• Aucun résultat trouvé

Institut Pasteur de Lille : nouvel aménagement du service documentation

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Partager "Institut Pasteur de Lille : nouvel aménagement du service documentation"

Copied!
85
0
0

Texte intégral

(1)

HAL Id: dumas-01736954

https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01736954

Submitted on 19 Mar 2018

HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci-entific research documents, whether they are pub-lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers.

L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.

Institut Pasteur de Lille : nouvel aménagement du

service documentation

Karine Vincent Leroy

To cite this version:

Karine Vincent Leroy. Institut Pasteur de Lille : nouvel aménagement du service documentation. Sciences de l’information et de la communication. 1997. �dumas-01736954�

(2)

Karine VINCENT, épouse LEROY.

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Rapport

de

stage

stage

effectué de décembre 1996 à juillet 1997

à

l'Institut Pasteur de Lille.

sous la direction de :

Madame Annette BEGUIN,

responsable

universitaire

Madame Odile SOLICH et Monsieur Michel JOSEPH,

responsables professionnels.

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE

UFRIDIST

(3)

Karine VINCENT, épouse LEROY.

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ETDE LA DOCUMENTATION

Rapport

de

stage

stage

effectué de décembre

1996 à

juillet 1997

à

l'Institut Pasteur de Lille.

sous la direction de :

Madame Annette BEGUIN,

responsable universitaire

Madame Odile SOLICH et Monsieur Michel JOSEPH,

responsables professionnels.

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE UFRIDIST

(4)

« Avoir pour métier sapassion.»

Goethe.

Je tiens àremercier :

>le personnel du service de documentation de l'Institut Pasteur de Lille, pourleur accueil etpour le partagede leurs connaissances.

> Madame Annette Béguin, pour sadisponibilité et ses conseils. > Mes proches, pourleur aide et leur soutienconstant.

(5)

TABLE DES MATIERES

Liste des abréviations 3

Introduction 4

Présentation de l'environnement et de l'existant du service de

documentation de l'I.P.L 5

Quels sont les enjeux du transfertet du nouvel aménagement

du service documentation de l'I.P.L à l'I.B.L ? 17

Méthodologie explicative du document élaboré pour le comité

depilotage de l'I.B.L 25

Conclusion 32

Sources bibliographiques et éléctroniques 33

Résumé et mots-clés 35

Annexe n°l : Biographie, chronologie etprésentation des Prix

Nobels Pasteuriens 36

Annexe n°2 : Les Instituts Pasteur à travers le monde 41

Annexe n°3 : Organigramme de l'IPL 43

Annexe n°4 : Le servicedocumentation, approche systémique 63

Annexe n°5 : Medline, lapremière base de données biomédicales....65

Annexe n°6 : Plan du campus de l'IPL 73

Annexe n°7 : Aménagement actuel du service de documentation 76

Annexe n°8 : Tableau global des missions des différents

partenaires responsables de la construction 80

(6)

LISTE DES ABREVIATIONS

C.C.N= Catalogue Collectif National.

C.N.R.S = Centre National de la Recherche Scientifique.

CD-ROM = CompactDisk Read OnlyMemory.

I.B.L = Institutde Biologie deLille.

I.N.I.S.T = Institut National des Informations Scientifiques ou Techniques.

I.N.S.E.R.M= InstitutNational de la santé et de laRecherche Médicale.

I.P.L = InstitutPasteur de Lille.

I.P.P =Institut Pasteurde Paris.

Mac =Macintosh.

O.M.S = Organisation Mondiale de la Santé.

P.C =Personal Computer.

S.I.B.P = Service d'Immunologie et de Biologie Parasitaire.

(7)

INTRODUCTION

Le service documentation de l'Institut Pasteur de Lille (IPL) déménage ! C'est pour moi l'occasion de produire un travail utile au bon déroulement de cet événement. Mais cela va plus loin, car derrière ce travail concret se cache des

intérêts divergeants et des enjeux décisifs. C'est le coeur de mon sujet : Quels

sont les enjeux du transfert et du nouvel aménagement du service documentation de l'IPL?

Mon plan reflète l'évolution de mon stage. Tout a commencé par une

analyse de l'existant du service documentation, qu'il m'a semblé nécessaire de replacer dans son environnement.

La deuxième partie présente la transition entre l'existant et le futur du service documentation : ce sont les enjeux du transfert et de l'aménagement à l'Institut de Biologie de Lille (IBL).

La dernière partie prépare la situation future du service documentation. Y

figurent une présentation de l'IBL et la méthodologie du document que j'ai élaboré pour le comité de pilotage. Ce document est proposé en tome 2, il devrait permettre d'avancer dans la préparation du transfert et du nouvel

aménagement du service documentation.

(8)

I Présentation de l'environnementet de l'existant du service documentation de PinstitutPasteur de Lille (I.P.L).

1) Pasteur : un homme, des instituts.

Tout part d'un seul homme : Louis Pasteur. A la suite de son travail et de

ses découvertes, s'est développé un réseau d'instituts, dont l'IPL fait partie.

L'IPL dispose d'un service de documentation, c'est là que j'ai effectué mon

stage de fin novembre 1996 à finjuillet 1997.

a) Louis Pasteur(1822-1895)

L'histoire de l'Institut Pasteur est aussi celle d'un homme qui fut certainement l'un des plus grands expérimentateurs de tous les temps.

Physicien, chimiste et biologiste de génie, Louis Pasteur a également révolutionné les techniques industrielles et mis au point des vaccinations

célèbres, notamment contre la rage et le choléra et le procédé de chauffage des

aliments quiporte son nom (la pasteurisation).

II a révélé l'importance du monde microbien, soit comme responsable des

maladies, soit comme facteur d'équilibre à la surface du globe. Pasteur et ses collaborateurs ou disciples: Roux, Calmette, Yersin, Mérieux, Metchnikoff...ont

réalisé une oeuvre exemplaire de lutte contre les maladies de leur époque.

Au XIXe siècle, Pasteur a multiplié les découvertes, ouvrant la voie à la

médecine moderne.

L'Institut Pasteur fut l'un des berceaux de la Microbiologie, de

l'Immunologie et de la Biologie moléculaire. Son histoire est jalonnée de grandes contributions à l'évolution des connaissances et à la lutte contre les

fléaux qui décimaient les populations : diphtérie, peste, typhus, fièvre jaune,

tuberculose, poliomyélite...

Aujourd'hui, parce que de nouvelles épidémies sont toujours susceptibles

de voir le jour, comme le prouve l'exemple du SIDA, et parce que certaines maladies tropicales demeurent encore fatales, l'Institut Pasteur conserve toute sa raison d'être.

L'Institut Pasteur esttoujours fidèle à l'esprit de son créateur ; la tradition

pasteurienne n'est pas un vain mot. Si l'Institut Pasteur fait partie du paysage de la France et si sa renommée s'est étendue dans le monde entier, c'est avant tout

grâce à l'oeuvre de Louis Pasteur etauxvoies qu'il a

tracées1.

'

cf. annexen°l : biographie, chronologie etprésentation des Prix Nobels Pasteuriens. 5

(9)

b) Un réseau d'instituts

L'Institut Pasteur est présent à travers le

monde2.

C'est en 1891 que le

premier Institut Pasteurhors-métropole voit le jour à Saïgon.

En 1995, on ne compte pas moins de vingt-trois Instituts ou correspondants de l'Institut Pasteurrépartis à travers les cinq continents.

Ces Instituts ont un rôle multiple. Ils constituent le réseau international

des Instituts Pasteur et par ce biais échangent des informations. « Le plus

important réside sans doute dans l'animation scientifique, qui se traduit par de nombreux programmesde recherche menés en commun et en collaboration avec d'autres institutions nationales et internationales, et par des échanges de

chercheurs entre les Instituts du réseau [...].

»3

Ils ont également pour mission la santé publique des populations, notamment par la mise en place de campagnes de vaccination visant à protéger les personnes contre les principales maladies infectieuses.

cl L'Institut Pasteur de Lille (IPL1

Depuis sa fondation en 1894, l'IPL développe la recherche fondamentale

et l'applique au service de la vie : santé, environnement, alimentation sont les

axes forts de cepôle scientifique aujourd'hui international.

Dans la lignée Pasteurienne, les chercheurs de Lille étudient et combattent les maladies parasitaires et transmissibles (bilharziose, SIDA...), les maladies dites de civilisation (cancer, artériosclérose) et les maladies d'évolution lente (diabète).

Avec l'épidémiologie, l'Institut Pasteur de Lille aborde la médecine

prédictive qui détecte les risques de maladies d'après des observations scientifiques.

En 1996, le schéma directeur mis en place à l'Institut Pasteur de Lille

s'oriente dans trois directions essentielles: renforcer la recherche fondamentale.

en transférer les acquis au sein de dispositifs d'application et de

valorisation.

promouvoirl'image fédératrice de l'Institut Pasteur de Lille dans la régionpar une stratégie d'ouverture partenariale forte.

2

Cf.annexen°2 : les institutsPasteur àtravers lemonde.

3

MATHIOT, Christian.- Le réseau international des Instituts Pasteur et Instituts

associés.-Campus, n°27, mai 1996.

(10)

□ Ressources Humaines

En 1996, 908 personnes étaient présentes sur le campus.

Les chiffres clés

908 personnes présentessurlecampus

636 rémunéréesparl'IPL

(dont582 exclusivementparl'IPL)

242 hommes ! (38%) Y 40 CDD* (17%) 202 CDI** (83%) 272 rémunéréespar différentsorganismes (irôerun■/ ctoftS.-

-)

Y 62 CDD (16%) 394 femmes (62%) 332 CDI (84%)

37 ans enâgemoyen 36 ans enâgemoyen

9 années d'ancienneté moyenne 10 années d'ancienneté moyenne 27tempspartiel (11 %) 1 04 temps(26%)partiel *

CDD : contratà durée déterminée

** CDI

: contratà durée indéterminée IPL info. n°72, Mai 97

Des chercheurs du monde entier viennent à l'Institut Pasteurde Lille pour

parfaire leurs connaissances ou pour mettre en commun le fruit de leurs recherches avec les scientifiques lillois.

Parallèlement, une centaine de jeunes y préparent leur thèse de doctorat et

se forment auxtechniques les plus avancées de la recherche fondamentale.

(11)

□ Sites géographiques

Plus de cinquante unités, services etlaboratoires sontrépartis surtrois sites: Boulevard Louis XIV àLille: 2 hectares de campus, 35000 m2 de laboratoires. C'est le site principal de l'IPL.

Domaine du Certia à Villeneuve d'Ascq Gravelines

□ Statuts

L'Institut Pasteur de Lille est un établissement privé. En 1898, les

dispositions nécessaires sont prises pour que l'Institut bénéficie de la "déclaration d'utilité publique", ce qui lui permet entre autres, de recevoir des dons et legs. Cette disposition est acquise avec le décret présidentiel signé le 1er

avril 1898.

Le conseil d'administration est présidé par le Maire et comporte des

membres de droit et des membres élus par le conseil d'administration. Sous l'autorité du conseil d'administration, leDirecteurassure le fonctionnement.

C'est le conseil d'administration qui procède à l'élection du directeur en cas de nécessité (expiration de mandat, démission, décès.)

Actuellement, le Directeur de l'Institut Pasteur de Lille est M. le professeur

André Capron etle Président du conseil d'administration : M. Pierre Mauroy.

□ Ressources financières

Les ressources financières de l'Institutproviennent:

desrevenus de l'Institut, de recettes résultant de l'activité des

laboratoires, de contrats industriels, d'accord de licences, d'expertises, d'analyses: 80 % du chiffre d'affaires de l'Institutestréalisé grâce aux diverses opérations commerciales.

^ De la subvention du Ministère de laRecherche, du Conseil Général du

Nord etdu Pas-de-Calais, des organismes de Sécurité Sociale, de l'Etat,

d'organismes internationaux tels que

l'OMS4

ou l'Union Européenne. de dons et legs effectués par les personnes intéressées parl'oeuvre

poursuivie par l'Institut.

En 1986, parexemple, une donation a rendu l'Institut Pasteur de Lille

propriétaire du Château d'Avelin que l'Institut a aménagé pour organiser des conférences, congrès et séminaires.

4

OMS : Organisation mondiale de la Santé. 8

(12)

Organigramme5

2) Présentation du service documentation de l'IPL

Depuis sa fondation en 1894, l'Institut Pasteur de Lille dispose d'une

bibliothèque. Depuis quelques années, elle a suivi l'évolution des professions de l'information et de la documentation en proposant des prestations

documentaires (dossiers documentaires, interrogation de bases de données sur

serveurs spécialisés depuis 1980, etc.)

Le service de documentation dispose de moyens (des ressources

humaines, documentaires et financières et des locaux), qu'il met au service des utilisateurs. C'est de cette recherche d'adéquation entre les moyens du service documentation et son public que découle les missions, les objectifs et projets,

les activités et le mode de fonctionnement du service6.

□ Les ressources humaines

Le service de documentation a vécu des mouvements de personnel

importants. Pour sauvegarder le bon fonctionnement, la politique du service a été revue.

Actuellement, quatre personnes travaillent à temps plein et trois à mi-temps.

□ Les ressources documentaires :

> Thématiques :

Le fonds documentaire est spécialisé dans les sciences biologiques et

biomédicales, la médecine, la santé publique et la

nutrition7,

la qualité

alimentaire8, mais propose des thématiques aussi variés que les mathématiques, lastatistique, la chimie, la zoologie et les sciences vétérinaires, l'environnement, lapharmacologie et la toxicologie.

5

Cf. annexen°3 :organigramme de l'InstitutPasteurde Lille.

6

Cf. annexen°4 : leservicedocumentation, approche systémique.

7

Nutrition : rechercheappliquée qui traite des régimes alimentairespourêtre enbonne santé.

8

Qualité alimentaire : rechercheenmicrobiologie des aliments appliquéeauxindusties agro¬ alimentaires.

(13)

> Typologie du fonds et répartition par supports :

Le service de documentation met principalement à la disposition de ses

utilisateurs des périodiques : 539 titres de périodiques vivants, (c'est-à-dire dont l'abonnement est en cours),plus environ

2939

titres morts.

Un fonds d'environ 3000 ouvrages est également proposé . Le fonds des

documents primaires est géré par le logiciel Techlib. 80% du fonds est en

langue anglaise.

Les documents primaires sont majoritairement sur support papier. Seuls le Journal Officiel et SVMMAC sont actuellement sur support électronique. Les

autres documents sur supportélectroniques sont les documents secondaires.

> Recherches bibliographiques des utilisateurs :

La bibliographie est une matière première indispensable à tout travail scientifique. Divers moyens, suivant les goûts et les habitudes de travail de chacun, permettent de réaliser des recherches bibliographiques.

^ interrogation de bases de

données10

en mode local :

- les CurrentContents11

sur disquettes : ce sont des banques

de sommaires de plus de 900 périodiques scientifiques et

techniques qui sont spécifiquement conçues pour assurer une veille de l'actualité despublications scientifiques.

- Medline

sur CD-ROM : c'est lapremière base de données

biomédicale12. Sa couverture étantde 1966 (date de sa

création) à nosjours, avec mise àjourmensuelle, ce support permetde réaliser des recherches rétrospectives et d'assurer le suivi de l'actualité.

- D'autres CD-ROM

sont interrogeables : Journal Officiel,

Serline(Information sur lesrevues), et CD-ROMobtenus

avec les revues informatiques {SVMMAC...)

9

Ce nombre correspond aux titres répertoriés sur la liste des périodiques de la campagne d'abonnements 1998 au05/05/1997.

10

Une base de données estunprogramme permettant de structurer des données enfiches (ou

notices) etde lesdécouperenrubriques(ou champs) pourmieux lesgéreretlesretrouver.

11

Les Current Contents sont des bases bibliographiques. Les titres proposés dans le service documenation sont ABES (Agriculture, Biology and Environmental Sciences), clinical medicine etlife-sciences.

12

cf. Annexe n°5 : Medline,la première base de données biomédicales. 10

(14)

interrogation de serveurs commerciauxen ligne : QUESTEL,

DATA-STAR, STN, ESA-IRS, DIALOG.

^lecture de microfiches13: JournalOfficiel des lois etdécrets, Journal

Officiel de la communauté européenne etBulletin Officiel de la répression desfraudes.

^ recherche surInternet14: accès à Medline en ligne, sites scientifiques...

^Depuis

juin 1997, le catalogue en ligne du fonds documentaire du service documentaire est disponible sur

l'Intranet15

du site. Il permet

l'identificationdes documents, la consultation de leurs notices,

lavisualisation de l'état des collections et la réservation des ouvrages.

□ Le budget

Le budget des acquisitions documentaires (ouvrages et périodiques) du service est d'environun million de francs par an.

L'augmentation à la fois de la quantité et du coût des sources d'information se répercute lourdement sur le budget. En conséquence, certains

frais, comme ceux de reliure des périodiques ont été momentanément

suspendus.

De plus, l'IPL subit le contexte économique global d'où un allégement des coûts de fonctionnement et des dépenses des services.

13

Les microfiches sont des feuillesrectangulaires comportantune ou plusieurs micro-images généralement disposées selon une grille departition, ainsi qu'une zone d'entête, dans laquelle

est inscript le titre, situé le long de la partie supérieure (la "partition" désigne la distribution

des micro-imagessurunemicrofiche.

14

Internet est un réseau multimédia qui peut être consulté à partir d'un micro-ordinateur et d'un modem. C'estunréseau de réseau issude larechchenord-américaine etprogressivement

devenu accesssiblesauxentreprises, organismesetauxparticuliers.

15

Intranet est la réutilisation des applications de type Internet sur un réseau interne à une entreprise ouàunorganisme.

(15)

□ Les locaux du service documentation

Le service documentation est réparti dans quatre locaux, tous situés dans le bâtimentCalmette16

la salle de lecture

C'est la salle de consultation, y sont rangés certains éléments du fonds documentaire:

- les

ouvrages les plus souvent consultés, classés par côte,

- les

périodiques, dont les publications de l'OMS de l'année en cours, classés par ordre alphabétique de titre,

- les derniers volumes des collections annuelles.

Elle est aménagéepar :

- le

lecteur-reproducteur de microfiches,

- les

postes informatiques pour les utilisateurs,

- le bureau d'accueil

et de prêt (avec poste informatique),

-unbureau pour le personnel (avec poste informatique),

- la

photocopieuse.

Sa capacité d'accueil est de 10 places assises, dont 2 postes de consultation informatique. Les personnes qui consultent sur place font

principalementpartie du public interne. Le public externe doit acheter une carte d'accès. On note une utilisation prépondérante de la photocopie et des postes

informatiques, ainsi qu'une demande importante d'acquisitions

documentaires17

pour les différents services.

^ le magasin

Il estsitué en sous-sol et reçoit :

- les collections de

périodiques vivants et morts,

-les ouvragesmoins souvent consultés ou anciens,

- les collections annuelles antérieures

au derniernuméro reçu,

- les

publications de l'OMS hormis les plus récentes.

Le sous-sol est en libre-accès pour le public interne, qui peut ainsi aller

chercher ses documents en réserve. La salle de lecture et le magasin

communiquentparun escalier interne et unmonte-charge.

16

Cf. annexen°6 : planducampusde l'institut Pasteur de Lille.

17

Ouvragesouphotocopies d'articles

(16)

le bureau du personnel

Situé en face de la salle de lecture, ce local comporte quatre bureaux

réservés au personnel du service, ainsi qu'à ses documents professionnels.

^ la salle des interrogations de bases de données

Il est éloigné des autres locaux du service. Dans ce local se trouvent un

poste informatique, les documents d'aide à l'interrogation des bases de données

et les archivesdu service.

^>les dépôts etbibliothèques de proximité

La bibliothèque gère les abonnements et centralise les commandes

d'ouvrages et d'articles. Certains abonnements circulent dans l'Institut. Les

services les reçoivent en dépôt, pour des durées variables. Ils les rapatrient ensuite au service de documentation.

Deux bibliothèques dites 'de proximité' se sont formées dans deux services : Oncologie et SIBP (Service d'Immunologie et de Biologie Parasitaire).

□ Les utilisateurs

^Lesdemandes internes

908 personnes travaillent à l'Institut Pasteur de Lille, dans le domaine

scientifique principalement. Les besoins documentaires des utilisateurs réels et potentiels du service et documentation varient selon leurs fonctions au sein de

l'Institut Pasteurde Lille.

Troisprofils se dessinent:

% Les chercheurs ettechniciens des unités de recherche ont besoin d'information souventtrès récentes sur les expérimentations en cours

dans leurs domaines àtravers le monde.

Lepersonnel qui travaille dans le département des enseignements etde la formation a besoin d'articles de synthèse récents surla recherche.

Les services de logistique etde fonctionnement de l'Institut Pasteurde Lille sontpeu demandeurs d'informations. Le service documentation

gère les abonnements de certains services.

(17)

Si les documents ne sont pas disponibles sur place, le service en fait la

demande auprès de ses partenaires, citons principalement l'Institut Pasteur de Paris (I.P.P), l'I.N.I.S.T. (Institut National de l'Information Scientifique et

Technique), la British Library etles membres du Catalogue Collectif

National.18

Dans un questionnaire réalisé en décembre 1995 pour le service de

documentation, les utilisateurs ont défini leur besoin d'informations scientifiques et techniques. A la question « Dans quel but recherchez-vous le

plus fréquemment de la documentation? », les réponses ont été :

^suivi de l'actualité scientifique ou technique dans votre domaine

d'étude 85%

suivi de l'actualité scientifique ou techniqueen

général 51%

^recherche d'idées nouvelles 41%

^informations personnelles 16%

^recherche deréglementations 14%

•^renseignements

surdes sociétés 6%

•^recherche d'adresses 6%

•^autres: informations sur les banques de données, recherche de services

administratifs, préparation de cours,veille technologique..5%

•3> Les demandes externes

Elles sont traitées suivant le type de la requête soit par le service de

documentation, soit par le service communication.

La fourniture de documents primaires pour l'extérieur, notamment via le C.C.N., est assurée par le service de documentation. C'est aussi lui qui oriente éventuellement vers des sources ou organismes plus pertinents.

Le service de documentation travaille en étroite collaboration avec le

service communication pour les demandes d'information externe de type 'institutionnelle' (tout ce qui concerne l'Institut, la biographie de Pasteur...) et les

renseignements 'grand public' (vulgarisation de la biologie et de la médecine : les maladies, laprévention, lanutrition...)

18

LeCatalogue CollectifNational(C.N.N.)estun instrumentd'identificationetde localisation de documents répertoriantsur unsupportunique, lescollections de plusieurs organismesdocumentairesàuneéchelle

nationale.

(18)

□ Missions du service

Le service de documentation a pour mission la délivrance d'une

informationadéquate, sur des supports variés, pour ses utilisateurs.

Il vise perpétuellement un service de qualité pour ses utilisateurs en fonction de leurs spécificités et de leurs besoins.

Objectifs et projets

à court terme

-préparation du déménagement dans les locaux de l'Institut de Biologie

de Lille (IBL),

- maîtrise des contraintes

législatives liées au droit de copie,

-permettre un accès le plus libre possible, en salle de lecture, aux collections.

à moyen terme

-développement de prestations documentaires (accès à l'information via Internet, produits documentaires),

- formation des utilisateurs

aux outils et services mis à leur disposition,

-développement des accès aux documents électroniques.

^ à long terme

-aménagement d'un centre de ressources documentaires pourl'ensemble du campus.

Principales activités

^ accueil et aide auxutilisateurs,

^ gestion etvalorisation du fonds documentaire:

-gestion des abonnements et des ouvrages.

- traitement intellectuel des documents

(bulletinage et catalogage).

-campagne d'abonnement annuelles.

-présentation des nouvelles acquisitions.

- maintenance du

logiciel documentaire Techlib,

^t> fournitures de documentsprimaires à la demande ( achats d'ouvrages

et de photocopies d'articles),

aide à la recherche et réalisation de recherches documentaires et

bibliographiquespour les utilisateurs,

^ formation des utilisateurs à l'interrogation de Medline, des Current Contents etd'Internet,

(19)

^ mise en place de projets documentaires: développement de services en

ligne via un site Intranet (commande de documents primaires,

informations surles nouvelles acquisitions, liens avec d'autres sites,

notammentpour les instructions aux auteurs), participation à la mise en

place d'un site Internet.

□ Fonctionnement

Le service est ouvert au public interne 45 heures par semaine heures par

semaine et 32 heures pour le public externe ; 5 jours par semaine, toute l'année

(fermeture à 17h au lieu de 18h30 enjuillet et août).

Le service de documentation, tel qu'il vous a été présenté au sein du réseau des Instituts Pasteurs et plus particulièrement, de l'IPL, va déménager

dans les locauxde l'IBL.

Untransfert etunnouvel aménagement sont des enjeux décisifs. Ces enjeux, qui

constituent la problématique de ce sujet, sont examinés dans la partie suivante.

(20)

II Quels sont les enjeux du transfert et du nouvel aménagement du service de documentation de l'IPL à l'IBL?

«Vivez dans lapaix sereine des laboratoires etdes bibliothèques. »

Louis Pasteur, discours à l'occasion de ses 70 ans, 1892.

1) Enjeux du déménagement:

□ Palier la saturation des locaux

Le projet de déménagement du service de documentation de l'IPL est

principalement motivé par la constatation de la saturation des locaux actuels. Latotalité des collections en dépôts ne peutplus être rapatriée.

Dans sa configuration actuelle, le service de documentation ne pourra plus

accueillir de nouveaux documents en 1998.

Ce problème est d'autant plus préoccupant que l'information scientifique

est foisonnante et évolue très rapidement. Les chercheurs ont besoin d'informations récentes. L'actualisation du fonds documentaire est donc l'une des missions importantes du service de documentation.

Certes, la modernisation et la saturation des locaux font conjointement

évoluer les services de documentation vers la multiplication des supports

électroniques.

Néanmoins, on est encore loin de la suppression du support papier. D'ailleurs,

dans une enquête réalisée pour le service documentation de l'IPL en décembre

1995, à la question: « Onparle de plus enplus de la bibliothèque virtuelle. Si c'était possible à l'IPL, sous quelle forme préféreriez-vous consulter les

périodiques? ", le public interne arépondu: -à 46% sous leur formepapier

-à 26% indifféremment sous forme papieret électronique

-à 15% sous forme numérisée, c'est à dire àpartir d'un

micro-ordinateur -3% sont sans avis

La consultation des sommaires sur support électronique est une démarche

désormais acquise. Il n'en est pas de même pour la recherche rétrospective et le suivi de l'actualité.

Petit à petit, le service de documentation va mettre à disposition de plus

en plus de services électroniques et formera ses utilisateurs de façon à optimiser

leurs recherches.

Dans l'état actuel des choses, pour pouvoir réaliser cette transition "en douceur", il paraît important de prévoir des locaux suffisamment étendus pour

pouvoir accueillir les documents sur support papier et sur support électronique.

(21)

Ensuite, une partie de plus en plus importante des documents seront proposés uniquement sur supportélectronique.

□ Prendre en compte les évolutions technologiques et

développerles outils électroniques

Actuellement, le service de documentation met à la disposition des

lecteurs deuxpostes informatiques. Ils servent àla consultation de

CD-ROM, des Currents Contents, et permettent l'accès aux réseaux Intranet et

Internet.

La mise à disposition des deux postes informatiques supplémentaires semble nécessaire pourtrois raisons:

le tauximportantde fréquentation actuelle des postes

informatiques.

la durée moyenne élevée de consultation des utilisateurs. Le foisonnement des informations disponibles sursupport

électroniques ainsi que la multiplicité et le degré de précision

des requêtes amène le temps de consultation moyen à environ 45 minutes19.

Il est réaliste d'envisagerune multiplication importante des documents électroniques.

Il semble opportun de s'orienter vers le choix de micro-ordinateurs de type PC plutôt que Macintosh. Cela permettrait de consulter toutes les

ressources quel que soit leur format (Mac ou PC) et notamment la majorité des

CD-ROM qui sontaujourd'hui enversion PC.

Une répartition des bases ou autres sources

d'information20

sera organisée

en fonction des possibilités de chaque poste. Cette organisation est déjà mise en

place au centre d'information scientifique de l'Institut Pasteur de Paris et s'est

révélée satisfaisante et fonctionnelle .

19

Observationponctuelle réaliséeensalle de lecture, au coursdemon stage

20

Possibilité d'introduire des documentsprimaires sousforme électronique

(22)

répondre à une augmentation prévisible du lectorat actuel

La possibilité de croissance du lectorat està envisagerpourtrois raisons:

^ Lacroissance des effectifs de l'IPL21corrobore cette

hypothèse.

^î> L'IBL vaaccueillir des équipes nouvelles avec des

thématiques nouvelles. Il est donc nécessaire de prévoirun

système évolutif.

L'améliorationet la diversification des services rendus par le service de documentation (cf. ses objectifs, page...) est

susceptible d'entraîner un accroissementdu lectoratet de ses

requêtes.

□ Contribuer à l'amélioration de l'image de marque de l'IPL

Disposer d'un centre de ressources accueillant, et bien fourni améliore toujours l'image de marque d'une institution, tant auprès de ses partenaires actuels que potentiels.

Par le fait qu'il accueille du public extérieur et les partenaires des équipes de recherche, le service de documentation participe à la valorisation de l'Institut. Son évolution vers le statut de centre de référence dans les domaines de la médecine et de labiologie contribuera au rayonnementde l'IPL.

21240 personnes en 1974, presque 1000 en 1997, probablement 1600en2020.

(Cf. brochure bleue deprésentation de l'IPl, réalisée par l'agenceDenoyelle & Bourgeois.)

(23)

□ Contribuer au développement de la recherche et à sa

promotion

L'IPL est à la fois un centre de recherche, d'application de la recherche et

un centre

d'enseignement22.

Chaque secteur est demandeur

23.

Le service de

documentation a pour mission de répondre aux besoins documentaires du

personnel qui travaille pour

l'IPL24.

Chaque secteur est bien souvent aussi producteur d'informations. Comme

l'utilisation de l'information stimule la production (cf. les utilisateurs, public

interne, page 9: 41% recherchent le plus fréquemment de la documentationpour

trouver des idées nouvelles). On peut donc considérer que la mise à disposition

d'informations est un des éléments qui stimulent la production scientifique à

l'IPL.

Le déménagement du service de documentation dans les locaux de l'IBL doit permettre au service de réaliser dans de bonnes conditions ses missions de diffusion et aide à laproduction d'informations scientifiques.

Optimiser le fonctionnement du service

La saturation des locaux, la multiplication des documents professionnels

et le nombre de personnes employées dans le service de documentation ne permettent pas la meilleure organisation possible de l'espace et des ressources internes au service, ce qui peut être constaté par les nombreuses allées etvenues

dupersonnel.

L'arrivée dans un nouvel endroit nécessitera obligatoirement de prendre

de nouvelles habitudes. Il est intéressant d'envisager le déménagement comme

un tremplin permettant de mieux organiser le fonds documentaire du service et

d'aménager les postes de travail de façon à optimiser les tâches.

22

Le service de documentation répond aux besoins documentaires du personnel de l'IPL. Il n'intervient pas directement auprès des personnes qui y suivent une formation et qui n'ont d'ailleurspas d'accès gratuitauservice de documentation. Parcontre, il répondauxdemandes d'informations des formateurs.

23

cf. présentation desutilisateurs, public interne,page9.

24

Pour les périodiques, les choix documentaires sont générés par les besoins des chercheurs. Pourles ouvrages, les choixsont déterminés par les besoins enrecherche pureet enrecherche

appliquéeetles demandes externes.

(24)

2) Enjeux de l'aménagement:

□ Mettre en synergie bâtiment, collection et personnel

pour un meilleur service des utilisateurs

«Trois éléments ontune importance vitale dans unprojetde construction.

Le premier, c'est la qualité architecturale ou sociale du projet. Le deuxième, c'est l'équipe qui va travailler dans cet équipement, l'idée qu'elle sefait du

fonctionnement à venir et les bases d'organisation qu'elle souhaite. Le dernier, quin'estpas sans importance, l'enveloppe budgétaire duprojet.

Ilfaut mettre en synergie: le bâtiment, les collections, le personnel. Ces trois éléments ne sont mis en oeuvre que pour leur destinataire: l'utilisateur

final.»25

Dans cette logique, on veillera à ce que l'aménagement des espaces et des

collections soit fonctionnel, tout en s'intégrant harmonieusement au bâtiment de l'IBL. De même, l'organisation des postes de travail du personnel devra

optimiser les flux documentaires de façon à gagner du temps en service interne.

L'exiguïté actuelle a entraîné la juxtaposition de fonctions différentes sans

possibilité d'aménager de façon logique les flux de documents et depersonnes.

□ Avoir la possibilité d'organiser des séances de formation

Actuellement, seuls des rendez-vous individualisés permettent la

formation des utilisateurs. Aujourd'hui, leurs principales requêtes sont la formation à la recherche sur Internet et à l'interrogation des bases de données. Des séances collectives, ayantparexemple pourthèmes:

Optimiser l'organisation de sa documentation personnelle dans les

laboratoires,

Constituer une bibliographie,

Les nouvelles technologies au service de l'information scientifique, etc.

pourraient être également réalisées pour répondre aux besoins des utilisateurs du service.

25

PANSU,Alain.- Organisationdescollections dans l'espace.- Bulletin d'informations de

l'association des bibliothécairesjrançais, n°170,premier trimestre 1996,p7.

(25)

Ces formations auraient au moins deuxconséquences positives:

améliorer les compétences documentaires minimales sollicitées par les chercheurs pour leur usage personnel, sans transformer chacun en documentaliste

"^faciliter les échanges entre les utilisateurs etle personnel du service documentaire quantà leurs besoins, leurs attentes et leurs spécificités.

La mission pédagogique du service de documentation est prépondérante: elle permet de rendre l'utilisateur plus autonome et plus efficace dans ses recherches documentaires. Ainsi, un espace aménagé pour la formation des

utilisateurs devrait être prévu.

□ Assurer le meilleur équilibre entrel'accès des utilisateurs etla sécurité des collections

L'enquête réalisée pour le service de documentation en décembre 1995 révèle certaines modifications quant auxhoraires d'accès à la bibliothèque:

- 91% souhaitent

qu'il n'y aitpas de fermeture à la mi-journée,

- 67% souhaitent

qu'il ferme plus tard,

- 56% souhaitent

qu'il y ait unnocturne par semaine,

- 45% souhaitent

qu'il ouvre une partie du samedi,

- 5% souhaitent

un accès parbadge à tout heure et l'ouverture du mercredi

matin.

Ces souhaits ont été pris en compte. Désormais, le service de documentation est ouvert :

-sans interruption à lami-journée,

-jusqu'à 18h30 du lundi au vendredi (sauf pendant les deux mois

d'été),

- le mercredi matin.

Pendant plusieurs mois, elle a été également ouverte le samedi matin, mais la faible fréquentation (2 personnes en moyenne) n'a pas encouragé à

poursuivre l'ouverture de cetteplage horaire.

Les permanences de 18h à 18h30 du lundi au vendredi ne sont pas

toujours justifiées (la fréquentation moyenne est de 2 personnes et peut parfois

même être nulle). Ainsi, il apparaît que les horaires étendus sont utilisés par

une minorité dupublic.

Des contacts ont été pris pour assurer la sécurité du fonds documentaire

avec les sociétés 3M et SERMME.

(26)

□ Laisser le plus possible de documents primaires en libre accès

>Enieux du libre accès pour le public:

Le public se trouve en contact direct avec l'ensemble du fonds. Cela permet un accès plus rapide et plus libre aux documents . Au hasard des

circulations, le public est ainsi susceptible de diversifier ses lectures.

>Enieux du libre-accès pour le personnel:

Le personnel doit gérer la gestion d'une offre plus nombreuse, mettre en

relief, susciter des découvertes et programmer le temps de rangement et de

contrôle régulier des rayonnages.

^Conditions requises pour un libre-accès:

Il convient de réserverdes espaces suffisants permettant: -la consultation des documents surtable,

-la circulation despublics,

-une circulation aisée entre les rayonnages,

-ladétermination d'itinéraires les plus évidents possibles,

-une organisation claire et lisible de l'ensemble de l'espace, -une signalétique importante et obligatoire.

>Enjeuxd'un libre-accès en salle de lecture à l'IBL:

Actuellement , le public interne peut facilement et rapidement se rendre

de lasalle de lecture au sous-sol.

La configuration proposée à l'IBL éloigne le magasin de stockage : il faudra

quitter l'enceinte de la bibliothèque, prendre l'ascenseur etdescendre à R-2. Des

délais de fourniture des documents seront àprévoir.

Pour limiter l'insatisfaction, il est souhaitable de mettre en salle de

lecture26 le maximum des collections.

26 salle

de lecture: espace privilégié pour la consultation. « Les circulations sont plus larges qu'en magasin ouvert pour faciliter l'accès du public au document et 'aérer' l'espace. »

Bibliothèques dansla cité, p.122.

(27)

Il faut savoir que ce choix transformera la salle de lecture en un magasin

ouvert27. Unmaximum de rayonnages va y être présent, en laissant la circulation nécessaire28 à un accès handicapé. Il y aura peu de places assises, surtout quand

la salle de réunion sera occupée.

27

magasin ouvert: « cettedisposition se caractérise parlarecherche d'une grande densité de

stockage afin de présenter le maximum de collections en libre accès. » Bibliothèques dans la cité,p.120.

28

Circulation nécessaire pour un handicapé : la largeur de la rampe est d'un mètre, on laissera une circulation d'im minimum, voire lm20, quand c'est possible, pour plus de confort.

(28)

III Méthodologie explicative du document élaboré pour le comité de

pilotage de l'IBL (tome 2 ci-joint)

II De l'IPL à T IBL

a) Présentation de l'IBL

La présentation du service de documentation dans sa configuration

actuelle29,

aubâtiment Calmette de l'I.P.L, est détaillée en première partie.

Son déménagement à l'IBL est prévu à l'horizon du printemps 1998.

□ Les auteurs du projet

Ce projet d'un grand institut de biologie fondamentale a été voulu par le Ministère de la Recherche, et réalisé par le Centre National de la Recherche

Scientifique (C.N.R.S.), le Conseil Régional du Nord - Pas de Calais, l'I.P.L,

l'I.N.S.E.R.M. des universités régionales et le Centre Hospitalier et Universitaire de Lille. Sa création a été décidée en août 1989.

Superficie

Situé dans le campus de l'IPL, ce nouveau bâtiment a été mis en chantier

en 1994. L'IBL est construit sur une parcelle de terrain de 2.280 m2. Il offre

12000 m2 sur huit niveaux dont six hors sol, soit 9750 m2 de surfaces utiles.

Inscription du bâtiment dans lesite

L'IBL se développe le long d'un axe parallèle au boulevard Louis XIV.

Il se compose de 3 éléments:

^l'axe ou "épine dorsale" qui monte à 24,10 m: support des

services, locaux techniques scientifiques, ^>les laboratoires de recherche,

^>la "cédille": services administratifs des équipes.

Une grande attention a été portée à l'accès du bâtiment, tout en essayant d'introduire au paysage une image pour l'IBL lui permettant d'avoir son identité,

tout en préservant celle de l'IPL.

29

Cf. annexen°7 : aménagementactuel du servicede documentation. 25

(29)

Equipes de recherche accueillies à l'IBL

Les recherches qui y seront menées s'intègrent aux perspectives de

développement scientifique régional et sont marqués par une forte intéraction des thèmes étudiés.

Cinq grands axes scientifiques ont étés retenus pour cet Institut Fédératif

de Recherche du CNRS où travaillent 300 personnes:

^ Différenciation cellulaire, oncogénèse, morphogénèse et embryogénèse.

Génétique humaine et pathologique.

^Récepteurs

et signaux des systèmes biologiques intégrés

(mécanismes moléculaires de communication, d'apprentissage du langage etde la mémoire cellulaire communs aux trois systèmes

immunitaire, nerveux etendocrinien).

^Pathogénèse

et prévention des maladies infectieuses parasitaires et

inflammatoires.

^Biochimie des molécules et modélisation moléculaire.

Répartition des niveaux

^>Les deux sous-sols hébergent:

- des locaux

techniques

- des archives des services

- le

magasin de conservation de la

bibliothèque

- un

parkingpour 130 voitures Le rez de chaussée est composé:

- d'un

hall,

- d'un

amphithéâtre de 300 places,

- d'une salle du Conseil

- des futurs bureaux du service

documentation.

- de la future salle de lecture

ÇfrLes niveaux supérieurs sont occupés par les laboratoires.

(30)

Responsables de

Construction30

^Maître d'ouvrage: CNRS

C'est le propriétaire du bien (ou celui qui assume cette responsabilité). Il finance l'opération et retient le maître d'oeuvre.

Il est responsable du maintien en état du bien et de l'adéquation du

patrimoine aux activités qui en découlent.

^Maître d'oeuvre: Lecabinet d'architecteZig-Zag Le bureau d'études CDFIngénierie.

Il assume les fonctions architecturales, techniques et économiques en

réponse àun programme regroupant les principaux choix du maître d'ouvrage.

Il est responsable de la conception etdu contrôle de l'ouvrage à réaliser.

^Bureau de contrôle: Affitest

Il intervient à la demande du maître d'ouvrage et donne un avis sur les

problèmes concernant la solidité de l'ouvrage et la sécurité despersonnes.

^>Le maître de chantier: SCONord/Pas de Calais

Il est chargé d'une mission de pilotage et de coordination des diverses

entreprises chargées destravaux.

b) Présentation du comité de pilotage

Pourqu'une concertation des différents intérêts enjeu dans le transfert du service documentation à l'IBL, soit possible, un comité de pilotage s'est formé.C'estpour lui quej'ai été chargée d'élaborer le document ci-joint.

Il est constitué:

^>de personnes de la direction de l'IPL et du CNRS, qui fontpartde

leur information concernant le bâtiment, le budget,...

Il s'agit de la secrétaire générale de l'IBL, du secrétaire général de l'IPL, d'une représentante de la direction de la programmation scientifique, d'un

représentant de la valorisation de la recherche.

30

Cf. annexe n°8 : tableau global des missions des différents partenaires responsables de la

construction.

(31)

^de la responsable du service documentation, qui informe sur les pré-requis nécessaires à l'organisation des collections, la sécurité des données et

des utilisateurs, les tâches parle personnel de service.

^>d'un chercheur chargé de mission à l'information scientifique

auprès de la direction de la programmation scientifique.

^>de représentants des utilisateurs du service documentation: un représentant des enseignements, un chercheurreprésentant larecherche.

2)Elaboration du document pour le comité de pilotage.

a> Le fruit d'expériences réalisées en stage

J'ai été chargée de prévoir le transfert et l'aménagement futur du service de documentation.

L'évolution lente de ce projet au fil des mois a nécessité queje répartisse

la durée de mon stage (300 heures) sur plusieurs mois. Cela m'a, en effet,

permis de mieux voirceprojet mûrir.

Ce sujet s'est révélé lourdet délicat, mais très enrichissant et formateur.

□ Un sujet lourd

Après avoir analysé l'existant, notamment grâce à l'ensemble du personnel du service, auprès de qui j'ai pu m'informer et qui a mis à ma

disposition de nombreux documents. J'ai également pris connaissance des

besoins des utilisateurs. Ceci, lors d'une série de conférences sur l'information

scientifique organisées par l'INSERM, en visitant un laboratoire et l'animalerie,

en cherchant des informations surles différents services de l'IPL.31

31

Cf. annexen°3 : organigrammede l'IPL 28

(32)

Ensuite a commencé la préparation concrète du déménagement:

éprise

de connaissance des documents élaborés par certaines personnes du service documentation et des comptes-rendus des réunions du comité de pilotage,

^métrage

parcôte du fonds documentaire de 1088,24 mètres linéaires au

total,

^■recherche et lecture de sourcesbibliographiques et

électroniques,32

^>plan

d'aménagement actuel parcôte pourla planification du

déménagement.

En parallèle, j'ai travaillé sur la préparation concrète de l'aménagement:

^après

avoir élaboré d'un questionnaire, j'ai visité des bibliothèques ayantconnu récemment des situations de déménagement et

aménagement ou, comme à l'IPL, sur le point de les connaître:

- la

bibliothèque de l'hôpital psychiatrique de Bailleul,

- le

centre d'information scientifique de l'InstitutPasteur de

Paris,

- la

bibliothèque nationale de France, quai de Tolbiac à Paris.

éprise de contactavec des sociétés d'ameublement au salon de

l'information et de la documentation électronique (IDT 97) à Paris avec

une société de protection du fonds documentaire (3M),

^nouveauxmétrages du fonds documentairepourle calcul des accroissements,

^recherches etlectures de sourcesbibliographiques et

électroniques33,

"^aménagement

de la nouvelle salle de lecture surplan et essais réels

en dessinant à la craie les surfaces à aménager,

32

Cf.sources bibliographiques et éléctroniques

33

Cf. sources bibliographiqueset éléctroniques 29

(33)

^>plan

d'aménagement actuel des collections au sous-sol etpréparation

des plans pour l'aménagement des collections à l'IBL.

□ Un sujet délicat

Au cours d'un projet important comme celui du transfert du service

documentaire, se rencontent de nombreux intervenants. Chacun a des

compéténces et des préoccupations différentes. En conséquence, la part des négociations est primordiale.

Cette expérience m'a permis de voir combien les relations au sein d'un

organisme sont déterminées par un souci de diplomatie,dans le respect du

travail et de lapersonnalité de chacun.

□ Un sujetenrichissant etformateur

Ce vaste sujet de stage m'apermis de:

^visiterd'autres services de documentation et bibliothèques, ainsique des salons professionnels (GID, à Lille, IDT 97, àParis), où j'ai pu

rencontrer de nombreux professionnels et sociétés prestataires de

services en documentation . Le partage de leurs expérience a été pour moi

très enrichissantet formateur.

^passer

en revue l'ensemble du service de documentation : ses

ressourceshumaines, documentaires et financières, ses locaux,ses

utilisateurs, ses missions, ses objectifs et projets, ses activités, son fonctionnement .Cette vision d'ensemble, tout enétantprécise pour

chaque entité, m'octroie unregard 'actif, qui m'aide désormais à

analyser lesorganisations spatiales des centres de documentation, bibliothèques et librairies.

^rechercherdans d'autres secteurs que la documentation, des informations sur les aménagements d'espace :

-l'ergonomie des postes de travail

- les

techniques commerciales quant à l'organisation des

espaces

(facing34

)

34

Facing: technique marketing qui consiste à disposer les données à vendre de façon àce que leclient aitune impression d'abondance qui inciteàacheter35Pasteurisation :procédépourla conservationtemporaire de certainsproduitsalimentaires(lait, bière, vin, etc.)par l'élmimination relative des germes aumoyend'un seulchauffageàunetempératuretoujours inférieureà 100°.

Références

Documents relatifs

Ceci met en exergue que, d’une part, les termes fournis par les approches de fouille de textes sont pertinents et que, d’autre part, des termes nou- veaux qui sont souvent des

à forte puissance : le début d'ebullition généralisée s'ac- compagne d'une instabilité statique, dite instabilité de LEDINEGG (décroissance lente et irréversible du

L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des

Lors d'une réunion tenue le 21 novembre 1963, l'Exécutif des Diplômés de l'Université de Montréal a résolu d'endosser les objections du Collège des Pharmaciens de la Province

Par exemple, si un certain nombre d’objets présentent des altérations semblables, il peut être utile de voir s’ils ont fait l’objet d’un traitement de masse, ou bien si

Each drive module also contains a servo control board which controls the DC drive motor speed and a drive electronics board which interprets and generate control

Cette modification s’est notamment traduite par l’introduction d’une nouvelle exigence visant la réconciliation des données financières utilisées dans les méthodes

Sous couvert de délocalisation, c’est donc bien la disparition par touches successives d’un service public d’éducation qu’il s’agit!. C’est bien le scénario