Mise en place d'un système de gestion de l'information au sein de la fondation Alliance Française

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Mise en place d’un système de gestion de l’information

au sein de la fondation Alliance Française

Janeth Vargas

To cite this version:

Janeth Vargas. Mise en place d’un système de gestion de l’information au sein de la fondation Alliance Française. Sciences de l’information et de la communication. 2011. �dumas-01698219�

Alliance

Janeth _Vargas

MASTER _{2, MENTION ICCD}

(Parcours IDEMM : Ingénierie documentaire, édition etmédiation multimédia)

MÉMOIRE

DE STAGE

Mission effectuée du 28.05.2011au30.09.2011

À

LA FONDATION ALLIANCE _FRANÇAISE

Paris

MISE EN PLACE D'UN

SYSTÈME

DE GESTION DE

L'INFORMATION AU SEIN DE LA FONDATION ALLIANCE

FRANÇAISE

Sous la direction de :

Mme T. AGNIESZKA _{(tuteurprofessionnel)}

Mme. H. SIMONNET _{(responsable de stage)}

Soutenu le 14_{septembre de 2011àl'UFR IDIST}

UniversitéCharles deGaulle, Lille3(Campus Pont de Bois)

BP60_{149, 59 653 Villeneuve d'Ascq Cedex}

REMERCIEMENTS

Jetiens ici àremerciertoute _{l'équipe de la FondationAlliance française de sonaccueil durant} touteladurée du_{stage, ainsi queMlle. Hélène Simonnet,pourm'avoir donné l'opportunité de}

faire le_{stagedans cetteinstitution.}

Je souhaite _{également témoigner ma gratitude à mon tuteur de stage, Mme Agnieszka Tona,}

pour sonaideetses conseils.

J'aimerais enfin remercier mes camarades de _{promotion du Master 2 pour m'avoir apporté}

TABLE DE MATIERES

I. INTRODUCTION 4

II. PRÉSENTATIONDU CONTEXTE DU STAGE 7

2.1 LaFondation Alliance_{française 7}

2.2 Le Service_{d'Information, DocumentationetArchives 14}

2.3 Missionet_{problématique 15}

III. MISE EN PLACE D'UN SYSTÈME DE GESTION DE L'INFORMATION AU

SEIN DE LA FONDATION ALLIANCE _{FRANÇAISE 18}

3.1 _{Méthodologie 18}

3.1.2 _{Analyse de l'existant 25}

3.1.2.1 _{Types de documents 25}

3.1.2.2 ActuelleBase de données delaFondation Alliance_{française 26}

3.1.3 _{Analyse de besoins 33}

3.1.3.1 Profils d'utilisateurs 33

3.1.3.2 _{Spécifications techniques 36}

3.2 _{Proposition(s) pourla miseenplace d'un systèmede gestion de l'information ...45}

IV. DIFFICULTÉS RENCONTRÉES 48

CONCLUSION 50

BILIOGRAPHIE 52

I

INTRODUCTION

À l'issue de notre deuxième année de Master _{ICCD1, spécialité en Sciences de} l'Information et du _{Document, parcours}

_IDEMM2,

_{nous devons effectuer un stage de 4 à 6} mois au sein d'une _{entreprise afin de mettre en pratique les connaissances théoriques et}

pratiques acquises au coursde l'année universitaire.

J'ai donc choisi d'effectuer mon _{stage à la Fondation Alliance française qui grâce à mes}

expériences passées au Pérou, m'a donnée l'opportunité de travailler dans l'institution, notammentàl'Alliance_{française de Lima.}

Cet _{organisme m'intéresseaux niveaux des échanges interculturels. En effet j'aiune attirance}

pourla culture et la langue françaises c'estpourcela quej'ai choisi d'étudierun masterdans

ce_{pays etde faireunstagedans cetteprestigieuse institution.}

Plusieurs missions m'ont été confiées à la Fondation Alliance _{française, plus}

spécifiquement, dans le service d'Information, DocumentationetArchives.

La Fondation Alliance _{française est une institution reconnue d'utilité publique, riche d'un} réseau de _{près de mille Alliances qui sont des associations de droit local. Les Alliances}

françaises, associations à but non lucratif, ont pour objectif de promouvoir la langue et la

culture _{françaises à travers le monde. La Fondation coordonne la bonne gouvernance des} Alliances _{françaises, elle dispose d'experts organisés par zones géographiques, capables de}

réagir et de conseiller une Alliance française quand elle rencontre des difficultés. Elle est

aussien_{chargede reconnaître les nouvelles Alliances àtraversdes statuts.}

C'est dans le service _{d'Information, Documentation} et Archives que j'ai effectué mon stage pendant 5 mois. Ce serviceestresponsable de la conservation des informations relatives àtout

son _réseau, ainsi _{qu'à la Fondation elle-même. Lorsqu'il en est fait la demande, les}

informations _{peuvent être communiquées au personnel de la Fondation, au réseau, aux}

étudiantsou encore auxchercheurs.

1

Mention Information Communication CultureetDocument

2

Parmi les missions _{qui m'ont été confiées au sein de la Fondation, j'ai notamment participé à} la veille des revues de presse _{hebdomadaires, c'est-à-dire, à l'alimentation presse de}

l'institution_{; et web invisible3 pour compléter le fonds documentaires et d'archives. J'ai}

également coopéré à un projet de la promotion du service d'Information, Documentation et

Archivesavec la élaboration des_{plaquettes de promotion ; et, àla gestion de la photothèque à}

travers de la numérisation et les retouche des _{photos, missions au cours desquelles j'ai pu} mettre en _{pratique les différents outils manipulés durant mon parcours universitaire tels que}

les _{logiciels Photoshop,Adobe Illustrator, entreautres.}

Ma_{principale mission consistait àmettreenplaceunprojet d'extemalisationet l'amélioration} debase de données et de la _{plateforme de travail en ligne, en extranet pour travailler avec le}

réseau des Alliances_{françaises. Avec l'évolution decettenouvelleplateforme les objectifs de}

l'institution_{pourrontêtre atteintsetréalisés de manière plusefficace.}

En autre : _{pourla partie événementielle, à travers de la création de nouveaux} formulaires, il

pourra améliorer l'organisation d'événements à travers l'inscription en ligne des participants

ou_{permettra auxutilisateurs derester informéavec lecalendrier des nouveaux événements à}

venir.

Du _{point de vue administratif, cette plateforme pourra coordonner la situation actuelle de}

chaque Alliance grâce à des données, actualisées chaque année par le responsable de chaque Allianceetaccessiblesàtoutesles Alliances duréseau.

Enfin au niveau de la communication, le personnel de la Fondation _{pourra rester en contact}

avecle réseau àtravers d'un forumenligne.

Actuellement la Fondation fonctionne avec unebase dedonnées, mais lesAlliances françaises

se _{développent jour après jour, il est donc nécessaire de faire évoluer cet outil de}

communication en_{adéquation avecle développement de l'institution.}

3

La _{méthodologie de travail} sur le web invisiblea consisté en la recherche d'informationen ligne liées à la

Fondation Alliance _française commedes anciens bulletins, de photos d'événements pendantladeuxièmeguerre mondiale,entre autres, quin-ontpasétéaccessibles via lesmoteursderechercheclassiques généralistescomme GoogleouYahoo.

Ce mémoire vise à _{expliquer et partager le projet d'amélioration de la base de données} documentairedel'institutionetde_{l'espace collaboratifenextranet.}

Dans le _{chapitre II, nous présenterons le contexte dans lequel s'est effectué le stage,}

c'est-à-dire, la description du fonctionnement de la Fondation Alliance française, plus spécifiquemente celle du service d'Information, DocumentationetArchives.

Enfin, nous aborderons dans le chapitre III, le projet à réaliser et les améliorations technologiques à apporter à la plateforme de travail de l'institution. Nous commencerons en

expliquant la méthodologie, l'état de l'art, avec l'analyse de l'existant et les besoins du personnel de la Fondation Alliance française pour après, proposer la mise en place d'un

II

PRÉSENTATIONDU CONTEXTE DU STAGE

2.1 LaFondation Alliance française

2.1.1 Création de la Alliance _{française et apparition de la Fondation Alliance}

française

L'Alliance _{française aété créée en 1883 avec l'appui d'un comitécomprenant denom¬} breuses_{personnalités commeFerdinand de Lesseps, LouisPasteur, Ernest Renan, JulesVerne} et Armand _{Colin, etc. avec pour objectif de diffuser et de renforcer la culture française à}

l'étranger.

Aujourd'hui après plus d'un siècle de création (128 ans), l'Alliance française compte

trois missions fondamentales_{qui sont, deproposer des cours de français en France etdans le}

monde entier à tout _{type de public, de diffuser la culturelle française et les cultures franco¬}

phones et de favoriser la diversité culturelle en faisant la promotion de la langue et de la

culture_françaises.

Il existe actuellement _{près de mille Alliances françaises dans le monde ce qui repré¬} sente _{aujourd'hui le premier réseau culturel mondial dans 136 pays sur les cinq continents}

(voir graphique N21).

Ceréseau est coordonnéet_{développé par la Fondation Alliance française. Elle est la}

référencemorale et_{juridique des Alliances. Elleest ainsi chargée de la création des nouvelles} Alliances à travers le monde _{après approbation de ses statuts par le Conseil d'administration} de la Fondation Alliance _française.

2.1.2 Missions de laFondation Alliance _française

LaFondation Alliance_{française s'est donnée trois missions}

_principales4

_:

Gouvernance des Alliances:

La Fondation Alliance _{française garantie la bonne gouvernance des Alliances. Elle dispose}

d'experts répartis par zones géographiques, capables d'orienter, de conseiller et de réagir

quanduneAlliance françaisesetrouveendifficulté.

Assurer _{l'enseignementde la langue française:}

La Fondation Alliance _{françaiseremplitune mission d'intérêt général qui touche audomaine} social, éducatifet culturel. Les Alliances françaises ontbesoin d'aidepour accueillirunplus

grand nombre d'étudiants; c'est grâce à l'appui financier de grands donateurs qu'il lui est possible de réalisersesmissionsetde poursuivresondéveloppement.

Promouvoir ladiversité culturelle:

Les Alliances _{françaises font} non seulement lapromotion de la culture, elles diffusent et font

connaitre les cultures _{étrangères en France, mais aussi ellesmettent à l'honneur la culture du}

pays qui les accueille àtravers des différents événements, tels quedes expositions d'art et

des

concertsde_musique.

2.13_Organisation

Le Conseild'Administration de la FondationAlliance _française

Le Conseil d'Administrationde la Fondation se _{compose de seize membres lesquels sontre¬}

partisenquatrecollèges élus:

4

Réseau

des

Alliances

françaises

DU

SUD

AFRIQUE

ALBANIE

ANDORRE

ANGOLA

ANTILLES

NÉERLANDAISES

ARGENTINE

ARMÉNIE

AUSTRALIE

BAHAMAS

BAHREÏN

BANGLADESH

BARBADE

BELGIQUE

BERMUDES

BIRMANIE

BOLIVIE

BOTSWANA

BRÉSIL

BRUNEI

BULGARIEBURUNDI

CAMEROUN

CANADA

CAP-VERT

CHILI

CHYPRE

COLOMBIE

COMORES

DU

SUD

CORÉE

RICA

COSTACÔTE

D'IVOIRE

CROATIE

CUBA

DANEMARK

DJIBOUTI

DOMINIQUE

ÉGYPTE

ÉMIRATS

ARABES

UNIS

ÉQUATEUR

ÉRYTHRÉE

ESPAGNE

ESTONIE

ÉTATS-UNIS

ÉTHIOPIE

FIDJI

FINLANDE

FRANCE

GAMBIE

GHANA

GRENADE

GUATEMALA

GUYANA

HAÏTI

HONDURAS

HONGRIE

ÎLESCOOK

_INDE

INDONÉSIE

IRLANDE

ISLANDE

_ITALIE

JAMAÏQUE

,

_JAPON

KAZAKHSTAN

KENYA

KIRGHIZISTAN

KOSOVO

LESOTHO

LIBERIA

MACÉDOINE

MADAGASCAR

MALAISIE

MALAWI

MALDIVES

MALIMALTEMAROC

MAURICE

MAURITANIE

MEXIQUE

MOLDAVIE

MONACO

MONGOLIE

NAMIBIE

_NÉPAL

NICARAGUA

NIGER

NIGERIA

NORVÈGE

NOUVELLE-ZÉLANDE

OUGANDA PAKISTAN

PANAMÀ

PAPOUASIE

NOUVELLE

GUINÉE

-

PARAGUAY

PAYS-BAS

PÉROU

PHILIPPINES

POLOGNE

PORTUGAL

RÉPUBLIQUE

CENTRAFRICAINE

RÉPUBLIQUE

DÉMOCRATIQUE

DU

CONGO

DOMINICAINE

RÉPUBLIQUE

CHINE

RÉPUBLIQUE

POPULAIRE

DE

RÉPUBLIQUE

TCHÈQUE

ROUMANIE

ROYAUME-UNI

RUSSIE

NIÉVÈS

ET

CHRISTOPHE

SAINT

SAINT-MARIN

SAINT-VINCENT

ET

GRENADINES

LES

SAINTE-LUCIE

SALVADOR

SAOTOMÉ

ET

PRINCIPE

SÉNÉGAL

TANZANIE

SEYCHELLES

TERRITOIRES

PALESTINIENS

SINGAPOUR

THAÏLANDE

SLOVAQUIE

TRINITÉ-ET-TOBAGO

SOUDAN

TURQUIE

SRI

LANKA

UKRAINE

SUÈDE

URUGUAY

SUISSE

VANUATU

SURINAM

VENEZUELA

SWAZILAND

ZAMBIE

TAÏWAN

ZIMBABWE

• _{Collège fondateurs: Il est composée de}

quatre membres: le Président de l'Alliance française de Paris Ile de France, ainsi que trois Présidents en exercice dans les Al¬

liance _{françaises dansle monde.}

• _{Collège membres de droit: Il est composée de quatremembres de droit: Le ministre}

de _{l'Intérieur, le Ministre d'Affaires}

_Étrangères

_{et Européennes, un Secrétaire perpé¬} tuel de l'Académie_{française,un SecrétaireGénéral de l'Organisation internationale de}

la_{Francophonie;}

• _{Collège des personnalités qualifiées:}

ce troisième collège est composé de quatre personnalités qualifiées choisiespourleur compétenceenmatière culturelle, entre eux, l'ancien_{président-directeur général de TV5Monde etundirecteur général de société.}

• _{Collège des amis de}

l'Alliance française: il est conformé par le Président du direc¬ toire du CIC, le président-directeur général du Cordon Bleu, la directrice générale de

laFondation Total etl'ancien_{président-directeurgénéral dugroupeParibas}

En_{plus, il compteunPrésident d'honneur de la Fondation Alliance française qui est l'actuel,}

¥

hhn4M^àtn/ " Alliancel'raiiça&e Composition du CONSEIL D'ADMINISTRATION au31 mai 2011

1'"' colKm-: C olkgc des fondateurs

M.Jean-Pierre de_{LAUNOIT, président de}l'Alliance française de Paris Ile-de-France M. JoséCarlos GRUBISICH,président de l'Alliance française deSàoPaulo (Brésil)

M.Zaki_{NUSSEIBEH, président de l'Alliance française d'Abou Dabi}

M.PierreTARABBIA,président de l'Alliancefrançaise de Toulouse

collège: C'ollége desmembresde dioit

M.le ministre de_{l'Intérieur, de TOutre-mer}etdes collectivités territoriales M.leministre des Affairesétrangèreseteuropéennes

M.lesecrétaire_{général de l'Organisation internationale de laFrancophonie}

(M. Abdou DIOUF)

Mmele secrétaire_{perpétuel de l'Académie française}

(Mme HélèneCARRÈRED'ENCAUSSE)

personnalitésqualifiées

M._{François BONNEMAIN,ancien président de TV5 Monde}

M.Erik_ORSENNA,écrivain, académicien

M.BernardPIVOT,journaliste

M.Jean-Luc_{SCHILLING, directeurgénéraldesociété}

sdel'Alliancefrançaise

M.le_{président dudirectoire du CIC}

(M. Michel LUCAS)

M.le_{président-directeur général de TOTAL}

(représentéparMmeCatherineFERRANT,directrice générale de la Fondation TOTAL) M.le_{président-directeur général du CORDON BLEU}

(M.André COINTREAU)

M.PierreMOUSSA,ancien président-directeur généraldugroupeParibas

Graphique N2 2

Conseil d'administration de la Fondation Alliance_française

2.1.4 _Organigramme

L'équipe de la Fondation Alliance française se compose de quatorze personnes divisées en deux _{catégories: leComité de Direction, qui est compose parle ServiceAdministratif, le Ser¬} vice de Communication et _{Développement, le Service de Ressources Humaines et par trois}

responsables de zonesqui sontleDélégué d'Amérique duNord etOcéanie, le Délégué d'Asie

et_{d'Europeetle Déléguéd'Afrique etd'Amériquelatine.}

Le _{deuxième groupe est appellé « Fonction Support»; il est constitué par l'assistante du Se¬} crétaire Général et du Président, par le serviced'Information, Documentation et Archives, le

service _{d'Accueil, par le service de Communication et Développement, par le service web et}

parle service

Culturel.5

Organigrame de la Fondation

Secreatire_général

Jean Claude JACQ

COMITE DE DIRECTION Recrutement réseau Développement RH Service administratif Communication Développement Délégué Amérique du Nordet Oceanie Délégué Asie et_Europe délégué Afrique et_Amérique Latine Claire BALLES Zahid CASSAM-CHENAI Candice de_Chayla Isabelle MORIEUX Anne-Garance PRIMEL Pierre RIVRON V^'r-— \ ^. ' FONCTIONS SUPPORT \ x

Présidenceet Documentation Accueilet Communication Fild"Alliances Chargé de Dossiers

Secrétariat etInformation Sécretariat Développement etsite Internet Communication Culturels

général

Martine Héléne Sabrina Sylvia Florence Marie Laurence

FLAGEUL SIMONNET LYAZID ALEX CASTEL GARINO LALATONNE

Graphique N2 3

Organigramme de la Fondation Alliance française

2.2 Le service Information, Documentation etArchives

Le service _{d'Information, DocumentationetArchives (SID) aété crée enjanvier 2000 sous la} Direction des relations internationales de l'Alliance _{française de Paris. Le SID gère}

l'Information, la Documentation et les Archives de la Fondation Alliance française mais

surtoutcelle des Alliances _{françaises dans le mondedepuis 1883.}

Il contientun ensemble de documents conçus par _{les Alliances françaises entre 1883 et 2002,}

des documents _{qui proviennent de la communication de la Fondation Alliance française avec}

les différentesAlliances_{françaises etde leurs partenaires. L'informationestgérée, collectéeet}

diffusée_{parle SID.}

2.2.1_{Types de documentation}

• _{LeFonds Archives}

Fonds de_{publication de l'Alliance française :}

Il contient des documents à_{partir de 1883 à 1980 publiés parl'Alliance française de Paris. Ils}

se_{composent de BulletinsetRevuesdel'Alliance françaiseetdes Bulletins pédagogiques.}

• _LeFonds Russe:

Il contient des documents à_{partir de 1883 à 1940. Ce fondsaété récupéréparl'arméerougeà} Moscou_{après d'être volésparles nazis pendant la secondeguerremondiale}

• _{Lesarchives de Fleurus:}

Il contient les informations sur les Alliances de 1947 à _{2002, il contient principalement des}

rapports, immobiliers, de correspondances, des documents comptables, des informations sur les activités _{culturelles,pédagogiquesdes Alliances du monde.}

• _{Fonds Info-Doc :}

Ce sontdes documents_{récents, àpartir 2003 enversion papieret enversion numérique. Ces} donnéessont_{uniquementconsultablesparles membres de la Fondation.}

2.2.2 Les usagers

Lefonds estaccessibleaux_{usagers suivants:}

Le_{personnel qui travaille à laFondation Alliance françaiseestcomposéde 14personnesetde} trois _{stagiaires. Lefonds récentpermetd'optimiser l'informationentrele réseauet}

l'organisme.

Le _{personnelenmouvement :}

Le service _{d'Information, Documentation} et Archives met à disposition l'information

nécessaireaux nouveaux

partants6

_{dans le réseau mondial des Alliances françaises.}

Etudiants / Chercheurs

Dans le cadre de thèses ou de travaux de _{publication, les étudiants et chercheurs peuvent}

consulter le service d'archives de la Fondation à titre _{gracieux après en avoir formuler la} demande.

2.2.3 Les missions

La_{principale missiondu service d'Information, Documentation etArchivesest de « conserver} et _{communiquer l'information relativeauxAlliances françaises ».}

Afin d'assurer la bonne diffusion de_{l'information, le service a recours àdifférentes pratiques} documentaires afin de conserver des documents et de les mettre à _{disposition des} utilisateurs. Pour les missions _{expliquées, le Service d'Information, Documentation et} Archives a été_{chargé de réfléchir à l'amélioration de la plateforme de travail collaborative en}

ligne.

2.3 Mission et_{Problématique}

La Fondation Alliance _{française est une organisation qui a pour mission de transmettre et}

partager de nombreux flux d'information vers le réseau des Alliances françaises du monde. Elle _{compteprés demille Alliances françaises dans plus de 130pays.}

Actuellement la Fondation travailleavec une base dedonnées_{pourgérer quelquesunesde ces} informations mais cette base de données est insuffisante _{pour gérer la quantité de flux}

d'informations à transmettre. De ce fait, _{il est nécessaire d'améliorer la base existante afin de}

6Lesnouveaux_{partants sontdes expatriés pendants deuxouquatreansnomméssoitparle Ministère des Affaires}

Étrangères, soitparle Ministèred'ÉducationNationale etparla Fondation Alliance française. Ilspeuventêtre soitdirecteurs, soit chargéde missionculturelleouresponsable pédagogiqueou encoremédiathècaire.

mieux _{gérer le flux d'information, toute} enréduisant les fautes de saisie durant le recopiage

des données. Il est nécessaire de mettre en_{place une structure chargée de l'information dans}

toutle réseau des Alliances.

La _{conception de cette nouvelle plateforme en ligne visera à améliorer le travail de la}

Fondation Alliance_{française qui fonctionnecomme «tête»detoutle réseau des Alliances.}

La_{plateforme de travail estimportantepour:}

• _{La centralisation de l'information : elle doit}

permettre de centraliser l'information

et son _{échange enligne, de manière immédiatevers tous les réseaux des Alliancesen}

éliminant ainsi le _{problème de la barrière géographique avec les Alliances et les}

Délégations générales.

• _{La communication et diffusion} : cette _{plateforme devra faciliter la diffusion} d'information administrative en _{ligne et la communication vers le réseau des}

Alliances. Elle proposera des outils qui vont faciliter la communication en ligne,

comme,parexemple, le forum qui va permettreunemeilleure communicationentrele personnel de la Fondationet les responsables des Alliances.

• _{Lepartage et le travail collaboratif: les}

principales informations administratives de

toutes les Alliances seront _{disponibles en ligne et accessibles à tout le réseau de} manière_{plus rapideetplus efficace.}

• _{Le stockage}

: la base de données permettra l'alimentation en ligne de l'information. Les formulaires_{remplis enligne arriveront de manière automatiqueet serontconsultés} àtraversla base de données de l'institutionvia l'intranet

• _{Le droit d'accès : toute l'information}

que possède la Fondation Alliance française n'est pas accessible à tout le réseau. Cette option permettra de cibler l'information

selon les besoins de _{chaque utilisateur, pour cela, on a identifié quatre profils} d'utilisateurs _{pour limiter certains accès à la base. (Voir la partie « Profil} d'utilisateurs _»)

Au niveau administrateur, cette nouvelle plateforme aidera, entre autres, à mieux gérer

l'information en améliorant la correction des _erreurs, les révisions _et les modifications du

contenu de la base et le _{stockage sécurisé en ligne des documents. La base de données sera}

III

MISE EN PLACED'UN SYSTÈMEDE GESTION DE L'INFORMATION AU SEIN

DE LA FONDATION ALLIANCE _FRANÇAISE

3.1 _{Méthodologie}

Letravail sera _{développé àtraversuneanalyse descriptiveetla collecte d'informations de :}

• _{La situation actuelle du Service d'Information, Documentation et Archives afin}

d'examiner les_{problèmesetcontraintes oules limites rencontrés dansceservice.}

• _{Les besoins du}

personnel de la Fondation Alliance française par rapport à

l'amélioration de la base de données etla_{plateforme de travailenligne.}

• _La recherche des _{principaux projets de bases de données et plateformes de travail}

collaboratif en _{ligne lesquelles seront considérées comme modèle de base}

expérimental afin de mieux nous orienter. Par rapport à un plan de travail, voir

annexe. Plandetravail

»

Analyse comparative entredifférents systèmes proposés dans le marché, ses avantages

etinconvénients afin dedéterminer les_{plus approprié.}

3.1.1 Étatde l'art

Dans cette_{partie, jevoudrais citer les informations cherchées àtravers les différents types de} base de données _{qui existent dans le marché et aussi, montrer divers exemples des projets}

similaires dans diverses institutions _françaises.

En_{primerlieu, voici quelques définitions techniques indispensables.}

- Plateforme de Travail

Une_{plateforme de travail «c'est un espace numérique de travail désigne un dispositif global}

fournissant à un _{usager un point} d'accès à _travers les réseaux à l'ensemble des _{ressources et}

des services _{numériques enrapport avec son activité. Il est unpoint d'entrée pouraccéderau}

système d'information de l'établissementoude l'école ».7

Unesecondedéfinition : c'estle serviceen_{ligne accessible depuis n'importe quel navigateur}

connecté à l'Internet_{qui assemble les services numériques adaptés auxcatégories}

d'utilisateurs : _{s'informer,produire des informations, consulter desressources, organiserson}

travail,communiquer, travailler seul ou en groupe,apprendre, accompagnerla scolarité de ses

enfants, etc.

- Intranet et Extranet: le

concept d'Intranetpermet à une entreprise de déployer, pour son

personnel, des applications etdes outils utilisant les protocoles d'Internet. Un Intranets'appuie

surl'infrastructure du réseau de_{l'entreprise etpropose àsesmembres des services semblables}

à ceux d'Internet mais inaccessibles de l'extérieur. _{Lorsque l'entreprise est installée sur}

plusieurs lieux géographiques, l'Intranet doit protéger ses liaisons inter-sites contre les

intrusions. On _{parle d'Extranet lorsque l'entreprise échange de façon sécurisée avec ses}

fournisseurs, ses _partenaires ou ses clients, des informations à l'aide des protocoles d'Internet. Unextranet estenfaitune_{généralisation de l'intranet.}

»8

- Base de Données: c'est

unlot d'informationsstockées dansun_{dispositif informatique. Les}

technologies existantespermettent d'organiseretdestructurerla base de données de manière à pouvoir facilement manipuler lecontenuetstocker efficacement de très grandes quantités

d'informations^

3.1.1.1 Les outils de Gestion de bases données:

Il existe _{plusieurs outils de Gestion de bases données dans les marchés, entre les plus}

importants sont: Access, FileMaker, Oracle, Sybase,, PostgreSQL etMySQL., quelquesunes sont _{open source et autres peuvent coûter plusieurs centaines de milliers d'euros , comme ,} par exemple, Oracle, Sybase destinés à stocker des millions d'enregistrements. Les deux premiers sont des serveurs propriétaires qui seulement fonctionnent avec l'installation d'un

7Ministère français de l'Éducation nationale. Une première définition issue du SDET. Récupéré le 18 juillet 2011 du site de l'auteur::hftp://trf.education.aouv.fr/pub/educnet/chrat/sdet/SDET v2.0.pdf

8EnciclopediaUniversalis. Internet: consultele...http://www.universalis.fr/encyclopedie/internet-histoire/

9

Business_{Intelligence Lowdown: Top10 Largest Databases in the World: la base de données de YouTube} contient_{plus de 100 millions de vidéos.}

logiciel sur le système. PostgreSQL et MySQL. sont gratuits mais ils demandent d'une

bonne connaissanceen_{programmationpourl'adapter selon la demande du}

client.10

Analyses comparatifdes outils de gestion de bases de données

NOM DISPONIBILITE LICENCE VERSIO N

AVANTAGE INCONVENIENT S

Accès_t.- Windows commerciale 2010 Très_puissantet très_ludique. Il contientune grande série d'outils de conversion de données. Quantité d'assistants dirigeant l'utilisateurvers une_première solution. Mono-plateforme (MSWindows). N'implémentepas complètement les normes _SQL. FileMaker _Windows, MacOSX Commercial e 11 _Simplicité, compatibilité Windows / Mac Solutiontouten 1 : orienté RAD

(il gère aussi

bien les tables queles formulaireset les _états) Incorporeun moteurde publication Web. Pasde fonctionnalités évoluées_(cluster, partitionnement, scheduler,...). Pas devue matérialisée. Pas d'ordonnanceur intégré. Pas de partitionnement.

10Celaia.F. _{Quel SGBD choisir ?. Récupéré le 03 juillet 2011 du site de l'auteur}: ftp://ftp-developpez.com/fadace/sgbdcmp/sgbdcmp.pdf

Oracle _{Linux, Wndows,} commerciale 11 R2 Richesse Réservésurtouta

Unix, MacOSX , gratuite fonctionnelle. unusage

dans sa Fonction d'audit _{professionnel dans}

version évoluée. lecadre de

express Architecture grossesbases de

Multi- données et/ou de Générationelle bases _{complexes .}

(MGA) Services Moins accessible.

Web,support XML. Compression des données et des sauvegardes.

Sybase Windows, Unix commerciale _{15,2 Stockage de} données en colonnes. Possibilité d'exécuter des requêtes àla volées_jusqu'à 100 fois_plus rapidement qu'avecun SGBDR traditionnel.

PostgreSQ Linux, Unix, BSD et 9 _{Opensourceet Sauvegardes peu}

L _MacOSX, commerciale _gratuit. évoluées.

Window Fiable et_{simple Supporte les bases}

d'utilisation. _{de moyenne}

Très riche _importance.

fonctionnelleme Pas

nt, notions d'ordonnanceur

d'héritage de intégré.

tables, multitude Pasde_requêtes de modules. récursives. Simple d'utilisationet d'administration . Héritage de tables.

MySQL Linux, Windows, Gpl et 05/05/11 Solution très Nesupporte MacOSX, Unix, commerciale couranteen _qu'unefaible

public. Trèsbonne intégration dans l'environnement Apache/PHP. OpenSource, Facilité de déploiementet de_{prise en} main. Plusieurs moteurs de stockage adaptés aux différentes problématiques, configurableau niveautable. standards SQL-92. Supportincomplet des _triggerset procédures stockées . Assez peude richesse fonctionnelle. Manquede robustesseavecde fortes volumétries. Pas _{d'héritage de} table. Pas de _sauvegarde constistante à chaud .

Il existe bien entendu d'autres_{SGBD, ils ontété considères lesplus connus.}

Sur le_{marché, de nombreuxproduits sontdisponibles, certains sontproposéspar des éditeurs}

établis de_{longue date, d'autres sontle fruit du travail de communautés de développeursou de} nouvelles sociétés. Nous avons _{opté pour continuer la base en MySQL cal il propose de}

nombreux _{avantages si l'on serapporte à notre expérience d'utilisation dans la dernière base} de Données. Pour_{cela, nous avonsoptepourl'amélioration de la base existante.}

3.1.1.1.2 _{Projets similaires dansdifférents institutions de la France:}

Plusieurs _{projets ont été appliqués dans les différentes entreprises publiques et privées à} niveau mondial avec _{l'implantation des Bases de données et plateformes de travail}

collaboratif, ce _qui permettreavoir des références par rapport aux expériences citées dans les

1. Étude _{pour un portail collaboratif du réseau des bibliothèques et}

médiathèques de l'Hérault et l'utilisation des nouvelles technologies à Pierres-Vives11:

Il _{s'agit d'une étude pour un portail collaboratif intégrant une plateforme à destination des} bénévoleset_{professionnels, membres du réseau de bibliothèques.}

Le butestdefaciliter l'accès àces formations aux _{personnes qui nepeuventpasles suivre en}

présentiel, parla mise en ligne du contenu. Le tout, dans une logique de «réseau social», en utilisantles outils du web 2.0 : _{wikis, blogs, forums, bases de connaissances etsyndication de}

contenu.

2. _{Supervision des contributions dansunportailde travail}

_{collaboratif12:}

Ce_{projetaété fait dans Département l'Institut National des Télécommunications situé à}

_Évry,

C'estun_{groupe des}

Écoles

_{des Télécommunications d'ingénieurs etde managementainsi que}

des centresde recherches situés à Paris.

Lebutest de construireun_{outil, qui s'intitule : «Supervision des contributions dans unportail}

de travail _{collaboratif», sur la plateforme de travail collaboratif PICOFORGE qui est un}

logiciel libre.

Cet outil a permis de connaître des informations synthétiques telles _{que le nombre de}

contributions, le nombre de lignes, le nombre de contributeurs. Il offre aussi la possibilité de représenter les relations entreles contributeurs.

3. _{Projet T1 Extranet—}

L'entreprise RSSI est une grande entreprise mondialement connue dont le siège social est

situéeen_{France,mais dont l'activitése trouvesurtousles continents.}

Ils ont fait un _{grand projet de mise en place d'un serveur Web permettant à des intervenants}

extérieurs autorisés _{(filiales et partenaires) de se connecter et de pouvoir ainsi déposer ou} venir chercher des documents multimédias concernant l'ensemble de vos produits. Cette

plateforme donc facilite les échanges privilégiés entrel'entrepriseetses contactsextérieurs.

"Étude_{pour unportailcollaboratifdu réseau des bibliothèquesetmédiathèques de l'Héraultet}

Kergomard, J, L'utilisation des nouvellestechnologiesà Pierres-Vives. Récupéré le 03 juillet 2011 du site de

l'auteur:_{http://jkergomard.free.fr/stage/rapport/rapport.pdf}

"Bac,C. Supervision des contributions dansun

portailde travail collaboratif. Récupéré le 03 juillet 2011 du site: http://www2.ifi.auf.org/rapports/stages-promoll/stage-dao_xuan_sang.pdf

13Cherriere,N.Projet T1 Extranet.Récupéréle 03 juillet 2011 du site:

4. _{Projet d'élaboration d'une Base de Données sous le serveur MySQL : Cet}

projet a été réalisé dans l'entreprise Cervi, S.A., est l'une des entreprises plus importantes du secteur de distribution de câbles électriques de communication en

l'Espagne.

Ils ont fait le _{design de la base dedonnées et la création d'un système de gestion de bases de}

données accessibles à _{partir de la web de l'entreprise. Ils ont choisi le serveur MySQL, le}

serveur _{telnet, le}serveurdeftpyleserveurdes adresse mail.

5. Mise en œuvre d'une solution de _{filtrage d'accès Internet et de travail} collaboratif— :

Le _{Lycée Sacré-coeur d'Angers possède un centre de formation par alternance sur la}

commune de _{Bouchemaine, les utilisateurs de} ce centre ont eu la nécessité d'accéder à l'Internet de _{façon sécurisée et besoin d'une plateforme de travail collaboratif intégrant la}

messagerie électronique. Le projet aconsisté enmettre en exploitation un serveurmandataire Internet surlesite du_Lycéeetd'incorporer à _{ce serveur un}service de messagerie_{etde travail}

collaboratif.

6. Mise en _{place et utilisation d'une plateforme de travail collaboratif par}

internet15:

Ce _{projet effectué dans l'entreprise SPL Textile située en Ardèche, (créée en 2004 pour}

répondre aux difficultés des entreprises du textile). L'Association « Entreprises 26/07

Redéploiement » (SPL* Textile) a eu dès le départ comme objectif l'échange d'informations etla mutualisation demoyens entresesadhérents.

Dans ce _{cadre, l'entreprise a créé un outil mutualisé offrant la possibilité d'intégrer une}

démarche de collaboration dans la_{stratégie de l'entrepriseetsonorganisation.}

7. Mise en_{place d'unextranet dans le cadre d'un réseau}

collaboratif-Ce _projet a été réalisé dans l'association Videomuseum avec l'objectif de permettre de réorganiserlesprocessuscommunicationnels etd'améliorer la coordination de sonréseau. Samise en _{place apermis un accroissement du volume des} informations _{et une gestion plus}

dense des interactions entreles acteurs.

14L0USS0Uarn, M; Mise enoeuvred'une solution de filtrage d'accèsInternetetde travail collaboratif. Récupéréle03juillet2011 du site: http://moravel.free.fr/documents/RapportStageLight.pdf

15

Slideshare. Miseen_{placeetutilisationd'une plateformede travailcollaboratifparInternet. Récupéré le 30}

juillet 2011 du site: http://www.slideshare.net/fsimonnet/02-tmoignage-spl-textile-travail-collaboratif-v2

16

Giannecchini, M. Miseen place d'un extranetdans le cadre d'un réseau collaboratif. Récupéré le 30 juillet2011 du site: http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/33/49/45/PDF/mem_00000612.pdf

3.1.2 _{Analyse de l'existant}

3.1.2.1 _{Types de documents}

La Fondation Alliance _{française coordonne} et développe tout le réseau des Alliances françaises. Afin de mener sa mission à bien, elle a besoin de récolter des informations

suivantes :

• Information _concernant la démarche

qualité : il s'agit d'un référentiel de 200

indicateurs _{répartisenhuit parties :pédagogie etenseignement, centre deressources et}

documentation, communication/marketing et relation client, ressources humaines,

gestion comptable et financière, locaux, gestion des activités culturelles et

gouvernance. Ces éléments doivent être applicables à toutes les Alliances françaises

dans lemonde.

• _{Information concernant les statuts :}

chaque Alliance française du monde dispose de

statuts _{qui sont validéspar son Conseil d'Administration et qui doivent être en accord}

avec les statuts de la Fondation Alliance _{française. Ainsi, les Alliances françaises ont}

unstatut _{qui doit à la fois s'adapterauxparticularités de droit localet s'implanter dans} le monde entier.

• Information _{concernant la professionnalisation: l'Alliance française prend grand soin}

de ces _{personnels des Alliances. Pour cette raison, les demandes de formation du}

réseau devraient être faites parle biais d'un formulaire enligne.

• Information _concernant les _{questionnaires des Alliances}

: le questionnaire contient de

l'information _{générale et détaillée de chaque Alliance française, comme par exemple,}

le _{personnel, des données sur l'immobilier, les statuts, les coordonnées postales...Le}

questionnaire existe déjàdans la base de données actuelle.

• Information _concernant le concours _{photo: chaque année, les Alliances françaises, via}

la Fondation Alliance _{française, organisent un concours de photos. Le concours est}

important etregroupebeaucoup de participants à traversle monde entier. Lanouvelle plateforme devra faciliter les inscriptions etle suivi de ce concours.

• _{Information concernant le}

colloque: le colloque des Alliances françaises est organisé

tous les ans _par la Fondation Alliance française. _Les informations _{portant sur le}

jusqu'au jour de l'événement. Elles sont récupérées grâce àun formulaire qui doit être remplienligne.

Ces différents _{types d'information devraient être récupérables via un formulaire à remplir}

disponible en ligne. Certains de ces formulaires existent déjà dans la base actuelle : les

questionnaires des Alliances et du colloque. D'autres formulaires restent à créer: le

questionnaire démarche qualité, le questionnaire statuts, le questionnaire professionnalisation

etle _{questionnaire concoursphoto lesquels seraient alors accessibles àtoutleréseau.}

3.1.2.2 Actuellebase de données

La base de _{données, utilisée actuellement par la Fondation Alliance française, a pour but de}

gérer des informations généralesconcernant toutes les Alliances.AutrefoissurFilemaker, elle

est _{depuis 2008 en MySQL. Ce système de gestion de base de données aété choisi pour les}

raisons suivantes1 :

• Le coût : _{MySQLestun logiciel open source, cequi permettre d'économiser des frais}

de _{licence, de maintenance} etd'assistance par rapportaux coûts desbases de données

propriétaires.

LaFondationAlliance _{française ne disposepas d'un important budgetpourpouvoir le}

consacrerà_{l'acquisition d'unnouveaulogiciel.}

• _{Sécurité : MySQL est}

un logiciel largement utilisé, testé et installé actuellement dans

nombreuses _{entreprises. Ce programme est mondialement reconnu, ce qui donne une} confianceetune_{garantie nécessairespour sonimplantation.}

LaFondation_{possède, dans la base actuelle des données, des informationsimportantes} et _{utiles pour les Responsables de Zones et les collaborateurs qui travaillent dans le}

réseauet_{demandent, de manièrequotidienne, cesinformations.}

MySQL. The world'smostpopularopen sourcedatabase. Présentationdusystèmede bases de données.MySQL. Récupéré le 18

• _{Multi-utilisateur} : ce_{système peut permettre àplusieurs utilisateurs d'utiliser la base}

de données _{simultanément, tout en limitant les droits d'accès de chacun afin de}

garantir l'intégrité des données. L'accès à la base de données de la Fondation est

autorisé seulement _{pour les membres de la Fondation (voir type et profils}

d'utilisateurs).

• _Flexibilité : le _{système possède une facilité d'utilisation et une conception simple à}

manipuler. Il est possible de l'adapter en fonction des besoins de chaque entreprise. C'estun_logicielmodulable.

Structure Actuelle de la Base_{(voirgraphique dessus)}

LaPremière_{partiede la base de donnéesenMySQL estconstituée:}

• _{Table Alliance française: c'est une table qui contient}

toute l'information qui a été

remplie pour chaque Alliance (mise à jour par le questionnaire en ligne),

d'information _{générale des Alliances actives (ouvertes) et des Alliances inactives}

(fermées, qui n'existent plus mais qui demeurent archivées). Pour l'identifier elle

contient un numéro individuel qui _est assigné de manière automatique à chaque

Alliance _{française et des informations géographiques sur sa localisation. Ces données}

ontété_{importéesde la précédente base de données Filemaker.}

• _{Chaquefiche contient}

:

Coordonnées _{générales : des informationssurl'adresse, téléphone, courriels;}

situation _{statutaire, coordonnées} sur la date de création et approbation de l'Alliance par la

Fondation Alliance _française;

immobilier, des informations générales de l'immeuble : propriétaire/locataire, surface, nombre de_classe...);

conseil _{d'administration, direction et personnel des Alliances; des informations sur son} adresse_{personnel, téléphone portable, courriel;}

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photothèque, photos de façades de chaque Alliance française. Une partie de ce site est

consultableen_{lignepartoutle publiquesurle site de la Fondation.}

Fiche de Contact : des coordonnées de contact du Comité d'administration et de

l'équipe de direction des Alliances françaises.

Données _{statistiques (issuesdu questionnaire)}

Élément financier, fonds provenant de donateurs, subvention de professionnalisation,

subventionsd'investissementsd'immobilier, _{(voir graphique)}

Enseignement, nombre étudiants cours de français, nombre d'inscription cours de français,

nombre d'heures _{d'enseignements cours français.}

Certification,nombre de candidatspartype de certification.

Activité _{culturelle, programmation culturelle, festivals locaux, actions culturelles, budget} culturel.

Médiathèque,budget annuel, surface, nombre d'employés, formation du responsable,nombre

de_{prêts annuels...}

Communication, supportsd'information, actions de promotion.

La Plateforme detravail

1. Gestion _{d'inscription aucolloque : cetévénement annuel gère les inscriptions de} toutleréseau. Unformulaire en_{ligneestdisponible auxAlliances eninterne. Cela}

permet d'exporter les données comme le nombre de participants ou nombre

d'inscrits aux ateliers et faire de manière _{automatique des badges et fiches de}

contact afin d'améliorer lacommunicationavecles futurs_{participants.}

2. _{Questionnaire} : Il est ainsidivisé :

• _{Accueil :} indicateurs _sur le nombre d'Alliances _françaises

par an, les dernières Alliances _{françaises qui ontremplit le questionnaire et les fiches} decontact modifiées.

Intranet

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Trésorerie

Monnaie

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Conseil

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12/07/2011

Graphique

N23

Élément

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Statistiques : information financière des Alliances françaises, les activités

d'enseignement, certifications et événements culturels. Il permet d'avoir

une vue_{généralede l'activité des Alliances.}

Recherche et saisie de _{réponses : partie utilisée uniquement par} l'administrateur de la base. Ce _{champ permettre de faire} unerecherche de

questionnaire par année et de faire si nécessaire des modifications sur les

champs.

Champs du questionnaire : onglet lisiblepar l'administrateur de la base,

qui permet de faire des modifications sur le contenu des champs du questionnaire.

Exportation : cette partie est accessible au personnel de la Fondation. Cette fonction _{permet de consulter l'information par année des}

questionnaires, par zone géographique et par pays. Une exportation au formatExcel est_{possible, selon de besoin de chaque utilisateur.}

Exportation des données statistiques du questionnaire: sous un format tableau. Il est _{possible le trier par rubriques ou bien par zones}

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3.1.3 _{Analyse de besoins:}

Cette nouvelle évolution de la base de données actuelle doit _{permettre de stocker et} faciliter la consultation des documents entre le réseau des Alliances et la Fondation. Les

principales documents à partager sont : la démarche qualité, les statuts, la professionnalisation, les questionnaires des Alliances, leconcours de photo et les inscriptions

au_{colloque. (Voir détail dans la partie «Types de documents »).}

Tout les documents seront accessibles en _{ligne enfonction du type d'utilisateur, àtravers la}

consultationenextranet _{de la base parintermédiaire d'unnom d'utilisateuret motdepasse.}

3.1.3.1 Profils d'utilisateurs

Lesutilisateurs_{quiaurontaccès à la base de données serontlessuivants:}

•

_{Délégués18}

: ce type d'utilisateur aura un accès particulier à certaines informations de labasede données_{quine serontpasaccessibles àtousles utilisateurs :}

Accès aux_{questionnaires complet de toutes les années des Alliances françaises qui en}

ontla _charge.

Information accessible à travers la boite d'outils : il contiendra l'information

complémentaire qui sera mise à leur disposition enligne, par exemple surla situation actuelle des _Alliances, sur les référentiels de démarche de _{qualité, les projets,} entre

autres _{(voir spécifications techniques).}

• _{Administrateur} : cetutilisateur est_{chargé de gérer l'information etla structurede la} base de données.

Il autorise la validation de nouveaux _{questionnaires qui seront remplis pour les}

Alliances _{françaises, des modifications des champs mal remplis ou le remplissage des}

champs videsnonremplisparles Alliances.

Il doit mettre en _{ligne les fiches remplies une fois validées qui seront accessibles de}

manière_{automatiquepourtoutle réseau.}

18

Le_{Délégué général représente la Fondationetcoordonneles Alliances françaises dansun pays ou une zonegéographique donné.e IIest}