CDES d'Arras : choix d'un logiciel documentaire

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CDES d’Arras : choix d’un logiciel documentaire

Karine Zamparutti

To cite this version:

Karine Zamparutti. CDES d’Arras : choix d’un logiciel documentaire. Sciences de l’information et de la communication. 1996. �dumas-01736948�

Maîtrise Sciences de l'information 96 S DPU ZAM MrAncher

C.'D/E.S.

cf'JArras

. 36

Maîtrise Sciences de l'information Mr Ancher

C.D.TS.

cC'^Arras

'Remerciements

Je remercie Mme _{Denois, conseillère méthodologique, pour m'avoir dirigé}

pendant toutela durée demonstage.

Je remercie _{également Mme Bastien, documentaliste, pour son accueil et son} soutien_{quotidien lors de mesrecherches.}

Je remercie enfinMr _{Ancher, pour ses conseils quim'ont permis de mener àbien}

INTRODUCTION. 2 I. LEC.D.E.S. 3 A. PRESENTATION DEL'ORGANISME 3 1._{Historique 3} 2. Sa fonction 3 3. Lefonctionnement 3 4. Le_{personnel 4} B. LECENTRE DEDOCUMENTATION : 4 1. Lelieu ....; 4 2. Les_publics .- 4 3. Son fonctionnement 5 4. La_{productioninterne 6} 5. Ses_{spécificités 6}

C. LES MISSIONS DUCENTREDEDOCUMENTATION 7

1._{Auprès du public 7}

2. Eninterne 8

II. LEFONDS DOCUMENTAIRE 9

A. ETUDE DEL'EXISTANT 9

1.Leslivres 9

2.Lescassettesvidéo 9

3. Lesdossiers_{thématiques 9}

4. Lesaffiches, lesplaquettes 10

5. Les_{diapositives 10}

6. Les_{jeux 10}

7. Les_{expositions 10}

B. ETUDE DES BESOINS 11

1.Lesinsuffisances 11

2._{Les manques 13}

C. LA_{POLITIQUE D'ACHAT 14}

1.Les_{spécificités de chaquesupport 14}

2.Les thèmes_{porteurs 16}

3. Le_{budget 16}

III. LE CHOIX DULOGICIEL DOCUMENTAIRE. 17

A. REPONSESAUXBESOINS 17

1. LeMinitel 17

2. Le_{budget 18}

3.La_{configuration 19}

4. Lesutilisateurs 20

B.LARECHERCHE 20

1. Commenttrouverl'information ? 20

2. Le_{regroupementdesdocumentations 21}

3. L'élimination deslogiciels 21

4.Les_{logicielsrestant 22}

C. LES PROPOSITIONS 23

1. Présentation_{générale 23}

2.Les_{logiciels 24}

CONCLUSION 28

INTRODUCTION

Ce _{stage aété réalisé à Arras, au comité départemental d'éducation pourla santé}

(C.D.E.S.), durant une période de deux mois environ, commençant le 22

mai

finissant

le 31_{juillet 1996.}

Deux _{objectifs avaient initialement été prévus lors de l'entretien du 22 février} 1996 avec la documentaliste : la _{politique d'achat} du _centre de documentation ainsi _que

l'informatisation à travers un _{logiciel documentaire. Mais à la suite d'une conversation}

téléphonique le 15 mars 1996, les objectifs ont été réorientés uniquement vers la politique d'achat du fait de problèmes dans la mise en place du réseau à l'initiative de l'informatisation. C'est _{pourquoi le sujet de stage a été défini de la sorte : évolution du}

centre de documentation àtravers le devenir des dossiers_{thématiques, le développement}

du fonds _{documentaire, leplan de classement.}

Les _{premiers jours du stage ont permis de faire le point surla situation du réseau}

et de _{décider, après avoir réalisé le premier objectif: le plan d'achat ; de faire des}

recherches sur les logiciels documentaires, d'approfondir _{ce sujet pour que le C D.E S}

puissemettre enplace l'informatisation même si il ya une défaillance duréseau.

C'est _{pourquoi le plan de ce rapport de stage ne correspond pas dans son}

intégralitéauprogramme du stagemais plus àun désir d'anticiperunéchec du réseau. Dans une _{première partie, nous aborderons la présentation du C.D.E.S. ainsi que}

celle du centre de documentation et de ses missions. A la suite de ce _{développement}

général, nous étudierons, dans unedeuxième partie, l'ensemble de la base documentaire à

travers _{l'analyse de l'existant et l'étude des besoins ainsi que la mise en place de la}

politique d'achat qui lui permettra d'évoluer. La troisième partie est consacrée à

l'informatisation _{qui passe tout d'abord par les solutions pour combler les besoins puis}

parle déroulement des investigations sur les logiciels documentaires et enfin par le choix du _{logiciel àtravers différentes propositions.}

I. LE C.D.E.S.

A. PRESENTATION DE L'ORGANISME

1. _Historique

Le Comité _{Départemental d'Education pour la Santé (C.D.E.S.) a été créé en}

1972 au niveau national et en 1978 au niveau départemental, _en l'occurrence à Arras. Il

est _{régi par la loi de 1901 sur les associations. Au début, ce nouveau comité n'avait}

qu'une fonction de diffuseur des documents du Comité Français d'Education pour la Santé _{(C.F.E.S.) : il servait à la fois d'antenne et de relais. Puis, avec le temps, il a pris}

une certaine autonomie. La création d'un _poste d'animateur _sur le terrain _a permis des

interventions _{auprès d'un public de scolaires et d'adultes, ceci s'est accompagné d'une}

aide aux _{projets sur le plan méthodologique. Le centre de documentation a suivi cette}

évolution en étant tout d'abord unrelais matériel du _{C.F.E.S., puis en organisant la mise} en _{place de dossiers thématiques pour répondre à lademande interne et externe. Il siège}

actuellementau 3 ruedes _{Agaches, à Arras.}

2. Safonction

La mission _{globale du C.D.E.S. est premièrement, la prévention de la santé qui}

consiste à _{anticiper la demande, à prévenir d'éventuels problèmes et deuxièmement,}

l'éducation _{pour la santé, plus orientée sur l'enseignement de principes fondamentaux.}

L'information est à la base de ces _{objectifs, c'est pourquoi le centre de documentation y}

prend une partimportante.

La brochure _{reproduite aux pages 1 et 2 des annexes représente les activités du}

C.D.E.S., avec d'une part l'aide méthodologique à travers les études, les formations et

l'animation etd'autre_{part la documentationavecl'accueil etles outils pédagogiques.} 3. Lefonctionnement

Le C.D.E.S. est en relationavec la Délégation Inter Régionale d'Education _{et de}

Promotionde la Santé_{(D.I.R.E.P.S.) c'estun lieu de formationetde documentation.} Le C.F.E.S. redistribue les demandes émanant de toute la France dans les

différents centres _{départementaux. Il envoie aussi systématiquement uncolis detoutes les}

nouvelles _{parutions en matière d'affiches et de brochures. En effet, le C.F.E.S. conçoit} de la documentationet_{ensuite, c'est à la documentaliste d'en commander si ellejuge que}

la demande sera _{plus importante que l'offre, dans ce cas-là, c'est le premier qui demande}

qui estservi.

Le C.D.E.S. bénéficie d'aides financières _{provenant principalement de la} Direction _{Départementale de l'Action Sanitaire et Sociale (D.D.A.S.S.), de la Caisse} Primaire d'Assurance Maladie _{(C.P.A.M.), de la mutualité agricole et du conseil}

régional. Les sommes sont allouées soit pour un projet précis, soit pour un _budget

4, Le_personnel

Une conseillère en méthodologie _permet la coordination du C D.E S. Elle _est

chargée d'une part des contacts avec la hiérarchie et d'autre part

de la

formation. Son

premier rôle l'amène à rechercher des financements auprès de

différents

organismes. Sa

deuxième fonction concerne _{plus la} méthodologie _proprement dite _avec

l'évaluation de

projet.

Une infirmière deformation _{permet à l'aide méthodologique d'être complète. Au} départ, animatrice sur leterrain avecl'encadrement de débats etde conférences pour les enseignants, sontravail s'est peu àpeu orientévers une coordination de projets.

Ces deux personnes travaillent en binôme avec une complémentarité au niveau de la santé parl'infirmière etuneconnaissance enméthodologieparlaconseillère,

Une seule _{personne s'occupe à temps plein du centre de documentation. La} formation s'est faite sur le tas en même _{temps que} le développement du fonds

documentaire. Une autre_{personne répond à la demande du public en cas d'absence de la}

documentaliste mais ce n'est pas _{toujours la même personne : cela se fait plutôt au coup}

par coup.

Le C D.E S. d'Arras occupe les locaux du comité d'hygiène social. La secrétaire médico-sociale et la _{comptable sont détachées au CD.E S., comme on peut le voir à la}

page 3 des annexes dans l'organigramme du C D.E S. C'est-à-dire qu'elles travaillent pourle C D.E S. et pourle comité d'hygiène social.

B. LE CENTRE DE DOCUMENTATION

1. Lelieu

Le centre de documentation vient d'être remis à neufcette année. Une _grande

pièce regroupe les livres, les cassettes vidéos et les diapositives sur des étagères. Les dossiers _{thématiques sont dans des chemises suspendues dans une armoire prévue à cet} effet. Les _{périodiques sont sur des armoires d'exposition avec les numéros plus anciens}

rangés à l'intérieur et les expositions sont au milieu de la pièce surun présentoir. Seules

lesaffiches sont _{entreposées dansune remise, car elles prennent trop de place. Le public}

ne_{peut accéder àcette seconde pièce.}

2. Les_publics

Présentation

• _{Les élèves du}

primaire se contentent généralement de dépliants et de brochures.

• _{Les étudiants utilisent des documents «}

grand public » ; ils consultent les

dossiers_{thématiques etles ouvrages.}

• Les _enseignants,

les éducateurs, les professions médicales et paramédicales recherchentdes informations_{poureux-mêmeset leurpublic.}

• _{Les éducateurs en santé}

privilégient des documents relatant des actions et des

Les évolutions

années 90/91 91/92 92/93 93/94 94/95

nombred'utilisateurs 1522 1391 1322 1382 1936

Lesdemandesde documentation _{parthèmes, en1995 :}

toxicomanie=>721

hygiène de vie =>718

protection maternelle=> 705 nutrition=>540

maladies =>358

les_{prêtsdecassettesvidéos, en 1995 :}

hygiènede vie=> 50 tabac =>49

sexualité=> 47

alimentation=>44 S.I.D.A. => 33

A_{chaque demande de documentation, la documentaliste}

rempliZïa

peutvoir àlapage4 des annexes. Celle-ci permet de laisserunetrace écrite detoutesles

démarches réalisées. Son _{premier rôle est de visualiser les demandes en cernant le}

public : sa requête, le type de support qu'il recherche, sa situation géographiqueet enfin le _{sujet qui l'intéresse. Le deuxième rôle est à plus long terme avec la possibilité de}

réaliser des _{statistiques, notamment surlesattentes du public.}

3. Sonfonctionnement

L'accueil du _{public est primordial. Les horaires d'ouverture (page 7 des annexes)}

ont été _{aménagé^pour permettre aux personnes éloignées d'avoir le choix et aux} personnes qui travaillent de pouvoir venir à 13 heures les lundis, mercredis, jeudis et vendredis et_{jusque 17 heures 30 les mardis soir. L'accueil du public se réalise aussi à}

l'intérieur des locaux avec une écoute attentive de la _{part de} la documentaliste _pour

répondreaux questionset aider àla recherche documentaire.

Le _{principe du prêt : il est accessible à tous les publics. La seule condition à}

remplir, un chèque de caution de 100 francs pour chaque document emprunté. Le prêt

est _{gratuit saufpour les expositions. Comme on peut le voir à la page 5 des annexes, le}

prêt est de dixjours. Les réservations ne concernent pas les livres mais les cassettes, les diapositives et les expositions. Elles permettent notamment aux enseignants et aux

professionnels de la santé de pouvoir prévoir à l'avance une intervention sur un thème

donnéavec la_{garantie que lesupport sera empruntable cejourlà. Ces conditions strictes}

de_{prêt peuventêtremalléables si celanegène aucunautreemprunteur.}

Le _{principe de l'abonnement (page 6 des annexes) donne des avantages à}

l'utilisateur et _{permet aussi une certaine fidélisation même si celle - ci n'a pas lieu dans}

Cet _{abonnement permet d'entrer, par une inscription, dans}

_le

_{fichier des}

adhérents. Il _{dispense de certaines démarches lourdes comme}

_{le chèque de}

_caution.

_Ce

statut d'adhérent donne droit à la brochure infos-doc, à l'envoi de tous les nouveaux documents. Cela _{permet d'être au courant et d'avoir « en avant}

_première

_les

_affiches.

De _{plus, les adhérents peuvent, s'ils le souhaitent}

_{avoir d'autres}

_{exemplaires. Les}

niveau

pédagogique, les

adhérents

L'ensemble de

services

leur _{permet de bien connaître le centre de}

_{documentation}

_profiter

pleinement.

4, La_{production interne '}

Un _{catalogue du matériel audiovisuel et de documentation est édité}

régulièrement. La première page ainsi que le sommaire sont aux pages 7 et 8 des

annexes. Ce _{catalogue regroupe l'ensemble du matériel saufles livres. Il est gratuit et}

permet aux personnes de pouvoir consulter chez eux les différents outils qui leurs sont offerts. Les _{supports y sont décris par les critères de base : le titre, la durée (pour les}

cassettes _{vidéo) ainsi que la cote ce qui permet une recherche plus aisée. Ce catalogue}

donneunevision d'ensemble concernantle matériel.

L'infos-doc est unebrochure_{qui permetderenseignerle public surles nouvelles}

acquisitions. Elle est

_{envoyée gratuitement à}

_tous

_{les abonnés. Cette brochure complète}

le _{catalogue dans le sens ou ellene mentionne queles dernières acquisitions. L'infos-doc} donne la _{possibilité d'être tenu au courant de l'évolution du fonds documentaire. On y}

retrouve _{toujours le titre et la cote mais aussi le public concerné par le document ainsi}

qu'un petit résumé lorsque celui-ci est nécessaire. Ces deux derniers éléments évitent les

erreurs dejugement _{sur un document. L'infos-doc « spécial alimentation» (pages 9, 10,}

11 et 12 des _{annexes) donne uneidée de cette brochure bien que celui-ci netraiteque de}

l'alimentationalors _{qu'en général, plusieurs sujetssont abordés. Lesjournées sur le goût}

et les _{journées sur le petit déjeuner ont entraîné avec elles le développement de la}

documentation sur ce thème. L'infos-doc _{apporte une actualisation et une précision sur}

les derniersdocuments _acquis.

5. Ses _{spécificités}

Le C.D.E.S. est _{spécialisé dans le secteurde la santé, c'est pourquoi un plan de}

classement a été conçu pour _{pouvoir indexer les documents, car dans une classification}

classiquecomme laDewey, ils auraienttous porté la mêmecote ce qui n'aurait eu aucun intérêt. A noter _{que ce plan de classement est alphanumérique et qu'il comporte des}

erreurs _{qu'il pourrait être intéressant de corrigeravantl'informatisation.}

On _{peut noter la diversité des supports : livres, diapositives, brochures,}

plaquettes, cassettesvidéos, C.D.ROM , dossiersthématiques, expositions etjeux. Il faut

tenir _{compte de cette variété aussi bien dans la politique d'achat que dans le choix du} logiciel documentaire.

Lasituation _{excentrée d'Arras parrapport audépartement pose des problèmes au}

C. LES MISSIONS DU CENTREDE DOCUMENTATION

1. _{Auprès du public}

Accueillir le_public

C'est le rôle de base d'un lieu ouvert au _{public, mais accueillir ne signifie pas}

seulement laisser les _{portes ouvertespendant certains horaires.}

_Il

_l'écoute

celui-ci, comprendre ce qu'il recherche pour ensuite pouvoir l'aider. Un lieu peut être

accueillant parlespersonnes quiytravaillent, par les locaux, la disposition des livres, des

revues. Les gens doivent avoir envie de _rester, de lire _etdeparler_avecla documentaliste

Répondre à la demande Celle-ci sefait de trois manières :

Parécrit :

elle entraîne une recherche _{personnelle de la documentaliste avec envoi de}

renseignement ou une réorientation sur une autre structure pouvant mieux répondre à la

demande. Ce _{système permet à des personnes éloignées géographiquement de pouvoir} obtenir des informations mais amène un _{surplus de travail. Pour les gens qui savent}

exactement ce _{qu'ils veulent, la lettre ne les oblige pas àse déplacer, ilsgagnent donc du}

temps.

Par_{téléphone :}

ce mode de communication étant _plus

direct^;

_{la discussion}

entre

la

documentaliste et l'utilisateur _{permet à ce dernier de savoir si sa demande pourra être} satisfaite. De _{plus, s'il n'a qu'une idée imprécise de ce qu'il souhaite, la documentaliste} pourra l'orienter sur la bonne voie. Cette démarche devra être confirmée par écrit pour

éviter deserreurs etla réservationinutile de document. Parunevisite :

en étant sur _{place, l'utilisateur peut avoir accès à toutes les informations qu'il}

souhaite et aussi _{longtemps qu'il le veut. Il peut lire des revues, des livres, des dossiers} thématiques ou encore visionner des cassettes vidéos sur le thème de son choix. La

documentaliste _{peutrépondre àtoutes sesquestions et l'aider dans sesinvestigations.}

Susciter les intérêts

Unutilisateur vient_{généralementpour un thème précis avec une idée de support.} La documentaliste _{peut élargir son champ de vision en lui présentant l'ensemble des}

possibilités qu'offre le C.D.E.S. Il repartira ainsi avec des idées d'actions nouvelles et il reviendra_{pourutiliserd'autres supports pourd'autres thèmes.}

La sensibilisation _{des gens lors des journées mondiales comme celle sur le tabac}

peut sefaire en

leur^proposant

_leur^permet

_d'avoir

_aussi

_bien

_{niveau des documents}

L'aide _{méthodologique lors des réunions}

_{d'organisation}

_celles

_la

journée du petit déjeuner peut faire porter

l'attention

l'ensemble du

de

documentationet surl'aide_théoriquequ'il _{peutapporter.}

2. Eninterne

Lamaison au 3 rue des_{Agaches abrite le} comité départemental

d'éducation

la santé et différentes associations : le comité de l'enfance, le comité des maladies

respiratoires, laliguecontrele canceretlecomitéd'hygiène social. Tousces comités ont

unlien avecla santépublique.

Le centre de _{documentation, bienque spécifique au C.D.E.S., joue aussi un rôle}

par rapportà ces associations.

Laréunion de ladocumentation desdifférents comités

L'ensemble des documents est _{regroupé dans un même lieu pour permettre à}

chacun de _{pouvoir bénéficier des informations des autres, cela donne la possibilité de les} rendre accessibles au _{public car le peu de quantité} individuelle _ne permettrait _{pas une}

mise en valeur rentable de ces documents. Ce _{principe de la concentration amène une}

meilleure utilisation et donc un service accru _{pour le public. Il faut savoir que cela} concerneessentiellement les affichesetles _{plaquettes, carles livres etles cassettes vidéos}

sont rarementdistribués _{parles comités.}

Lesdocuments_{provenant du comité des maladies respiratoires sontgénéralement}

payanL il y a donc une sélection qui est effectuée par la documentaliste, ils sont donc poup"cette raison peu nombreux. La ligue contre le cancer fournit gratuitement des

affiches et des vidéos. _{Enfin, le comité de l'enfance produit des comptes-rendus de}

conférenceunefois _paran.

L'aideauxformatrices

Cette aide se fait au niveau _{théorique. Les formatrices exploitent le centre de}

documentation _{pour s'informer, être au courant des évolutions et des sujets porteurs.}

Pour _cela, une sorte de « veille informelle» s'est mise en _place avec la lecture

quotidienne, par la documentaliste des journaux ainsi que l'écoute attentive des

demandes du_{public. Cette aide seréalise au niveau des échanges qu'il peut y avoir entre} la documentaliste et les formatrices. Les livres _{méthodologiques apportent un} complément dans l'élaboration des réunions, des questionnaires et des évaluations lors des _{stagesde formations.}

IL LE FONDS DOCUMENTAIRE

A. ETUDE DE L'EXISTANT

Le fonds documentaire est _{composé de plusieurs supports différents : les livres,}

les cassettes_{vidéo, les dossiers thématiques, les affiches, les plaquettes, les diapositives,}

les_{jeux et les expositions. Cette diversité devra êtreincluse dans les choix.}

1. Leslivres

Il_{y enaenviron 700, traitant de la plupart des sujets concernant la promotion de} la santé : _{alimentation, handicap, suicide...Ce sont souvent des livres pédagogiques, des}

guidesou bienencore des témoignages. Certains sont endoubles exemplaires. Il y aaussi des bandesdessinées traitantd'une manière _{plus légèreet plus prochedes sujets pour les} jeunes commele S.I.D.A. ou encorela drogue.

2. Lescassettes vidéo

Il y en a une centaine. Ce sontgénéralement des productions du C F.E S. ou bien d'autres_{organismes. Mais aussi des copies d'émissions surla santé comme « Top santé»}

et « Savoir _{plus santé ». Le problème concernant ces cassettes est l'interdiction de les}

diffuser dans des classes _{d'écoles, car ce lieu est considéré comme n'entrant pas dans}

l'appellation «cadre privé». Il est possible pour certaines émissions de demander

l'autorisation de diffusion au _{producteur dans un cadre restreint. Certaines cassettes}

circulent donc_{plus ou moins dans l'illégalité.}

Il est _{possible de visionner sur place les cassettes, car un magnétoscope et une}

télévision sontà _{disposition du public. Celapermet d'avoirune idée de la manière dont le}

sujet à été traitéet ainsi dene pas perdre detemps dans des recherches infructueuses. Chaque cassette est répertoriée avec son titre, son année, sa durée et un résumé

dansun _catalogue.

3. Lesdossiers _thématiques

Le _{plan de classement estle suivant, dans es grandes lignes :}

A Alimentation B Personnes _handicapées C _{Pathologie sociale} D Vieillesse E _Dépendance L Médecine M Maladie et_prévention O Soins_palliatifs

P _{Politique santé / sociale}

Q Environnement et santé R Educationetsanté S _{Psychosociologie} T FormationenE.P.S. V Communication W Bibliothéconomie F Famille G Accident H Vie sociale I Economie de lasanté J Pharmacie K Santé mentale

Chaque partie est ensuite divisée en plusieurs, par

exemple, Al

document

de classement

13

et

14 des annexes. On serend _{compte qu'il est formé}

d'ajouts

successifs.

Ces

dossiers

composés d'articlesdejournaux, debrochures, derapports

de

différents

organismes ainsi

que des articles de périodiques.

4, Les affiches, les _plaquettes

Les _{plaquettes et les affichettes setrouvent dans des classeurs. Les}

_affiches

trop grandes, elles ne sont pas accessiblesaupublic : elles sont rangées dans une sorte de

grande remise. Une discussion avec celui-ci est nécessaire, car elle permet

d'évaluer

besoins et ainsi de mieux _{répondre à sa demande. Cela exigeunebonne connaissance de} l'ensemble de ce_type de documentation. Deplus, _cet échange donne à la documentaliste

une meilleure connaissance des destinataires (c'est à dire des _personnes qui _recevront

ensuite la documentation : des _{élèves...) et}

peu^ainsi

proposer

le meilleur document.

Enfin, cette distribution étant gratuite, c'est aussi un moyen de la contrôler. En effet, les gens onttendance àenabuser justement parcequ'elles nesontpas payantes.

Le _{support visuel qu'offre les affiches et les plaquettes doit être considéré comme}

un véritable outil et non comme un _{simpleprospectusdistribué sans commentaire àla fin}

d'une intervention sur la santé. Ce contrôle_{permet donc de répartir les documents pour}

chacun etde _{répondre ainsi à lademande.}

5, Les _diapositives

Elles sont _{rangées dans des classeurs spéciaux avec un catalogue qui les}

répertorie. Elles sont groupées dans des séries sous des thématiques classiques comme les _{rythmes de l'enfant, l'hygiène dentaire. C'est un support qui tombe un peu en}

désuétude _{pour un certain nombre de personnes bien que toutes les écoles possèdent}

encore des _{projecteurs. Mais beaucoup d'animateurs préfèrent la télévision qui est plus}

attractive et _{plus proche des jeunes. Néanmoins, certains sont encore adeptes des}

diapositives, c'est pourquoi elles sonttoujours à la disposition du public.

6, Les_jeux

Il _{yen a20. Ce sont principalement des jeux de plateau, donc des jeux pouvant se}

jouer par des groupes de 20 personnes en faisant des équipes. Leur rôle est de faire

passer des messages concernant la santé d'une manière attractive : les enfants jouent et apprennent en même temps. Ce n'est pas rébarbatif pour eux et en plus les messages

passentbiendecette façon.

7, Les_expositions

Elles sont au nombre de 12. Ce sont des affiches _{qui ont été collées sur des}

cartons. _{Chaque exposition est composée de plusieurs plaques ayant entre elles un lien}

thématique mais pouvant généralement être utilisées séparément. Un éducateur peut choisir d'en ôter une sans rendre l'ensemble incohérent. Cesaffiches combinent le dessin

et le texte : le but des _{premiers étant d'attirer l'œil, de schématiser des idées, de}

représenter des concepts et le rôle des deuxièmes est de compléter les images avec des

à deux niveaux différents selon _{l'âge de l'enfant, ses}

_désirs

_{les buts}

_des

_{l'enseignants.}

Les _{expositions concernentdes sujetscommel'alimentation,}

_la

_{sexualiter—}

B. ETUDE DES BESOINS

Les insuffisances _{regroupent tout ce qui existe déjà et qui pourrait évoluer. Les}

choses _{qu'il faut modifier rapidement avant que cela ne gène réellement le}

fonctionnement du centre de documentation. Les _{manques réunissent des attentes plus} précises, émanant des utilisateurs internes et externes, des constatations de la

documentaliste.

1. Les insuffisances

La _quantité

le _{développement de la base documentaire est nécessaire, car un fonds qui} n'évolue _{pas est un fonds qui meurt : les documents deviennent désuets et sans intérêts}

pourl'utilisateur.

Le centre de documentation du C.D.E.S. _{regroupe de nombreux thèmes} sur la santé. Pour_{posséderun minimum d'information surchacun, il faut compléter la base, car}

certains thèmes ne sont _{pas présents au niveau de la documentation bien qu'ils entrent}

dansle_{champ des compétences du C.D.E.S.}

Le même _{sujet doit être abordé par plusieurs livres. La santé est un domaine}

constammentremis en cause et les thèsessont nombreusesetvariées. Pour_permettreaux utilisateurs de _{pouvoir exercer leur sens critique, le C.D.E.S. doit être capable de lui} proposer un ensemble de documents exprimant les différentes opinions. La plupart des

personnes qui viennent au C.D.E.S. pour chercher de l'information vont ensuite la

transmettre àd'autres_{personnes : desélèves, des adolescents...Il faut qu'elles soient bien} comprisesetdonc bien documentéespourensuite êtretransmises.

Certains thèmes sont _{plus souvent sollicités à certaines périodes : lors des}

campagnes nationales de sensibilisation, en fonction des programmes scolaires... Il faut posséderassezde documentation pourpouvoirfaire face àce genrede situation.

Enfin, une demande sur un même _{sujet ne peut être considérée de la même}

manière s'il _{s'agit d'un enfant ou d'un adulte. Il faut donc développer le fonds en} fonction du_public.

Le plan de classement

Le_{premier plan de classement mis en place par la documentaliste, en 1989, a été}

inspiré de celui du C.D.E.S. de Chambéry ; il fonctionne sur une répartition parthèmes : personnes handicapées, alimentation, pathologie sociale...

Avec le _{temps et l'expérience, celui-ci s'est avéré insuffisant. La demande du}

public s'orientant vers unbesoinde compte-rendu, de modèles de terrains, la création de

rubriques intitulées E.P.S. (éducation pour la santé) est devenue nécessaire. C'est pourquoi des ajouts ont été fait sur la même base, ceux-ci, faisant référence au plan de

Actuellement, leplan de classement est donc

constitué d'un

amalgame

deux

plans de classement : celui de Chambéry et celui du C F.E S., cette

situation entraîne

certain nombre d'incohérences. Un _{dépoussiérage ayant} eu lieu en 1992,

certaines

chemises se retrouvent vides de toute documentation. De _{plus, des thèmes comme les}

régimes se retrouventà deux endroitsdifférents.

Au fil du_{temps, leplan de classement est donc devenu assez complexe et un peu}

fouilliscomme on_{peutlevoirauxpages 13 et 14 desannexes. C'estpourquoi} la solution

la_{plus adaptée àceproblème serait derepartir à zéro avec un nouveau plan.} Ce choix devra tenir_{compte de deux critères.}

Le _{premier étant la variété des différents supports. En effet, il semble logique,} pour la cohésion de l'ensemble de la documentation et pour faciliter les recherches aussi bien des utilisateurs _{que de la documentaliste, que le plan de classement soit le même}

pourl'ensemblede la documentation.

Le deuxième étant l'informatisation _{proche. Celle-ci doit être prise en compte,}

car elle doit être considérée comme une évolution et non comme une _simple

transposition de ce qui existait déjà avant. Le choix du plan de classement du C F.E S. pourrait être intéressant, caril aétémis enplacepar des documentalistes spécialisés dans

l'éducation_{pourla santé, cequi donneune certaine sécuritéquantà sa conception.}

La revue de _{presse du C.F.E.S. (qui est déjà cotée) permettrait d'introduire}

celle-ci directement dans les dossiers _{thématiques. De plus, l'utilisation d'un même plan} apporterait des simplificationsau quotidien dans les échanges.

Enfin, les services de documentation du C.F.E.S. et de la B.D.S.P.(Banque de

Données Santé _{Publique) ayant fusionné, leur plan est commun. Lors de}

l'informatisation, le thésaurus de laB.D.S.P. semblait lemieux adapté pourrépondre aux besoins du C.D.E.S. Le _{plan de classement et le thésaurus serait donc en parfaite}

adéquation.

Le_{dépoussiérage des dossiers thématiques}

Le dernier a été réalisé en 1992. Celafait donc _{déjà quatre ans que les dossiers}

n'ont pas été visionnés dans le but d'un élagage. Celui-ci devra donc être programmé prochainement pour éviter l'entassement de documents désuets et l'abondance qui nuit à

une recherche_{rapide etefficace.}

Le _{problème se situe aussi dans sa réalisation. Le principe de retirer tout ce qui}

est antérieur à une certaine année ne _{peut être que général, car dans certains cas des}

informations_{peuvent encore être valables bienque datant de quelques années.}

Lavérification des documents

Ils sonttellement nombreux_{quecelle-ci semble assezdifficile à réaliser. Pourtant,}

c'est un _{problème important, car les documents diffusés concernent la santé et donc un}

sujet vital. Une faute peutsetraduire

paitjà

Il y a quelques années, dans unebrochure une erreur avait été commise : il était

préconisé de se faire vacciner contre la rubéole pendant la grossesse alors que cela peut

entraîner desmalformations_{pour l'enfant.}

Ce sont des choses rares mais _{qui peuvent survenir. Un contrôle systématique}

2. Les_manques

Lesthèmes_porteurs

Ce sont les thèmes _{qui ont de grandes chances d'être en}

_{point de mire dans}

_plus

ou moins longtemps. Comment savoir si tel thème _{sera porteur}?

Il

toujours

de hasard car tenter de _{comprendre les phénomènes de mode n'est pas}

_chose

_aisée.

Les campagnesnationales de sensibilisation ont toujours des répercussions plus ou moins importantes sur le quotidien des éducateurs en santé. D'autant plus qu'elles sont la

plupart du temps accompagnées de nombreux supports et d'aides financières spécifiques

comme _pour le S.I D A. Enfin, les _programmes scolaires donnent certaines directives,

certainesvagues d'intérêtspeuvent êtreplusoumoins prévues.

Lademande du _public

Le _{public recherche dessupports en éducation de lasanté pourpouvoir organiser}

une animation sur ce _{sujet. Que ce soit dans le cadre de l'école ou bien d'un groupe, les}

documents _{qui sont les plus demandés actuellementsont les supportsludiques : mallettes}

pédagogiques (elles regroupent unjeu ou une cassette et un livret pédagogique) etjeux.

Ce nouveau _{type de support est très prisé, car il permet de faire passer une information}

en s'amusant. Les évolutions en matière _{d'enseignement amènent à considérer le jeu}

comme unmode _{d'apprentissage.}

Les éducateurs veulent aussi des _{dépliants, des brochures. Ce besoin se situe au}

niveau de la _{quantité, car ils peuvent en avoir mais pas toujours autant qu'ils le}

désireraient. Comme nous l'avons vu dans l'étude de l'existant sur les _{affiches, les}

plaquettes, ces documents nepeuvent êtredonnés engrand nombre.

Lademande interne

Lademande interne vient de la_{part des deux personnes chargées de la formation}

etdes conseils_{méthodologiques.}

Leur _{premier besoin concerne une documentation traitant de la}

méthodologie : comment mener une action, aborder un sujet _{donné...Ces livres}

permettent de savoircommenton organiseune réunion, comment exploiter les réflexions

de chacun.

Elles ont aussi besoin de _{renseignement sur les thèmes qui sont abordés avec les}

différents _{partenaires. En effet, lors des réunions, des sujets très spécifiquessont abordés.}

Il est nécessaire _{pour les formatrices de bienles comprendre pour pouvoir ensuite traiter} les _{problèmes d'organisations}

_jfet

_{de mise}

en

place

des projets. C'est pourquoi certains

livres sont achetés directement _{par la conseillère en méthodologie, car la formation peut}

avoir lieu _{rapidement et si le centre de documentation ne possède pas assez de livres sur}

le _{sujet, ilseratrop tardlorsquela commande seraparvenue.}

Un désir _{pour l'avenir est de mettre en place un système d'auto-formation, un}

moyen pourles gensde seformerpar eux -mêmes, àtravers les livres, les documents.

Il serait intéressant de _{désigner de manière plus précise la personne qui remplace} la documentaliste _{lorsqu'elle est absente. Elle pourrait ainsi participer à la formation au}

Ces besoins se situent donc au niveau théorique _{pour permettre} ensuite _une mise en_{pratique surleterrain.}

Comment sefaire connaître ?

Comment le centrede documentation _{peut - ildévelopper son champ d'influence,}

être _{fréquenté par un nombre croissant de personnes ? Les interventions des deux} personnes quisont surle terrain pennettent de le faireun peu plus connaître mais cela ne

suffit pas. Une plaquette a été crée pour présenter le

C.D.E.S.

collectivités comme les écoles mais si l'information reste _{bloquée au niveau de la}

personne qui reçoit ce document, comment le faire parvenir à l'ensemble des

enseignants ?

En _{janvier 1996, à l'initiative de la documentaliste du C.D.E.S., les différents}

centresdedocumentation surla santé se sont réunis. Un début deréseau local adonc été

créeavec le Centre _{Départemental de Documentation Pédagogique (CD.DP), centre de}

documentation des _{enseignants ; le C.E.M.E.A., école de formation des éducateurs} spécialisés; le centre de documentation du conseil général d'Arras ; la D.D.A.S.S.,

spécialisée dans la législation ; le point jeune, documentation sur la toxicomanie. Le but

est de se rencontrer et d'avoir connaissance de la base documentaire de chacun des

organismes. Lors de la deuxième réunion à laquelle j'ai pu participer, les conditions pratiques de cette mise en commun ont été décidées. Une troisième réunion est _prévue pourle mois d'octobre.

La création de ce réseau local _{peut-elle permettre de mieux faire connaître le}

C.D.E.S. ? Probablement au niveau des _{professionnels de la documentation, mais les}

répercussions au niveau dupublicsont moins facilesà évaluer.

)(

C.

LA POLITIQUE D'ACHAT

Le terme _{politique d'achat défini}

_l'ensemble

l'achat, en l'occurrence, pour le développément du fonds documentaire du C.D.E.S. La

plupart des informations était surplace. Le travail a consisté àles regrouper, les trier et

lessélectionner. —

1. Les _{spécificitésde chaque support}

Dansun_{plan d'achat, les différentstypes de supports nepeuvent être traités de la}

même _{manière, carils n'ont paslesmêmesobjectifsetles mêmes utilisations.}

Lasélection des cassettesvidéo

Les informations _{passent différemment par l'image. C'est un support visuel, qui}

donne une _{place prépondérante à l'apparence. Les tenues vestimentaires et le cadre de}

vie _{peuvent détournerdu message initial. En effet, les vêtements des années 70}

_prêterait

aujourd'hui à rire auprès des enfantset ce serait la seule chose dont ils se souviendraient

La manière de _{parlerpeutaussi avoir une influence, les nuances entre}

_l'accent

_du

_le

_{public puisse}

se reconnaîtredans lesacteurs.

Plusieurs critères ont été définis dans le choix des cassettes vidéo. Une

date limite d'achat a été fixée à 1992 _{(les cassettes réalisées avant 1992 sont donc}

éliminées _{d'office). En comptant une durée de vie d'environ dix ans par cassette, cela} signifie qu'elle sera en présentation jusqu'en 2002. Il faut faire attention aux rééditions de cassettes sans aucune modification. Le minimum de durée de lacassette a été fixé à 5

minutes pourpermettreunerentabilisation de l'achat : le prix d'unecassettede 5 minutes

est _{sensiblement le même que celui d'unecassetted'uneheure.} „%

Enfin, il n'a pas étéjugé nécessaire de payer 1500 francs par cassettes vidéo,

surtout _{que les mêmes thèmes étaient généralement traités dans d'autres films à des prix}

plus abordables.

Il faut _{comprendre comment le matériel est employé par l'enseignant. Il peut}

utiliser la vidéo en_{complément du message oral, passerlavidéo pendant une heure et ne}

faire aucuncommentaire.

Letitre d'une cassettevidéo_{n'est pastoujours parlant, il n'est donc pas facile de} pouvoir réaliser un choix cohérent à partir de ce seul élément. Différentes possibilités

nous sont _{apparues pour résoudre ce problème. Certaines cassettes étant en possession}

de la _{M.R.P.S., il est possible de s'y rendre pour les visionner. La documentaliste ayant}

un contact _{permanent avec le public, elle peut recueillir les avis sur certaines cassettes.}

Enfin, il esttoujours possible de joindre l'éditeur pour avoir de plus amples informations

ou d'alleren_{magasin lire le résumé au dos delacassette.}

La sélection des _{supports ludiques}

Que ce soit desjeux, des _{CD ROM} ou des expositions, ces supports sont assez difficiles àtrouver etils sonttrès _{prisés actuellement parles éducateurs en santé.}

le CD ROM

C'est un _{support en pleine expansion dans tous les domaines. Dans celui de la}

santé, il en existe encore _{peu, c'est pourquoi le choix} ne se fait pas sur la quantité. Mais

plutôtsur certains gagesde qualité. Il faut faire attention à la manière dont les sujets sont traités. En ce _{qui concernele corpshumain, deux CD ROM existent surle marché. Ilfaut}

pouvoir définir par _{qui ils} ont été réalisés ; si l'approche est scientifique ou ludique ; le

publicvisé . Ces questions permettent decernerle support et de pouvoir ainsi répondre à

la demande de_{plus en.plus croissante de supports nouveaux.}

Le CD _{ROM, par son principe de navigation autonome donne à chaque enfant}

une _{approche personnelle du sujet, cette autonomie doit être compensée par un choix}

rigoureux.

Seule unedémonstration _{peut donnerunevision complète, car le CD ROMest un}

document« vivant».

Les_jeux

Onlestrouve rarement dans la documentation _{pour le public. Certains sont crées}

Les _expositions

Il est très difficile de _{pouvoir acheter une}

_exposition,

_la

_plupart

Lasélection des livres et revues

Des listes _{bibliographiques sont déjà formées àla fin de chaque sujet des dossiers}

thématiques. L'information existe et elleest triée. Le choix reste à faire mais uniquement

sur des critères basés sur le _{jugement, c'est pourquoi cette partie n'a pas été étudiée}

pendant ce stage.

Le choix devant être réalisé enfonction de l'étude des fiches de demande (page₄

des _{annexes), qui donnent une liste des thèmes prioritaires qui sont : l'alcool,}

l'alimentation et la toxicomanie _{ainsi que des thèmes secondaires : les personnes âgées,} l'hygiènecorporelle, la sexualitéet lesaccidents domestiques.

L'abonnement à une revue est modulable. On _{peut s'abonner pendant 6 mois}

pour la découvrir et continuer si elle répond aux attentes des utilisateurs. Le C F.E S.

réalise une revue de presse _{qu'il envoie dans chaque C.D.E.S. Le choix des revues doit}

aussi se faireavec cette_{composante : doit-on ne pas en tenircompte et risquer le double}

emploi ou bienne s'entenir qu'à la revuede presseet passerà coté

d'informationfque

2, Lesthèmes_porteurs

Ces thèmes sont à _{exploiter dans tous les supports possibles, tout en recherchant} les documents les _{plus récents. L'année limite est fixée à 1994 car le but de ces} documents est d'intéresser le _{public à plus ou moins long terme : si un thème défini}

comme _{porteur est exploité dans deux ans, il faut que les documents achetés soient}

encorevalables.

La définition de ces thèmes _{peut se faire par les formatrices qui sont en contact}

direct avec les gens _{et qui sont donc au courant des évolutions thématiques. La}

documentaliste _{complète les dossiers thématiques par des articles de journaux, ce} procédé permet d'avoir une idée sur les _sujets dont on parle de plus en plus souvent. Enfin, l'écoute et une attention _{particulière} ont permis de définir des thèmes porteurs : l'aide aux malades dans les hôpitaux, les maladies nosocomiales, les

populations défavorisées.

La recherche sur ces _{sujets s'est faite sur « 3615 ELECTRE». C'est une source}

récente_{puisqu'elleest mise à jourtous les mois.}

3, Lebudget

Ce_{budget entre dans celui du C.D.E.S., c'est-à-dire qu'il estglobal.}

Le_{budget pour le développement du fonds documentaire est de 90000 francs, ce}

qui permetdans un premiertemps dene pasêtrefreiné par lacomposante financière.

Une réserve de 30000 francs a étémise de coté pour _{les achats ultérieurs. Cette}

somme doit servir à l'achat de _{nouveautés, au rachat des documents qui sortent}

beaucoup et auxlogiciels.

Les _{objectifs de la politique}

_d'achat

_dans

_premier

_le

développement du fonds

documentaires^

_dans

deuxième

l'accroissement des

supports ludiques. Enfin, un intérêt

particulier

plan d'achat

qui a étéélaboré seramis en place dans quelquessemaines.

III. LE CHOIX DU LOGICIEL DOCUMENTAIRE

Pourquois'informatiser ?

La _{politique d'achat entraîne avec elle l'informatisation. Les nombreux} documents _{qui vont être achetés à la suite de cette étude vont augmenter de manière}

conséquente labase documentaire. Lagestion et l'utilisation dece nouveau fonds seront plus performantes grâce au logiciel. De plus, les nouveaux documents pourront être

rentrés directementsurl'ordinateursans êtretraités d'abord sur une_{fiche, ce qui amenait} une _{perte de temps.} L'informatisation _{pourra se} faire de manière rétroactive dans le

temps, en commençant par les documents les plus récents pour ensuite enregistrer les

plus anciens. Car cesontgénéralement cesderniers qui sont lesmoins exploités.

Dansun_{premiertemps, une étude de faisabilité à étéréalisé parMme Gonez, elle}

aensuite été reprise _parMme Denois qui _a déposé _un dossier auprès du conseil régional

deLille. Celui-ci a_accepté de participer financièrement_au projet.

Puis, uneidée de miseenréseau apeu àpeu germé entre lesdifférents partenaires

santé du Nord-Pas-de-Calais. Des réunions ont _{permis de rapprocher ces organismes.}

Mais ceprojet _estaujourd'hui entravé _{par un} certain nombre de problèmes qui font _peser un doute sur l'aboutissement de ce réseau. Néanmoins, l'idée même d'informatisation

n'estnullement remise en cause _{par cescontretemps. Seules certaines modalités pourront}

enmodifierles _{composantes commel'organisation en réseauinformatique.}

A. REPONSES AUX BESOINS

1. LeMinitel

L'accès àdistance

LeC.D.E.S. désire être_{interrogeable à distanceet ceci pourplusieurs raisons.} La situation _{géographique d'Arras, excentrée par rapport au département, ne} permet pas au C.D.E.S. de répondre entièrement à sa fonction de centre de documentation. En _{effet, les utilisateurs du littoral sont trop éloignés d'une part, pour} connaître l'ensemble des _{possibilités qu'offre le C.D.E.S. et d'autre part, pour le} fréquenter régulièrement.

Un accès àdistance donnerait un _{moyen de savoir à tout moment la} situation du

fonds _{documentaire, sans aucune restriction d'horaires et de jours.}

C'est aussi une manière de se faire connaître en _{permettant à des utilisateurs}

potentiels de se connecter : une base documentaire sur la santé peut intéresser des gens

d'autres horizons _{que ceux qui fréquentent actuellement le centre de documentation.}

L'accès est _{libre, on peut donc chercher des documents sur la santé par simple curiosité}