Conseil général du Nord : l'informatisation de la revue de presse

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Conseil général du Nord : l’informatisation de la revue

de presse

Fanny Bousquet

To cite this version:

Fanny Bousquet. Conseil général du Nord : l’informatisation de la revue de presse. Sciences de l’information et de la communication. 1998. �dumas-01713975�

Fanny BOUSQUET

MAITRISEEN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Rapport de stage

Stage effectué du 2 juin 1998au24 juillet 1998

au

CONSEIL GENERALDU NORD

2, rue_{Jacquemars Giélée} 59000LILLE

sousla direction de:

Madame Annette_{BEGUIN, responsableuniversitaire} Madame_{Véronique JAMIN, responsable professionnelle}

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLESDE GAULLE UFRIDIST

septembre 1998

B.U.C. LILLE 3

Je tiensàremercierMadame _{VéroniqueJaminpour sonaccueiletsesprécieux}

conseils,

Madame Annette_{Béguin,pourl'intérêtqu'elleaportéàl'élaboration decerapport,}

Ainsi que l'ensemble despersonnestravaillantauseindu Service de

L'INFORMA

TION

DELA

Introduction 4

Présentation du lieu de _stage

₆

Quelques

mots

le

Département

du

Nord

A_propos

_{du Conseil Général du Nord}

Le Service de Documentation

La revue de_presse

_quotidienne

₁₀

Aspects

pratiques

Présentation

_générale

Organisation

de la

de

L'archivage des articles

Avantages

inconvénients de la

«papier

_«papier

Aspects

juridiques

L'informatisation 23

Objectifs

Lanumérisation et

_{l'archivage des articles}

Matériel

_requis

Déroulement de la numérisation

Le mode de

_{diffusion, la consultation}

la recherche

documentaire

Archivage

Avantages

inconvénients de l'informatisation

Conclusion 35

Bibliographie

36

Beaucoup d'entreprises, de collectivités locales outerritoriales ont recours à la réalisation d'une revue de _{presse quotidienne, afin d'offrir à leurs membres une} synthèse de l'actualité régionale et nationale. Elle est réalisée pour un public

déterminé, avec desattentes précises. Plus les destinataires sontnombreux et ontdes domaines d'actions_{variés, plus larevuedepresse rassemblera des articlesaux sujets} divers etseradecefait_{plus importante.}

Larevue de_{presse reflète bien entendu la spécificité etles champs d'actions}

de _{l'organisme qui la réalise.}

LaDirection de la Documentation du Conseil Général du Nord effectue,tous

les _matins, une revue de presse dans laquelle sont réunis les articles, extraits de la

presserégionaleetnationale, quiimpliquentàdifférents niveauxleConseil Général.

Les documentalistes _{qui l'élaborent, doivent toujours garder à l'esprit les} divers thèmes _{qui sont au cœurdes préoccupations des membres du Conseil Général.}

Laconnaissance des différents domaines de _{compétence de chacun d'eux, ainsi que} des informations _{qui seraient susceptibles de les intéresser est donc inhérente à la} sélection des articles.

Actuellement, la revue de presse est diffusée àune quarantaine de personnes (ce chiffre peuttoutefois évoluer selon les demandes)parle biais de photocopies. La

directrice du Service de _{Documentation, Madame Véronique Jamin, souhaiterait}

remplacerce mode de diffusionparunediffusion informatique. Sans la prétentionde

mettre moi-même en _{place un réseau informatique, je me suis efforcée durant ce} stage d'analyser le mode de fonctionnement actuel et d'apporter les premiers éléments nécessaires à la réalisation dece_projet.

L'informatisation de la revue de _{presse doit pouvoir se justifier par des}

critères _{d'organisation, decoûtetdesatisfaction desusagers.}

Après une rapide présentation de l'organisme de stage, l'étude du projet d'informatisation s'articulera endeuxvolets. Dans le_{premier les divers aspects de la}

revue de _{presse actuelle seront analysés en détail. Cette analyse portera sur les} questions d'organisation, de diffusion et de coût de la revue papier. Le deuxième, consacré à l'informatisation en mesurera les _{enjeuxet apportera quelques réponses} pratiques quantàsamise en œuvre.

Notre étude nous a conduit à étudier _{principalement la revue de presse}

quotidienne, toutefois, les solutions envisagées pourront s'appliquer avec bien sûr quelques variantes aux autres revues, ou produits documentaires proposés par le Service de Documentation.

Présentation

du

lieu

de

_stage

Quelques

mots

le département

du Nord

Département de la région Nord-Pas-de-Calais. Il se situe au carrefour des

axes_qui relient la France, la Belgique_etle Royaume-Uni.

D'une _{superficie de 5 742 km2, il s'étire sur 190 kmde long.}

Avec _{2,5 millions d'habitants (recensement INSEE de mars 1990) et une} densité de 441 _{habitants/km2, le Nordestle département le plus peuplé de France. Sa}

populationestjeune. On estimeen effetque 30% de lapopulationamoins de 20 ans. Il _{comprend 653 communes regroupées en six arrondissements : Avesnes,}

Cambrai, Douai,Dunkerque, LilleetValenciennes.

Département agricole très productif (Dunkerque estle troisième port français

pour les marchandises), le Nord peut également se vanter d'être le premier département françaispour le textile. Aussi, depuis quelques années, il est devenu un

important centre d'activités tertiaires : administrations, sièges sociaux d'entreprises, de _{banques et de compagnies d'assurances, et aussi universités et grandes écoles y} sontnombreux.

A la croisée de _{grands axes de communications européens, à proximité du}

tunnel sous la _{Manche, avec son centre de télécommunications internationales} Eurotéléport, la Métropole Lilloise est devenue un axe économique de dimension

européenne, àl'image d'Euralille, son centre d'affairesinternational couplé à la gare T.G.V.

A _propos

_du

_Conseil

_{Général du Nord}

Depuis la réforme de décentralisation commencée en 1982, le départementest

devenu une collectivité territoriale _{importante. Celui-ci est géré par une assemblée}

délibérante : le Conseil Général.

Le Conseil Général du Nord a autorité sur un ensemble diversifié de

domaines :

- l'action socialeetla

santé, quiconcerne plus de lamoitiédubudget ;

- l'entretien des

collèges ;

les _{transports etlestravauxde voirie ;} - le

sport ; - le

tourisme, la culture, lapromotion dupatrimoine ;

-l'agriculture, l'environnement ;

Le Service de Documentation

La conservation et le traitement de l'information concernant les _champs

d'activités et d'intérêts du Conseil Général du Nord sont assurés par un service de

documentation. Celui-ci se trouve à _{Lille, dans les bâtiments de l'Hôtel du} Conseil Général _{(2, rueJacquemars Giélée).}

Le Service de Documentation accueille le _{public du lundi au vendredi de}

9h30 à 12h30 etde 14h à 17h30. LaDirection de la Documentation Centrale, dirigée

par Madame Véronique Jamin, est rattachée hiérarchiquement au

Directeur de

On _{peut y trouver les principales revues nationales et régionales, des revues}

spécialisées, des rapports, les journaux officiels, des dossiers de presse thématiques misà_{jour régulièrementparles documentalistes ainsi qu'environ 4000ouvrages.}

Lesdocuments réunissent des informationssurles domaines suivants :

fonctionnementetaction duConseil Général du Nord

-généralités et domaines de compétence des collectivités locales et

territoriales - action sociale -enseignementetculture - finances locales -développementéconomique - infrastructures et transports

-agricultureetaménagementrural environnement - tourismeet sports -questions juridiques -Europe

Différents _{produits, consultables sur place, sont réalisés par le Service de} Documentation. Ilssont_{également envoyés àcertains élusetaupersonnel du Conseil}

Général.

Larevuede_pressequotidienne

Elles'effectuetous lesmatins à_{partir du dépouillement de lapresserégionale}

et nationale. Elle _{signale tout article important pour le Conseil Général et présente}

unesélectionde l'actualité régionale_etnationale.

Larevuehebdomadaire

Elle_{synthétise l'actualité de la semaine encitant les références des articlesen} question et réunit les articles qui rendent compte de l'impact et de la

promotion

Actualités_européennes

Sélection de l'information _{qui paraît sur les activités de la Commission} européenneetsurl'Europeen général, susceptible d'intéresser leConseil Général.

Lesommaire _{bibliographique}

Fiche_{analytique des nouvelles acquisitions du Servicede Documentation.}

Lesnouvelles_{juridiquesetadministratives}

Sélection des textes _{officiels, législatifs et réglementaires, pouvantconcerner}

le Conseil Général.

La

revue

de

_presse

quotidienne

Pourquoi une informatisation ? Le système actuel n'offre-t-il pas toutes les

satisfactions _{escomptées ? Pourrait-on améliorer la qualité de l'information proposée} parle Centre de Documentation ?

Autantde_{questions quejemesuis posées etauxquelles jeme suis efforcée de}

répondre à la suite d'une étude précise de larevue de presse quotidienne telle qu'elle estréalisée _{parles documentalistes de la Documentation Centrale du Cabinet.}

Il m'a en effet _{paru essentiel d'évaluer à la fois les conditions pratiques de} réalisation, le coût de la revue papier, et l'utilisation qui en était faite dans et à

l'extérieur du Service.

Aspects

pratiques

L Présentation générale

La revue de _{presse quotidienne s'effectue tous les matins à partir du} dépouillement de la presse régionale et nationale : le Figaro, Libération, le Monde, les_{Echos, la Voix duNord, Nord Eclair.}

Dès lors _{qu'ils sont intéressants des articles provenants d'autres publications}

sont sélectionnés et _{diffusés par la revue de presse le lendemain. Il en va de même} pourles articles extraits des éditions locales des deux quotidiens régionaux (14 pour la Voixdu Nordet _{3 pourNord Eclair), dépouillées dans la matinée.}

Un article _{important est immédiatement faxé aux principaux intéressés. Ce cas de} figure peut se présenter lorsque l'article critique les actions du Conseil Général. Il peut par exemple s'agir d'un article annonçant la fermeture d'une association faute

de subventions suffisantes de la _{part du Conseil Général. Les élus concernés devront} être _{prévenus auplus vite.}

Les articles sont réunis sous le titre «Revue de Presse du _{(date du jour)», et sont}

classés _{parrubriques :}

- articles

signalés (citation du Conseil Généraloud'un élu)

manifestation du Président

- vie

politique régionale, ouvie politique,économique, socialeetculturelle

- vie

politiquenationale

collectivités locales etadministration

-Europe

Lu pour vous(signalement d'articles intéressants)

L'article est _{toujours pris dans son intégralité. Seules lesphotos d'élus sont retenues} pourla miseenpage.

Chaque page mentionne en entête l'origine de l'article, sa date de parution et le cachet de la Direction de la Documentation. Les articles sont _{découpés et mis en} page sur des feuilles de format A4, uniquement sur le recto. Un même article peut

comporterplusieurs pages.

Larevue de _{presse compte en moyenne 50 pages. Ce nombre peut néanmoins varier}

enfonction de l'actualité. Lors des campagnes pour les élections cantonales de _mars

1998 par exemple, la revue de presse pouvait comporterjusqu'à 100 pages. Durant

ces mêmesélections certains élus ne recevant _{pas habituellement la revue enont fait}

la demande.

2, Organisation de la revuede_presse

Afin d'évaluer correctement les _{points forts et les points faibles de la revue} papier, il m'a semblé judicieux d'en examiner les différentes étapes de réalisation.

Matériel utilisé

souschemises bleues

intercalaires avecles titres des_rubriques

pages entête correspondant aux différentes publications sur feuilles blanches

format A4

enveloppes

étiquettes impriméesàl'adresse de chacundes destinataires

Tempsetpersonne

Le _{personnel du service se réparti en deux équipes de trois ou quatre} personnes. Chaque équipe réalise la revue de presse une semaine surdeux. Au sein

d'une même _{équipe, les différentes étapes de réalisationsont,elles aussi, effectuées à}

tour de rôle.

Préparation

Une personne se charge, environ une fois par semaine de préparer les

intercalaires et les _{enveloppes qui seront utilisés durant la semaine. Elle y consacre}

environuneheure.

Réalisation

Pour le _{dépouillement et la mise en page, trois (ou quatre) personnes}

consacrentaumaximum uneheure_parjour.

Envoi

Il est évident _{que le temps varie en fonction du nombre d'exemplaires et de} l'importance de la revue de presse, mais on peut estimer en moyenne à un quart d'heure, une demi-heure, le temps passé à la mise sous enveloppes. L'envoi est

Schéma de réalisation delarevuede presse : _{de l'arrivée desjournauxà la diffusion} aux_{principaux intéressés}

Réalisation

6_quotidiens 7h45 4 pers.

dépouillement (sélection des articles)

1 pers.

découpage

mise en_page

3 pers.

Simultanéité des deux actions

Classement des articles

dans les_rubriques

photocopie

article pararticle

2 _photocopies 9h

MmeJamin_{(pourvérification) base pourla reprographie}

Modification éventuelle lancement des_photocopies

Envoi 1 pers.

1 descendue au 1er_{étage envoi parhuissier}

M. Gilles _{Pargneaux (navetteetcoursier)}

Conseiller _{spécial du Président}

( 1Oh si importante)

Envoi

La revue de _{presse est diffusée en quarante exemplaires (cf. Annexe 1). Ce chiffre}

peut bien entendu être susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité et de la demande.

Actuellement,existentdeux circuits dediffusionde larevue depresse :

direct,les documentalistes l'apportentenmainspropres :

aux _{personnes du Service de Documentation (préparation de}

l'actualité

de la_{semaine,alimentationdes dossiers, consultationlibre)}

àl'attachée de_{presse, MichèleFade. Ellepasseelle-mêmepasser sa}

revuede_presse

auConseiller_{Spécial du Président, Monsieur GillesPargneaux. Son}

bureausetrouveà_{proximité du service de documentation.}

indirecte, envoyéeparcourrier : A l'Hôteldu_{Département:}

auPrésidentduConseilGénéral auxdirecteurs_généraux

aux_{vice-présidents}

à monsieur_{Hennebicq (responsable du service de l'imprimerie)}

A l'Hôtel duConseil Général:

àla direction de l'informationetde lacommunication

aux_{groupes politiques}

Remarque :L'Hôtel dudépartementse situerueGustaveDelory àLille.

L'Hôtel duConseil Généralestsituérue_JacquemarsGiéléeà Lille.

A_{partirdel'exemplaire qu'ilreçoit, M. Hennebicq réalise àsontouruntirage de 22}

exemplairesde larevue qu'il diffuse dansles autres services del'Administration (cf.

Annexe _2).

Le nombre effectif de _{personnes qui lisent la revue de presse ne se limite} certainement _{pas à quarante. En effet, une même revue peut être lue par toutes les}

personnes d'un service.

3, L'archivage des articles

Après la réalisation de larevue de presse, les articles sont repris et archivés dans les différents fichiers du Service de Documentation. Ce dernier offre la consultation de plus de 200 dossiers thématiques surdes sujets divers, d'une centaine de dossiers sur le secteur _{Europe et de dossiers classés par nom de commune. Ces fichiers sont}

indépendants les uns des autres. Si un article concerne à la fois un thème précis

(enseignement par exemple) et une commune, il sera dupliqué et placé dans chacun deces fichiers.

Lesarticles _{qui neconstituentpas d'intérêtpourles fichiers sontjetés.}

Chaque article estindexémanuellement par unedocumentaliste.

4. Avantages etinconvénients delarevue _«papier»

Avantages :

rapidité

Comme nous l'avons vu dans le schéma du déroulement de la revue de presse, _les

quatre personnes sont parfaitement coordonnées. Pendant qu'une documentaliste sélectionne les articles à _{découper, les autres effectuent les montages nécessaires. La} miseen_{page estde ce fait réalisée dans undélai assezcourt(entre une demi-heure et}

une_heure).

autonomie du Service deDocumentation

Les_{photocopies sont réalisées surplace, il n'estpas utile d'avoirrecours àunservice} extérieur. En_{conséquence, les délais de réalisationsonttoujours respectés.}

- maniabilité dela

revuede_presse

Le _{fait que les articles soient présentés sur feuilles volantes et uniquement sur le}

recto, permet une meilleure consultation et favorise ainsi un éventuel classement dans des dossiers. Les personnes qui reçoivent la revue peuvent la consulter à n'importe quel moment de la journée et dans n'importe quel endroit. Ils peuvent facilement extraire un article _{qui les intéresse et le placer dans des dossiers} personnels.

Inconvénients :

-montage

Tous les articles sélectionnés ne sont _{pas au format A4. Certains imposent des}

opérations de réductionou demontage qui ralentissent la constitution de larevue, matériel

Pourla revue de _{presse quotidienne, le nombre de photocopies atteint 780 000 pages}

par an. Cela nécessite une photocopieuse à grand tirage et suffisamment puissante.

Son coût d'entretien est relativement élevé. De _{plus, elle occupe un espace} considérable ausein des locaux ducentrede documentation,

A l'intérieur des six _{rubriques, les documentalistes s'efforcent d'établir une} cohérence dans _{l'organisation des articles. Toutefois un classement plus détaillé} permettraitaulecteur d'aller directement à l'information qui l'intéresse.

- double diffusion

Une information _{urgente est directement faxée à la personne concernée. Le}

lendemain, cette même personne recevra par le biais de sa revue de presse une

nouvelle fois l'articleen_question.

- double

archivage,doubleindexation

Les articles sont classés à la fois dans un fichier _{thématique et dans un fichier} commune. Ces deux fichiers ont été mis en _{place afin de satisfaire les recherches}

documentaires. En _{effet, il peut arriver qu'un élu demande à consulter tous les}

articles _{qui sont parus dans la presse sur sa commune. D'autres fichiers pourraient} ainsi être mis en _{place : un fichier personnalité par exemple. Il regrouperaittous les}

articlessurtel _{députéousénateur du Nord. Mais la placeet le tempsque demande un}

tel _{archivage (photocopies, indexation, classement), freine l'élaboration de ces}

nouveauxfichiers. Un article concernant les _{aménagements routiers de la commune} de Comines sera _{dupliqué et classé à la fois dans le fichier thématique et dans le}

fichiercommune. Ceproblème_{ne se poserait plus si les}articles étaient numérisés _et

archivés dans la base de données documentaire. Uneseule saisie serait nécessaire et

l'interrogation porteraitsurlesdifférents champs possibles(commune, thèmes,...). - retraitement de l'information

Larevuede_{pressequotidiennenepeutpasêtre envoyée àtousles acteursdu Conseil}

Général _{(4 100 personnes). Toutes les semaines le Service de Documentation} effectue _{donc, àpartirdes articles des différentes revuesde pressede la semaine une} sélectiondes articles les _{plus importants. Cette sélectionestprésentée sous forme de} liste.

5. Coût annuel de larevue«papier»

Pour le calcul du _{coût,je me suis basée sur une revue moyenne de 50 pages,} photocopiée en 60 exemplaires. Le nombre de pages pouvant varier selon l'actualité

etlenombre_{d'exemplaire selon la demande.}

Cette estimation aboutit donc à un total de 15 000 pages par _{semaine, soit 780 000}

pages par an. Lesprix sontindiqués T.T.C.

Les_{principaux éléments pris encompte sont :}

Les fournitures L'équipement

La redevance _{photocopie imposée par le C.F.C (Centre Français} d'exploitation du Droit de Copie)

L'abonnement aux différents _{journaux dépouillés pour la revue de presse} quotidienne

Le_{temps etles besoins humains}

Fournitures

Les fournitures _{comprennent le papier (1560 rames par an), les enveloppes (15600} paran), les étiquettes, les sous chemises, la colleetlerubanadhésif.

D'après les tarifs, fournis par la Direction de 1 ' Administration Générale du Conseil Général,qui se charge des commandes de fournitures, le coût annuel des fournitures

peutêtreestimé à 39 934, 80 F.

Equipement

Le contrat d'entretien de la _{photocopieuse stipule que le prix de revient d'une page}

photocopiée peut varier suivant le nombre de photocopies réalisées. De 0,0508 à 0,0784F H.T. A ce prix vient s'ajouter la location du matériel qui s'élève à 12 000F parmois.

Redevance_{photocopie (cf. chapitre «Aspects juridiques»)}

D'après les tarifs 1998, parus dans le numéro d ' Archimag du mois de mai 1998, le montant de la redevance varie selon la _{publication (cf. Annexe 3). D'après les} journaux utilisés pourréaliser larevue depresse on peut compterqu'en moyenne un

article _{photocopié entraîne le paiement d'une redevance d'un montant de 0,30 F.}

Pour calculer cette _{moyenne nous avons considérer que la Voix du Nord et Nord}

Eclair étaient des _{publications «grand public», et que les autresjournaux étaient des} publications«grandpublic,grande diffusion».

Abonnements

On _{peut en effet considérer que la diffusion informatique de la revue de presse}

éviterait le _{découpage des journaux quotidiens. L'exemplaire mis aux archives} pourrait être le même que celui utilisé pour la revue de presse. Nous avons donc,

dans le calcul ducoûtinclutle_{prix d'un abonnement à chacun des journaux.}

LaVoix du Nord_{(15 éditions)} 20 472

Le _Figaro 3 120

LeMonde 2 340

LesEchos 2 184

Libération 2 184

Nord- Eclair_{(4 éditions)} 5 136

TOTALABONNEMENTS 35 436

Tempsetbesoins humains v

Le _{temps de travail et les personnes impliquées dans celui-ci sont également des}

paramètres à prendreencomptepour uneétude complète du coût de larevuepapier. Dansla_{précédente description,nous avons vuque la préparation prenaiten moyenne}

une _{heure par semaine et que la réalisation et l'envoi mobilisaient 4 personnes}

durantuneheure par_jour.

Récapitulatif

(50pagesen60 exemplaires)

COUT POUR UNE ANNEE

ENFRANCS FOURNITURES 39_934,80 EQUIPEMENT 228 960 REDEVANCEPHOTOCOPIE 234 000 ABONNEMENTS 35 436 TOTAL 538330,80 20

Aspects juridiques

de la

reprographie

Quelques notions issuesde lois

Article L.122.5 du Code de la _{Propriété intellectuelle, qui définit l'usage des copies.}

Il mentionne la distinction _{qu'il convient de faire entre usage individuel et usage}

collectif. Au sein d'une_{entreprise, la diffusion de photocopies estconsidérée comme}

un _{usagecollectif.}

Article L. 122.2 du Code de la_{Propriété intellectuelle}

«La _{représentationconsistedans lacommunication de l'œuvreaupublic}

pat-un_{procédé quelconque. »}

Article 122. 3 du Code de la_{Propriété Intellectuelle}

« La _{reproduction consiste dans la fixation matérielle de l'œuvre par tous}

procédésquipermettentde lacommuniqueraupublic d'une manière indirecte. »

Article L. 122.10 de la Loi n°95-4 du 3 _{janvier 1995, complétant le Code de la}

Propriété Intellectuelle et relative à la gestion collective du droit de reproduction par

reprographie

«La _{reprographie s'entend de la reproduction sous forme de copie sur}

papier ousupport assimilépar une technique photographique ou d'effet équivalent permettant unelecture directe. »

Au Service de Documentation du Conseil _{Général, les articles sélectionnés}

dans _{la presse régionale et nationale sont découpés puis photocopiés en plusieurs} exemplaires. La réalisation de ces photocopies est, depuis une loi du 3 janvier 1995

(décret d'application paru le 19 avril 1995) soumise à autorisation. Cette loi mentionne en effet que _{tout organisme réalisant des photocopies d'ouvrages ou}

d'articles à des fins de _{diffusion, même interne, devra s'acquitter d'une redevance} auprès d'une société agrée par le Ministère de la Culture. Par arrêté du 23 juillet

1996, le CFC (Centre Français du Droit de copie) a été habilité à délivrer des

autorisations de _{reprographie pour le Livre et la Presse et pour percevoir les droits} correspondants. Ces droitssont ensuite répartisauxauteursetauxéditeurs.

Les_{photocopies devront également faire figurer la mention de l'autorisation du CFC.} Le _{paiement est annuel} ou semestriel et peut varier suivant les publications (cf.

Annexe _3).

Pour les centres de _{Documentation, cette redevance sur les photocopies est}

souvent lourde à assumer. Dans un article de la revue Archimag du mois de mai 1998, des documentalistes estimentque son montantreprésente 10 à 30 % du budget d'un service documentaire.

L'ADBS a d'ailleurs créée une association _{(Légitime Copie) qui se charge de régler}

les éventuels _{litiges des centres de Documentation et du CFC. En ce moment elle}

tentede trouverunaccordavec leCFCen vued'une révision des tarifs à la baisse.

En matière de revue de_{presse, l'issue du procès, engagé par le CFC à l'encontre de}

l'AFB _{(Association Française des banques), apportera sans doute de nouveaux} éléments. Ce _{procès met en accusation la diffusion par fax d'une revue de presse} quotidienne, composée d'articles de la presse nationale à tous les adhérents de l'association.

En ce_{quiconcernela}diffusion informatique, _{aucuntexten'expose clairement}

le _{problème. Toutefois, s'il on reprend les définitions de «représentation» et de}

«_{reprographie», précédemment citées, on peut supposer que les articles numérisés}

ettransmis_{par unréseauinformatique seraienteuxaussi soumis à autorisation.} Quoiqu'il en soit, avec l'importance que prend la numérisation, en tant que support d'information, une loi visant à réglementer la diffusion informatique

d'articlesneserait tarder.

Il était essentiel de passer par cette phase d'observation et d'analyse du système actuel afin de juger de l'opportunité d'une informatisation. Les sommes

engagées,le temps perdupourla mise en page et l'envoi, les problèmes d'archivage,

sontautant_{d'aspects quel'informatique devrait résoudre outoutaumoins améliorer.} Comment _{s'organiserait cette revue de presse informatique ? Quel en serait le} coût ? Pouvons-nous d'ores et _{déjà nous avancer quant à son efficacité au sein du}

Service de Documentation ?

L'informatisation

Objectifs

-respecter un délai de diffusion approprié aux répercussions que peut

occasionner un article de presse. _{Il est par exemple important que la personne} chargée des travaux d'aménagements de la voirie soit mise rapidement au courant

qu'un accident a eut lieu sur une route départementale. Si la route en _question manque de signalisation et que l'article en fait mention, le Conseil Général doit de suite_{prendre les mesures adéquates.}

Un élu _{qui aparticipé àune inauguration souhaite lire dans la matinée les retombées} médiatiques decetévénement.

- Améliorer le

systèmed'archivage.

- Insérerla_revue

de pressequotidienne dans le travail documentaire et limiter

le_{temps pourl'envoi ainsi que pourla préparation de celui-ci.}

-Elargissement du champ de diffusion de la revue de presse. Toutes les personnes connectées au réseau auraient accès à la consultation des articles de la

revuede_presse.

- Trouver des

moyens de sensibilisation du public aux différents produits

réalisés_{parles documentalistes.}

- Etablir _un

échange entre les documentalistes et l'usager qui permette à la fois de faireconnaître les _{multiples ressources documentaires du service et d'inciter} les_{personnes àutiliser l'information qui leurestproposée.}

- Réduire lecoûtde réalisation de la_revue de

presseactuelle.

Lanumérisation et

_{l'archivage des}

_articles

1 Matériel requis

Le Service de Documentation utilise le _{logiciel Alexandrie pour toutes les}

activités de _{gestion documentaire (indexation, recherche, emprunts, commandes,} ...).

Ce _{logiciel pourrait être utilisé pour la numérisation et l'archivage des articles de}

presse. De plus, la société GB Concept (concepteur du logiciel) annonce que la

nouvelle version incluraunmodule spécialement _{conçu pour}la_revuede_presse.

Les_{réponses techniques m'ont été fourniesparMonsieur Demis de la société}

Axiome,qui se charge de lacommercialisation du logiciel Alexandrie dans la région. Bien _{entendu, afin de réduire au maximum les coûts de mise en place de}

l'informatisation, il serait souhaitable de pouvoir bénéficier du parc informatique

déjà existant à la Documentation. Le Service de Documentation possède 9 ordinateursMacintoshet2 PC _{(cf. Annexe4).}

Pourla numérisation:

• _Le scanner

Afin de numériser les articles de _{journaux, il est nécessaire de posséder un}

scannertraitant des documents A4 etA3.

On _{peut opter par exemple pour le scanner Fujitsu M3096GX, capable de}

scanner 20 pages par _{minute et qui est équipé d'une alimentation automatique des}

documents.

Le scanner est _{piloté à partir du logiciel Adobe Photoshop, lequel permettra}

d'assembler facilement les articles.

• _{Le poste informatique, station de numérisation}

ordinateur :

La sociétéAxiome conseilleunPowerMacintoshG3-233 Mhz. Descriptif:

96 Mo de mémoire Disque dur 4 Go

CarteEthernet

Ecran 17 poucesColorsync

Logiciel Adobe

Pourla consultation

OrdinateurPC ouMacintosh connectéauréseauAlexandrie.

2. Déroulement de la numérisation

Le _{dépouillement des journaux s'effectuerait toujours de la même façon. Une} fois l'article _{coché, il serait numérisé}etentré dans la base de données.

L'intérêt de la numérisation se rencontre dès les _{premières étapes de}

réalisation. En _{effet, le découpage et la mise en page des articles sur des feuilles de} format A4 seraient _{supprimés. Le journal serait simplement posé à plat surla vitre du}

scanner etil serait numérisé.

Comme pour la revue de presse papier, nous pouvons établir un schéma de déroulement _{qui nous permettra de mieux visualiser les différentes phases de} constitution de la revue de presse.

Sélection des articles dans la presse 7h45

Numérisation des articles

Correction de anumérisation

(suppression deséléments superflus et des imperfections)

Ajout de chaque numérisation ausein d'un document

unique derevue de presse, réalisation d'un sommaire

Transfert du document (environ 50 pages parjour) viaune _{messagerie électronique}

9h/9h30

Conservation de larevue de_presse pendant quelques semaines

Sélection des articles _ayant

un intérêt documentaire

Création dansAlexandrie d'une notice de _{type« article »}

Association de _chaque

article scanné à sa notice

documentaire_(via unlien GED )

N.B : Le sommaireestétablitaufil de lanumérisation. La personne qui numérise les

articles devra _{simplement encadrer les principaux éléments descriptifs qu'elle} souhaite voir_figurer sur le sommaire ( titre, date de parution, édition) et celui-ci se constituera_{automatiquement.}

Toute la revue de _{presse s'élabore à partir du poste informatique et du} scanner. Une fois les mécanismes de mise en _{page à l'écran maîtrisés par les} documentalistes, le délaide réalisationseraoptimum.

C'est avec le _{logiciel Adobe Acrobat que les articles scannés seront}

transformés en document PDF _{(Portable Document Format). Tous les articles de la}

revue de_{presse seront assemblés en un document PDF unique. Ce documentpourra}

ainsi être diffusé via la _{messagerie. Pour le visualiser, il faudra passer parle logiciel} Adobe Acrobat Reader _{(fourni gratuitement avec le logiciel Adobe Acrobat ).} Comme nous l'avons _{déjà précisé, ce document pourra être accompagné d'un}

sommaire.

Lataille de_{chaque article scanné, représenteraentre 50 et 150 Ko} en fonction de la

complexité du document (présence de photos par exemple). Cela veut dire qu'une revue de_pressed'environ 40_pages devrait représenter_{entre2000 et}6000 Ko.

3. Le mode de diffusion, la consultation etla recherche documentaire

Ladiffusion de larevue de _{pressequotidienne s'effectuerait parle biais d'une} messagerie électronique. Le document « revue de presse » serait envoyé à toutes les

personnes qui le souhaitent. La liste des personnes devra avoir été préalablement établie afin _{que les documentalistes puissent, au moment de l'envoi, y accéder}

directement.

En ouvrant leur _{messagerie, les personnes seront averties de l'arrivée du document}

« revuede_{presse ». Elels pourrontalors visionner chacun des articles. Peutêtre} peut-on avoir _{peur qu'une consultation à l'écran freine l'enthousiasme de quelque uns et}

les incitent à _{imprimer toute la revue de presse afin d'en posséder} un exemplaire

papier ? Ce serapeutêtre lecas audébut, mais je pense querapidement lespersonnes

apprendront etapprécieront les modalités de la consultation informatique.

En ce _{qui concerne le rapport des usagers à la messagerie électronique, il est} important de signaler qu'actuellement les membres du Conseil Général ont plus ou moins l'habitude de _{correspondre par e} - mail. Toutefois, 1 ' Hôtel du Département serad'ici la fin de Tannée dotéd'une_{messagerie interne (Groupwise).}

Du faitdu nombre _{important des articles, l'envoi d'un sommaire serait recommandé.} Cela _{permettrait de sélectionner d'un seul coup d'oeil, les articles que Ton souhaite} lire.

Au delà d'un délai de _{quinze jours, la notice de l'article serait créée dans la}

base Alexandrie. Toutes personnes ayantaccès auréseau pourra interroger la base. Il effectuera alors une recherche identique à celle effectuée _{pour trouver un ouvrage.}

Pourlire l'article _{correspondant, il utilisera le lien GED. Ce lien permet d'accéder à}

undocument à_partirde _sanotice Alexandrie.

Pour_{qu'il n'y aitpas de problème d'encombrement, il} sera nécessaire de chiffrer sur le serveurle nombre d'utilisateurséventuels.

L'interrogation pourrait se faire sur tous les champs habituels : date, mots clés,

édition, ...

Au niveau des _{usagers, il est important de signaler les changements}

qu'occasionnerait cette informatisation. Lalecture et la consultation à l'écran nesont pas encore entrés dans les mentalités. Dans un article d ' Archimag des mois de

juillet et d'août 1997, sont repris les propos de Catherine Leloup, consultante en Ged :

« leprincipal frein _audéveloppement de la Ged, (...), réside dans l'habitude

du _{papier. Ce n'est pas l'organisation qu'il faut changer mais les} mentalités. »

Dans le même _article, est _{également soulevé, le problème des éditions} sur

imprimantesque nous évoquions précédemment. Après avoir informatisé sa revuede

presse quotidienne, le Service de Documentation, devrait sans doute envisager la

mise en _{place d'une campagne de sensibilisation et d'information sur les atouts et} nouveaux _{apports du système choisi.}

4. Archivage

La revue de presse _{restera telle quelle durant environ quinze jours. Ensuite, les}

documentalistes effectueront un tri. Les articles _{qui ne suscitaient de l'intérêt que}

dans l'immédiat de leur _{parution serontsupprimés. Pourlesautres, une notice dans la}

base Alexandrie sera créée. Cette notice sera reliée au document PDF via un lien

GED. La notice _{comportera tous les éléments nécessaires à la recherche}

documentaire_{( date, édition, motsclés).}

En _{fait, l'ensemble des articles} sera stocké sur un serveur, accessible à _{partir de}

tout _{posteAlexandrie connectéeauréseau. Si l'on considère qu'un articlea unetaille}

de 100 _{Ko, il faudra} une _{capacité de 4 Mo} parjour pourstocker une revue de presse d'une _{quarantaine d'articles. Cela représente 1 Go de donnéespar an.}

Sur le _{long terme, une numérisation des fichiers papiers actuels serait à prévoir.} Pour _{l'avenir, il faudra également setourner vers les produits du commerce, tels que}

les _{CDRom, qui peuvent apporter de nombreux avantages au niveau documentaire.}

Le Service de Documentation a fait dernièrement l'acquisition du CDRom _«le

Monde ». Il réunit les articles _{parus entre le} 1er _{avril 1996 et le 31 mars 1998. De}

nombreux autres _{quotidiens se lanceront sans doute dans ce nouveau marché.}

L'archivage des articles dans la base ou éventuellement sur un support de type

CDRom, serait alors inutile. Lanotice Alexandrie devraitjuste indiquer le numéro du

Avantages

inconvénients de l'informatisation

Avantages

suppression des coûts de photocopies, d'enveloppes, d'étiquettes...

amélioration du_{système d'archivage. Il y aurait à la fois un gain de place} etun gain de_{temps lors des recherches documentaires.}

La _{photocopieuse occupe une pièce d'environ 6 m2, les dossiers}

thématiques sont rangés dans quatre grandes armoires de cinq étagères

chacune. - accessibilité

pour un maximum de personnes aux produits réalisés par le Service de Documentation.

utilisationdu_{temps pourdes tâches strictement documentaires.}

Inconvénients

les _{personnes non connectés au réseau n'auraient plus la possibilité de}

recevoir la revuede_presse.

afin que la Documentation puisse laisser un exemplaire de la revue de presse en consultation, il faudrait soit sortir unexemplaire papier à partir

des articles _{numérisés, soit prévoir un poste informatique exclusivement}

destinéaupublic.

les destinataires feraient-ils la démarche de se connecter tousles_{jours ?}

Coût de l'informatisation

La _{plus grande inquiétude était de savoir si les ordinateurs Macintosh du Service} de Documentation _{pourraient être compatibles sur le réseau avec les ordinateurs PC} de l'Hôtel du _{Département. Après l'entretien avec monsieur Demis de la société}

Axiome, nous avons été rassurés sur ce _{point. Le logiciel Alexandrie étant}

multiplateforme, les ordinateurs Macintosh seraient compatibles avec les ordinateurs PC. Le renouvellement du parc informatique actuel du Service de Documentation

n'est donc pasnécessaire aubon déroulement du projet d'informatisation.

Quoiqu'ilensoit, il faudra prévoir l'achat d'un scanneret d'un ordinateur pourla numérisation.

Le scannerFujitsu M3096GX

Piloté à_{partir du logiciel Adobe Photoshop}

Possibilité de scanner20 pages par_{minute de documents A4} Equipé d'un bac feuille à feuille de 50 pages

Coût Hors taxes : 40 400 F

La station de numérisation Ordinateur: PowerMacintoshG3-233 Mhz 96 Mo Disque dur 4 Go Carte Ethernet

Ecran 17 pouces Colorsync

Installation _comprise Coût Horstaxes : 18 050 F

Logiciel Adobe Photoshop:

Ce_{logicielpermettrad'assembler facilement les différents articles.} Coût Horstaxes : 6 650 F

LogicielAdobeAcrobat:

Il _{permettra de transformer les articles scannés en document PDF, qui seront}

assemblésafin de réaliserundocumentPDF_{uniquepourlarevue depresse.}

CoûtHorstaxes : 1 420 F

Aces _{tarifs,nous pouvons ajouter le prix d'une formation, assurée par la société}

Axiome.

Formation pour unmaximum de5 personnes : - Formation_{au scanner}etàla numérisation

(1 jour)

- formation Acrobat

adapté à larevuedepresse(1 jour) - 2

demi-journées d'assistance sursite

Récapitulatif Prix horstaxes

Scanner 40 400 F

Ordinateur PowerMacintosh 18 050 F

Logiciel Adobe Photoshop 6 650 F

Logiciel Adobe Acrobat 1 420 F

Formation 15 000 F

TOTAL 81 520 F

Il est _{important de signaler que ce chiffre ne représente pas un coût annuel,}

comme il était_{questionpourlarevue papier. Il s'agit d'un coût d'investissement. Le}

coût defonctionnementseratrès _{négligeable.}

5 000 F HT 5 000 F HT 5 000 F HT

Aussi, cette estimation atenu compte du scanner, conseillé par la société Axiome. Dans le commerce, il est possible de trouver un matériel équivalent à un prix plus

abordable. On _{peut par exemple citer le scanner Epson GT 1200 (prix : 17 990 F} TTC).

Avant de se lancer dans un _{projet d'informatisation, il faut être sûr que} l'informatique permettrad'améliorer le système actuel. Il est notammentessentiel de voir comment le multimédia _{pourra trouver sa place au sein du centre de} documentation et comment il devra être utilisé _{par chacun afin d'offrir toutes les} satisfactions_escomptées.

L'étude détaillée du mode de fonctionnement actuel a _{permis de révéler les} principaux points faibles de l'utilisation du papier. Nous pouvons par exemple citer

le coût de _{réalisation, mais} aussi le système d'archivagequi ne peut satisfaire toutes

les ambitions du Service de Documentation_{(la constitution de fichiers parexemple).}

Il estclair_{que la numérisation des articles etleur archivage informatiquepermettrait} d'effectuer la revuede _{pressedans de meilleures conditions. Sur le simple critère du} coût, les chiffres parlent d'eux-mêmes : environ 530 000 F TTC par an pour la réalisation de la revue _{papier, alors que la réalisation d'une revue de presse} informatique entraînerait un investissement d'environ 95 000 F TTC. Toutefois, comme toutes activités d'un centre de _{documentation, cela devra aboutir à} un

meilleur _{échange ainsi qu'à une meilleure satisfaction des usagers. Seront-ils} satisfaits du nouveau mode de diffusion de la revue de _{presse? Prendront-ils}

l'habitude d'utiliser le multimédia comme relais d'information et de communication?

Les _{réponses à ces questions doivent venir du centre de Documentation. C'est}

aux documentalistes de montrer et de valoriser les _{capacités des nouvelles} technologies de l'information.

Au seinmême du Service de_{Documentation, il faudrait envisager une formation}

pour que les documentalistes maîtrisent parfaitement l'outil informatique. La maîtrise des outils et leurs _{moyens d'utilisation ira de pair avec la satisfaction du} public.

BIBLIOGRAPHIE

MARINO, Cristina. De la presse écrite à la presse électronique : Vers un nouveau

média. Paris :ADBS Editions, 1996.

Pourmieuxcommuniquer aveclapresse. Paris : Presse et _{formations, les Editions du} CFPJ _{(Centre de Formation et de Perfectionnement des Journalistes), 3eme trimestre} 1988. _{Chapitre 10, Larevuede presse.}

REMIZE, Michel, FROCHOT, Didier, ROUMIEUX, Olivier, et alii. Les droits en

question : photocopie, multimédia, réseaux. Archimag. Mai 1998, n°114, p. 23-33.

FRUCHOT, Didier. La reprographie en accusation : le point sur le droit de

reproduction. Documentaliste, Sciences de F information. 1993, vol. 30, n°2, p.

101-105.

FERCHAUD, Bernadette. Le droit de copie : des usages à la règle. Documentalistes.

Sciencesde l'information, _{1996,vol. 33, n°2, p. 103-105.}

Le_{papier danstous sesétats. Archimag. Juillet -Août 1997, n°106.}

Lanumérisation _{simplifie la gestion des documents. Vie publique. Mai 1997, n°275,} p. 16-19.

Direction de la Documentation du Conseil Général du Nord. Je connais mon département. Lille ;Mai 1998.

ANNEKtS

Annexe 1 : Diffusion de la Revue de Presse

Quotidienne

Annexe 2 : Diffusion de la revue de Presse

_{quotidienne effectuée}

_le

Service

_{Imprimerie de l'Hôtel du Département}

Annexe 3 : Tarif

général

de redevances

(au

1er

janvier 1998)

Annexe 4 :

_Equipement

informatique actuel

Annexe

1

Diffusion

de la Revue de Presse

_Quotidienne

Diffusion directe

Revue remise en mains propres (bureau proche du Service de

Documentation

Conseiller

_{Spécial du Président}

Gilles PARGNEAUX

Revues disponibles au Service de Documentation

Attaché de presse

Michèle FADE

Directrice de la Documentation Centrale

Véronique JAM1N Documentalistes Sandrine Thérèse Catherine Florence

Diffusion indirecte : Revues à

expédier

Hôtel du Département :

_51,

_Gustave

_Delory.

_Lille

Président du Conseil Général

Bernard DEROSIER

Vice-

_présidents

PaulRAOULT:_{financesetaménagementduterritoire}

Fabien THIEME :_{personnesâgéesethandicapées}

PatrickKANNER : solidarité, lutte contre les exclusions, santé AlainFAUGARET: _{enfance,jeunesse,prévention}

JacquesMICHON: enseignement

Jean-MichelSTIEVENARD: culture

Thérèse BRUNET: _{emploi, développement local}

Pierre HERBET:_{personneletressourceshumaines}

René CHER: tourisme

JeanSCHEPMAN: _{sports, loisirs}

Cabinet du Président

Directeur Général des Services

RogerMAUBERT

Directeur Général

_Adjoint

Gérard_{NEVEU, chargé de l'actionsociale}

Alain_{BOURION, chargé du Développementetde VAménagement}

Secrétariat de la Direction des ressources humaines

Directeur du Secrétariat de l'Assemblée

_{Départementale}

Secrétariat de la Direction Générale

Enseignement PatrimoineInfrastructure

Service

_imprimerie

M _HENNEBICQ

Hôtel du Conseil Général :

2,

_Jacquemars

Giélée. Lille

Groupe

socialiste

Groupe communiste

Secrétaire Général du

_{Groupe U.P.N}

Sophie LE FLAMANC

Directeur du Service Intérieur

RenéDUMONT

Responsable du magazine

Le

Nord

Direction de l'Informationet de la

_{Communieation(D.I.C)}

Isabelle WILLE-THIBAUT:D.I. CRelations_Publiques

ArnaudLALOUX: _{D.I.CDiffusion}

ValériePRIMAUD Philippe COIGNON Aby N'DIAYE

Rue GauthierChâtillon :

Directeur du Centre

_{Départemental du}

_Tourisme

Annexe

2

Diffusion

de la Revue de Presse

_Quotidienne,

effectuée

_par

_la

_{Service Imprimerie de}

_l'Hôtel

_du

Département

Forum :

_43,

_Gustave

_{Delory. Lille}

M. FAIVRE M. LEBEGUE Mme. LELAY M. DUBOS M. VERBERT M. SIMON

Cité Administrative :

175,

Gustave

_Delory.

Lille

Mme. VITRANT Mme. LECOMTE D.P.A.H

M. M1LLEVILLE Envoi par courrier

M DECOTTIGNIES

Annexe

3

Tarif

_{général de redevances}

_{par page}

(au

1er

janvier 1998)

Catégorie de publication redevances (en F.ht)

Livres de

_poches

_0,20

Livres scolaires et

_{parascolaires}

_0,45

Littérature

_générale

_0,55

Livres universitaires et

_{professionnels}

_0,60

Livres

_pratiques

_0,70

Livres

_{professionnels}

_sciences

_médecine

_0,90

Livres fortement illustrés

_1,30

Presse

_grand

_{public grande diffusion}

_0,20

Presse

_grand

_public

_0,35

Presse

_{professionnelle}

_0,45

Presses

_{professionnelles}

_{culturelles spécialisées 0,85}

_{professionnelle}

_science

_médecine

_1,90

Ouvrages

professionnels scientifiques

techniques

médicaux à mise

à

jour périodique

4,10

Annexe 4

Equipement informatique

actuel

3 PowerMacintosh 6100/66 processeur : Power PC 601 à 66 Mhz mémoire installée : 16 MO mémoire totale : 39 MO 2 PowerMacintosh6100/66 processeur : Power PC 601 à 66 Mhz mémoire installée : 16 MO

mémoiretotale : 33MO

2 Power Macintosh 6100/66 processeur : Power PC 601 à 66 Mhz mémoire installée : 16 MO mémoiretotale : 26 MO 1 MacintoshLC 475 1 Power Macintosh5200/5300 processeur : 100 Mhz mémoire installée : 24 MO

Micro _{processeurIntel 486 D/2}

16 MO

capacité disque : 271

1 ordinateur_Compaq 4.00.950.B