Etiquetage des collections de référence (logo CIUF) Mise à jour des catalogues locaux
Perspectives
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Périodiques scientifiques
Test de conservation partagée sur 33 titres
21 collections de référence en double (CC+CR)
4 titres non retenus (manque d'intérêt)
4 unica (CC, sans CR associée)
4 collections mosaïques (fragmentées entre différentes institutions d'accueil)
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Statistiques de prêts (ULg)
29,8 % 28,2 % 2009-2010 40,4 % 45,2 % 1996-2008 20,6 % 20,6 % 1980-1995 7,6 % 6 % Avant 1980 Février 2010 n = 433 Janvier 2010 n = 436 Année de PublicationPériodiques de médecine (humaine et vétérinaire), psychologie, sciences
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Suite du travail
Mener 2 projets pilotes en parallèle
Périodiques de médecine
Périodiques de sciences économiques
Objectif : Dégager une méthodologie applicable dans le futur aux autres disciplines
Dédoubler l'équipe (obtenir un renfort en RH)
Systématiser les échanges entre les 2 groupes
Limiter le risque de dérive (divergence dans les méthodes de travail et de prise de décision)
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Questions pendantes
Comment choisir les titres à traiter ?
En fonction des besoins immédiats ?
Liste de titres prioritaires ? Critères de sélection? Recensement systématique ?
Limites ?
En fonction des années de publication
(collections arrêtées; abonnements en cours)
En fonction des possibilités d'accès
électroniques
Garder une ou deux collections de référence ?
Modifier la BD centrale ou changer d'outil ?
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Conclusion générale
Acquisitions concertées = clé de succès
Consortia négociés par la BICfB depuis 2000
Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté française de Belgique, asbl
Acquisitions partagées ?
Garantir l'accès aux périodiques achetés hors consortium et dont les abonnements risquent d'être annulés en cas de restrictions financières
Avec la précieuse collaboration de :
Tristan Alleman (FPMs), Roxanne Coppin (UCL), Thomas Destrée (ULB), Stéphanie Davister (FSAGx),
Thibaut Delbushaye (FUCAM), Nicolas Fairon (ULg), Alliette Leleux (FUSL), Michel Maas (ULg),
Sylviane Polchet (FUNDP), Isabelle Vanden Eynde (UMH), Christine Vandevorst (FUNDP),
Luc Verdebout (ULB)
