L'agence de développement et d'urbanisme de Lille Métropole : audit fonctionnel du service documentaire

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L’agence de développement et d’urbanisme de Lille

Métropole : audit fonctionnel du service documentaire

Salima Matassem

To cite this version:

Salima Matassem. L’agence de développement et d’urbanisme de Lille Métropole : audit fonctionnel du service documentaire. Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01709438�

Salima

MATASSEM

MAITRISE

EN

sciences

de

l'information

de la

documentation

Rapport de

stage

stage

effectué

du 5

juin

au

28 juillet 2000

à

L'Agence de développement

et

d'urbanisme

de

Lille

_Métropole,

2,

place du

Concert

59043 Lille Cedex

sous

la

direction de

Monsieur

Jeanneret

_{Yves, responsable universitaire}

et

Madame

Delevallée

_{Armelle, responsable}

_{professionnel}

LILLE

3

Octobre

2000

UNIVERSITE CHARLES

DE

GAULLE

UFRIDIST

SOMMAIRE

Le cadre du stage et de la réflexion P.l. Présentation de l'Agence de

_{développement}

d'urbanisme de Lille Métropole P.3.

Méthodologie d'analyse

P.12.

PREMIERE PARTIE/ L'ETAT DES LIEUX. P.15.

• _Chapitre

Premier :L'Existant. P.16.

Introduction : lesmissions du service de documentation. P.16.

1. Lesdocuments misà_{disposition P. 16.}

1.1 Les_{productions internes P.16.}

1.2 Les _{acquisitions P.16.}

1.3 Les_{produits documentaires P. 17.}

2. _{L'organisation du service P. 17.}

2.1 _{Quelle logique de conservationetde mise àdisposition ? P. 17.} 2.2 _{L'organisation spatialeetla/ les logiques de classement P. 19.} 3. _{Les moyenshumainsettechniques P.23.} 3.1 Les personnesetleurs fonctions P.23.

3.2 Les tâcheseffectuées etleur_{répartition P.23.}

3.3 Les moyenstechniques utilisésparle service P.23.

• _{Chapitredeuxième}

:Les usagers du service de documentation de I'A.D.U. P.25. 1 _{Quisont lesusagersdu service documentaire ? P.25.} 1.1 Les usagers externes P.25.

1.2. Les usagers internes P.25.

2 _Quelles sontleurspratiques ? P.27.

2.1 Leursméthodes de travailet_{d'organisation P.27.} 2.2 Leursmodes decommunication P.29. 2.3 Leurs_{pratiques documentaires P.30.} 2.3.1 les circonstances d'une recherche documentaire P.30. 2.3.2 les sourcesd'informations etde documents P.32.

2.3.3 les sourcesidéales P.34.

3 _{Quelssontleurs besoins ? P.35.}

3.1 Les_{typesd'informations recherchéspar lesusagers internes P.35.}

> _{récapitulatif P.36.}

> les_{typesd'informations lesplus recherchés P.37.}

3.2 Lesdocuments utilisés_{parle personnel de l'Agence P.37.}

3.2.1 les _{typesde documents P.37.}

3.2.2 les formes _{privilégiéesparlepersonnel P.37.}

3.3 Ce_{qu'ils attendent d'un service de documentation P.37.} 3.4 Les usagersexternes : pratiques P.38. Conclusion de la_{première partie P.39.}

DEUXIEME PARTIE : LE DIAGNOSTIC DU SERVICE DE

DOCUMENTATION. PAO.

•

Chapitre premier: Le service dedocumentation confrontéà sesusagers P.41

1. Les_{inadéquationsentrel'information disponibleetl'information}

utileetutilisée P.41.

2. Les_{inadéquationsentrelestypesde documents disponiblesetceuxutilisésparles}

usagers P.41.

3. Les_{inadéquationsentreles pratiques et attentesdesusagers etlaréalité du}

service P.42.

•

Chapitre deuxième: Lesdysfonctionnements relevésausein du service P.44.

1. Une _{organisation irrationnelle P.44.}

2. Une _{implication despersonnesqui poseproblème P.45.}

3. Une mauvaisemise à_{disposition P.46.}

3.1 Un accès_{trop limitéauxproductions internes P.46.} 3.2 Un accèslimitéauxboîtes _{thématiques P.46.}

3.3 Une mauvaisemise à_{dispositionpar unmauvais classement P.46.} 3.4 Lesdocumentations_personnellesnonpartagées P.46. 4. Une mauvaisecirculation de l'information P.46.

4.1 Eninterne P.46.

4.2 Versl'extérieur P.47.

5. _{Les manquesévidents P.47.}

5.1 Les manquesduservice documentaire P.47.

5.1.1 les moyenshumains P.47.

5.1.2 les moyenstechniques P.47.

5.1.3 _{l'aménagement spatialetmatériel P.48.}

5.1.4 lesservices P.48.

5.2_{Les manquesde l'Agence P.48.}

6. Les_{points forts du service documentaire P.49.}

6.1 Un service_{indispensable P.49.} 6.2 Unservice convivial P.49. 6.3 Unservice ouvertsurl'extérieur P.49.

Conclusion de la seconde_{partie P.50.}

TROISIEME PARTIE : VERS UNE EVOLUTIONDU SERVICE DE

DOCUMENTATION.

• _{Chapitre premier}

:Une organisation plus rationnelle

1. _{Réorganiser le fonds documentaire} 1.1 Un _{désherbage régulier}

1.2 Une_{séparation des différents documents} 1.2.1 partypede documents

1.2.2 documentation/ communication/documents internes

1.3 Revoir la miseà_disposition

1.3.1 pourl'interne

1.3.2 pourl'externe

2. _{Réorganiser l'espace}

2.1 Un espace= untypededocuments

2.2 Un espace pourla communication

P.51. P.52. P.52. P.52. P.53. P.53. P.53. P.54. P.54. P.54. P. 55. P.55. P.56.

3. _{Les moyens àmettreen œuvre P. 57.}

3.1 Accorderune_{plus grande surface P. 57.}

3.2_{Aménagerles locaux P.57.}

•

Chapitre deuxième :Des méthodes detravail adaptées P.58.

1. Améliorer l'existant P.58.

1.1 Améliorer le fondsdocumentaire P.58. 1.1.1 _{équilibrerle fonds des périodiques P.58.} 1.1.2combler les_{manques enmatière d'information P.58.}

1.2 Valoriserles_{productions internes P.59.}

1.3 Faciliter la recherche interne P.60.

1.3.1 unoutil derechercheautonome P.60. 1.3.2 l'indexation des articles P.60.

2. Denouveaux_{partenariats P.61.}

2.1 _{Quelspartenariats potentiels ? P.61.}

2.2 _{Quellecomplémentarité ? P.61.}

2.3 _{Pourquoi s'engager dans unepolitique de complémentaritéetde}

partenariat ? P.62.

3. _{Communiquer l'information P.62.}

3.1 Diffuser l'information P.62.

3.1.1 informersurles nouveautés P.62.

3.1.2 informersurles autres sources P.63.

3.2 Informer surleservice P.63.

3.2.1 eninterne P.63.

3.2.2versl'extérieur P.63.

CONCLUSION P.65.

Action de recherche : L'analyse des besoinsetdes_{pratiques : méthodologie P.66.}

Bibliographie

Le

cadre du

_stage

Et

De

la

Réflexion

Le _{stage, d'une durée de 320 heures, quiest àla base decerapport,a}

_été

_{effectué à}

l'Agence de développementetd'urbanisme de Lille durant les

mois

de juin

juillet 2000.

Lamission_{qui m'a été confiéeétait l'analyse duService de}

_{documentation, de}

_offre

_de

sonfonctionnementen vued'une éventuelle améliorationetmiseen_{adéquationavec} les

besoinsetméthodes des_usagers.

Pour_{cela, il}afallu m'intéresser à l'organisation de l'Agence danssaglobalité :

• Différencierles _{départementsetleurs missions}

• Différencier_les

typesd'acteurs, leurs fonctions respectivesetanalyser leursméthodes

de travail

•

Analyser les relations entreles services, lespersonnes, ainsi queles relations qu'entretient l'Agenceavec diversacteursextérieurs.

Il m'a_{égalementfallu analyser de très près le service de documentation :}

• _{Analyse del'offre existante}

• _{Analyse de l'organisation du service}

• _{Analyse des méthodes de travail de la documentaliste} • _{Analyse des besoins etdesattentesdes}

usagers ainsi que leurs méthodes de recherche. Ces_{analyses ontété effectuées à la fois parle biais d'une observation directeetparle biais} d'entretiens, individuelsoudegroupe, avecles divers acteursde l'Agence.

Il _{s'agissait donc durantces deux mois destage de devenirune observatrice extérieure à}

l'Agence, chargéed'effectuerune sorted'audit fonctionnel du service documentaire.

L'auditdevantserviràaméliorer le service de documentation afin de_{répondreaumieuxaux}

besoinsetattentesdes _{usagers etd'êtreenadéquationavec leurs méthodes de travail et les}

caractéristiques decedernier, il m'a semblé capital d'analyser les missionsetl'organisation

Présentation de

L

_\Agence

De

Développement

Et

D'Urbanisme

De

Lille

_Métropole

L'Agence deDéveloppement etd'Urbanisme(ADU) de Lilleest une

association fondée le

17 _{septembre 1990 surl'initiative de Lille-Métropole Communauté Urbaine(LMCU),}

_{de la}

Chambredu Commerceetde l'Industrie _{(CCI) de Lille, du Conseil Régionaletde l'Etat.}

Elle_{emploie, financeousertd'appui à46 personnes. M.Pierre Mauroy, sénateur}

_{maire de}

Lille et_{président de LMCU, enest l'actuel président. M.PierreDhéninenestle directeur}

généralparintérim etcejusqu'au mois de septembre 2000, date àlaquelle ilseraremplacépar

M. Nathan_{Starkman, actuel directeur del'Atelier Parisien d'Urbanisme (APUR), l'équivalent}

parisien de l'ADU deLille. Le secrétariat estdirigéparMmeMichèleCamus, secrétaire

générale.

L'ADU,qui fait partie du réseau de la Fédération Nationale des Agencesd'Urbanisme (FNAU), est avant toutunoutil de recherche-développement dans le domaine très largeettrès

riche de l'urbanisme. Elle travailleenréseauavec lespartenaires dont elle _estauservice _:la

Communauté _{Urbaine, la CCI*, le Conseilrégional, mais aussi la Direction Départementale} de_{l'Equipement, les communesetleurs élus, etbeaucoupd'autres organismesconcernésde}

prèsoude loinparles questions quesoulève ledéveloppement urbain.

Sa_{principale missionestde contribuer à ladéfinition despolitiquesetprojets urbains ainsi}

qu'aux démarches de planification urbaine. Elletentepourcelade faire interagir les éléments

fondamentaux du_{développementque sontl'économie, le développementsocial et}

l'environnement, letoutdans unbut bienprécis : améliorer la qualité de vie des habitants de la_{métropole lilloise, principalement. Mais le territoiresurlequell'Agencepose sesréflexions} n'est paslimité à Lille etsesenvirons. Il s'étenden effet d'Armentières à Tournaietde

Dourges àCourtrai, constituant ainsi unespacemétropolitain transfrontalier,

L'Agenceaégalement développé uneouverture internationale,principalement orientéevers

lesvoisins les_{plus proches, deBelgique,des Pays-Bas, d'Allemagneetd'Angleterre, cequi}

luia_{permis de constituer progressivementunréseau européen de spécialistes en}

développementurbain, avec qui ellecollabore volontiers pourconfronter expériences etidées.

Les personnestravaillantausein de l'Agenceserventde conseillers etsontchargées

d'effectuer des études etdes missionsdansles domaines de _{l'économie, de l'environnement,}

des _{transports, de l'habitat, de la culture, de laplanificationurbaine, des projets urbains, mais}

aussi des relations transfrontalières et_{européennes, des évolutions sociales, del'enseignement}

supérieuretde la recherche, des NTIC (Nouvellestechnologies del'informationetde la communication). Ainsi, l'Agence produitunnombrenonnégligeable de documents, de la

« littérature_{grise »quiestdestinéeauxorganismes pourlesquels elle travaille.}

Enfin, l'ADU estdiviséeen8 _{départements auxquels s'ajoutent 3 satellites qui} ontchacun

leur domainede_{prédilection mais qui tententde collaborer}aumaximum entre eux pour

Services, départements et satellites : Composition et

Missions.

*L _{'Agencede Développementetd'Urbanisme de Lilleestcomposéede3 services, 8}

départementset3 satellites.

Services : -Direction_générale

-Secrétariat_général

-Service de documentation

Départements : -1 ' international

-planification, schéma directeur/ accessibilité -EspaceNaturel Métropolitain(environnement) -projets urbains

-habitat, ville renouvelée/ observatoires -économieeturbanisme commerciale

-informatique/ cartographie

Satellites : -Atelier_{Transffontalier(Projet GROOTSTAD)}

- réseaude villes R.A.F.H.A.E.L.

-Syndicat mixte du Parc de la Deûle.

(■■■«■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■H

*Ladirection _{généraleest représentéeparM. Pierre Dhénin, directeur général de l'Agence,}

quiest à la foisunanimateuret uncontrôleur. En effet, il a pourfonctions :

• l'animationdes_{équipes qui}

composent les départements

• l'indication des_{grandes orientations de l'Agence, de}

sastratégie

• _{labonneréalisationdes objectifset}

duprogrammede l'Agence

*Le secrétariat_{général estdirigé parMme Michèle Camus, secrétaire générale. Il} regroupe :

• _{l'administratif}

• le financier

• _{laviesociale, c'est à dire les assemblées}

généralesetles conseils d'administration.Mme Camus en assurela_{préparationetparticipe aussi à l'élaboration desrapports d'activité.}

LaFarde etLe_{Fax, les deuxpublications périodiques de l'Agence, sontégalement sousla}

responsabilité de Michèle Camus.

Lesecrétariatest_{composé d'une comptable qui s'occupe de la gestion financière, de 9}

secrétaires/ assistanteset d'une standardiste. Chacunedes secrétaires estrattachéeàun ou

deux_{départements, ellesontdonc chacune des fonctions qui leurs sontpropres.}

*Leservice documentationest_{dirigé parMmeArmelle Delevallée, documentaliste,}

assistée deMmeValérie Bridoux. Cette dernièreestrattachéeausecrétariatet estmiseà

disposition de Mme Delevalléepoureffectuer certaines tâches documentaires. Le détail de

Les

_{départements.}

*_{L'international.}

L'internationalest_{composé d'unresponsable, d'un chargé d'étude, d'un assistant d'étudeet}

d'une secrétaireassistante. Ce _{départementa pourprincipale mission le développementd'un}

partenariatpermanentavecles structuresfrontalières belgeset anglaises, àtraversdes

associations_{européennes. Il effectueégalementdes démarches endirection de Bruxelles, des}

Pays-Bas, deLondres etdelaRuhr.

A traversce_{département, l'Agencemetenplacesapolitique d'ouverture internationaleen}

collaborant étroitementavec_{l'A.P.I.M.(Agence pourla Promotion Internationale de la}

Métropole), présenteausein desmêmes locaux,etreprésentelamétropole lilloise auseindu réseaudesEurocités*.

*_{Schéma directeur}

et_{planification/ Accessibilité.}

Ce _{départementestcomposéde troispersonnes, dontunefait partie du syndicat mixtepourla}

révision du schémadirecteuretune secrétaire.

• Le schéma_{directeur, projet}

commun aux acteursde Lille Métropole,estundocumentde

planification spatiale qui rassembletousles travauxmenéssous l'égide du syndicat mixte. Ses_{principauxobjectifssont : - l'unité delamétropole}

-l'équilibre territorial

-la_{qualité des espacesnaturels eturbains}

- la mise

enplace d'un développement durable

- la création d'une

agglomération transfrontalière et

internationale

Le schéma directeurrestel'un des_{grandsprogrammes del'Agence caril organisetous les}

projets à 30ans surl'agglomération etcedans touslesdomaines présents sousl'étiquette

«développementeturbanisme » : universités, économie,sports etloisirs,transports, environnement, culture, développement social,... Les concertationsetles documents

définissentles _priorités.

• _{L'accessibilitéest unthèmefaisantl'objet de}

travaux surles déplacementsetles

infrastructures _{routières,aéroportuaires, ferroviaires, etfluviales. La Communauté}

Urbaineet_{l'Agencetravaillentàla préparationduPDU,le Plan de Déplacements Urbain,}

dela_{métropole, encontribuant à uneapprochelarge de l'ensemble des modes de}

déplacements, des usageset des expériences dans le domaine. Elles contribuent également

àla définitiondu_{plandes maîtrises d'ouvrage des principales infrastructures routières}

prévuesauschéma directeur. L'Agenceadhère enfinauprojetlnfmity, réseau européen permettantl'échanged'informationsetd'expériences enmatière detransport de

marchandises.

*L'Espace NaturelMétropolitain(environnement).

Ce _{département, crééen 1996, estlastructurela plus fournieenpersonnel, 7personnes}

composant l'équipe : - 1 directeurd'étude

-1 éco-conseiller

-2 _{chargés d'étude}

-2 assistants d'études

-1 secrétaire.

Sa_{principale missionestdefaciliter la miseen œuvreduPlanvert contenudans leSchéma}

directeur. Il contribue _{également àplusieurs projetsintercommunaux de miseenvaleur de}

l'environnementurbain de la_métropole.

Via _{l'E.N.M, l'Agence mèneuneactivité d'éco-conseil, deréflexion écologique surles}

laM.N.E*» de Lille_{pardes publicationsdirectes, l'animation de points environnement}

conseil, etpardescampagnesdesensibilisation.

*Proiets urbains.

Ce_{départementestcomposé de quatrepersonnes : - unedirectrice d'étude}

-un _{chargéd'étude}

-une assistante d'étude.

- _unesecrétaire.

Comme son nom_{l'indique, le départementparticipeàl'élaboration deprojets urbains, mais}

aussiàla recherche de la_{qualité urbaine. Ceci sedéfinitpourl'Agence comme une activité de}

conseil etd'assistance : elle mène desréflexions_{d'ensemble,assure uneaide aux communes}

etàla Communauté Urbaine etune_présencedans le cadre de l'élaboration des grands projets

de la_Métropole.

*Habitat Ville renouvelée/ Observatoires.

Ce_{départementestcomposé de cinqpersonnes :} - unedirectriced'étude - deux

chargés d'étude dont unrattaché à

l'observatoire des évolutionssociales eturbaines

-uneassistante d'étude.

-unesecrétaire.

Sa_{principale missionestd'analyseret de comprendre les grandes tendances de l'évolution}

des modes d'habitation. Ila_pourfinalité de_{proposerles stratégies d'actionenadéquation}

avecses observations.

L'observation, les enquêtes, les comparaisons sontsesprincipales activités.

Plus_{globalement, l'Agence mène égalementunepolitique interdisciplinaire autourde}

l'habitatentre _{l'économie, l'environnement etl'urbanisme dansquatredomaines :}

1. L'observation

2. Le schéma directeur

3. La_{politique communautaire de l'habitat}

4. L'habitat transfrontalier.

❖ L'Observatoire desévolutions socialeset urbaines

Cetobservatoireest_{chargé d'identifier les phénomènes sociaux pouvantposerproblème,}

d'aider àla miseen _{place de dispositifsprévisionnels,etde contribuer à l'évaluation des}

résultats obtenus.

L'observatoire_{s'appuie sur unréseaude compétences extérieures :des praticiens, des}

chercheurs, les utilisateurs dudispositif: acteursdeterrain, techniciensetélus, etlesautres

agencespossédantunestructureéquivalente.

*Economieeturbanisme commercial.

Ce_{départementestcomposé dequatrepersonnes :}

undirecteur d'étude actuellement_{chargé de mission}

- deux

chargées d'étude,

unesecrétaire.

Il a_{pourprincipale activité l'observationetl'évaluation de l'économie métropolitaine :}

évolutions_{qualitatives, quantitativesetspatiales des mutations économiques sontà surveiller.}

Pour_{cela, l'équipe travaille étroitementavec les producteurs d'information économique :} I.N.S.E.E.*, C.C.I.*, Chambre des Métiers, A.P.I.M.*, A.N.P.E.*,AgenceRégionale de Développement(A.R.D.),...

Lecommerce faitl'objet de divers_travauxcomplétés_pardes études plus sectorielles,

particulièrement dans les territoires en«Villerenouvelée».

En_{parallèle, l'Agenceestlepartenaire technique de la ConférencePermanente}

_d'Urbanisme

Commercial de la_métropole : elle contribue à l'élaboration du schéma dedéveloppement

commercial, discutéentre la Communautéurbaine, la C.C.I.*, laChambre des Métiers etle syndicat mixtepourla révision du schémadirecteur.

informatique/_{Cartographie.}

Ce_{départementestcomposéde cinq personnes :}

unresponsable

- _unedessinatrice

graphiste

- _un

graphistedesigner

- deux assistantsd'étude_en

cartographie.

Ces personnes travaillent essentiellement dans les domaines del'image, descartes etdes plans, de la miseen pageetde la miseenforme.

Le_{responsablesecharge d'animer l'équipeetde gérer le site Internet de l'Agence.}

Le_{graphistedesignerest chargé de la miseenformedetoutes lespublications del'Agence,} de LaFardeetLeFax.

Lesdeux_{cartographes sontchargés de construire descartes, des plans, d'analyser des}

données ainsi _{quedes photographies aériennes etsatellites.}

Ladessinatrice _{graphisteestchargée d'effectuer les dessins, les photos utilisés pourles}

expositions, les plaquettes de l'Agence, etd'effectuer leur miseen page.

L'unité estenfin_{chargée de gérer laphotothèquedel'Agencequi compteenviron 5000}

photographies etdiapositives,etenviron 1500 cartes etplans. L'équipese doit donc demettre à_{dispositioncartes,plans etimages àtoutepersonne en ayantbesoin pourlestravauxà}

effectuer. Le_{départementinformatique/cartographieestdoncessentiel aussi bienpour le}

travail eninterne que_{pourl'image de l'Agence, sa communicationexterne.}

*L'Agence possédaitundépartement Culture présent ausein des locaux. Celui-ciaété

transféréà_{l'Espace Matissedu Centre Euralille. Lapersonnequi s'occupe de l'unité resteune}

employéede l'Agence qui finance les étudesettravaux dans le domaine de la culture :

analyse de l'existant, miseenplace d'unepolitiqueculturelle, élaboration de projets,

équipements,... dans le cadre de ladésignationde Lille capitaleeuropéenne de lacultureen 2004.

Les satellites.

L'AtelierTransffontalierfProjet GROOTSTAD*).

Celui-ci_{comprend deuxpersonnes :}

- _unchef de

projet

- _une

assistante,

quitravaillentauseindes même locaux, mais dansunespaceréservé.

Il_{comprend enoutre cinqcollaborateurs délégués des partenaires de la COPIT(Conférence} Permanente Intercommunale_{Transfrontalière) qui estàl'origine du Projet GROOTSTAD*,}

confié àl'AtelierTransfrontalier. Au sein de la_{COPIT, cinqstructures intercommunales}

coopèrent dansle domaine du développementetde l'aménagement du territoire :

-Kortrijk-Leiedal : intercommunalepourledéveloppementrégional de

l'arrondissement de Courtrai

- Roeselare _en

leper-WIER : intercommunale de Flandre occidentaled'expansion économique etdereconversion industrielle

- Mouscron-IEG

- Tournai-IDETA

: intercommunalededéveloppement économique_etd'aménagement

duterritoire du Tournaisis

- Lille

MétropoleCommunauté Urbaine : établissement public de coopération

intercommunale.

L'Agencede développementetd'urbanisme coopèreenmettantàdisposition de l'Atelier un

collaborateur_{permanent, lechef de projet,etuneassistante.}

L'Atelier Transfrontaliermetsur_{pieddiverses études consacrées àneuf thèmes :}

-Métropolisation

- Eau

-Paysage

Concurrenceet_{complémentarité économique}

- Mobilitéetaccessibilité -Enseignement supérieur - Culture -Langue

- Planification transfrontalière locale

Pour_{cela, il collabore}avecdesbureauxd'études, des experts,des spécialistes,...

Le_{principal objectif du Projet GROOTSTAD*est de favoriser l'émergence d'une métropole} dansla_{région transfrontalière (ouest du Hainaut, sud de la Flandre occidentale et}

l'agglomérationlilloise), d'élaborerun véritableschéma transfrontalier d'aménagementetde développement, avecprise de décisionen commun. L'A.D.U. estle partenairetechnique dece

projet. Des chargés d'études de l'Agence interviennent régulièrement lors de réunions, de

débats,... etcela dans laplupart desdomaines

❖ L'AtelierTransfrontalierestdoncune structure_{particulière, baséeavant toutsur une}

coopération etunpartenariat actifentre cinqstructuresintercommunales. Ilestenoutre

cofinancé_{parleprogrammeTerra duFonds Européen pourle Développement}

Régional (FEDER*).

*R.A,F,H.A.E.L.

L'AgencedeDéveloppementetd'Urbanismesert d'appuiau réseaudevillesR.A.F.H.A.E.L.,

Réseau des_{Agglomérations de Flandres, du Hainaut, de l'Artoisetdu Littoral.}

Treizecités duNordPas deCalaiset de_{Belgique coopèrent dans des domaines aussi variés}

quelestransports,l'économie, le tourisme, la culture, les hautes technologies :

-Dunkerque -Ypres (B) -Tourcoing - Roubaix - Lille - Villeneuve d'Ascq - Mons (B) -Liévin - Arras - Douai - Valenciennes Cambrai - Avesnes surHelpes.

Ce réseauestissu d'une association datant de _{1987,qui avaitpourbut defaire arriver le}

T.G.V. au cœurde Lille. M. Pierre_{Mauroyavoulu renforcer la dynamiqueenassociant le}

R.A.F.H.A.E.L. Son_{principal objectifestde faire la promotion des villes, de leurs activités,}

deleursressourcesetainsi inciter les habitants àse_{déplaceretdécouvrirlesrichesses des}

régions. Ilsertégalement à valoriser lesformations supérieures disponibles enrégion

Nord-Pas-De-Calaiseten_{Belgiquepour en} faire profiter les jeunes_etinciter les_{entrepreneursà}s'y

intéresser.

Une seule_{personne, lacoordinatrice, gèrece réseau.Celle-ci faità lafoisuntravail de}

réflexion, d'animation, decommunicationetdesecrétariat.

R.A.F.H.A.E.L. asigné_uneconvention_{en 1998 avec}l'A.D.U qui_sertde_structured'appui.

Laconvention_{répondauxbesoins d'accueil, de services, de matériel. Mais elle répond}

également àunevolonté de développer les relationsentreLille Métropoleetla Région.

Lacoordinatrice_{participeenoutreaux activités de l'Agence,auxréunions, à la rédaction de}

publications, ainsi qu'à ungrouped'animation particuliersurles nouvelles technologies de

l'informationetdela communication avecdeuxautres_{chargés d'études.}

*Parc de la Deûle.

Le _{syndicat mixte du Parc de la Deûleestcomposéde deux responsables.}

Il _{s'agit d'unestructure particulière quia pourprincipal objectifla valorisationetla}

promotion du Parc de la Deûle,espace naturel particulièrement riche de Lille. Pour cela, il

travailleavec _{l'Agenceetplus particulièrement l'Espace Naturel Métropolitain, le}

département Environnement. Cette dernièresertégalement destructured'appui enproposant

L'Agencede Développementetd'Urbanisme de LilleMétropoleestunestructurericheet

complexe, comme vient de le démontrer la présentation de sescomposantes. Les domaines

sur_{lesquels elle sepenche, ainsi que son personnel, sontnombreuxet variés. Celavade}

l'économieauxnouvelles _{technologies, enpassantparle logement, l'architecture, la culture,}

l'enseignement supérieur, lestransports, l'environnement,les évolutions sociales, le

transfrontalier... _{Bien quechaque départementaitundomaine,uncentred'intérêtparticulier,}

ilssont tousreliés_{parle même filconducteur; la prospective (recherche à 20ou30 ans), le}

développement, l'aménagement du territoire, l'urbanisme, domaine global del'Agence.

Tous les_{aspects del'urbanisme etdu développement présents dans les thèmes de réflexion}

doivent_{interagirpouraboutirauxobjectifs finaux recherchés ; la miseenplace de politiques}

de_{développementetd'aménagement urbainspouramélioreretfaciliter la vie des habitants de}

l'agglomération, etbâtirunemétropole unie etpuissante.

❖ Les _{composantes del'Agence doivent donc collaborerentreelles.}

L'échange d'informationsestun desaspects importants des relations internes. Chaque

personne «sedoit» decommuniqueràsescollègues lesinformations, les savoirs qu'elle

détient. Unebonne circulation de l'information eninterneestdonc _{indispensable à}

l'accomplissement des missionsetdes objectifs de l'Agence.

❖ _{L'Agencetravaille égalementenétroite relation avecd'autresstructures.}

Tout_{d'abord, ilyacellesqui lui fournissent l'information dont ellea besoin poureffectuer}

étudeset travaux_d'analyse.

Puis, il y ales structures aveclesquelles l'Agence travailleenpartenariat, ponctuel ou

continu.

Et_{parmi celles-ci, ily acellespourqui elle effectue les études, les réflexions.}

Enoutre,l'Agence fait partie dela FNAU*, réseau des agencesd'urbanisme. Celles-ci

échangent leurs idées, fontpartdeleurs expériencesausein de la fédération qui organiseun

colloque annuel sur unthème particulier.

L'A.D.U. fait donc_{partie d'un réseau destructures etdonc d'un véritableréseau} d'information.

❖ _{L'Agenceestconsommatrice d'information, mais elleenestaussi productrice.}

Elle fournitcetteinformation essentiellementauxstructures commanditairesde travaux et

d'études : L.M.C.U.*, Conseil_{Régional, communes,... bref, principalement les élus qui la}

financent. Ladiffusiondes informations vers ces _{organismes doit donc être préciseet}

répondre à des demandes particulières. Cetaspect estessentielpourlégitimer l'Agence

vis-à-visde ses financeurs, _{pour légitimersesactionsetsesrôlesausein du réseau intercommunal}

❖ Unebonne circulation de l'informationestessentielleen_{interne, mais aussi}

entre _{l'Agenceetsespartenaires extérieurs. Commecepartaged'informations n'estpas une} évidence pourqui possède des savoirs, l'existence d'un service documentaire efficace,

centralisant les informationsetlesdocuments, etles diffusantcorrectement auxpersonnesqui

enont le_{besoin, estimpérative aubon fonctionnement de l'Agenceetà l'accomplissement}

des sesmissionset_{objectifs. Ainsi, l'analyse du Service de documentation de l'Agence de}

Développementetd'Urbanisme de Lilleetsonéventuelle amélioration doivent être effectuées

dans la_{perspective de répondre, bien sûraux besoins de chaque utilisateur, mais aussiaux}

besoin de _{l'Agence, àsesmissions, sesobjectifsetsesrôlesausein d'un réseau complexe de}

Méthodologie d'analyse.

*Avant_{d'envisagertout changementau seind'un service documentaire, il est impératif de}

bien connaîtrelesbesoins des_{usagers dudit serviceetlecontextedel'utilisation.}

Je mesuis donc intéresséeàla foisàl'Agence de Développement_etd'Urbanisme,_son

fonctionnement,etauxutilisateursdu Service dedocumentation.

Cetteconnaissance du milieu dans_{lequel elle intervientestindispensableà ladocumentaliste.}

Elledoiteneffetêtreunemédiatriceentresescollègues, utilisateurs de_sonservice,_et

l'information. Dès _{lors,il convientqu'elle connaisse bien lastructureausein de laquelle elle}

travaille,etles missions despersonnes dont elle doit satisfaire les besoins documentaires.

❖ Analyse del'Agence de Développement etd'Urbanisme.

Afindemieuxconnaîtrelastructureausein de _{laquelle ellevatravailler, la documentaliste}

peuts'inspirer de différents documents ets'informer auprès deses collègues.

Pourmieux connaître _{l'A.D.U.,jeme suis informéesur sonstatut etsesmissions de diverses}

manières

Tout_d'abord, en visitant lesite Internet de _{l'Agence. Celui-ci présentede façon plus}ou

moins _{complète lastructure,sonhistoire,sesactions. Il permetenoutred'effectuer des liens}

avecdes structures_{partenairesetdonc de comprendrel'importancedu réseau de compétences}

auquel appartient l'Agence de Développementetd'Urbanismede Lille.

Lavisite dusiteaété_{complétéepardes lectures de documentspapiers informantsur}

TA.D.U, Il _{s'agitenpremier lieu de la plaquette d'information destinée à présenter l'agence,}

son_{histoire, ses domaines d'action àunpublic plusou moinsdiversifié. Ensuite,jeme suis}

penchée surles deux publications de l'Agence :

• _{LeFax, feuille mensuelle d'informations brèves.} • _{LaFarde, cahier d'une}

vingtaine depages faisant la synthèse des travauxréalisés.

Lalecture de cesdocuments futtrès riched'enseignements, _{carellemepermîtd'aborder la}

structureà la fois de_{façon globaleetdefaçon plus préciseenm'informantsurlestypesde}

travauxréalisés_{parlepersonnel.}

Enfin, les entretiens effectuésaveclepersonnel m'ontpermis d'avoirune visionclaireet

précise des fonctions remplies parchacun, ainsiquedes relations interneset externes.

Ceslecturesetcesentretiensm'ont_{permis de définir clairement lesmissions de l'A.D.U., les}

fonctions des_{personnels etleurs caractéristiques. De plus, les renseignements m'ont aidée à}

positionner l'Agence parrapportàl'informationengénéral. Elleesteneffet consommatrice

d'informationvenantde_{l'extérieur, mais aussiproductrice d'information etde documents. Ce}

constataététrès_{important dans la compréhension du réseau destructures plusoumoins}

partenaires auquel appartient l'Agence de Développementetd'Urbanisme de Lille.

♦> Analyse du Service de documentation.

Avantmême_{d'analyser les besoinsetles pratiques documentairesetde m'entreteniravecle}

personnel, il m'a semblé capital de bien saisir l'organisation particulière du service.

Pour_{cela,jemesuistoutd'abordentretenueavecMme ArmelleDelevallée,}

documentaliste Nosdiscussions_{régulières m'ont permis d'obtenir de précieuses informations}

surlemétier de documentaliste _{lui-même, mais aussiet surtoutdesprécisionsconcernant les}

tâcheseffectuées _{parMmeDelevalléeetMme Valérie Bridoux, sonassistante, avec laquelle}

jemesuis égalemententretenue. Toutes deux m'ont renseignéesurleurs tâches respectives,

sur _{l'organisation du service,sesobjectifsausein de l'agence.}

Parallèlementauxdiscussionsavec les deux actrices du_{service, il m'aégalement été}

indispensable de le «visiter»en profondeur. Pourcefaire, je suis allée «fouiner» dans les

quatre piècescomprenantla massede documents la plus importante : la salle de consultation, lacave, legrenier,et le bureau d'Armelle Delevallée. Ceci m'apermis de faire le pointsur tous les _{typesde documents présents, leur ancienneté, les sources,maisaussi deprendre}

conscience d'un _{important problèmeauquel estconfrontée la documentaliste : l'irrationalité} de _{l'organisation spatiale, due essentiellementaumanquede place.}

Enfin, pourcomprendreles méthodes de travail d'Armelle Delevalléeetde Valérie Bridoux, jemesuis attachée à observer leplus souventpossible leurs façons de procéder.

Cecim'a_{permis de prendre conscience de l'importance des relationsquepeut entretenir la}

documentalisteavec ses collègues. Ces relations doivent_eneffet lui_{permettrede setenirau}

courantdes dossiers_{réalisés, etainsi de participer aux activités de l'agence. Jemesuis}

également renducomptedel'aspect fondamental d'appartenir à unréseaude compétences

commec'estlecas_{pourMmeDelevallée qui estunmembre actif du Club FNAU'Doc, le}

réseaudesdocumentalistes des_{agencesd'urbanisme.}

❖ Analyse des besoinset despratiques des usagersdu service documentaire.

Afin de cibler les besoinsetdecernerles_{pratiques desusagers duService dedocumentation}

de_{l'Agence de Développementetd'Urbanisme, j'ai procédé dediversesmanières qui se sont}

avérées êtretoutàfait_{complémentaires.}

• _observation directe.

Observer, c'est, selon Anne-Marie Arborio etPierre Fournier «rendrecomptedepratiques sociales, demettreau_jourcequi lesoriente, cequiamènelesacteursàleur donner telle forme.».{Y)

L'observation directem'aététrèsutile _{pour cernerles pratiques des usagersexternes à}

l'Agence. Ceux-ci sontprésents àla documentation unedemi-journéeparsemaine. J'ai ainsi

pusavoir quels types d'usagers étaient susceptibles de s'intéresserauservice documentaire de

l'A.D.U. J'ai _{égalementpucomprendrecommentilsse servaient du service, de la}

documentaliste.

Ence _{quiconcerne les usagersinternes, l'observation m'a également beaucoup apprissurla}

manièredontils abordaient le service etson_{organisation,commentilssel'appropriaient.}

Ainsi,j'ai pu merendrecompteque l'organisation spatiale de la salle de documentation jouait

unrôletout_{particulier dans la place queprend le serviceausein de l'agence.}

La_{façondont Mme Armelle Delevallée était sollicitéepar sescollègues m'a enoutreouvert}

les_{yeux surl'importance du rôle de médiatricequejoueunedocumentaliste. L'écoute, la}

compréhensionetladisponibilité sonttroisaspects fondamentaux de la fonction.

Grâce àl'observation_{directe, lespratiques documentairesme sontapparuesdans leur}

contexte, dans leurs réalités. Ceci m'apermis de confrontermes remarques avec les entretiens

effectuésavecle _{personnel de l'Agence.}

• _entretiens.

Afin d'obtenir des éléments_{précis surles pratiquesetles besoins documentaireset}

informationnels des _{usagersdu service, jemesuis entretenu}avecla quasi-totalité du

personnel de l'AD.U. Pour cela, j'ai entrepris, avecles conseils de Mme Delevallée, de

construireun _{questionnaire de 47 questions, dont 16 ouvertes. Les 31 restantes proposaient}

des_{exemples de réponses cequimepermettait de dirigerlapersonne interrogéequi se sentait}

ainsi moins_{perduefaceà desquestions auxquelles elle n'estpashabituée. Il n'estpas en effet}

toujours aiséde décrirece que l'on faitet commentonle fait.

1-Arborio Anne-MarieetFournier_{Pierre,h'enquêteetsesméthodes:l'observation directe.}

Le_{questionnaireétaitenoutrediviséen 5grandes parties :}

- la

personneet sontravail

- _ses méthodes de travailet

d'organisation

-ses habitudes de communication

- _ses

pratiquesdocumentaires

l'estimation duservice.

Pourles _{chargésetles assistants d'études, les entretiens furentindividuels.}

Pourles _{stagiairesetle secrétariat, il furent effectuésen groupe.}

Pourla_{direction(directeuretsecrétaire générale), comme pourlesecrétariat, le questionnaire}

de basenefut_{pasemployé. Cespersonnesn'onteneffetpas unusage etunbesoin du service}

comparables àceuxdurestedu personnel. Leurutilisationestpartielle, liéeàleurs fonctions particulières. J'ai donc décidé de préparer quelques questionsgénéralessurleur travail, surla

façon dont ils utilisaient ladocumentation, même partiellement, et surtoutsurle regard qu'ils

portaientsurle service, sonorganisation,sonrôle ausein de l'agence, ainsiquesurletravail

de la documentaliste.

La_{technique de l'entretien m'a permis de collecterunmatériau sûretcompletmepermettant}

deme faireune idée_{précisede la satisfaction des usagers,etainsi envisager des évolutions,}

des améliorations_{à proposeretàmettre enplaceau sein du Servicede Documentation.}

❖ Analyse succinctededeux servicesdedocumentation d'agences d'urbanisme.

Afin de_{comparerle fonctionnement du Service de documentationavec ceuxdesautres}

agences d'urbanisme du réseau FNAU*, jemesuis déplacée àDunkerqueetParis afin de

rencontrerles documentalistes de l'AGUR* etde l'APUR*. En_{passantunejournéeausein de}

cesdeux services documentaires_{qui ontles mêmesfonctions quecelui del'agencede Lille,}

j'aipuobtenir des éléments de comparaisonmepermettantde confortermesimpressions de manque ausein du service de l'ADU. Cependant, ceci m'a également permis demerendre compteque le service de l'agence de Lille n'estpas le seul àposséderdes points faiblesetque

comparéauxservices decesdeuxagences, celui de Lille possédait des avantages etcertains

aspectsdeson fonctionnementsontàpréférer. Les discussionsavec les documentalistes concernantleursméthodes de travailet les services offertsaux_{usagersm'ontégalement aidée}

àfaire le_{pointsurles propositions d'évolutionetd'amélioration.}

> _{L'analyse de l'Agence de Développementetd'Urbanisme de Lille, celle du Service} de_{Documentation, l'analyse des besoins, des pratiques desusagersainsi queleursatisfaction,}

etenfinmesrencontresavec lesacteursdes servicesde deuxautres _{agencesd'urbanismeont}

été pourmoi plusque complémentaires. Elles sesontavéréestoutes quatreindispensables à l'accomplissement demamission :proposerdes solutions d'amélioration auseindu service

documentaire.

En_{effet, via diverses méthodes -observation, discussions, lectures, entretiens-j'ai pu}

aboutireà_{plusieurs conclusions surl'état de fonctionnement du service. Ainsi, j'aiputirer}

des conclusionssurdeux_{grandes questions:}

1. Le service_{documentaire,} son_{organisation,} ses objectifs sont-ils enadéquationavec

ceuxde l'A.D.U. ?

2. Leservice _{documentaire,} sonorganisation, ses_{objectifs ainsi} quelesméthodes de

travail dela_{documentaliste, les services qu'ellepropose, sont-ilsenadéquationavec}

Première

_partie

_:

L

'Etat

des

Lieux,

Chapitre premier

L'existant

Introduction : Lesmissions du Service dedocumentation.

Leservice de documentation de_{l'Agence deDéveloppement etd'Urbanisme de Lilleestà}

la fois_{à usageinterne etàusage externe.}

Enexterne, ilestàdisposition detoutepersonne ressentantunbesoineninformation et/ouen

documents, dans le domaine del'urbanisme etde l'aménagement. Pourrépondreàcebesoin,

leserviceest ouvertau_{public le jeudi de 14hà 18h. En dehorsdececréneauhoraire, l'usager}

externe _{peuts'il le souhaite effectuerunedemandepartéléphoneou parcourrier.} En_{interne, le servicea}unedouble mission.

Tout_{d'abord, celle de}conserverles_{productions de}l'Agence, etde lesmettreàdisposition du personnel,enpriorité,etaux visiteurs extérieurs. Ensuite, ila pourvocationcellede servir le

personnel : ladocumentalistesertderelaisentreses collègues etl'information, interneet

extérieure. Pour_{cela, elleconseille, oriente l'utilisateurversd'autres} sources, oueffectue des

rechercheseninformationetendocuments àl'extérieur.

Le service documentairede J'A.D.U. a unedouble mission :celle d'être la mémoirede

l'agence, etcelle d'être unoutil de recherche de nouvellesconnaissances, indispensables aux

productions internes.

1. Les documents misà _disposition

1.1 les _{productions internes}

L'A.D.U.,quia pourvocationde servir la métropole eneffectuant des recherchesetdes analyses etenproposantdes projets d'aménagement, produitunnombre important d'études, de_{rapports, dela«littérature grise» conservéeet stockéeparle service de documentation. Ce}

dernierest_{également chargé deconserverles publications informationnelles.}

> études/_{rapports/comptes-rendus : 570, originauxetexemplaires.}

> _{publications informationnelles :}

*LaFarde : cahiercontenantla_{synthèse destravauxréalisésparl'agence. Paraît}

cinq foispar an.

*Le Fax : feuille mensuelle d'informations brèves.

*rapports d'activité *plaquettes.

L'agencepossède égalementunfonds important decartes, de plans, de photographiesetde diapositives, rassemblésdansunephotothèque. Cette dernière n'estpasgéréeparleservice

documentation_{mais parl'unité informatique/ cartographie.}

> _{cartes,plans : 1500}

> _{photographies, diapositives : 5000}

Ces documentsont_{pourprincipale fonction celle d'alimenter les réflexions du personnel}

chargéd'effectuer des étudesetdes stagiaires.

1.2 les_acquisitions

Outre les étudesetautres_{productions internes, le fonds documentaireestégalement constitué}

d'acquisitions.

> les ouvrages.

Environ _{1650 ouvrages, générauxoupointus, sontdisponibles et peuventêtre empruntés en}

> lespériodiques.

Journaux, revues,spécialisés etgénéralistes, lesfeuilletset lettres d'information émanant

de

diversessources sont_{rangésparmi les périodiques. Ceux-ci sont}

_de

lesabonnements : 50

les_{gratuits : 70.}

1.3 les_{produits documentaires.}

Le service de documentationmetà_{disposition desusagers quatreproduits documentaires}

dont trois sonteffectués_{parla documentalisteetsonassistante.}

> une revue de_{sommaires, qui étaitmensuelle, etqui n'existe plus depuis octobre}

1999car_{tropcoûteux.}

> liste des études de_{l'agencesursupportpapier}

> CD-ROML_{'Agencedanstoussestravaux, qui répertorieles études de l'agence}

de 1991 à 1998.11 doit être_{reproduitàla finde l'année2000.}

> revuesde_{presse non effectuéespar ladocumentaliste mais produitespar d'autres}

services de_{documentation(Maison de la Natureetdel'Environnement,}

L.M.C.U., Villede Lille, Ministère de laCulture) etacquises outéléchargées.

> _{la documentaliste n'effectue pasde dossiers documentaires ausens strict du}

terme _{(sauf dans le cadre d'une étude particulièreetàla demande du chargé}

d'étude), maisplutôt des «boîtes thématiques»contenant divers documents.

2. _{L'organisation du service.}

Unservice de documentationne sejuge_pasetne s'apprécie_{pasque parrapportà son}fonds.

Lamanière dontest_{organisécefonds, dont ilestmis à dispositionest toutaussi importante.}

Ainsi, l'organisation spatiale,lalogique declassement, lapossibilité de consulterlibrement

les_{documents, l'ordre,... jouent unrôle fondamentaldans lafaçon dont les usagers vont}

aborder le serviceet_{s'approprierle documentetl'information.}

Le Servicededocumentation de _{l'Agencede Développementetd'Urbanisme s'«organise» de}

deux _{façons :}

> _{parlogique deconservationetde mise à disposition.} > _{paragencement spatial.}

2.1 _{quellelogique de conservation etde miseà disposition ?}

• _{la conservation.}

Nous l'avons_{dit, le servicededocumentationjoueunrôlede mémoire de l'Agence. Pour cela}

il sedoitde conserverles_{productions internes de celle-ci. Ainsi, études, rapportsd'activité,}

comptes-rendus, plaquettes, les numéros de La Fardesontconservéset«rangés».

> Lesétudessont_{produitesenplusieurs exemplaires. Unexemplaireestmis enarchives}

c'est à diremis sousclé. Ceciestvalable_{pourtoutes les études. Lesautres exemplaires}

sontmisenstocket_{peuventêtreressortis quanduneétudeestdemandée.}

> Leservice stocke _{également lesrapports d'activité des années antérieures, des plaquettes}

de_{présentation de l'Agence, des comptes-rendus decolloques, des plaquettes informant}

surdes_{projets d'aménagement des années antérieures.}

> Lesnuméros antérieurs de la _{publication informationnelle de l'agence,LaFarde, sont}

également conservés etstockésausein du service.

Le servicene conserve_{pas queles documents produitseninterne. II stocke également les}

autresdocuments_{composa# le fonds.}

> Lesnumérosantérieurs des_{périodiques sontconservés soiten salle de documentation}

pourlesplus récents, soit à lacave pour les plus anciens. La plupart des périodiques conservés sontdes revues _{spécialisées.}

> Le stock_{comprend également desrevues depresse anciennesetdes revues de sommaires}

desannéesantérieuresconservéesà lacave.

> _{Enfin,beaucoup de documents,-ouvrages, dossiers, hors séries,rapports, brochures,... -en}

rapportavec lacandidature de LilleauxJeuxOlympiques de 2004 etémanant de diverses

sourcessontaussi conservés ausein du service.

• _{lamise à disposition.}

Tous lesdocuments ne sont_{pasmis àdispositionde la même façon.}

> les_ouvrages

Les ouvrages sontlesdocuments les plus faciles d'accès. Ilssontrassemblés dansune

bibliothèque disposéeensalle deconsultation. En interne, ilssontconsultables etpeuventêtre empruntéspartous sansréelle limitation temporelle. Lapersonneempruntantun ouvragenote

sonnom,le titre etla dated'emprunt sur uncahiersansvérification immédiate de lapartde la

documentaliste. Pour_{l'externe,l'emprunt n'estpaspossible. Mais lors de l'ouverture}

hebdomadaire du serviceaupublic, les _{usagers peuventconsulter librementces ouvrages. La}

documentaliste _{proposeégalementle prêtentrebibliothèques.}

> les_périodiques

Leur_{systèmede consultationetd'empruntest le mêmeque pourles ouvrages. Les}

périodiques, journauxetrevues, sont disposés ensalle de consultation. Les derniers numéros sontsur un_{présentoir tandisqueles numéros précédents sontrangésdans des casiersenbas}

des _{étagères constituant le meublebibliothèque. Seuls les usagersinternesontla possibilité de}

les_emprunter. > le CD-ROM

L'Agence dans toussestravauxestconsultablepartous. Il estdisponiblesurleposte

informatiqueprésentensallede consultation, toutcommeles deuxautres listes misessur

supportpapier.

> LaFardeetLe Fax

Lesderniersnumérossont_{disponiblesen salle de consultation.}

> lesrevuesde sommaires

Egalement consultables ensallede consultationencequiconcernel'annéeen cours. > les revuesde_{presseetboîtes thématiques}

Celles-ci ontun traitement_{particulier. Elles sontenpriorité misesàdisposition de l'interne.}

Situées dans le bureau de la_{documentaliste, lepassageviacettedernièreest quasi obligatoire}

pour yaccéder, carelleestlaseule, avec sonassistante, à connaître lecontenu etlalogiquede

rangementdesboîtes.

> les études

Lesétudes sontconservées afin de_{composerlamémoiredel'Agence. Mais elles sont}

également mises à disposition.

En_{interne, lepersonnel alapossibilité de consulteretd'emprunter les études. Maispourcela,} il doit_{obligatoirementpasser parla documentaliste qui secharge de la lui mettreà}

disposition.

En ce_{qui concerneles usagers externes,ilexiste deux possibilités :}

1. _{l'usagerse déplace etpeutconsulter l'étude qui l'intéresse. Ilaégalement l'opportunité}

d'effectuer des_photocopies.

2. _{l'usagereffectue unedemande partéléphone. La documentalistesecharge de lui} mettreà_{disposition soit à l'accueil de l'agence, soitparcourrierlorsqu'ilnepeutse}

déplacer.

2.2 _{l'organisation spatiale duserviceetla/ les logique(s) de classement.}

Le serviceest_{composéde5 salles auxquelles}

_{s'ajoutent deux}

_{placards mis}

_disposition.

> salles : - le bureaude ladocumentaliste - lasalle de consultation - la_cave - le grenier

-la salle derezde chaussée

> placards

- 2 _ensalle deréunion du troisième

étage

-1 ensallede secrétariat

• _{le bureau.}

Lebureaude la documentalistesetrouveauniveau de lasalle deconsultation, aupremier

étage. Ce bureau està la fois lelieu detravail de la documentaliste etl'endroit oùsontrangées

lesrevuesde _{presseetles boîtes thématiques.}

A_{premièrevue, le bureau,oudumoins les étagères semblent rangées selonunecertaine}

logiquepuisqu'on aperçoit desboîtes de différentes couleursetdes étiquettes présentant le

contenuouceà_{quoi il serapporte.}

Boîtes bleues : lescommunes

Boîtes_{jaunes : les grands projets}

Boîtes rouges : lesdossiers thématiques

Boîtes noires : lesdossiers «internes» à la documentation.

Mais actuellementcette_{logique initialement établie n'est plustoutàfait respectée,etil règne}

enfaitundésordre souterrain.

Ence_{quiconcerne les documentsquel'onpeut trouverà l'intérieur desboîtes, lesrevuesde}

presseetles plaquettessontles plus répandues. Mais d'autrestypesde documents les

alimentent.

Nous trouvons_{également le Presse Bookde l'agence, c'est àdire les articles dans lesquels}

l'auteur_{parle de l'agence, constitué depuis 1990.}

Lebureaucontient_{également lesarchives des interventions du personnel dans lapresse, lors}

de _{colloques,...}

• _{la sallede consultation.}

La salle deconsultation sesitueau_{premier étage de l'agence, aumêmeniveauque le}

secrétariatetla direction.

Nous y retrouvons toutd'abord la bibliothèque d'ouvrages classéspardomaines d'activitéet

centres d'intérêt de_{l'Agence :}

I. Administratifs/ Institution/_{Politique générale}

II. Economie/ Habitat

III. _{Architecture, aménagementurbain, transport}

IV. Environnement

V. _{Formation,emploi, université, N.T.I.C.} VI. _{Culture,loisirs,tourisme}

VII. _{Politique de la ville} VIII. Planification_prospective

IX. _{International, transfrontalier} X. /

XI. _Belgique