GUIDE POUR LES MSU
Tuteurs :
Bureau Virtuel du DES Médecine Générale
I-médias
Service commun informatique et multimédia Université de Poitiers
7, rue Shirin Ebadi 86022 Poitiers cedex imedias.univ-poitiers.fr Cellule TICE Dagmara Brodniewicz bv@support.univ-poitiers.fr version du 30/09/2016
1.
Le Cursus de Médecine Générale sur le Bureau virtuel... 3
1.1. Connexion au bureau virtuel : ... 3
1.1.1. Choix du mode d’authentification (invité ou universitaire) ... 3
1.1.2. Récupérer un mot de passe perdu sur le bureau virtuel : compte invité ... 4
1.1.3. Récupérer un mot de passe perdu : compte universitaire ... 5
1.1.4. Remplir son profil : compte invité ... 5
1.2. Organisation de votre bureau virtuel ... 7
1.2.1. Votre espace (zone) de travail personnel(le) ... 7
2.
Le tuteur et la communauté Medphar MG Informations générales ... 8
2.1. Saisir la feuille de présence aux enseignements théoriques et aux GEAPIT ... 9
3.
Le tuteur et les communautés Medphar MG promotion 2013, 2014, 2015 ou 2016 .... 12
3.1. Consulter les traces du dossier d’apprentissage de l’interne... 13
3.1.1. Le rôle et la signification des couleurs dans les matrices... 15
3.2. Déposer une rétroaction (un feedback) sur une trace ... 16
3.3. Evaluer la trace de l’interne et valider la cellule ... 17
3.4. Le tuteur et la consultation des traces, grilles, autoévaluations et évaluations des stages de l’interne ... 19
4.
Vos interlocuteurs ... 20
4.1. Support technique ... 20
1. Le Cursus de Médecine Générale sur le Bureau virtuel
La méthode pédagogique adoptée par le Département de Médecine Générale (DMG) de Poitiers est fondée sur l’autoformation et l’autoévaluation. L’interne de médecine générale est donc, avec le concours de ses maîtres de stage (MdS), de ses enseignants et de son tuteur, le responsable de sa formation.
La matérialisation de cette pédagogie se fait au travers de portfolios numériques, dossier d’apprentissage (DDA), évaluations de stage, hébergés sur le bureau virtuel de l’Université de Poitiers que l’interne va pouvoir documenter et partager avec son tuteur et ses MdS, les MdS et le tuteur évaluer, le tuteur valider, dans la communauté Medphar MG Promotion 2014, 2015 ou 2016.
1.1.
Connexion au bureau virtuel :
Allez sur le portail de bureau virtuel (BV) de l’Université de Poitiers :
https://bv.univ-poitiers.fr/portal
1.1.1. Choix du mode d’authentification (invité ou universitaire)
• Utilisateur invité :
Vous n’avez pas d’adresse email type prénom.nom@univ-poitiers.fr.
Vous devez donc vous connecter avec votre email personnel (@yahoo.fr, @gmail.com, @live.fr, etc.) que vous aurez communiqué au DMG pour l’inscription sur le BV et le mot de passe que vous avez reçu sur cette adresse email lors de votre inscription.
Allez à https://bv.univ-poitiers.fr/portal
Connectez-vous avec vos identifiants (adresse mail et mot de passe) el cliquant sur le bouton
Invités (e-mail) en haut à droite.
1.1.2. Récupérer un mot de passe perdu sur le bureau virtuel : compte invité
Allez à :https://bv.univ-poitiers.fr/portal
Choisissez Compte invité : mot de passe oublié dans le menu vertical de gauche :
Sur la page suivante, saisissez votre email personnel que vous utilisez d’habitude pour vous authentifier sur le bureau virtuel et cliquez sur Envoyer le nouveau mot de passe.
Rendez-vous dans votre messagerie mail personnelle pour récupérer le lien qui vous permettra de réinitialiser votre mot de passe.
1.1.3. Récupérer un mot de passe perdu : compte universitaire
Si vous possédez un compte SEL de l’Université de Poitiers, vus pouvez contacter le service Assistance pour réinitialiser votre mot de passe : assistance@univ-poitiers.fr ou 05 49 45 49 99.
1.1.4. Remplir son profil : compte invité
Lors que vous avez un compte invité sur le bureau virtuel, il vous est demandé de saisir votre nom et votre prénom dans votre profil. Cette manipulation facile permet à votre tuteuré de vous retrouver plus facilement que par votre adresse mail.
Pour mettre à jour votre prénom et votre nom :
- Allez sur le bureau virtuel : https://bv.univ-poitiers.fr/portal
- Connectez-vous avec vos identifiants (adresse mail et mot de passe) en cliquant sur le bouton Invité
(e-mail) en haut à droite :
- Allez sur l’onglet Zone de travail ou Mon espace de travail dans le menu horizontal en haut :
- Cliquez sur Modifier les détails :
- Saisissez votre mot de passe actuel dans le champ Enter Current Password que vous utilisez pour vous connecter sur le bureau virtuel
(- vous pouvez changer votre mot de passe de connexion au bureau virtuel également sur cette page en mettant votre nouveau mot de passe dans les deux champs suivants : Créer Nouveau Mot de passe et
Confirmer le Nouveau Mot de passe ; NB : cette manipulation de changement de mot de passe ne vous
est pas obligatoire pour ajouter votre nom et prénom.)
- Cliquez sur Mettre à jour les détails : votre nom et prénom sont enregistrés :
1.2.
Organisation de votre bureau virtuel
1.2.1. Votre espace (zone) de travail personnel(le)
Une fois connecté au bureau virtuel, votre page d’accueil est une zone personnelle de travail (surligné en gras dans le menu horizontal) :
Le bureau virtuel met à votre disposition une zone de travail strictement personnelle où vous pouvez déposer vos documents auxquels l’accès se limite à votre personne (jusqu’à 1Go).
Dans cette espace vous pouvez :
- Changer de langues de votre interface :
Allez dans Mes préférences onglet Langues : choisissez une langue et Mettez à jour les préférences
- Changer d’ordre d’affichage des communautés :
Allez dans Mes préférences onglet Personnaliser les onglets et ordonnez vos communautés en
surlignant le nom et les déplaçant avec les flèches en haut et en bas :
- Changer votre mon et votre prénom (cf. point 1.1.4. du tutoriel présent) - Changer votre mot de passe (cf. point 1.1.4.)
2. Le tuteur et la communauté Medphar MG Informations
générales
Les tuteurs bénéficient, en plus de leurs zones personnelles sur le bureau virtuel, de l'accès aux communautés suivantes qui se fait par le menu horizontal haut :
• Medphar MG Informations générales :
o Communauté commune à toutes les promotions de médecine générale, au DMG et aux MSU/MSH.
o Consultation des documents officiels du DMG et du Staff (lois, programme, calendrier perpétuel, enseignements théoriques, pratiques, tutorat, etc.) ; allez dans l’onglet
Ressources du menu vertical gauche afin d’accéder à toute la documentation, puis
Medphar MG Informations générales Ressources / Ressources publiques du DES Médecine Générale / 7 Tutorat
o Saisie et impression de feuille de présence des internes aux enseignements o Saisie de la fiche contact du MSU dans l’annuaire des MSU du bureau virtuel. • Medphar MG promotion 2014, 2015 ou 2016:
o Consultation, postage de rétroactions/feedback, évaluation, et validation des traces d’apprentissage de vos tuteurés
o Consultation de leurs Evaluations de stage.
2.1.
Saisir la feuille de présence aux enseignements théoriques
et aux GEAPIT
Afin de certifier la présence des étudiants dans les enseignements théoriques, les maîtres de stage enseignants sont tenus de remplir une feuille de présence en ligne qui, après validation, est envoyée automatiquement en copie à la scolarité.
Allez dans la communauté Medphar MG Informations générales dans le menu latéral en haut de la page.
Afin d’éditer une feuille de présence pour l’une de ces promotions, allez dans l’onglet Feuilles de
présence :
Sur la page suivante :
1. choisissez pour quel enseignement vous saisissez votre feuille de présence ;
a. s’il s’agit d’Enseignement théorique choisissez Enseignement théorique (GEAPI,
Séminaire) et la Promotion dans laquelle vous avez fait votre enseignement puis
b. s’il s’agit de GEAPIT, choisissez GEAPIT et cliquez sur Accéder à la feuille de présence. Pas besoin de choisir la Promotion pour les GEAPIT
Sur la page suivante :
1. surlignez l’enseignement dans la liste des enseignements disponibles pour lequel vous éditez la
feuille de présence et cliquez sur Afficher la feuille de présence :
Une feuille de présence avec la liste des étudiants inscrits dans cet enseignement s’affiche :
Deux modalités d'édition de feuille de présence sont possibles :
- Avec connexion Internet : Si vous avez une connexion Internet lors de votre cours, vous pouvez
saisir la feuille pendant le cours et l’envoyer à la scolarité avec le bouton Valider.
- Sans connexion Internet : Si vous n'avez pas de connexion pendant le cours, vous avez la possibilité
de pré-imprimer la feuille de présence (avec le bouton Pré-imprimer la feuille) et la ressaisir ultérieurement sur le même outil afin de la renvoyer à la scolarité de Médecine Générale (avec le bouton Valider).
Saisissez :
2. les autres intervenants si nécessaire (saisir nom et prénom)
Dans le tableau de la feuille de présence, saisissez pour chaque utilisateur :
3. cochez la case Présence sur la ligne de chaque étudiant présent (vous pouvez cocher toutes les cases
Présence grâce à la case à cocher à côté de l’en-tête de la colonne Présence)
4. cochez la case Situation clinique écrite si l’interne a apporté sa grille avec la situation de soin en rapport avec le thème du jour pour les enseignements qui le nécessitent.
Si d’autres internes ne faisant pas partie de la liste étaient présents à l’enseignement, saisissez leur nom à partir des menus déroulant de la 2nde partie du tableau nommée - - Autre(s) interne(s) invité(es)
parmi les X membres des autres groupes - -
5. Envoyez la feuille remplie à la scolarité avec le bouton Valider en bas de la page (si vous avez la connexion à Internet). La feuille est automatiquement envoyée par mail à la scolarité de Médecine Générale.
6. Si vous n‘avez pas de connexion lors de votre cours, saisissez la feuille de présence de la même manière mais pré-imprimez-la en cliquant sur Pré-imprimer
Après votre cours, ressaisissez la même feuille de présence et Validez pour l'envoyer à la scolarité de Médecine Générale (envoi d’un mail automatique de validation à la scolarité).
3. Le tuteur et les communautés Medphar MG promotion
2014, 2015 ou 2016
Dans la communauté Medphar MG promotion 2014, 2015 et/ou 2016, vous pouvez :
- Consulter les traces d’apprentissage du DDA (dossier d’apprentissage) de votre tuteuré et émettre des rétroactions (feedback),
- Valider ses traces d’apprentissage obligatoires semestrielles et annuelles grâce à la matrice
Validations tuteur,
- Visualiser l’état d’avancement du remplissage des obligations du DDA, avec les traces dont les RSCA, les grilles d’écriture et d’analyse de situation de soin, le suivi du CURSUS de votre tuteuré, son carnet d’autoévaluation, ses évaluations de stage.
Dans l’onglet Dépôt des traces et attestations pour le DDA du menu vertical à gauche, vous trouverez un lien vers les matrices de saisie (tableaux) associées à chaque étudiant, dans lesquelles vous pourrez interagir avec votre tuteuré (feedbacks-rétroactions/validation du travail de l’interne d’une cellule).
La matrice DDA traces et attest 2016 est un espace de travail et d’échange entre vous et votre interne. Vous devez effectuer des rétroactions et des validations des traces et attestations déposées par l’interne sous la forme de commentaires et de fichiers joints (grilles d’écriture et d‘analyse de situation de soin, etc.).
3.1.
Consulter les traces du dossier d’apprentissage de
l’interne
Vous avez les droits d’évaluation et de rétroaction sur le dossier d’apprentissage. Vous serez averti par mail à chaque dépôt d’une nouvelle trace par l’étudiant.
Allez dans Medphar MG Promotion, l’onglet Dépôt des traces et attestations pour le DDA
Cliquez ensuite sur le lien DDA Traces et attest pour accéder aux traces de l’interne.
ATTENTION ! N’oubliez pas de choisir le tableau de l’étudiant concerné dans les menus déroulants
Select Group (groupe avec votre nom) et Select user sur la page suivante :
Dans le tableau :
• Les cellules bleues sont ouvertes à la saisie de l’étudiant • Les cellules rouges ne le sont pas encore
• Les cellules jaunes sont bloquées pour l’étudiant suite à sa demande de validation et ouvertes à la saisie du tuteur
Pour voir le travail d’un étudiant, cliquez sur la cellule désirée qui est remplie par une trace - l’icône .
Le contenu d’une cellule se présente ainsi :
Les documents de l'étudiant sont visibles dans la partie Items sur la page. Cliquez sur le lien (ici : RSCA TC1) pour consulter les données de la cellule qui se présentent comme suit :
3.1.1. Le rôle et la signification des couleurs dans les matrices
Les couleurs des cellules permettent de gérer le flux de travail entre les différents acteurs : internes, tuteurs, maitres de stage, scolarité, etc.
Signification des couleurs de matrices : • couleur bleue (statut "prêt")
o pour l'interne :
▪ peut ajouter/modifier/supprimer une trace,
▪ peut ajouter/modifier/supprimer une une réflexion ▪ peut demander une rétroaction (feedback)
▪ peut demander une évaluation de la cellule o pour le tuteur :
▪ ne peut NI ajouter/modifier d'évaluation NI corriger le statut (il doit attendre que l'interne demande une évaluation de la cellule),
▪ peut ajouter/modifier/supprimer une rétroaction (feedback) sur les traces déposées
• couleur jaune (statut "en attente") : o pour l'interne :
▪ interdit de modifier/ajouter une trace ▪ peut demander une rétroaction (feedback) o pour le tuteur :
▪ peut ajouter/modifier une évaluation puis ensuite changer éventuellement le statut en 2 choix possibles :
• statut Returned couleur Rose (affiche "Set Status to "Returned" (Allows members to resubmit) )=> permettre à l'interne de corriger ses traces
• statut Complété couleur verte (affiche :"Vérouillé" (Termine le flux de travaux) Attention !!! Verrouillage définitif !!! => fermer toute saisie sur la cellule y compris ses propres évaluations
▪ peut ajouter/modifier/supprimer une rétroaction (feedback) sur les traces déposées
• couleur rose (statut "returned"):
o pour l'interne : comme pour le statut "prêt" (couleur bleue) ▪ peut ajouter/modifier/supprimer une trace,
▪ peut ajouter/modifier/supprimer une réflexion ▪ peut demander une rétroaction (feedback) ▪ peut demander une évaluation de la cellule o pour le tuteur :
▪ peut continuer à corriger ses évaluations et donc ensuite modifier le statut, ▪ peut ajouter/modifier/supprimer une rétroaction (feedback)
• couleur rouge (statut "locked")
o pour tous : aucun dépôt de trace, ou de création de feedback ou de réflexion ou d'évaluation n'est possible
3.2.
Déposer une rétroaction (un feedback) sur une trace
L’interne peut vous demander une rétroaction (un feedback, un avis) sur une trace. Vous recevrez alors un mail avec le lien vers la trace en question.
Une rétroaction n’est pas une notation de l’étudiant. Elle doit lui permettre d’améliorer ses traces dont ses RSCA.
Pour donner un feedback dans une cellule :
- Allez dans Medphar MG Promotion onglet Dépôt des traces et attestation pour le DDA
- Choisissez un des tableaux : Carnet d’autoévaluation ou DDA Traces et attest en fonction de l’endroit où vous voulez déposer votre feedback.
- Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez mettre un feedback
- Cliquez sur Add feedback au niveau du nom du formulaire déposé par l’étudiant.
La page de saisie de rétroaction s’affiche. Ajoutez des commentaires et/ou des fichiers corrigés, saisissez la date (obligatoire) à l’aide l’icône et Enregistrez Changements :
Votre rétroaction est marquée sur le tableau des traces avec une icône .
Vous pouvez à tout moment réviser votre rétroaction en allant dans la même cellule et en cliquant sur
3.3.
Evaluer la trace de l’interne et valider la cellule
L’étudiant, après avoir fini de travailler sur une cellule, peut vous demander une Evaluation du document déposé. Vous recevrez alors un mail avec le lien vers la trace en question à Evaluer.
Vous devez, dans la quinzaine de jours qui suit chaque fin de semestre valider les traces d'apprentissage correspondant au semestre échu.
Allez dans Medphar MG Promotion onglet Dépôt des traces et attestations pour le DDA, lien DDA
Traces et attest
Sur le tableau contenat les documents déposés par l’interne : • Les cellules jaunes sont ouvertes à la saisie du tuteur • Les cellules rouges sont bloquées
• Les cellules vertes représentent les semestres antérieurs que vous aurez déjà validés • Les cellules bleues sont toujours ouvertes à la saisie de l’étudiant
ATTENTION ! N’oubliez pas de choisir l’étudiant concerné dans le menu déroulant Select user sur la page qui s’affiche :
Chaque cellule jaune contient un formulaire d’évaluation que vous pouvez saisir.
Cliquez sur une des cellules jaunes à évaluer et Ajoutez une évaluation au niveau de la ligne
Evaluations :
Pensez à Enregistrer Changements lorsque toutes les cellules ont été sélectionnées.
Trois choix vous sont alors proposés sur la page suivante pour Valider la cellule contenant les traces :
• Régler le statut à Verrouillé : Verrouillage de la cellule : ni vous ni l’interne ne pourrez plus modifier la cellule. La cellule est validée et devient verte.
• Aucun changement au Statut : Vous pourrez revenir sur votre évaluation de traces dans la cellule concernée (elle reste jaune) et la modifier. La Cellule n’est pas encore validée. Pensez à la valider en fin de semestre ou d’année (cellule verte).
• Set Statut to « Returned » : Si vous cochez cette case, vous permettez à nouveau à votre étudiant de ressaisir sa trace (dans le cas par exemple où sa trace n’est pas assez correcte pour être validée). La cellule est rose.
Après avoir fait votre choix, cliquez sur Remettre puis Retour à la matrice.
Si vous choisissez de ne pas changer le statut (choix numéro 2), vous pouvez revenir à tout moment sur votre évaluation en choisissant la cellule concernée et puis le lien Réviser :
3.4.
Le tuteur et la consultation des traces, grilles,
autoévaluations et évaluations des stages de l’interne
Allez dans Medphar MG Promotion, l’onglet Le DDA (portfolios) dans le menu vertical gauche. Cette page vous permet seulement de consulter la présentation plus lisible des traces et Cursus.
L’IMG partage avec son tuteur les portfolios suivants :
- son dossier d’apprentissage (DDA) avec différentes traces et grilles
- son portfolio de stages avec les évaluations de stages faites par ses maîtres de stages
Choisissez l’onglet Portfolios partagés avec moi et cliquez sur le nom d’un des portfolios (DDA) pour l’afficher :
ATTENTION ! Si vous n’arrivez pas à visualiser les portfolios DDA ou celui des évaluations des stages de votre étudiant ou ceux-ci ne s’affichent pas dans la liste, contactez-le afin qu'il le partage avec vous et vous permette ainsi de le voir.
Exemple d’une présentation de portfolio de dossier d’apprentissage :
4. Vos interlocuteurs
4.1.
Support technique
Pour tout problème d’ordre technique, lié à la connexion ou à la manipulation du bureau virtuel vous pouvez contacter :
• le webmaster du bureau virtuel : bv@support.univ-poitiers.fr
4.2.
Service scolarité
Pour avoir des renseignements sur le cursus, les validations, les dates des sessions, etc. contactez la scolarité de médecine générale :
