Création d'une base de données - Médecins sans Frontières

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Création d’une base de données - Médecins sans

Frontières

Emmanuelle Colson

To cite this version:

Emmanuelle Colson. Création d’une base de données - Médecins sans Frontières. Sciences de l’information et de la communication. 2004. �dumas-01557416�

Emmanuelle COLSON

MASTERl, MENTION SID

(Sciences de l

'

Information et du Document)

RAPPORT DE STAGE

Mission effectuée du 1er Juin 2004 au 30 Juillet 2004

à

8

l

rue Saint Sabin

75011 Paris

CRÉATION D'UNE

B

ASE DE DONNÉES

Sous la direction de :

Mme Marie DESPRES-LONNET

,

responsable universitaire

Melle Christine DUFOUR

l

tuteur professionnel

Soutenu le 24 septembre 2004 à l'UFR IDIST

Université Charles de Gaulle, Lille 3 (Campus Pont de Bois) BP 49, 59650 Villeneuve d' Ascq Cedex.

Année Universitaire 2003

/

2004

B. U.C. LILLE 3

Hl

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J

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04 S ASS

COL

Je tiens

à

Melle Christine DUFOUR qui m'a permis d'effectuer ce stage. J'en profite également pour remercier Mme DESPRES-LONNET

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ...•...•..••...•...•...••...•..•.. 2

I- PRESENTATION DE MEDECINS SANS FRONTIERES ... 4

1.1 Historique ... 4

1.2 Motivations et objectifs de MSF ... .5

1.3 Organisation ... 6

a) Un mouvement international ... ... 6

b) MSF: une association ... ... 7

c) Des partenaires décisifs et variés ... ... 7

d) Le terrain ... 8

e) Ressources financières ... 8

j) Le siége de Paris ... 9

II- LE CENTRE DE DOCUMENTATION ...•...•... 12

2.1 Histoire et présentation du centre de documentation ... 12

2.2 Ses missions et son public ... 12

2.3 Son fonctionnement. ... 13

2.4 u matériel. ... 14

2.5 us outils documentaires ... 14

2.6 u fonds documentaire ... 15

2. 7 La photothèque ... 17

III -TACHES REALISEES ...•...•...•. 19

3.1 La mission prévue ... 19

3.2 Autres travaux effectués ... 27

CONCLUSION ..•...•...•....••...•...•..•...•... 30

BIBLIOGRAPHIE ....•...•...•...•...••••... 31

INTRODUCTION

Le nombre d'intervenants humanitaires a considérablement augmenté au cours de ces vingt dernières années, comme le rappelle Denis Gouzerth1 dans le Manuel des acteurs de l'aide. Ceci peut s'expliquer par un fort engouement pour les valeurs humanistes, une prise de

conscience des événements mondiaux, une plus grande solidarité entre les pays. D'autre part, les pays développés se préoccupent davantage de la situation des populations en détresse.

L'Union des Organisations Internationales confirme cette tendance en estimant que les ONG (Organisation Non Gouvernementale) ont été multipliées par 45 entre 1951 et 2001.

Ainsi, ces données tendent à montrer que 1 'humanitaire prend de plus en plus de place, de pouvoir dans notre société, intéresse davantage les individus.

Parmi ces ONG, existe Médecins Sans Frontières, considéré comme la plus importante agence de secours médical mondial, d'après David Rieff2, expert en géopolitique.

Pour être efficace, Médecins Sans Frontières doit agir rapidement face aux situations de crise, travailler dans 1 'urgence, ainsi elle doit prendre des décisions rapidement, elle se doit donc d'optimiser son système d'informations et de connaissances.

C'est dans ce sens que se pose la légitimité du centre de documentation dans la mesure où il possède une quantité d'informations extrêmement riches et variées pouvant profiter à cette organisation humanitaire.

Il est donc nécessaire de disposer d'informations utiles et fiables en permanence et de les actualiser.

Ainsi, les documentalistes de MSF essayent de rendre le centre de documentation le plus opérationnel possible, réfléchissant pour cela à 1 'utilisation de nouveaux outils documentaires, d'autant que le fonds se développe rapidement dans la mesure où les informations sont périssables et demandent une mise à jour régulière.

C'est dans cette optique de perfectibilité qu'est né le projet de la création d'une base de données textuelle recensant les clichés photographiques utilisés dans les différents documents de communication.

1

GOUZERTH, Denis. Manuel des acteurs de l'aide. 2003

2

Il s'agit donc pour moi de réfléchir à la manière d'élaborer et de mettre en place une base de données.

Pour répondre le mieux à la demande formulée, il est tout d'abord nécessaire de présenter l'association Médecins Sans Frontières afin de cerner son fonctionnement, ses objectifs, son originalité.

De manière plus ciblée, nous allons détailler l'organisation du centre de documentation intégré au siège de Médecins Sans Frontières.

Enfin, j'expliquerai dans une dernière partie l'élaboration du projet ainsi que les diverses tâches qui m'ont été confiés en plus de la mission.

I- PRESENTATION DE MEDECINS SANS FRONTIERES

1.1 Historique :

L'association Médecins Sans Frontières, dite« MSF »,a été fondée en décembre 1971 par un groupe de médecins français: le Dr Marcel Delcourt, le Dr Max Recamier, le Dr Gérard Pigeon, le Dr Bernard Kouchner, Raymond Borel, le Dr Jean Cabrol, Vladan Radoman, le Dr Jean-Michel Wild, le Dr Pascal Greletty-Bosviel, le Dr Jacques Beres, Gérard liliouz, Philippe Bernier et le Dr Xavier Emmanuelli, et de journalistes.

Ces derniers s'étaient rendus au Biafra avec la Croix Rouge pour tenter d'y aider la population dans ce pays alors en guerre. A leur retour ils ont estimé que la politique de neutralité et de réserve de la Croix Rouge avait été une erreur et qu'il était nécessaire de créer une association qui allie aide humanitaire et actions de sensibilisation auprès des médias et des institutions politiques. Dès l'origine, l'association se fixe une dimension internationale. (Annexe 1).

En 1979, un débat divise l'association: comment venir en aide aux "boat people", les Vietnamiens fuyant leur pays : par une grande opération médiatique ou par une action plus discrète, mais plus professionnelle ? Bernard Kouchner, à la tête du mouvement, défend la première solution avec l'idée d'affréter un bateau avec des médecins et des journalistes pour témoigner des violations des droits de l'homme dans ce pays. Son projet n'est pas suivi par les membres de MSF ; il s'ensuivra le départ de Bernard Kouchner, une scission et la création de Médecins du Monde en 1980.

L'organisation est reprise en main par Xavier Emmanuelli, ancien militant communiste, et par Claude Malhuret, ancien du PSU (tendance Gauche ouvrière et paysanne), puis par Rony Brauman (ancien de la Gauche prolétarienne) en 1982. L'organisation retourne alors aux principes initiaux. Le rôle et la place de l'humanitaire sont clarifiés. " Toutes les victimes ne sont pas équivalentes. Nous n'avons pas à servir de caution ni de prothèses à des politiques déficientes ", expliquait alors Rony Brauman. Philippe Biberson lui succède en 1994 et depuis 2000, le président de MSF est le docteur Jean-Hervé Bradol.

Entre temps, l'association a été reconnue d'utilité publique (1985), a été nommée «grande cause nationale» (1987), a obtenu le Prix européen des droits de l'homme (1991) et reçu le

-_, ,~.

Prix Nobel de la Paix (1999). Ces prix témoignent de l'efficacité constante de MSF, de sa capacité à intervenir rapidement en cas de crise, à attirer l'attention du grand public.

1.2 Motivations et objectifs de MSF :

Ainsi, depuis sa création le travail de Médecins Sans Frontières repose sur deux aspects, le secours médical aux populations civiles éprouvées par la guerre ou victimes de catastrophes naturelles et le témoignage des situations rencontrées. En effet, Médecins sans Frontières offre une assistance médicale d'urgence dans des cas comme les conflits armés, les catastrophes naturelles, les épidémies et les famines mais propose également des actions à plus long terme lors de conflits prolongés ou d'instabilité chronique, dans le cadre de l'aide aux réfugiés ou à la suite de catastrophes. En même temps, elle « informe et sensibilise [ ... ] le public, les donateurs de l'association et les différentes institutions [ ... ] à propos des situations de détresse auxquelles les équipes médicales sont confrontées » rappelle le premier article des statuts (Annexe II). En d'autres termes, MSF sensibilise le public aux exactions dont ils sont témoins ou aux manquements aux conventions internationales. Plus récemment, MSF a essayé d'agir et de faire réagir sur le problème de l'accès aux médicaments pour les populations atteintes de maladies comme le sida ou la tuberculose, en plus de son action traditionnelle dans les opérations d'urgence.

La Charte de Médecins Sans Frontières énonce les principes fondamentaux de l'association, rappelle que les interventions se font au nom de l'éthique médicale universelle, et ne permet aucune discrimination de race, de religion, de philosophie ou de politique. Tous les membres et les expatriés souscrivent sur l'honneur à ces principes et s'engagent à les respecter et s'y conformer:

« Les Médecins Sans Frontières apportent leur secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d'origine naturelle ou humaine, de situation de belligérance, sans aucune discrimination de race, religion, philosophique ou politique.

Oeuvrant dans la neutralité et en toute impartialité, les Médecins Sans Frontières revendiquent, au nom de l'éthique médicale universelle et du droit à l'assistance humanitaire, la liberté pleine et entière de l'exercice de leur fonction.

Ils s'engagent à respecter les principes déontologiques de leur profession et à maintenir une totale indépendance à l'égard de tout pouvoir, ainsi que de toute force politique, économique

religieuse. Volontaires, ils mesurent les risques et périls des missions qu'ils accomplissent et ne réclameront pour eux ou leurs ayants droit aucune compensation, autre que celle que l'organisation sera en mesure de leur fournir. »

1.3 Organisation :

A) Un mouvement international :

Médecins Sans Frontières est composé de dix-huit sections indépendantes. Les sections de cinq pays (France, Belgique, Espagne, Pays-Bas et Suisse) sont opérationnelles, c'est-à-dire qu'elles ont compétence à organiser des missions sur le terrain. Elles disposent chacune d'une organisation propre, elles choisissent et gèrent leurs missions de façon indépendante. Chaque section, selon les lois en vigueur dans son pays, a son statut (associatif), ses adhérents, son financement et son organisation propres, ainsi que son Conseil d'Administration, élu au cours de son Assemblée générale annuelle. Ceci ne les empêche pas de coordonner certaines actions conjointement, de mettre leurs moyens et ressources en commun afin d'augmenter la capacité de réponse aux crises et surtout d'adhérer à la même Charte.

Les autres sections ont des fonctions limitées dans la mesure où elles se contentent de recruter des volontaires, recueillir des fonds et représenter MSF auprès des organisations internationales. Chacune de ces sections non-opérationnelles est rattachée à l'une des cinq sections opérationnelles. Elles sont au nombre de treize : Allemagne, Australie, Autriche, Canada, Danemark, États-Unis, Italie, Japon, Luxembourg, Norvège, Royaume-Uni, Suède et Hongkong.

Les échanges entre ces différentes sections sont gérés par un Bureau International, basé à Bruxelles. Enfin, les présidents de chacune des sections composent le Conseil International qui veille à la logique et 1 'unité du mouvement. (Annexe III)

Médecins sans frontières est une organisation non gouvernementale internationale, c'est à dire qu'il s'agit d'une organisation qui est indépendante des gouvernements et de leur comportement et qui a des branches dans plusieurs pays. Aussi, elle répond à trois critères cumulatifs énumérés par Mario Bettati 3 : le caractère international, le caractère privé de sa

3

constitution, le caractère bénévole des activités. L'Union des Organisations Internationales, quant à elle, retient sept conditions: elle doit être internationale (intervention dans trois pays au minimum), ses membres doivent venir d'au moins trois pays ayant le droit de vote, ses statuts doivent donner à ses membres le droit d'élire une instance de direction, les administrateurs doivent être renouvelés régulièrement, son budget doit provenir d'au moins trois pays, aucune entité ne doit lui être supérieure et enfin elle ne doit pas être inactive.

B) MSF : une association

Médecins Sans Frontières est une association régie par la loi de 1901, à ce titre elle est dirigée par un Conseil d'Administration (CA) renouvelé par tiers tous les ans au cours de l'Assemblée générale, dont les adhérents sont essentiellement des volontaires en mission sur le terrain. Le Conseil d'administration est une instance de réflexion et de critique sur l'action de l'association, et reste le garant de l'esprit de la Charte. Il se réunit une fois par mois et intervient en fonction des éléments transmis par les permanents du siège. Ses membres sont amenés à témoigner des actions de l'association et à défendre ses positions. Le CA est également responsable au niveau juridique de la gestion financière de l'association. C'est pourquoi il participe à la préparation du budget prévisionnel annuel et en suit l'application. L'assemblée générale, quant à elle, se réunit une fois par an afin de dresser le bilan de son activité, de définir les grandes orientations à prendre pour l'année à venir et enfin procéder à l'élection d'un nouveau conseil d'administration. Les membres de ce nouveau CA élisent à leur tour un bureau et désignent ses représentants auprès des satellites de 1 'association (Epicentre, MSF Logistique, etc.).

C) Des partenaires décisifs et variés :

En France, l'association a développé un réseau d'antennes régionales et de correspondants, afin de représenter MSF à travers toute la France. Ces dix antennes sont gérées par des bénévoles travaillant en collaboration avec un responsable du siège. Elles ont pour mission d'informer le public et de recruter des futurs volontaires.

De plus, Médecins Sans Frontières est doté de plusieurs entités, appelées satellites afin d'optimiser son activité, sa gestion.

MSF Logistique ou la Centrale d'achat de Bordeaux est une organisation humanitaire qui assure 1' approvisionnement des missions (elle achète, conditionne, stocke et affrète des médicaments et du matériel médical ou non destinés aux missions). En clair, elle fournit dans les plus brefs délais les produits nécessaires aux populations en situation précaire.

L'association Epicentre réunit des médecins menant des études épidémiologiques visant à mesurer ses interventions et d'améliorer la qualité de la prise en charge médicale sur le terrain. La Fondation est un centre de recherche destiné à analyser l'action humanitaire et sociale en France et à l'étranger. Il s'agit des trois satellites les plus importants, à moindre échelle on peut également citer « Urgence et Développement Alimentaires » qui fournit une réponse aux besoins alimentaires d'urgence; «Etat d'Urgence Production» qui produit des films sur l'activité de MSF; « MSF Assistance» est chargée des activités de recherche de fond auprès des entreprises ; la SCI MSF qui est le propriétaire et le gérant du siège de MSF Association et la SCI Sabin propriétaire et gérant d'Epicentre. Ces structures renforcent son champ d'action sur le terrain.

D) Le terrain :

Basée sur le volontariat, l'association intervient dans le domaine de la santé, partout dans le monde où surviennent des guerres, des catastrophes, des désastres d'origine naturelle ou humaine. Au cours de 1 'année 2002, près de 3 000 volontaires sont partis avec MSF dans plus de 85 pays des cinq continents (Annexe IV), dont 949 personnes pour la section française. Il s'agit essentiellement de postes à caractère médical ou paramédical puisque près de deux tiers des volontaires sont médecins, infirmiers, chirurgiens, laborantins, puéricultrices, sage-femmes, psychologues ; quant au tiers restant, il représente les administrateurs, logisticiens. A cela s'ajoutent les postes de terrain qui représentent environ 1 500 postes au niveau international, sans compter le personnel local sur le terrain qui varie entre 11 000 et 12 000.

E) Ressources financières :

Médecins Sans Frontières tire plus de 80% de ses ressources de dons privés. Ces fonds lui garantissent une autonomie, une indépendance vis-à-vis des pouvoirs politiques et institutionnels. Cela lui permet de choisir librement ses interventions, de décider de l'ouverture

ou de la fermeture de ses programmes. En fait, cette indépendance financière lui permet une liberté d'action et de parole.

Ainsi, en ce qui concerne les comptes pour l'année 2002/2003, sur cent euros de ressources, 89 % sont d'origine privée, correspondant pour près des trois quarts aux dons privés collectés en France et dans les sections partenaires, ainsi, depuis la création de MSF, plus d'un million de donateurs français et des millions dans le monde se sont engagés financièrement pour soutenir ses actions ; le quart restant représente les ressources issues de la recherche de fonds (cotisation, carte de vœux ... ), de la mission sociale et des legs. Quant aux Il %, ils proviennent de financeurs institutionnels, dont 1 'Union européenne.

Aussi, sur cent euros dépensés, 89 % sont destinés aux missions, près des deux tiers sont liés aux dépenses des programmes, en direction du terrain au niveau international ; et le reste se partage entre 1 'information et la sensibilisation du public, le support des missions de Paris, les autres activités à vocation humanitaire. La recherche de fonds représente 7 % et 4 % sont affectés aux frais de fonctionnement c'est-à-dire aux dépenses que requièrent l'organisation du siège.

F) Le siège de Paris :

C'est dans la capitale qu'est situé le siège de Médecins Sans Frontières France qui compte près de 150 permanents salariés, auxquels s'ajoutent de nombreux bénévoles.

L'association est divisée en cinq départements :

1> Le département des Opérations représente le cœur de MSF, en effet, c'est lui qui définit la politique d'intervention de l'association. Il décide des moyens humains, logistiques et financiers à mettre en œuvre pour ouvrir et gérer une mission.

1> Le département des Supports Techniques a pour objectif de donner les moyens aux volontaires d'effectuer leurs missions dans les meilleurs conditions possibles, au point de vue médical et logistique. Ce département est divisé en trois secteurs : les Techniques médicales, 1 'Approvisionnement et 1 'Appui technique non médical, chacun mettant ses propres compétences au service du terrain. Grâce à l'expérience accumulée au fil des interventions, l'association a acquis une importante mémoire médicale et technique, permettant d'assurer aux volontaires le bon déroulement des missions, voir de les améliorer.

1> Le département des Ressources Humaines est chargé de recruter les volontaires avant leur départ sur le terrain et de les suivre tout au long de leur parcours à MSF ; il s'occupe également de la gestion des salariés du siège.

1> Le département de la Communication et de la Collecte de Fonds se fixe un double objectif; d'une part, communiquer en interne comme en externe sur les activités de MSF et témoigner sur les situations des populations en situation de crise ; le témoignage représentant en effet un point crucial pour MSF; . C'est par ce biais que MSF peut alerter l'opinion publique, dénoncer les violations du droit humanitaire et a ce titre il élabore la politique de témoignage et définit le contenu des messages, le cas échéant, il diffuse les informations relatives à 1 'action de MSF auprès des médias et du grand public.

Son second objectif est de récolter des fonds d'origine privée, puisque MSF fonctionne essentiellement grâce aux dons des particuliers et des entreprises, ce qui lui assure son indépendance. En fait, plus de 80% de ses ressources proviennent de donateurs privés. Ceci illustre parfaitement l'importance d'un tel service. Afin d'atteindre les objectifs posés une part du budget de MSF (environ 7%) est allouée à cette collecte de fonds.

Enfin, le département gère les relations avec les entreprises en effectuant des opérations de partenariat

1> Le rôle du département Gestion/Finance est de décider des orientations financières de l'association, pour cela, il veille aux principaux équilibres financiers, optimise l'utilisation des fonds sur le terrain comme au siége et assure une communication financière claire et exhaustive, afin de répondre au souci de transparence dans la gestion des comptes à laquelle est attaché MSF. D'autre part, il est chargé de rechercher des financements institutionnels.

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Président: Jean-Hervé BRADOL

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Directeur: Françoise SAULNIER 1 [ ~~~1~~il!'~;dlll)il:'t~.::!.fi:; : '1 Pierre SALIGNON

Directeur: Stephan OBERREIT

DU MAINE

• Pôle animation-production

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• Pôle Collecte de fonds Directeur:

Guillaume LE GALLAIS 6 Desks 1 Desk Urgences Directeur: Marc SAUVAGNAC • Service Comptabilité

• Secteur Ctrl de gestion Siège et Satellites

Directeur: Amanda HARVEY r~;4~~: ~BORE?MX-' ::~T

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Directeur général: Nicolas DE TORRENTE JAPQtf' Président: Saeko TERADA Directeur général: Armand VIRONDEAU AUSTRA):IE Président: Fiona TERRY

II- LE CENTRE DE DOCUMENTATION

2.1 Histoire et présentation du centre de documentation :

Le centre de documentation de Médecins Sans Frontières a été crée en 1991 par une documentaliste au sein de l'ex-Service des Techniques Médicale (il s'agit aujourd'hui du département des Supports Techniques), (Annexe V). Le but de sa création était l'information médicale nécessaire aux différentes interventions de MSF sur le terrain ; son public se limitait alors aux utilisateurs internes, permanents et médicaux de MSF Paris.

Ayant pris de l'ampleur, il est rattaché en 1995 au département de la Communication et de la Collecte de fonds, entraînant la redéfinition de sa mission, l'ouvrant à un public plus large: interne/externe, permanent/expatrié, médical/non médical.

Le personnel du centre de documentation se compose de trois personnes qualifiées : une à quatre cinquième, remplacée par une autre à temps plein, ayant un travail purement documentaire. Elle a pour fonction la gestion des ouvrages, des cartes et des vidéos ; pour ce faire, elle actualise le fonds, commande et enregistre les acquisitions, met à jour la revue de presse spécialisée, accueille les personnes intéressées et répond à leurs demandes, le cas échéant les réoriente vers un service ou une « personne-ressource » plus apte à répondre. Une seconde personne, de formation documentaliste, travaille à mi-temps sur la photothèque.

Ce mi-temps est complété par une personne en contrat à durée déterminée.

A cela s'ajoutent sept personnes bénévoles, effectuant notamment la revue de presse.

2.2 Ses missions et son public :

Le centre de documentation a pour mission de répondre aux besoins documentaires de ses différents interlocuteurs, de les informer, de leur proposer des informations pertinentes et actualisées.

Le rôle de la documentaliste de Médecins Sans Frontières peut se résumer en quatre activités, indispensables au déroulement des missions que s'est fixé le centre de documentation : tout d'abord, la recherche d'informations en réponse aux attentes des différents utilisateurs, selon la demande effectuée, la documentaliste peut rechercher dans le fond, interroger les bases de

données, commander les articles nécessaires, se diriger vers une personne susceptible de détenir 1 'information ; elle répond aux courriers et mails.

Ensuite, le centre de documentation doit proposer un fonds documentaire organisé, alimenté et bien géré, ceci nécessite d'assurer le suivi et la circulation des prêts, passer les commandes d'ouvrages puis les indexer et les ranger.

La documentaliste diffuse l'information collectée aux personnes concernées.

Enfin, elle assure la conservation de la mémoire opérationnelle de 1 'association ; ce qui passe par la collecte et l'archivage des documents, par un plan de classement approprié.

Ainsi, la diversité de ces activités montre la richesse du fonds.

Le centre de documentation doit, en premier lieu, informer les futurs expatriés, ses principaux usagers. Dès leur recrutement, ces derniers bénéficient d'une visite guidée du centre de documentation dans le cadre de leur briefing «premier départ». Par la suite, ces (futurs) expatriés viennent seuls pour se documenter, chercher des informations médicales et/ou géopolitiques, se renseigner sur la situation d'un pays. Afin de répondre à leurs attentes, la documentaliste les oriente particulièrement vers les dossiers « départ », les classeurs et les boîtes « pays », et la bibliothèque opérationnelle.

Des employés du siège font également appel au centre de documentation pour obtenir des informations sur de multiples sujets, allant de la réalisation et de la mise à jour de dossiers en tous genres à l'élaboration de bibliographies ou encore à la collecte de cartes routières, d'articles de synthèses ou de documents précis.

Le centre de documentation répond également aux demandes d'informations géopolitiques provenant des missions.

Enfin, la documentaliste doit répondre aux demandes extérieures sur rendez-vous; il s'agit d'étudiants d'un niveau Maîtrise au minimum, de journalistes ou de chercheurs soit intéressés par 1 'activité de MSF, soit recherchant une information pointue. La documentaliste peut également renvoyant la personne vers le site de MSF, actualisé régulièrement, ou l'inviter aux réunions d'informations qui ont lieu plusieurs fois par mois.

2.3 Son fonctionnement :

Le centre de documentation étant intégré au siège de MSF, au milieu d'autres bureaux, il n'y a pas d'horaires à respecter, dans la mesure où il est ouvert en permanence ; il est en accès

libre, chacun peut consulter ou emprunter les ouvrages qu'il souhaite. Chacun peut venir au centre de documentation et y travailler en autonomie, en effet, le plan de classement est clairement mis en évidence, la signalétique est explicite ce qui permet au public de pouvoir travailler même lorsque la documentaliste est absente. Aussi, généralement, les personnes qui empruntent un ouvrage laissent une photocopie de la jaquette en inscrivant leur nom.

Le centre de documentation va déménager prochainement à quelques mètres du siège, ce qui provoquera un changement de son fonctionnement; les utilisateurs devront être munis d'un passe (délivré par 1 'accueil du siège), ce qui limitera son accès ; de plus, des horaires d'ouverture et de fermeture devront être mis en place.

2.4 Le matériel:

Des ordinateurs avec un accès Internet sont mis à disposition des expatriés, afin que ces derniers puissent consulter leur mail, rechercher des informations, taper des rapports ... Ils peuvent depuis ces ordinateurs avoir accès à l'intranet, qui propose des liens vers des sites pouvant leur apporter des informations.

Une télévision ainsi qu'un magnétoscope permettent de pouvoir visionner des VHS sur des sujets extrêmement larges, sur les pays de mission, sur un thème, ou encore une émission diffusée à la télévision ayant un lien avec les réflexions menées par MSF.

2.5 Les outils documentaires :

Une organisation rigoureuse est nécessaire pour permettre une utilisation optimale du centre de documentation ; il s'agit ainsi de répertorier dans des bases de données, afin de faciliter la recherche d'informations, de classer et gérer les différents fonds. Ainsi, la documentaliste met à jour trois bases de données, 1 'une sous le logiciel de gestion de références bibliographiques, Référence Manager, se rapportant aux fonds médical et géopolitique; l'autre sous FileMaker pro recensant les vidéos. Ces bases sont uniquement utilisées par la documentaliste pour les recherches d'informations. La dernière base, sur Référence Manager, répertorie les articles médicaux. Cette dernière est actualisée par un étudiant en médecine et est utilisée par le personnel du département médical, Epicentre et les expatriés

2.6 Le fonds documentaire :

Le centre de documentation est composé à la fois d'une bibliothèque, d'une photothèque, d'une cartothèque et d'une vidéothèque.

Bibliothèque médicale :

Elle rassemble environ 850 ouvrages médicaux et techniques ainsi que des thèses et des rapports spécifiques. La majorité de ces documents sont en français et en anglais, et parfois en espagnol, portugais et russe. Ce fonds est actualisé à l'initiative du département médical qui fait parvenir à la documentaliste un liste des ouvrages souhaités. Comme pour la bibliothèque géopolitique, le fonds médical est organisé dans l'espace documentaire suivant un plan de classement utilisant les côtes de 00 à 50 (Annexe VI).

Bibliothèque géopolitique :

Elle est constituée d'environ 4 000 ouvrages, de dossiers géopolitiques sur les pays d'intervention, de dossiers pratiques pour les départs en mission, d'Atlas et de dictionnaires ainsi que de rapports d'organisations internationales.

Le classement de ce fonds suit un plan de classement, utilisant les côtes 60 à 76 (Annexe VI). Ainsi, on distinguera les usuels pays, les dictionnaires, le droit, les organisations internationales, les documents relatifs à MSF... L'enrichissement de ce fonds est réalisé à l'initiative de la documentaliste, en concertation avec les équipes concernées.

A ce fonds s'ajoutent:

- des classeurs pays (environ 150) qui sont un supplément de la bibliothèque géopolitique Ils permettent de s'informer rapidement, d'être au courant de se qui se passe dans un pays en temps réel grâce à la revue de presse effectuée quotidiennement. Tous les pays sont représentés y compris ceux où MSF n'intervient pas.

- Une trentaine de classeurs thématiques correspondant à des sujets généraux ayant trait à l'humanitaire, tels que les droits de l'homme, la sécurité sociale ...

- Les dossiers départ directement destinés aux expatriés ; des classeurs proposant des informations pratiques, il s'agit d'une présentation du pays, de la mission ainsi qu'une sélection bibliographique et de vidéos.

Elle est composée d'ouvrages particulièrement indispensables pour les expatriés. Elle se divise en deux parties, l'une est constituée d'une quarantaine d'ouvrages fondamentaux présents sur chaque site de mission, l'autre regroupe des livres plus spécifiques qui de ce fait sont disponibles uniquement sur les missions en rapport avec cette particularité.

Ils sont tous déjà disponibles dans la bibliothèque médicale ou géopolitique.

Ce fonds est particulièrement mis en valeur, il est classé à part avec une cote particulière : BQ plus le numéro de classement médical ou géopolitique.

La vidéothèque :

Elle rassemble environ 1200 VHS correspondant à des émissions enregistrées et des films produits par EUP dans les domaines médical, géopolitique et humanitaire. Les vidéos sont classées selon ces trois domaines. Elles sont reconnaissables grâce à une pastille de couleur déterminant chacun des domaines. Ce fonds est informatisé, il est possible d'effectuer des recherches sous le logiciel File Maker pro.

La cartothèque :

Elle recense 2500 cartes à différentes échelles couvrant les cinq continents où MSF possède des missions.

Chaque carte est insérée dans une pochette qui sert de témoin. Une étiquette indique ses caractéristiques, à savoir le pays, la ville, le type de carte, l'échelle, l'éditeur, la date. Ce système facilite la recherche et permet de garder une trace lorsque la carte est empruntée, puisque le centre de documentation conserve cette pochette.

Quand le centre de documentation acquiert une carte, un exemplaire est gardé à la cartothèque et une copie est placée en lieu fermé. L'enrichissement de la cartothèque se fait par commande particulière mais aussi par retour des gens de terrain.

Les abonnements :

Il existe tout d'abord des abonnements médicaux soit papier tel que La Revue du praticien soit en ligne comme Lancet. Il en est de même avec les abonnements géopolitiques qui sont disponibles en version papier ou en ligne.

Le centre de documentation possède également un abonnement à une trentaine de périodiques d'information générale, tels que Le monde, Le Figaro, Libération, La Croix .... qui servent à la revue de presse. Ils sont dépouillés quotidiennement par les bénévoles puis classés dans les classeurs par pays et par thème.

2. 7 La photothèque :

Le centre de documentation est accompagné d'une photothèque créée en 1999. Celle-ci compte environ 20 000 photographies provenant de trois sources :

~ de volontaires ou de membres du personnel du siège qui se sont rendus sur le terrain. Dans ce cas, le copyright appartient à MSF et l'association ne paye pas pour les utiliser, aussi elles pourront servir pour les publications internes et externes.

~ de photographes professionnels qui en font don à MSF. Ces photographes fournissent leurs photos, en échange MSF leur apporte une aide logistique, facilite leur accès sur le terrain. Ils autorisent MSF à utiliser leurs photos librement, mais uniquement pour une utilisation interne. Les photos doivent être créditées dans tous les cas avec le nom du photographe ainsi que le nom de l'agence pour laquelle il travaille.

Il peut arriver que MSF n'ai pas de contact avec des photographes sur un terrain, dans ce cas, l'association paye un photographe professionnel pour couvrir un lieu ou un événement.

~ D'autres organisations, principalement UNHCR, donnent leurs photos à MSF. Elles permettent à l'association de les utiliser librement, à condition qu'elles soient créditées à la fois par le nom du photographe et celui de l'organisation, (exemple: ©Howard Davies/UNHCR).

Au retour de l'expatrié, une sélection des photographies est opérée afin de coller au plus près des objectifs voulus, ainsi, la présence du logo MSF, les portraits et les paysages sont particulièrement utilisés. Les reportages sont ensuite scannés, puis légendés par le responsable de la photothèque avec l'aide de l'expatrié afin d'obtenir des précisions sur le lieu, la date, le pays ...

La photothèque a un aspect marketing dans la mesure où les images permettent de communiquer, de faire passer des messages notamment auprès des donateurs, les photographies donnant un sens à leur démarche. Les photographies permettent d'expliquer au public la situation sur le terrain et leur impact contribue à les faire réagir.

Elles servent également à illustrer les publications et les journaux destinés aux donateurs, pour le journal interne, pour les expositions, pour des présentations, des plaquettes informatives ...

Elles servent également à illustrer les publications et les journaux destinés aux donateurs, pour le journal interne, pour les expositions, pour des présentations, des plaquettes informatives ...

Une Base de Données Internationale Photo (DBI) existe depuis 2001 à l'initiative du Bureau International (Annexe VII). A l'origine, plusieurs sections (notamment la France et la Belgique) décident de créer chacune de leur coté une base de photographies. Leur projet ne fonctionnant pas, il apparaît une volonté de créer une base internationale regroupant les photographies des différentes sections avec pour objectif le partage du fonds photographique entre les 19 sections de Médecins Sans Frontières. En effet, tous les bureaux ont un important besoin d'accès aux photos pour décrire l'action de MSF, en temps réel. . Aussi, cette base est une solution financièrement avantageuse puisque les coûts sont divisés entre les différentes sections, qui alimentent chacune la base.

Ce fonds est géré par un administrateur depuis Bruxelles.

Actuellement, la DBI compte plus de 16 000 photos, et ce nombre ne cesse d'augmenter au fil du temps. On estime à 200, le nombre de photographies intégrées chaque mois dans la DBI. Cette base est consultable sur l'intranet de MSF. Elle permet l'autonomie des personnes du département Communication dans la mesure où ils peuvent chercher les photographies qui les intéressent sans avoir à passer par le responsable de la photothèque. On estime à 250, le nombre d'utilisateurs quotidien, effectuant des recherches.

Pour être mise en ligne, les photographies doivent respecter certains critères, il s'agit de contraintes techniques et morales, ainsi, en théorie, elle doit être en haute définition, en format A4 avec 300 DPI, avoir un intérêt particulier, être esthétique, moral, respecter une éthique (par exemple la nudité des enfants ne doit pas être montrée), être conforme à la déontologie médicale ( comme le port de gants lors des interventions médicales).

D'autre part, les photographes doivent au préalable signer un contrat afin d'autoriser MSF à publier ses photographies. ( Cela pose problème puisque la loi diffère selon les pays).

III - TACHES REALISEES

3.1 La mission prévue: création d'une base de données

Objectifs de la mission:

Différentes publications sont réalisées par le service communication, en interne et en externe avec des objectifs divers. Ainsi, pour les journaux internes, principalement en direction de la presse, l'objectif est de faire connaître les actions de MSF auprès des populations en danger. Pour les documents externes, il s'agit de faire circuler les informations entre le siège de Paris, le terrain, les sections et les bureaux à l'étranger.

Les articles de ces journaux sont accompagnés de photographies qui illustrent les témoignages (Annexe VII).

Le centre de documentation et certains salariés de MSF ont constaté que certaines photographies apparaissent plusieurs fois de suite dans ces documents. Or, la photothèque possède un fonds photographique immense, permettant le renouvellement systématique des illustrations, qu'il serait dommage de ne pas employer.

L'objectif de la création d'une base de données (BDD) serait d'éviter de publier la même photographie plusieurs fois, de savoir lesquelles ont déjà été utilisées ou non. Aussi, chaque photographie possédera sa «carte d'identité» dans la mesure où l'on connaîtra le nom du photographe, son pays, son thème. Celle-ci serait utilisée par les salariés du centre de documentation et du département de la Communication.

Une base de données peut se définir comme un ensemble d'informations organisées

Délimitation du cadre :

Au préalable, il faut recenser tous les documents intégrés à l'étude. Pour cela, j'ai rencontré une chargée de communication, qui s'occupe de la rédaction, pour présenter les différents journaux et leurs caractéristiques. En effet, le département de la Communication édite des documents destinés à un usage interne et externe, permettant au personnel comme au public

d'être informés sur les actions de MSF. Il m'est ainsi possible de cerner les publications qui seront intégrées au projet:

Messages : est un journal interne de Médecins Sans Frontières. Le rythme de publication est,

en théorie d'un numéro par mois; cependant on compte cinq numéros pour l'année 2003. Ce journal est accompagné d'un supplément, le Dazzibao, publié trimestriellement en interne et

en externe.

Il est diffusé à 4 000 exemplaires internes c'est-à-dire pour le siège parisien, les terrains MSF France via la capitale et le casier des départs, les sièges des autres sections, les adhérents cotisant à l'association, les antennes régionales et à 1000 exemplaires en externe, destinés dans ce cas aux journalistes, chercheurs, fondations, hôpitaux, autres ONGs ... , ce qui représente

5 000 exemplaires au total.

Il est composé d'articles, d'analyses portant sur la politique, l'économie, le social, le juridique ou encore l'humanitaire ; de témoignages ; d'histoires de patients ; de «coups de gueule »

pour le Dazzibao ; de photographies ou de dessins et caricatures. Il est publié en deux langues ( français et anglais) depuis trois ans.

Les documents en direction des donateurs :

Le Journal Info est le document le plus consistant- il se compose de 24 pages-. On compte

trois publications par an, en avril, juillet et décembre. Il est diffusé à 550 000 exemplaires à

tous les donateurs (a titre d'exemple, le Figaro est tiré à 373 000 exemplaires- 175 000 pour Libération - 425 000 pour Le Monde), aussi bien classiques (dons ponctuels) que prélevés (don mensuel régulier via l'Opération« 1 euro par semaine»).

Il se compose des actualités de missions, d'un dossier thématique, d'un sujet médical, d'un portrait et des brèves du terrain ...

La Lettre Infos est un journal petit format de huit pages. Il est publié deux fois par an, en

février et octobre en 350 000 exemplaires, il est envoyé uniquement aux donateurs classiques. Il se compose de deux sujets ou d'actualités du moment.

La Relance se présente sous forme de lettre de quatre pages. Elle est envoyée trois fois par an

(mars, mai et septembre) aux donateurs classiques inactifs depuis trois mois à deux ans. Elle

est diffusée entre 300 000 et 700 000 exemplaires. Elle est formée d'un seul sujet ou d'une mission incitant au don (malnutrition, urgence ... ). La relance s'accompagne d'un document

intitulé « Ce que nous avons fait grâce à vous » qui montre de quelle manière a été utilisé le don. li est spécifiquement destiné aux donateurs qui se sont mobilisés sur un sujet particulier (famine en Angola, urgence Afghanistan, urgence Côte d'Ivoire, épidémie au Niger etc ... ). li leur est envoyé un an après leur don.

De plus, une Relance Fiscale est envoyée en novembre de chaque année à tous les donateurs (classiques ou prélevés) ayant donné dans le courant de l'année. li a pour but de les aider à faire leur déclaration d'impôts en leur rappelant combien ils ont versé à MSF et en calculant pour eux la déduction de 60% (mesure fiscale s'appliquant aux dons à des ONGs). Pour être moins «rébarbatif», il s'accompagne d'une rétrospective des actions Médecins Sans Frontières dans l'année qui vient de s'écouler, mois par mois ou thème par thème (par exemple une typologie des missions).

La Prospection est un document petit format de six pages. Elle est tirée à cinq à six millions d'exemplaires deux fois par an, en mars et septembre. Elle est destinée aux non-donateurs puisqu'elle a pour objectif de rechercher de nouveaux donateurs. Elle n'aborde qu'un seul sujet incitant au don (malnutrition, urgence, épidémie, logistique, présentation institutionnelle de MSF ... ).

Après avoir délimité les publications concernés, il faut définir le cadre temporel que nous étendrons de l'année 2003 à juillet 2004.

Grâce aux caractéristiques, à la fréquence de publication de chacun, je peux établir une liste du nombre de publications pour la période donnée. li est ainsi possible de rechercher les documents qui nous intéressent au centre de documentation ou au service de la communication lorsqu'un document est introuvable ou indisponible. En effet, tous ces journaux sont théoriquement conservés et classés dans le fonds humanitaire et géopolitique. Cette recherche se justifie par le fait que sur chaque journal est indiqué le nom de l'auteur des photographies utilisées. Cette indication est le seul renseignement qui nous est fourni.

Ayant trouvée tous les documents en question, j'ai eu une entrevue avec une graphiste, travaillant sur les maquettes des publications, qui a noté -au brouillon- pour quelques publications, plus exactement pour deux numéros du Journal Infos, les URN - numéro d'identifiant des photographies- des photographies utilisées, et qui me communique ces informations sous forme papier. Dans le même temps une autre personne en contrat à durée déterminée à la photothèque avait elle aussi noté l'URN, le pays, ainsi que le thème se rapportant aux photographies de plusieurs journaux « Messages », sous forme de tableau à l'aide du logiciel Excel. li s'agit donc de reprendre le travail commencé ultérieurement par ces deux personnes.

En accord avec le tuteur professionnel, et pour continuer le travail déjà entrepris, nous définissons les informations, les « rubriques » concernant les photographies qui nous intéressent et qui constitueront la fiche de la base de données.

li s'agit du nom, du numéro et de la date du journal ainsi que le numéro de page, du sujet et du pays se rapportant à la photographie, du numéro URN qui sert d'identification pour chaque photographie et qui permet de la retrouver sur la DBI, ou le stockage sous CD-ROM, ou une rubrique « autre » afin de localiser la photographie, du nom et du prénom du photographe ainsi que l'agence pour laquelle il travaille.

Ainsi, chacun de ces champs devra être renseigné.

Recherche des informations :

Après avoir rassemblé tous les documents nécessaires au projet, il est possible d'effectuer les recherches d'informations sur la Base de Données Internationale Photo (DBI) (Annexe VIII) afin de retrouver les informations relatives aux photographies dont nous avons besoin, à savoir l'URN et le pays correspondant à chaque photographie. Je sais en effet que les photographies utilisées pour les publications sont tirées dans plus de 90% des cas de la DBI. En ce qui concerne les 10% restant, il peut s'agir de photographies classées dans des CD-ROM, ou plus rarement de photographies récemment données à MSF, qui n'ont pas encore été intégrées à la DBI, ni gravées sur un CD-ROM.

La DBI propose de nombreux critères de recherche, cependant seuls quelques-uns peuvent nous aider : le critère « photographe » propose une liste déroutante de photographes, le critère «pays» propose également une liste de choix, enfin il est possible d'effectuer une recherche

par sujet : maladies, action médicale, conflit.. .. qui propose chacun des sous-thèmes. (Annexe IX).

Les réponses proposées à la requête apparaissent sous forme d'imagettes, il faut alors cliquer sur l'une d'elles pour faire apparaître les informations de la photographie en question. En plus des caractéristiques techniques, des informations sur le photographe et le pays, il est proposé une liste de mots-clé en rapport avec la photographie. (Annexe X).

Cette étape de recherche d'informations sur la DBI prend du temps; en effet, si l'on effectue une recherche à l'aide du critère «photographe», qui est le seul indice que nous connaissons de la photographie avec certitude, il apparaît qu'un photographe a généralement pris de nombreuses photographies, ainsi il faut regarder les imagettes une par une sur plusieurs pages. De plus, dans la DBI, l'identité du photographe est indiquée sous la forme «prénom plus nom», ce qui ne facilite pas la recherche. D'autre part, dans de nombreux cas, le photographe est un volontaire ou une personne du siège, son nom n'est donc pas indiqué et est remplacé par « MSF » puisqu'il détient le copyright. Ainsi, dans ce cas la recherche est généralement infructueuse puisque ce critère répond à un nombre de photographies immenses, les visionner une à une n'est donc pas réalisable. ll est alors possible d'effectuer une recherche combinée en associant les critères « pays » et « MSF » ; ceci est réalisable puisque la rédaction s'efforce, dans la mesure du possible, d'utiliser les photographies prises dans le pays où a lieu le reportage. En dernier recours, j'ai utilisé le moteur de recherche de la DBI qui propose de nombreux thèmes. Par exemple pour une photographie représentant une intervention chirurgicale, on peut choisir le critère « action médicale ».

J'ai de cette manière pu obtenir l'URN de chaque photographie, le pays et l'agence du photographe.

Cependant cette dernière information n'est pas indiquée dans tous les cas dans la DBI; de plus, elle a un aspect variable, elle a pu évoluer, changer entre temps; d'autant que la DBI date un peu et n'est pas remise à jour régulièrement. ll m'a donc paru préférable de vérifier les données dans une liste donnée dans un fichier sur ordinateur; le cas échéant d'aller visiter le site du photographe ou de l'agence donnée afin de se procurer l'information ou de vérifier les données proposées dans la DBI.

En ce qui concerne le sujet de la photographie, je me suis inspirée des mots-clés indiqués dans la DBI. Celle-ci étant en anglais, il m'a fallu m'adapter et trouver le vocabulaire approprié, d'autant qu'il s'agit souvent de termes et d'expressions propres à l'humanitaire et à MSF. Je

n'ai réalisé ce travail que sur papier, dans la mesure où j'envisageai de créer une liste de choix pour cette rubrique sur File Maker pro ; aussi, il s'agit d'une rubrique définie par plusieurs propositions. En effet, une photographie illustre généralement différents thèmes.

Saisie des données trouvées :

J'ai tout d'abord saisi toutes ces informations sur le logiciel Excel (il me suffirait par la suite de les importer vers File Maker pro). Ceci s'explique par différentes raisons, tout d'abord, par le fait que le travail a été commencé par une autre personne sous Excel, il s'agit donc de continuer sur le même modèle; par le fait qu'en cas d'erreur il n'est pas possible de revenir en arrière sur File Maker pro, ou en tout cas difficilement, vu qu'il enregistre tout instantanément; enfin, il est beaucoup plus simple sur Excel d'ajouter des modifications, d'effectuer des transformations. Aussi, au début du stage, File Maker pro n'était pas disponible sur les postes réservés aux expatriés et que j'utilisais.

Création informatique :

Disposant de toutes les informations dont j'avais besoin, la création de la base de données put commencer.

Tout d'abord, en ce qui concerne le logiciel, le choix s'est immédiatement porté sur File Maker pro, puisqu'il est déjà utilisé pour d'autres bases de données, comme la base de données «vidéo » ; il paraît préférable d'uniformiser le système. Aussi, ce logiciel étant déjà connu et apprécié de la documentaliste, cette dernière ne rencontrera pas de difficulté dans son utilisation.

D'autre part, File Maker pro est un logiciel simple d'utilisation, il présente des fonctionnalités intéressantes concernant la présentation, 1' esthétique.

Ne connaissant quasiment pas ce logiciel, je l'ai découvert peu à peu, ce qui explique la lenteur dans la création de la base de données.

Aussi, à l'origine, je me suis orientée vers la création d'une base de données relationnelles. Il m'est apparu naturel de créer trois fiches correspondant aux informations des publications, des journaux et des photographes. Très vite, la documentaliste et les informaticiens, à qui je présentais le projet m'ont suggéré la création d'une base de données avec une fiche unique;

une base de données relationnelles leur paraissant trop difficile à mettre en place, et a alimenter par la suite.

De plus, la documentaliste souhaitait que tous les champs apparaissent ; elle insistait également pour obtenir une présentation claire. Ainsi, je me suis dirigée vers la création d'une base de données unique.

Les rubriques composant la fiche de la base de données ayant été définies au préalable, il me reste à les regrouper par thème : celles relatives au journal, c'est-à-dire son nom, le numéro et le numéro de page ; celles se rapportant à la photographie, à savoir le sujet et le pays, puis son identification, donnée sous la forme d'un numéro URN, CD ROM ou autre; enfin les informations concernant l'auteur de la photographie ainsi que son agence.

Je peux ensuite préciser pour chacune des rubriques le type de données qu'elle attend, à savoir « texte », « numérique » ...

Connaissant déjà les informations de la base de données, il m'est possible de prévoir des listes déroulantes pour les rubriques «nom journal », « sujet », «pays », « photographe » et «agence». Ces listes de choix ont un double avantage, d'une part, elles facilitent le travail de saisie, dans le sens où les informations étant récurrentes, il n'est plus nécessaire de retaper une même information; d'autre part, les recherches sont plus aisées puisqu'une liste de possibilités s'affiche, il suffit donc de cliquer sur l'une d'entre elles.

D'autre part, les rubriques «photographe» et «agence» ont pu être reliées, ainsi lorsqu'un nom de photographe est saisi, l'agence correspondant apparaît automatiquement et vice-versa.

La base de données étant créée, il m'est possible d'importer les informations du fichier Excel. Toutes les données sont désormais accessibles sur File Maker pro, mise à part les données relatives au « sujet ». Pour cette partie, je reprends les indications préalablement notées sur papier puis je relie les thèmes afin d'obtenir des sujets pertinents, précis, qui ne se répètent pas. Il me faut vérifier qu'il n'existe pas de termes redondants pour cette liste, mais également pour les autres listes de choix et spécialement pour la rubrique « pays ». En effet, les informations prises dans la DBI ne sont pas actualisées, il apparaît donc que certains pays ont évolué, se sont scindés, comme le Congo et la République Démocratique du Congo qui forment désormais deux pays différents. Dans d'autre cas, j'ai noté des régions et non des pays, il me faut donc rectifier les erreurs à l'aide des documents de la cartothèque ou des classeurs pays.

Amélioration de la base de données :

Une fois toutes les informations intégrées à la Base de données, je découvre les fonctionnalités qu'offre le logiciel File Maker pro pour améliorer esthétiquement la base. Je décide donc de la doubler - la copier- afin de créer un second modèle avec une présentation plus agréable, plus claire. La documentaliste ayant insisté sur le côté pratique et non esthétique de cette base, il me semble préférable de conserver la première base, elle pourra ensuite choisir laquelle utiliser. Dans cette nouvelle base, intitulée «Base Photos », Je

regroupe les informations par thèmes, c'est-à-dire celles relatives au journal, à la photographie et au photographe. De plus, je crée des scripts- séries de commandes File Maker pro exécutées en une seule opération- simplifiant de ce fait les manipulations. Les boutons ainsi crées permettent en un clic de déclencher une action, pour le bouton: « <<, <, >, >>»il est possible de passer plus rapidement d'une fiche à l'autre; les boutons «recherche» et

«exécuter recherche» permettent eux aussi de faciliter l'utilisation puisqu'ils évitent de passer par le menu. (Annexe XI).

La base de données recense six types de documents : le journal Infos, la lettre infos, Messages, les documents destinés à la prospection, le rapport annuel, la relance.

En ce qui concerne les informations relatives au « sujet », il apparaît que quarante-sept thèmes ont pu être recensés dans quarante-six pays.

Pour ce qui est des photographes, ils sont près de cent quinze travaillant pour une dizaine d'agences (Annexe XII).

Enfin, pour pouvoir alimenter plus facilement la base, les données sont triées par ordre décroissant de date (on part des journaux les plus récents).

Un guide d'utilisation a été réalisé en direction des salariés du département de la Communication, puisque ces derniers ne connaissent pas le logiciel File Maker pro. Il s'agit d'un document expliquant la manière dont peut être effectuée une recherche.

Un second guide, pour les salariés du centre de documentation, indique, en plus des indications liées à la recherche, la manière d'actualiser la base (Annexe XIII).

3.2 Autres travaux réalisés :

Mon stage réalisé à MSF a été ponctué de diverses tâches liées à la gestion de la cartothèque, de la bibliothèque, de la vidéothèque ou encore de la photothèque.

Ainsi, concernant la cartothèque, il m'a fallu effectuer une remise à jour des cartes. Chaque carte est, normalement, insérée dans une pochette transparente servant de témoin ; en théorie lorsqu'un prêt est effectué, la pochette est rangée dans un dossier avec un post-it indiquant le nom de l'utilisateur afin de savoir quelles cartes sont empruntées et par qui. Les cartes sont classées dans des boites et triées par pays.

En pratique, du fait de la méconnaissance des règles de fonctionnement, certains utilisateurs empruntent à la fois la carte et la pochette, ou laissent la pochette dans la boite de la cartothèque ou rangent eux-mêmes la carte empruntée au mauvais endroit et sans sa pochette, d'autant que la documentaliste n'est pas toujours présente.

Afin de résoudre ces problèmes, en plus d'une meilleure information des utilisateurs, il m'a fallu reprendre chaque boite afin de vérifier que toutes les pochettes comportent une carte et qu'elles sont classées au bon endroit. Une fois les cartes et les pochettes classées convenablement, je pu commencer le second travail qui consistait à vérifier que chaque carte est recensée sur un site disponible sur l'intranet. Ce site doit recenser la totalité des cartes que propose le centre de documentation ainsi que ses caractéristiques : le continent, le pays, éventuellement la région ou la ville ; le type de carte : administrative, routière, topographique, générale etc. ; et l'échelle (Annexe XIV).En fait, chaque nouvelle carte n'est pas systématiquement intégrée à cette liste. J'ai donc effectuée cette mise à jour en saisissant les données des cartes manquantes.

D'autre part, j'ai profité de ce travail pour retirer les cartes des pays ayant subi des modifications géographiques ou possédant de nouvelles frontières et en commander des nouvelles, actualisées.

J'ai également eu la possibilité de travailler, en plus de ma mission, à la photothèque pour réaliser d'autres tâches.

La photothèque possède environ 250 CD-ROM contenant des photographies. Ces CD-ROM sont classés pour certains par ordre alphabétique du nom du photographe, et pour d'autres par pays.

Les données de ces CD-ROM sont répertoriées dans des classeurs sous forme de fiches, classées par pays. Sur chaque fiche apparaît le nom du photographe, le pays, la ville, la date et le sujet de la photographie. Cette fiche est accompagnée, en théorie, d'une planche d'imagettes des photographies contenues dans le CD-ROM.

Ces classeurs facilitent la recherche puisque les CD-ROM sont rangés dans une étagère difficile d'accès, mais surtout, ils permettent de visualiser les photographies plus facilement puisqu'il n'est plus nécessaire de chercher le CD-ROM et de le télécharger.

Mon premier travail consiste à créer un tableau sur papier répertoriant tous les CD-ROM indiqués dans les classeurs. Ce tableau indique le pays et la date de la photographie ainsi que le nom du photographe. Il s'agit ensuite de vérifier que le CD-ROM est physiquement présent à la photothèque ; que les imagettes sont insérées dans le classeur et enfin que les photographies sont disponibles dans la DBI (Base de Données Internationale Photos). En fait, ce tableau fait le lien entre les données des classeurs, les CD-ROM et la DBI. Ce travail permet de vérifier l'exactitude et la mise à jour des informations contenues dans les "classeurs-CD-ROM". Il est ainsi possible de remettre à jour certaines données inexactes ou inexistantes.

Un tableau, réalisé à l'aide du logiciel Excel, recense lui aussi les CD-ROM que possède le centre de documentation. Ce tableau est un document plus accessible, plus simple d'utilisation dans la mesure où il permet une recherche beaucoup plus rapide que les classeurs, puisqu'il est imprimé et affiché, au yeux de tous.

Ce tableau est beaucoup plus détaillé que la version papier, il contient davantage d'informations sur le CD-ROM. Ainsi, il indique pour chacun d'entre eux, la pays, la ville, la date, le sujet de la photographie ; le nom du photographe et son agence ; le type de la photographie c'est-à-dire en noir et blanc ou en couleur; les remarques éventuelles, s'il est disponible ou non dans la DBI et si le CD-ROM est présent à la photothèque.

Un second tableau, résevé aux CD-ROM basse définition ( c'est-à-dire de qualité inférieure, ne respectant pas les critères techniques) est réalisé à part. Il ne contient que les informations les plus importantes, à savoir : le pays, la date le thème de la photographie ; le nom du photographe; les remarques et si le CD-ROM est disponible. Celui-ci est, évidemment, beaucoup moins utilisé puisque les photographies ne sont pas exploitables.

Ma mission consiste à vérifier l'exactitude des informations recensées dans ces tableaux Excel, à l'aide du précédent tableau réalisé sur papier. Il me faut également intégré à ce

nouveau tableau, les CD-ROM acquis par la photothèque récemment, et mettre à jour les informations concernant la DBI. En effet, un administrateur gère cette base depuis Bruxelles et communique régulièrement par mail les noms des reportages nouvellement intégrés à la DBI. Je dois donc actualiser les informations du tableau et des classeurs, à l'aide de ces mails (Annexe XV). Avec cette mise à jour, il est possible de détecter les problèmes, les CD manquants, ceux en attente de légendes, de DBI. .. et donc de les résoudre.

Cependant, de nouveaux CD-ROM s'ajoutant régulièrement, il se pose le problème de la mise à jour des données.

Toujours en lien avec la photothèque, j'ai effectué des recherches de photographies, depuis la DBI, pour illustrer les publications, notamment le Journal Infos de juillet 2004. Il s'agit de choisir des photographies en rapport avec les thèmes des articles, tout en respectant des critères, les mêmes que ceux relatifs à la mise en ligne des photographies sur la DBI (critères moraux, médicaux, de respect de la personne ... ).

En ce qui concerne la bibliothèque, j'ai eu la possibilité d'effectuer les tâches courantes nécessaires à sa bonne organisation : commande et enregistrement des nouvelles acquisitions sur le logiciel Reference Manager, accueil et réponse aux demandes d'informations des utilisateurs, présentation du centre de documentation et de ses différents fonds pour les nouveaux utilisateurs, participation à la revue de presse avec les bénévoles.

CONCLUSION

L'élaboration et la création de la base de données ont été réalisése dans un délai inférieur à

deux mois, c'est pourquoi, j'ai pu participer à l'activité quotidienne du centre de documentation et découvrir véritablement les différents fonds qu'il propose. Mon responsable professionnel étant à mi-temps, j'ai de ce fait eu la possibilité de le remplacer et donc de cerner réellement le métier de documentaliste. Cela m'a également incité à travailler en autonomie, à gérer les priorités du centre de documentation avec ma mission.

Ce stage m'a également permis de découvrir des logiciels que je ne connaissais pas, File Maker pro, pour la création de la base de données et Reference Manger, pour la gestion des références bibliographiques. C'est en grande partie mon ignorance de ce premier logiciel qui m'a conduit à quelques erreurs au départ, j'ai notamment perdu beaucoup de temps à imaginer une base de données relationnelles. De plus, le milieu de la photographie m'était complètement inconnu, je ne maîtrisais pas non plus la langue utilisée dans la Base de Donnée Internationale Photos et parlée fréquemment par la plupart des salariés du siège.

D'autre part, ce stage a été l'occasion de découvrir une association fonctionnant d'une manière originale, dans la mesure où aucun horaire n'est donné, chacun arrive à l'heure qu'il entend ; le tutoiement est de rigueur les uns envers les autres quelle que soit la place occupée, aussi, la hiérarchie n'est absolument pas ressentie. De plus, les appels micro diffusés par l'accueil dans tout le bâtiment pour rechercher une personne, annoncer les réunions ou des informations importantes donnent l'impression d'un rythme effréné. Le passage des futurs expatriés de différentes nationalités par le siège avec leurs bagages donnent une dimension cosmopolite; révélant ainsi la caractère international du mouvement MSF. Il m'a donc fallu m'adapter à ce rythme particulier, où les salariés sont pressés, puisqu'ils travaillent dans l'urgence mais restent néanmoins disponibles pour répondre aux interrogations de chacun.

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages sur Médecins Sans Frontières :

BETIATI Mario. DUPUY P.M .. Les ONG et le droit international, Economica, 1986.

BRAUMAN Rony. Humanitaire: le dilemme, Textuel, 1996.

GOUZERH Denis. Manuel des acteurs de l'aide, Fondation MSF, Paris, 2003.

PA YET M .. Les hommes-orchestres de l'humanitaire, Aditions Alternatives, 1996.

RUPIN Jean-Christophe. L'aventure humaine, Gallimard, 1994.

Site de MSF : www.msf.org.fr.

Ouvrages sur la base de données :

FIEUX Loïc. File maker pro 4, Editions Sybex, 1998

FileMaker Pro 5. Manuel de l'utilisateur, 1997-1999.