Travail sur une base de données bibliographiques comprenant l'élaboration d'une requête multicritère

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Travail sur une base de données bibliographiques

comprenant l’élaboration d’une requête multicritère

Myriam Mangeney

To cite this version:

Myriam Mangeney. Travail sur une base de données bibliographiques comprenant l’élaboration d’une requête multicritère. Sciences de l’information et de la communication. 2002. �dumas-01703845�

MangeneyMyriam

MAITRISE EN

SCIENCESDEL'INFORMATIONET DE LA DOCUMENTATION

RAPPORT DESTAGE:

travail sur unebase de données_{bibliographiques}

comprenantl'élaboration d'une requête multicritère

Stageeffectué du 3 juin 2002au 10 août 2002

auCentre de Traductiondu Ministère del'Economie, des Finances_{etde l'Industrie}

Sousla direction de :

Isabelle_{Tellier,tuteuruniversitaire} ChristineLe_{Cardiec, tutriceprofessionnelle}

B.U.C. LILLE 3

Jllllllllllllllllllllllllllll

D 021 569905 6

UniversitéCharles de_Gaulle,Lille III Sessionde Septembre2002

SOMMAIRE

Introduction _p.4

I. Présentation du Centre de Traduction du Ministère des Financesetdesa

cellule de documentation _p.5

A. _{Spécificité du serviceausein du Ministère}

B. Missions ducentrede Traduction _p.6

C. Structure duCentrede Traduction

II. Fonction et

_{fonctionnement de la cellule de documentation}

A. Personnel de la cellule

B. Présentation du fonds

C. Traitements documentaires et outils de lacellule _p.8

1. _Périodiques

2. _{Ouvrages etcédéroms} Fichier_papier

Surla voiedel'informatisation _p.9

III.

_{Description du}

A. Cadre _{général de la mission: réalisationsetprojets de la cellule}

B.

_Objectifs

_{de la mission}

IV. Travailsurles éléments existants

_déjà

_tables,

_formulaires

etmacros _{p. 15}

A. Prise de connaissance de la base

1. Etatdes lieux

B.

_{Analyse des différents éléments, propositions de}

_modification

etréalisations _p.17

1. Structurede la base

2. Pourunesaisie la_{plus assistéepossible p.18}

3. Pourunemeilleur_{gestion dé la base p.20}

V. Création d'un élément nouveau :la

_requête

_{multicritère}

A. _Système

_de

1. Modalités_{d'interrogation}

2. Interactions entreformulaire de_{recherche, requêteetétat}

B.

_Requête(s)

1. Avec_{l'opération Compte}

2. Avecune_{requête Analyse croisée p.26}

3. Avecdes _{requêtes Sélectionsuccessives p.27}

4. Conclusionsurla_{requête p. 31}

Remerciements :

Jetiensàremercier l'ensemble de_{l'équipe du CentredeTraduction quiatoutfaitpour me}

mettre à l'aise et _{pour faire de ces deux mois de stage, non seulement un moment de travail}

agréableetunmomentderencontreavectoutes sortesdepersonnes.

Mes remerciements vont tout _{spécialement à Serge Roumy, informaticien du Centre de}

Traduction, qui m'a consacrébeaucoup de sontempsetdeson savoiret àma directrice destage,

Le _{stage proposé parle Centre de Traduction du Ministèredes Finances consistait en la} miseen œuvre d'une base de données_{bibliographiquessous Access 97, enpartie déjàconstituée.}

Marecherche de _{stageetmon choix final ont étémotivés engrande partie parle souhait}

demettre en_{application les connaissances acquises cette année surle fonctionnement global des}

bases de donnéeset_{d'approfondirlapratiqued'un logicielparticulierdeSGBD.}

Il _{s'agissait également pour moi d'une nouvelle étape dans monprojet professionnel puisque je} m'oriente maintenantvers les métiers de la traduction _{technique, domaine où la compréhension} etla maîtrise de_{logiciels de base de données sontdevenues presqueindispensables aujourd'hui.}

Après avoir présenté l'organisation générale du Centre de Traduction etde sa cellule de documentation ainsi _{queles objectifsetcontraintes de lamission,nous aborderons plusendétail} le déroulementdu_{stage etla méthode employée.}

Mais ce_{rapportde stage,malgré l'aspect très technique de lamission, nepeuts'envisagercomme} un _{simple compte-rendu du travail accompli. Qu'on ait à créer une base de données ou que l'on} se_{penche sur unebase déjà existante,comme ce futmon cas, ilne faut jamais oublier qu'il s'agit}

avant tout de _{manipuler des données qui reflètent la réalité : des livres, des personnes, des}

dates... Le donneur d'ordre les_{gestionnaires comme les utilisateurs sonteuxaussi bienréels ! Il} faut donc fournir un _{produit qui tienne compte de cette réalité et de ces contraintes multiples,} sans _{parler de celles imposéesparle logiciel.}

C'est cetteidée _{qui setrouve aucentre dece rapport de stage, c'estpourquoi nous insisterons sur} les _{problèmes posés par cette double confrontation avec la réalité et avec une certaine logique}

IPrésentation du Centre de Traduction du Ministère des Financeset desa

cellule dedocumentation

A.

_{Spécificité du service}

_{sein du}

_Ministère

Le Centre de Traduction du Ministère de _{l'Economie, des Finances et de l'Industrie est un} service bien_{particulierausein de la grande machine de Bercy.}

Detoutesles directions _{quicomposentcegrandministère,uneseule n'intervientpas dans}

les domaines _{économique, financierou industriel qui ensontpourtantlecœurde métier. Il s'agit} de la DPMA ou Direction du _{Personnel, de la Modernisation et de l'Administration, sorte}

d'administration dans l'administration. Voici _{quelques-uns uns de} ses secteurs d'intervention : action _{sociale, gestion des projets professionnels et de la formation, logistique, nouvelles} technologies, immobilier...

C'est àcette direction_{qu'estrattaché le Centre de Traduction; pardéfautenquelque sorte,caril}

se_{distingue à plus d'un titre deces différents services.}

En_{effet, si} ses agents principaux sont bien des linguistes et nondesjuristes oudes spécialistes

en économie, leur travail de traduction _{exige d'eux qu'ils comprennent et donc connaissent} parfaitement les sujets des textes à traduire. Ils sont donc bien plus impliqués que les autres

acteursde la DPMA.

De _{plus, ils ne s'adressentpas aumême public. Alors que les agents chargés de l'action sociale}

ou des nouvelles _{technologies oeuvrent pour l'ensemble des membres du ministère, ceux du}

Centrede_{Traduction, fournissent leurprestation àunnombre limité de fonctionnaires de Bercy,}

en_{priorité lesmembres des différents cabinets. Tousne peuventyavoirrecours ;de mêmeonne}

traduit_{pastous lestextes.}

Ainsi, à travers les documents qu'il traduit, le personnel du Centre participe, ne serait-ce

qu'indirectement, àla prisede décisionetàla gestiondes affaires.

Lestraducteurs fontunmétierà_{part,dont le bénéficeestréservé àuneminorité d'agents. Ajouté} aufaible effectif_{( unetrentaine de personnes), ceci explique sansdoute le manque devisibilité}

et de ce service au sein du ministère : _peu d'agents connaissent véritablement la _{nature et} l'importancede leur missionsoumême leur existence.

B. Missions du Centre de Traduction

Le centreassureessentiellementdeuxmissions :

• _Le traitement_{linguistique des dossiers, c'est à dire latraduction}

vers le français ou les

langues étrangères de documents à caractèreéconomique, financieroutechnique. Pour des raisons de _{déontologie, les traducteurs ne traduisent que vers leur langue}

maternelle, ici, le français . Tous les documents à traduire en une autre langue ou à

partir d'une langue inconnue aux agents du centre, sont confiés à des traducteurs

externes.

Le service traduit à _{partir de l'anglais, de l'allemand, de l'espagnol, de l'italien, du}

néerlandais, du grec moderne, du portugais, du russe et dans tous les domaines d'intervention du Ministère _{(budget, fiscalité, douanes, nucléaire, nouvelles} technologies...).

LeCentre traite environ 3000 demandes d'intervention_{par an, soit25 000pages.}

• _{Le conseil et assistance en}

langues étrangères qui représente une faible part du travail

global. Il consiste en une assistance en terminologie, documentation multilingue ou

ingénierielinguistique ainsi qu'en la préparationetla correction d'épreuves de langues

dans le cadre de certains concoursadministratifs.

C. Structure du Centre :

Pourmenerà biencesdeux_{missions, le Centre emploie environtrentepersonnesrépartisen4} «_{pôles » :}

• _{lechef de centreetson}

adjoint

• le_{pôlelinguistiquecomposé de 16 traducteurs}

• _le

pôle«Appuis linguistiquesetinformatique» composé de deux terminologues, deux assistantesde_{documentation,}etunresponsabledu domaineinformatique.

• _Lepôle

«Administration »chargé de la gestion du personnel ainsiquedu suivi

IL Fonction et

_{fonctionnement de la cellule de documentation}

Aucours _{des discussions quej'ai pu avoiravec madirectricedestage,responsable de la}

cellule de documentation et _{traductrice, et avec d'autres de sescollègues, j'ai découvert lapart} essentielle de la documentation dans leur travail. La traduction _{technique exige, bien sûr, une} maîtrise _{parfaite des langues mais surtout des capacités à mobiliser les documents et les} informations _{qui vont pallier l'impossibilité pour Je traducteur d'être spécialiste de tous les} domaines.

C'est _{pourquoi on peut parler de la cellule de documentation du Centre de Traduction comme} d'un véritable «soutien_{logistique »auxtraducteurs.}

A. Personnelde la cellule

La cellule _{compte deux assistants de documentation, dont une personne à temps partiel qui ne} sont _{pas des spécialistes de la documentation. Il n'existe pas pour l'heure de poste de chargé} d'études documentairesauMinistèredes Financesetseulle Centre de RessourcesDocumentaires

(CRD) du ministère emploie des professionnels. Il faut également remarquer que Mme Le Cardiec, si elleestresponsable de la cellule ets'investitbeaucoupdans sagestionauquotidienet

à _{long terme, est aussi traductrice et ne peut consacrer tout son temps de travail à la} documentation.

B.Présentation du fonds

Lacellule_{gèreunfonds composé :}

• _{de 2000}

ouvrages environ: dictionnaires et encyclopédies spécialisés, lexiques, textes

de _{lois, manuels, codes....en français, en langue étrangère, bilingues ou même}

multilingues.

• _{d'unedizaine de cédéroms}

• _d'unecentaine de dossiers documentaires constitués par

lesdocumentalistes .

• _{d'une trentaine de périodiques allant des périodiques internes}

au ministère à des quotidiens et hebdomadaires généralistes (Le Monde, Die Frankfurter Allgemeine

Zeitung) et spécialisés des pays de toute l'Union Européenne (Les Echos, The Financial _{Times)enpassantpardesrevuesprofessionnelles (L'Argus de l'Assurance).}

C. Traitementsdocumentaires:

1.Périodiques :

La _{gestion des périodiques se fait de manière informatique grâce à un document Word} nommé «kardex» et _{composé d'autant de tableaux que de revues. Chaque jour, on y entre les}

numéros aufuretàmesurede leur arrivéeau_Centre,ce_quipermetde tenirunecomptabilité très

précise.

Certaines revues considérées comme «incontournables» _{(Journal officiel ou Le Monde) sont}

misesencirculationet_{passentde bureauenbureau selonunordre préétablietindiquéauxagents}

sur _{chaque numéro. Les autres sont consultables sur place à la cellule de documentation et}

peuventêtre empruntées aprèsuncertain délai d'attente.

Aucun traitement documentaire _{particulier, tel que revue de presse, par exemple, ne leur est}

appliqué. Le nombre etla périodicité des revues ne lepermettentpas, d'autantque le Centre de Traductionestabonnéàdeux bases dedonnées de_{pressetrèsperformantes.}

2.0uvragesetcédéroms :

Nous nous attarderons _{plus particulièrement sur ces deux objets car ils font eux, l'objet}

d'un traitement documentaire _{approfondi et sont les seuls concernés par la mise en œuvre de la} base de données.

Fichier_{papier :}

Pour effectuer une recherche _{plus précise, au-delà de la langue et/ou du domaine, le seul outil}

mis à_{dispositionparla cellule de documentation longtemps consistéen unsimple fichierpapier.} Les _{principales données bibliographiques sont reportées sur une petite fiche de bristol : cote,}

titre, sous-titre, éditeur, date et lieu d'édition, nombre de pages et ISBN. Chaque ouvrage est

ensuite «indexé » _{par un seul descripteur, qui reflète son sujet principal. Les fiches sont enfin} rangéesparordre alphabétique desdescripteurs dans différents tiroirs.

Cefichier_{papierrestepourtantinsatisfaisant,etce pourplusieursraisons, plusoumoins}

objectives.

• _Le

support papier est fragilisé par les manipulations successives et la conservation au

coursdu_{temps. Certainsouvragesremontenteneffetaudébut du}

20ème

• _{Les ouvrages ne}

facilement _{compréhensibles : manque d'espace et de temps, il est impossible}

d'envisager une description multiple, plus complète qui aboutirait à la

création

La_{descriptionde l'ouvrage restedonc trèssuperficielleetla recherchepeuprécise.} Les utilisateurs_{passentpeut-êtresouventà côtéde certainsouvrages.}

• _{Les linguistes du centre, principaux utilisateurs de la cellule de documentation, sont}

habitués à la _{pratique de l'informatique, composante très importante aujourd'hui des} métiersde la traduction. De_{plus,au coursde leurs études, ils n'ont laplupart dutemps}

eu affaire _{qu'à des cataloguesbibliographiques informatisés, cequi explique peut-être}

qu'ils avaient plus facilementet plus spontanémentrecoursà la recherche sur Internet

depuis leur ordinateur qu'aux ressources papier de la cellule, pourtant d'une grande richesse.

Sur lavoie de l'informatisation:

Une_{première sériede changements estintervenue pouraméliorer le catalogage des ouvrages en}

vued'uneinformatisationdu_{cataloguebibliographique ainsi constitué.}

Lorsqu'un ouvrage entre à lacellule de documentation, il estd'abord coté selon la

classification

«maison»mentionnée_{plus haut,commeavant.}

La nouvelle fiche_{bibliographique est ensuite remplie. Elle} se présente comme un tableau Word

imprimé sur une page A4, format qui permet d'y faire figurer bien plus

d'informations

les

Comme on _{peut le voir sur la fiche exemple en p.11, la plupart des entrées} correspondent _aux normes de_{catalogage ISO : titre,sous-titre, date d'édition,}langue...

La nouveauté consiste en _{quatre entrées ajoutées afin de bien prendre en compte la}

spécificité

des _{ouvragesde la celluleetexploiteraumieuxleur potentiel documentaire.}

•

Type de l'ouvrage : manuel, recueil, encyclopédie, monographie,

lexique/glossaire,

• Liste de _{termes :} Permet de _noter la _{présence dans l'ouvrage d'éléments}

précieux

les traducteurs tels _{que lexique ou liste d'abréviations ainsi que la ou}

_{les langues}

Les deux _{rubriques suivantes : Descripteurs et Candidats descripteurs sont}

_{particulièrement}

Le _{processus de normalisation franchit là une nouvelle étape avec l'adoption des termes du} thésaurusRébéca réalisé_{parle CentredeRessourcesDocumentaires (CRD)du Ministère.}

Les différents_{descripteurs doiventmaintenant obligatoirementêtreissus de cethésaurus, ce qui}

garantitl'utilisationd'un langagepréciscarcommunàtous etdébarrassédetoute ambiguïté. Si le thésaurusRébécaaétéélaboré_pourcorrespondre_auplus près _auxdomainesd'interventions

du _{Ministère, les besoins spécifiques du Centre de Traduction ont néanmoins nécessité la} création d'une brève liste de _{descripteurs supplémentaires, appelés Candidats descripteurs. Ils}

couvrentles domaines de la_{langueetdes langues étrangères:}

1. Abréviation 2. Aide à la rédaction 3. _Anglicisme 4. _Antonyme 5. Citation 6. _Emprunt 7. _Etymologie 8. Fiscalité internationale 9. Grammaire 10. _{Langueallemande}

Si cette fiche est_{plus claire, plus complète ettémoigne d'une volonté de descriptiondes}

ouvrages et des cédéroms adaptée à leurs contenus et aux besoins des utilisateurs, elle reste pourtant un outil de travail interne. Les fiches ne sont pas destinées à être mises à leur

disposition mais sontpliéesenquatre etglissées àl'intérieurdel'ouvrageunefois complétées. Il _{s'agit donc làd'une étapeintermédiaire quipermetde faireuninventaire des documents etde}

préparerainsi l'informatisation.

11. _{Langueanglaise} 12. _{Languegrecque} 13. _Languerusse 14. _Néologie 15. _Orthographe 16. _Sigle 17. _Synonyme 18. _Typographie 19. Vérification

FICHE D'INVENTAIRE DES OUVRAGES

Initialesdu

catalogueur-indexeur1:

Date de

catalogage-indexation2:

NOUVELLECOTE3 : ANCIENNECOTE4:

LOCALISATIONDE L'OUVRAGE5 TITRE DEL'OUVRAGE®: SOUS-TITRE/COMPLEMENT DETITRE: AUTEUR(S) : ZONE DE L'EDITION7: LIEU D'ÉDITION : EDITEUR: DATE D'ÉDITION :

NOMBRE DEPAGES : ISBN :

FORMAT8 :

COLLECTION :

LANGUE(S) DE L'OUVRAGE9:

LISTE DETERMES10: _{LANGUE(S) : TYPE D'INFORMATION :}

TYPEDEL'OUVRAGE11: DESCRIPTEURS12:

CANDIDATS

DESCRIPTEURS13:

III

_{Description de la mission}

_objectifs

_contraintes

A. Cadre

_{général de la mission: projets}

_{réalisations de la cellule}

Les deux _{grands projets de la cellule de documentation sont la création d'un catalogue} bibliographique informatisé sous forme d'une base de données Access 97 et le développement

d'un site intranet de la cellule devant, à terme, s'intégrer dans le site intranet du centre de

traduction et_{permettre, entre autrespossibilités l'accèsaucatalogue.}

On_{pourraityajouteruntroisièmeprojet, dont j'ai pris connaissanceau coursdemonstageetqui}

envisage la numérisation, après réorganisation, de l'ensemble du contenu des dossiers

documentaires.

Ils s'inscriventtous deux dans un _{large processus d'informatisation,tant auniveau du ministère}

quedu Centre de Traductionetdans unevolonté departage etde circulation "dématérialisée"de

l'information_{grâce à la miseenréseau de l'ensemble dupersonnel.}

A l'échelle de la cellule de _{documentation, ces différents projets sont animés égalementpar la} volonté de la _{part de ma directrice stage et responsable de la cellule, de réorganiser et de}

redynamiser la structure afin de la rendre plus efficace etde rendre saprésence plus visibleaux yeuxdes utilisateurs.

L'inventaire dufonds àl'aide de nouvelles fiches_{bibliographiques, décrites plushaut, par} les deux assistants documentaires et la révision d'une centaine d'entre elles _{par ma directrice de}

stageontconstituéunepremière étape.

Mme Le Cardiecs'estdans le même_{tempsattelée, durantsontempslibre, à la création de labase} pendant plusieursmois.

Le processus s'est accéléré cet été avec le recrutement d'unjeune auxiliaire d'été chargé, entre

autrestâches du_{déménagement de certainesarchives etmonstage,bien sûr.}

Mme Le _{Cardiec, si ellealescompétences etles connaissances nécessairespourcréeretgérerla} base etlesite, rienapasletempsetles deux assistantsdocumentairesnesontformés nià Access

97 ni à la _{conception de pages web. C'est pourquoi elle a décidé d'enrichir l'équipe d'une} nouvelle assistante documentaire à _{temps plein, recrutée tout spécialement pourgérer ces deux}

C. _{Objectifsetcontraintes de la mission}

La base de données telle _{qu'elle a été imaginée et crée par Mme Le Cardiec doit répondre} principalementàdeuxbesoins quenepeuventsatisfaire le fichier papier utiliséjusqu'àprésent:

• _{Mener une recherche}

bibliographique précise à partir d'informations multiples (essentiellement la langue et le sujet d'un ouvrage). C'est ce que permet la requête sous Access 97.

• _Consulteret

interroger ces données àdistance. L'accès à la baseàpartir du site intranetde lacellulededocumentationesteneffetl'idée_{qui sous-tendtoutle projet.}

Commeon _{peutlevoir, c'estauxutilisateurs ques'adresse aupremier chefcettebase. Le rôle}

du_{gestionnaireestici réduit à la saisie des données;aucuneexploitation particulière, telleque} la_{gestion du prêt,parexemple, n'estpourl'instantenvisagée.}

Les_{objectifs, telsqu'ils ontétéfixésparMme LeCardiec (voir descriptif dustageAnnexes, p.37} à_{39.), étaient les suivants:}

1. Examen_{critique du formulaire de saisie des notices}

a. Vérifier_{que le formulaire de saisie des noticesestbien adaptéeauxbesoins de}

lacellule de documentation

b. _{Repérer les problèmes etbogues éventuels}

c. _{Proposerdes solutionspourl'amélioration du formulaire}

d. Mettreen œuvre ces solutionssousle contrôle deMme LeCardiec

Contrainte : Aucours denos _{discussions, Mme Le Cardiec abien insisté surla nécessité detout}

faire_{pour assurer"unesaisie aisée, aussi assistéequepossible". Ils'agissaitnotammentde veiller} à ce _{que tous les contrôles contenant une information essentielle soient remplis, et ce}

conformément aux normes _{fixées, afin que la révision de la fiche prenne le moins de temps}

possible.

2. _{Développementde requêtes types}

a. _{Développer une grille d'interrogation l'usage des linguistes (permettant une}

recherche_{multicritères).}

Contrainte : Avec l'idée entête d'offrir aux utilisateurs la recherche la _{plus large possible, avec}

Mme Le _Cardiec, nous avons toutefois convenu que la priorité devait être donnée à deux de

critères : la ou les _{langues de l'ouvrage et les descripteurs. Il me fallait donc concentrer mon}

b. _{Développer des requêtes à l'usage de la cellule de documentation} 3. _{Développement d'étatspour l'impression}

a. _{Développerunétatpermettantd'imprimerunenotice complète}

b. _{Développer d'autres états}

4. Examen_{critique du formulaire de saisie des notices}

a. Vérifier que _{le formulaire de saisie des notices estbien adaptée auxbesoins de}

la cellule de documentation

b. _{Repérerles problèmes etbogues éventuels}

c. _{Proposerdes solutionspourl'amélioration du formulaire}

d. Mettreen œuvre ces solutions sous le contrôle de Mme Le Cardiec

Contrainte : Au coursde nos _{discussions, Mme Le Cardiecabien insisté sur la nécessité detout}

faire pour assurer "unesaisie aisée, aussi assistéeque possible". Il s'agissaitnotamment deveiller

à ce _{que tous les contrôles contenant une information essentielle soient remplis, et ce}

conformément aux normes _{fixées, afin que la révision de la fiche prenne le moins de temps} possible.

5. _{Développement de requêtestypes}

c. _{Développer une grille d'interrogation l'usage des linguistes (permettant une}

recherche_{multicritères).}

Contrainte : Avec l'idée en tête d'offrir aux utilisateurs la recherche la _{plus large} possible, _avec

Mme Le _{Cardiec, nous avons toutefois convenu que la priorité devait être donnée à deux de} critères :1a ou les _{langues de l'ouvrage et les descripteurs. Il me fallait donc concentrer mon}

travail sur ces deuxéléments.

d. _{Développer des requêtes à l'usage de la cellule de documentation} 6. _{Développement d'états pourl'impression}

c. _{Développerun étatpermettantd'imprimerunenotice complète}

d. _{Développer d'autres états}

Le _{stage consistaitau départen unedouble mission. Il étaiteneffet prévuqueje participe}

àla _{conceptionetàla réalisation du site web d'une part ettravaille à terminer la base de données.} Il était clairement entendu entre ma directrice de _{stage et} moi, depuis _notre premier entretien _,

que la priorité devait être donnée au travail sur la base de données. C'estpour cette raison, entre

autres, que nous avonsdécidé au cours de l'été d'abandonner le projetde site webpourrecentrer

UTRAVAIL SURLES ELEMENTS DEJA EXISTANTS:

_TABLES,

A. Prise deconnaissanceavecla base

Avantde toucher à la_{base, ilm'afallu bien}enprendre_{connaissance.}

Vérificationde laconformité de la baseavec lesprincipes de la méthode Merise _:

li donc commencé _{par imprimer le schéma des relations que propose Access 97 et qui} >rrespond au Modèle Logique des Données et ai élaboré le Modèle Conceptuel des Données

jrrespondant. Cela m'a aussi permis de découvrir les différentes entités ainsi que leurs

opriétés. Cela m'a permis de vérifier que les principes de conception d'une base de données

lationnelles, inspirés de la méthode Merise que nous avions vus en cours avaient bien été

spectés,auniveaudesentitéscomme auniveaudesrelations.

ette vérification s'étant révélée _{positive, j'ai alors pu passer àun véritable étatdes lieux de la}

ise.

[odèle_{Logiquedes Données :}

ftnarojipératar ntoalesjopérateur 4ot_passe Jom Huraro_per5ome Nom_personne Prénom.personne Initiales Type_de_persorme Numéro_pièce Numérojaiwage Cote Anciennecote Titre Sous-titre Nombre depages Nombre de volumes î'Format _\ ISBN 1 1-jObservations .1 Niméro._zonej§dltlon1 ,jDate_édition .j ^Numéro_type_ouvragi-<{Numéro_opérateur • ;Datejcréabonjenrege '] •3Numérojjersonne H Auteur.secondore 1 Numérojsupport ;( ■ l'Exclu du prêt :iVers»n_étectrorrique j ;}Renvois NinérojcandMatjdescrpbeLr (tl Lbeûé_can<fidat_descripteLJ WunérojJau|itaf fsLbefléjdesaipteur ffgjNtmmrojdesQytiBurjiéutftylàiue I. ^Libelléjdescnpteur_géographique :NuméroJeujâdtiQn Htirorojalodion Nunéro ISSN jL

ibelléjMèce Lieuédfaon

NwénijaJecHon Titre_coiiection Numéro ISSN

l.Etatdes lieux :

Dans un _{premiertemps, il fallait queje sache ce quecontenaitexactement la base etde}

l'état d'avancement de chacun d'eux_{poursavoircequ'ilmerestait à faire.} Amon_{arrivée, la base étaitcomposée :}

• _{Des tables, dont certaines étaient}

encore vides. Il me fallait donc vérifier le contenu de

celles _{qui comportaient déjà des données et compléter celles qui pouvaient l'être, c'est à} dire celles _{qui comportent des informations connues avant la saisie qui ne dépendent pas} directement des ouvrages. Il s'agissait par exemple des tables Descripteurs ou Zone d'édition.

• _De formulaires _{indépendants}

: formulaire d'accueil à l'entrée dans la base, formulaire d'identification_{qui demandelenometlemotdepassede l'utilisateur...}

• D'unformulaire

pourlasaisie des fichesbibliographiques :le FormulaireTableouvrages,

composé d'un formulaire principal dépendant de la Table ouvrages et de plusieurs sous-formulaires.

• _{Deformulairesouvertsà}

partir de boutons de commande du formulaire Table-ouvrages.

• _De

plusieursmacrospermettantlepassage entrelesdifférents formulaires

Le contenu de la base une fois _{connu, j'ai ensuite procédé à l'exploration complète de ces}

différents éléments et de leurs _{propriétés. Il s'agissait pour moi d'une double démarche :}

comprendre le fonctionnement du logiciel engénéral, tout simplement, mais aussi comprendre lefonctionnement decettebase-làetles choixoudes décisions_{prisesparMme LeCardiec.}

J'ai alors construit deux tableauxsous_{Excel,unpourles tablesetunautrepourle formulaire, où}

j'ai noté les différents paramètres des propriétés de chaque table (voirAnnexes p 34. à 36).Ces documents ont été d'utiles outils de travail : ilsm'ont permis de garder toujours_{une trace} écrite

de l'état de _{départetdesmodificationsquej'ai proposées etréalisées pourcertaines d'entreelles.}

En_{parallèle, j'ai cherché àcomprendre dans le détailce querecouvraienttoutescespriorités :}

• _Format

•

Masquede saisie

• Null interdit

Les _{rubriques de ces tableaux n'ont pas été choisies auhasard mais ont toutes àvoir avec une}

possibilité d'Access d'assisteretde contrôler la saisie, undes objectifsmajeurs avancésparMme

LeCardiec.

J'ai notamment cherché à _{comprendre les spécificités du format d'affichage et du masque de}

saisie et à _{comprendre ce qui détermine le choix de l'un ou de l'autre. Je me suis également} intéressée aux effets des différentes combinaisons entre les _{propriétés Nul! interdit et Chaîne} vide autorisée.

Enfin, comme les propriétés des champs des tables se retrouvent au niveau des contrôles

correspondant dans les formulaires, j'ai cherché à voir quelles étaient les interactionsentretables

etformulaires : quelles propriétés des champs_{sont "transmises" auxcontrôles ?lesquellessontà} préciser dans les deux éléments ? Autre questionimportante : comment secomporteuncontrôle

auquelon aattribué dans la table correspondante la propriété "Null interdit" ?

Il m'a aussi fallu me _{pencher longuement sur la construction et le fonctionnement des}

formulaires et du_{FormuIaireTableouvragescar lesnotions de sous-formulaire, de fonnulaires} attachés ou encore de boutons de commande m'étaient inconnues. _{Or, pour mener un "examen}

critique du formulaire de saisie des notices " et "proposer des solutions pour sonamélioration",

cette_{étapes'imposait.}

Après avoirdressécetétatdes lieuxetapprofondi mesconnaissances concernantlestablesetles formulaires, j'aipu passeràl'examen des données des tablesetdu formulaire.

B. _{Analysedes différents éléments, propositions de modification :etréalisations}

1. Structurede la base :

Pour

_simplifier

_la

_gestion

_des

_{descripteurs,}

_répartis

_trois

_tables

Table _{descripteurs géographiques, Table descripteurs et Table candidats descripteurs, il a été}

convenuavec Mme Le Cardiec de réunir les_{descripteurs deRébéca et les candidats descripteurs}

en uneseule table.

La distinction est maintenue entre les _{deux groupes avec la création d'un nouveau champ} indiquantletypedu descripteur.

Aucours de la_{saisie, nous avons remarqué qu'onne peutpas toujours remplirtotalement}

unefiche. Nous étions_{parfois obligés de laisserun contrôle vide, soitparce que les informations}

nous _{y obligent. Dans le cas d'un ouvrage officiel comme une publication de la Direction des}

Journaux _Officiels, aucun auteur n'est mentionné. D'autres ouvrages ne sont décrits par aucun

descripteursgéographique.

Ce n'est pas pour autant qu'il ne fautpas gardertrace de cette "absence" d'auteur ou de

descripteur géographique. Sion n'entre rien, il faut s'attendre àrencontrer un problèmede taille lorsde la construction de_{requêtes, commecelaaétémon cas...}

Je mesuis _{aperçue que le seul} fait_{d'afficher l'uneoul'autre} des_{tables Table Auteurs ou} Table-descripteurs géographiques limite les résultats auxouvrages qui leur sont effectivement liés, en l'occurrenceaux_{ouvrages pourlesquelson aindiquéunauteurprincipaletceuxpourlesquelson} a saisi un_{descripteur géographique. Tous les ouvrages,nombreux, qui neprésententpasd'auteur}

et/ou_{qui n'ontpas dedescripteurgéographiquenesontpas prisencompte.}

C'est _{pourquoi j'ai précisé pour ces ouvrages la mention "non saisi" : il s'agit, dans les} Tablejonctionouvragesauteurs et TableJonctionouvragesdescripteurs géographiques,

d'insérer les numéros de ces _{ouvrages et de les associeraunuméro correspondant à l'expression}

"nonsaisi". Ilssontalors inclus _{parmi lesouvragesinterrogés.}

2. Pourunesaisiela_{plus assistée possible :}

Masquesdesaisie :

Dans _{l'optique d'une saisie la plus contrôlée possible, MmeLe Cardiec avaitconstruit un} masque de saisie pour de nombreux champs etcontrôles :titre et sous-titre de l'ouvrage, libellé des _{descripteurs, des candidats descripteurs, des descripteurs géographiques, prénom des} auteurs...

C'était _{le même pour toutes ces données : >?<??????????????...Le but était d'obtenir que la} première lettre du premiermotsoit bienunemajuscule.

Ce _{masquede saisie permettait bien untel contrôle mais posaitbien des problèmes. Ilinterdisait} par exemple toute majuscule après l'initiale et tout tiret, ce qui est assez gênant dans le cas

d'acronymes (RDA, RFA)ou demotscomposés(Jean-Pierre).

Après de nombreux essais, nous avons donc dû nous rendre à l'évidence etavons supprimé les masquesde saisie detous ceschamps.

Cependant, il merestaitl'espoir de pouvoircontrôlerlasaisiedecombinaisonde chiffres comme l'ISSNetl'ISBN.

L'ISSN, numéro d'identification internationale des publications en série, est un code dont la

structure nechange jamais. J'ai donc_{pu composer un masque de saisie.}

L'ISBN, numéro d'identification international attribué à chaque ouvrage publié, semblait, lui aussi_{prévisible, du moins enpartie.}

D'après les informations que j'ai trouvées sur le site de l'agence internationale de l'ISBN

(http://www.isbn-international.org/html/userman.htm), il est toujours composé de 13 chiffres répartis en 4 groupes séparés par des tirets ou des espaces (nous avons opté pour les tirets par souci de _{clarté). Lacomposition des groupes de chiffres n'estpas fixe, àpart pourle premier et} le dernier.

Les seuls éléments "contrôlables" semblaient doncconcerner :

• _{le nombre total de caractères}

• _la

composition du premier groupe : unchiffre de 0 à 9 suivi d'un tiret

• la _{composition du dernier}

groupe : untiretsuivi d'un chiffre de 0 à 9 ou de la lettre Xpour

signifier 10.

Aucours de lasaisie, _{nous avons découvert que la composition du premier groupe n'étaitpas non} plus fixe. Tout ce qu'on peut imposer à la personne qui saisit les fiches est le nombre total de

caractères _{et, dans une certaine mesure, la nature du dernier chiffre ( A pour lettre ou chiffre}

obligatoire). Lemasquede saisie perd dansce cas presquetoutsonintérêt.

Face aux_{possibilités sommetoutelimitées du masquede saisie, il faut semble-t-il serésigner. On} ne _{peutpastotalement contrôler la saisie.}

Restentdeuxsolutions :

• réduire _auminimum _{la part}

des contrôles à remplir directementpar l'utilisation de zones de liste modifiables.

•

guider lapersonne àl'aide d'info-bulles etde labarre d'état donnant des d'indications sur les

règles de saisie àrespecter.

'Nous avons eu _{largement recours à ces deux moyens pour baliser au mieux et au maximum la}

saisie des notices _{bibliographiques.}

Ordre des contrôles :

Pour rendre la saisie _{plus facile et plus claire, j'ai tenté de réorganiser le formulaire et de} regroupercertains contrôles dont les informations mesemblaient être étroitementliées.

Pourtant, au cours de la saisie,_{j'ai remarqué qu'il n'était} pas possible de remplir les contrôles en

Je savais _{qu'il fallait d'abord remplir les contrôles dépendant de la Table-Ouvrages et ensuite,}

seulement, ceux des sous-formulaires. C'est tout à fait normal : on ne peut remplir un

sous-formulaire, etdonc lechamp fils, si l'on n'apas aupréalablerempli le formulaire principaletdonc

crée une occurrence du _{champ père. L'utilisateur doit s'attendre à ce que s'affiche un message} d'erreur s'iltente decommencer_{par unsous-formulaire.}

Ce _{qui m'a surpris, en revanche, c'est que même au sein des contrôles dépendant de la}

TableOuvrages, il faut suivre uncertain ordre de saisie. J'ai pensé que celavenait enpartie du fait _{que la plupart des champs correspondants ont pour propriété Null interdit car les rares} contrôles _{qui avaientpourpropriété "Null interdit : non" pouvaient être remplis indépendamment} decetordre.. J'ai biententé de_{changer l'ordre de tabulation dans le formulaire etmême l'ordre des}

champs dans la Table Ouvrages, mais cela n'a servi à rien.

Dans un _{premiertemps, j'ai proposé à Mme Le Cardiec de supprimer la propriété "Null} interdit: oui" pour tous les contrôles et donc de permettre la saisie dans un ordre quelconque. Comme elle tenait à ce les assistants n'oublient aucune _{information, j'ai proposé de ne rien} changer mais de numéroter les contrôles pour obliger les assistants à remplir le formulaire dans l'ordre _{requis et leur éviter la rencontre des messages systèmes plutôt sibyllins d'Access(voir} Annexes_p.40).

Par la_{suite,j'ai remarquéqueseule la circulation dans le formulaireau moyende la touche}

Tabulation_{oblige à suivre cetordre. A la souris, onpeutremplir les contrôles dansn'importequel} ordre _{et, qui plus est, laisser vide uncontrôle si on ne clique dessus. En effet, la propriété "Null} interdit : oui" nevaut_{qu'une fois le contrôle activé.}

En _{définitive, j'ai rétabli, à quelques détails près, l'ordre de départ et ai effacé la numérotation} des _{contrôles, devenue inutilepuisque les assistants de documentationse servent uniquement de} la souris.

Jene_{pense pas quela saisie puisse être réellement contrôléeparAccess.}

L'emploideszones de liste modifiables limite les risques d'erreur mais ni le masquedesaisie, ni la_{propriété "Null interdit: oui" n'empêcheunemauvaise saisieou unoubli.}

La seule solution consiste à bien _{expliquer aux opérateurs les contraintes de la saisie et à les} encourager àrester vigilants au cours de la saisieet àprocéderàune sérieusevérification de la ficheàla fin. Cela_{reste, semble-t-il,l'uniquemoyende saisir les donnéescorrectement.}

3. Pourunemeilleure_{gestion de la base :}

Au début de mon _{stage, il était prévu de saisir une centaine de fiches seulement, qui}

Comme c'est le_{jeune auxiliaire qui a finalement fait ce travail, assez rapidement, qui plus est,} Mme Le Cardiec a décidé de lui faire _{remplir d'autres fiches, même si elle ne las avait pas} revues.

Afin de_{distinguerles deuxgroupes de fichesetpermettre de dresserparrequête lalistedecelles}

restant à _{réviser, j'ai crée un nouveau champ de type oui/non dans la Table Ouvrages : Fiche}

revue_parCLC.

• _{Pourmieux contrôler l'entrée de nouveauxauteurs ou}

descripteurs, j'ai proposé la création de deux _{champs dans les tables correspondantes : Opérateur et Date de saisie. Ils}

permettraient ainsi de savoir qui parmi les différents opérateurs aentrételterme etàquelle date,avecpourvaleurpardéfaut la date d'entrée duterme : «() » .

IVCréation d'un élémentnouveau :la

_{requête multicritères}

A. _{Systèmede recherche: du formulaireàl'étatenpassantparlarequête}

1.Modalités _{d'interrogation}

Avant même de me lancer dans cette _{aventure,j'ai fait une dernièremise aupointavec Mme le} Cardiec _{pour bien se mettre d'accord sur les modalités d'interrogation et les informations à} afficherenrésultat.

Nous avons convenude limiter les_{interrogations auxcritères suivants:}

-Langue : possibilitéderechercherunecombinaison de deuxlangues

-Descripteurs : possibilité de rechercher jusqu'à trois descripteurs.

-Descripteur géographique : Titre : Auteur -Typed'ouvrage.

En_{résultat,nous avons convenud'afficher les informations suivantes} :

- Titreetsous-titre

- Cote

etde_{rappeler, si possible, les critères de recherche saisis.}

2. Interactionsentre formulairede_{recherche, requêteetétat}

Avec la construction de cette _{requête multicritères, je suis entrée à ce moment de mon}

stagedans l'inconnu total. La tâcheneressemblait à rien dece que nousavionsétudiéencours. Deux_{grandes questionsseposaient:}

• _{Comment se fait le lien entre les différents éléments en}

jeu : requête, formulaire de

rechercheetétatouformulaire_{pourla présentation desrésultats ?}

• Comment _{construire une}

requête capable de répondre à toutes les combinaisons d'interrogation proposéesparle formulaire de recherche ?

Les ouvrages quej'aipuconsultersurle sujetcommeLe GrandLivre Access ouAccess97pour

les Nuls ou les forums _{Internet que j'ai pu fréquenter (Forum Access du site Self-access,} www.self-access._{comjne m'ont apporté de réponsesatisfaisante.}

Par_bonheur, avec l'aide M. _{Serge Roumy,} informaticienauCentre de TraductionetdeMme Le Cardiec,j'aipudonneruneréponseàces interrogations surcertains points et, àdéfaut,proposer

Au_{début, les interactionsentre lestrois éléments,}nem'apparaissaientpastrèsclairement.

Comment, à partir d'un formulaire, déclencher une requête qui prenne pour critères tous les critères _{indiqués dans ce même formulaire, quels qu'ils soient, que tous soient précisés par les} utilisateurs ou non ? Et _{ensuite, comment déclencher la création d'un état à partir de cette} requête,,quellesqu'ensoient les réponses?

Grâce à M. _{Roumy, j'ai compris le principe du passage du formulaire à la requête. Il faut} construireunformulaire _{indépendantetbiendonnerunnomà chaque contrôle. Cesontces noms} quivontêtre indiqués, entre crochets, comme pour une requête paramétrée, dans la ligne critère dela_requête.

Lorsqu'elleseradéclenchée, elle ira chercherautomatiquementlecontenude chaquecontrôle. Mais il faut aussi_{prévoir le cas oùl'utilisateur laisse vide certains critères eninterrogeant alors}

toutesles occurrencesde l'entitéconcernéeenindiquant le signe _{dans la requête.}

Voilà_{pourle principe..Passonsmaintenant à la pratique !}

Formulaire Recherchepourlinguistes :

Il se_{présente ainsi :}

• Ordre de saisie_{des contrôles:}

Lesdifférents_{typesde contrôlespeuventêtre remplis dans n'importe quel ordre. Seule la saisie à} l'intérieur du _{groupe des descripteurs etdes langues est guidée : d'abord par une zone de texte} recommandant de«_{Remplir les champs dans l'ordre ! », puis imposée par macro pour plus de} sûreté. Il _{s'agissait pour moi de préparer la requête et de limiter les différents schémas de} recherche.

Macro validation _{descripteur : elle oblige à remplir dans l'ordre RDescripteurl,}

R_Descripteur2 etR_Descripteur3.

Si on_{remplit R_Descripteur2 sans avoir aupréalable rempli R Descripteurl,uneboitemessage} indique à l'utilisateur la bonne marcheàsuivreetla validation du contrôleestannulée.

Même chose _{lorsqu'onremplitR_Descripteur3 sansavoir rempli d'abord R_Descripteur2.}

- Macrovalidation

langue : sur lemême principe, elle empêche de remplir R_Langue2 sans avoiraupréalable rempli R Langue 1.

B. _Requête(s)

Une fois le formulaire de recherche _{construit, je me suis attelée à la construction de la requête} elle-même.

La_{question de laréférence au contenudes contrôles étantréglée, il me fallaittrouverle moyen} de _{prévoirles différentes possibilités derecherche selon que l'utilisateur arempli le contrôle ou}

non. En observant les différentes macros réalisées _{par Mme Le Cardiec, j'ai découvert qu'elle}

utilisait _{l'expression "Comme Vrai Faux" pour en spécifier les conditions et l'ai utilisée de la}

mêmemanière dans la_requête.

Restait encore la difficulté de _{l'interrogation à deux ou même trois reprises d'un même champ} comme c'estle cas _{pourle critère de la langue et des descripteurs. Larésolutionde ceproblème}

était aucentre de mon travail sur la _{requête et à donc occupé le plus clair du temps quej'y ai}

passé.

J'ai donc cherché dans _{plusieurs directions et ai testé chaque solution d'abord en saisissant les} critères directement dans la_{requêteenpassantensuiteparleformulaire.}

1.1eressai : travail avec_{l'opérationCompte}

1.demander les numéros _{d'ouvrages répondant au}

_1er

_2eme

résultats,un ouvragequicorrespondraauxdeux,apparaîtradonc deux fois.

2.sélectionner _{parmi ces résultats les ouvrages dont le numéro revient 2 fois, grâce à}

l'opération Compte. Onobtiendradoncuneseuleoccurrencede l'ouvrage.

Essai sanspasser parle formulaire Recherche_pour

linguistes-Requête 1 :

Tables_{obligatoiresàafficher : Tablejonction ouvrages langues etTablelangues}

Table _{Tablejonction ouvrages langues} Table _langues

Champ Numéro ouvrage Libellé_langue

Afficher oui non

Critère AllemandOU_Anglais

Requête 2 :

Tables _{obligatoires àafficher: Table ouvrages etRequête 1}

Table Table_ouvrages

Champ Numéro_ouvrage

Afficher oui

Opération Compte

Critère >1

Cette méthode donnant des résultats satisfaisants,j'ai tenté de construire les mêmes requêtes en

passant cettefois parleformulaire Recherchepourlinguistes.

Il _{s'agit alors de prévoir tous les cas possibles dans la Requête 1( 1 seule langue, 2 langues,}

aucune_{langue)etdans la Requête 2 (respectivement :Compte=l, Compte >1,}

*).

Requête déclenchée à partir duformulaireRecherche_{pourlinguistes ::}

Table _{Tablejonction} ouvrages langues Tablelangues

Champ Numéro_ouvrage Libellé_langue

Afficher oui non

Critère CommeVraiFaux([RLanguel] EstNull ; ;VraiFaux

([R_Langue2] EstNull; [R Languel];[R Languel] OU

[R_Langue2] ))

Requête 1

Requête 2:

Tables _{obligatoiresàafficher: Table ouvragesetRequête 1}

Table _{Table_ouvrages}

Champ Numéro ouvrage

Afficher oui

Opération Compte

Critère CommeVraiFaux_{([RJLanguel] EstNull; ;VraiFaux ([R_Langue2] EstNull}

Celadevrait marcheren théorie mais dans la_{pratique, après de nombreux essais, cetteméthode}

s'estrévélée inutilisable.

J'ai d'abord _{pensé que le problème se situait au niveau de la combinaison de deux expressions} VraiFaux maisil semble_{plutôtque le blocageprovienne de l'opérateur OUlorsqu'ilestemployé} pourlier lecontenudes contrôles du formulaireetnondirectement le libellé des langues.

2. 2emeessai: travailavec une_{RequêteAnalyse croisée}

Il _{s'agit d'unepropositionde Mme Le Cardiecvisantà obtenirtous les ouvrages enallemandET}

enanglais.

Ellese _{décomposeentrois étapes :} Etape 1 :

Création d'une _{requête sélection basée sur Table Ouvrages, Tables Langues et} Tables_{Jonction_ouvrages_langues. Sontaffichés les champs :Numérod'ouvrage, Cote, Numéro} de_{langueetlibellé langue} .

Etape2 :

Création d'une_{requêteAnalyse croiséebasée} surla requêteprécédente

Etape3 :

Création d'une nouvelle_{requête Sélection basée surla requête Analysecroisée. Sont affichés les}

champs : Cote, allemand et anglais avec pour critère EstComme pour chacune

des deux

langues.

Par cette méthode on obtient bien le résultat demandé en affichant directement dans la 3eme

Le_{problèmesepose, commedans la solution précédente,lorsqu'onveutlancer la requêteàpartir} du formulaire Recherche _{pour linguistes. A l'étape 3, lors de l'affichage de la requête analyse}

croisée dans la_{requête sélection, il faudraitpouvoir limiterles langues àcelles sélectionnées par} l'utilisateur dans le formulaire. Jene sais_{pas s'il estpossible de contrôlerl'affichage des champs}

àce_{niveau;maisentoutcas,les connaissancesdont je disposenem'ontpaspermis de le} faire.

3. 3emeessai : _{parRequêtes Sélection successives}

Critères_{LangueetDescripteur :}

Le_{principeconsiste ici,par une}

_lere

_1er

critère, puis, par une

2eme

répondent égalementau

2eme

Le formulaire Recherche_{pourlinguistesproposantunerecherchesur2langues et3 descripteurs,}

cetteméthode demande laconstruction de5_{requêtes successives.}

Autres critères :

Comme ils ne nécessitent _{qu'une seule requête, leur interrogation se fait dans la} dernière des ₅ requêtes.

Détail des_{requêtes :}

Requête 1 : recherche des numérosd'ouvragequiontpourdescripteurR Descripteurl Tables_{obligatoiresàafficher: TableJonction ouvrages descripteursetTabledescripteurs}

Table Table_{jonctionouvragesdescripteurs Tabledescripteurs}

Champ Numéro ouvrage Libellé_descripteur

Afficher oui non

Critère Comme_{VraiFaux([Formulaires]![Recherchepour}

linguistes]![R_Descripteurl]EstNull ;

[Formulaires]![Recherchepourlinguistes]![R_Descripteurl])

Requête 2 : recherche, parmi les résultats de la requête 1, des _ouvrages qui _ont aussi _pour

descripteur R_Descripteur2

Tables/requêtesobligatoires à afficher : Table

jonctionouvragesdescripteurs,