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Mise en place de techniques et outils documentaires
pour une meilleure gestion du fonds
Nathalie Le Louarn
To cite this version:
Nathalie Le Louarn. Mise en place de techniques et outils documentaires pour une meilleure gestion du fonds. Sciences de l’information et de la communication. 2004. �dumas-01698471�
-I
d
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st
LE LOUARN NATHALIE
MÉMOIRE DE STAGE
Mission effectuée du 1er juin au 23 juillet au
Groupe Ornithologique du Nord Pas-de-Calais
04 S ASS
LOU
Mise en place de techniques et outils documentaires
pour une meilleure gestion du fonds
Lille 3
Sous
la
direction de:
Monsieur lsmaïl Timimi
,
responsable universitaire
Monsieur Olivier Pratte, responsable professionnel
Université Charles de Gaulle
UFR IDIST
Maîtrise SID
Année Universitaire 2003-2004
REMERCIEMENTS :
Je tiens à remercier M. Olivier Pratte pour son aide et sa patience, Madame Gugliumi pour son accueil et ses conseils, Madame Berrier Michèle pour son soutien et sa gentillesse. Enfin, je remercie les nombreuses associations et structures qui ont bien voulu répondre à toutes mes questions.
TABLE DES MATIÈRES
Introduction ...
41. Observation et première approche du GON et de sa bibliothèque ... 7
1. Présentation de l'association ... 7
A Fiche d'identité ... 7
1) Historique et fonctionnement ... 7
2) Ses fonctions ... 7
3) Son statut, Son champ d'action ... 9
4) Son public ... 1 0 B. Une association intégrée dans une structure en réseau ... 1 0 1) Présentation et rôle de la MNE ... 10
2) Présentation et rôle du CR ID ... 11
2. Présentation du fonds de la bibliothèque ... 12
A.
Les ressources ... 121) L'historique du fonds ... 12
2) Description du fonds ; l'origine et les différents types de support ... 13
B. Son organisation ... 17
1) Comment est-elle actuellement gérée ? ... 17
2) Comment la gestion des acquisitions s'opère-t-elle
? ...
183. Présentation du stage ... 19
A Les raisons d'être du stage ... 19
1) Concrétisation du projet en termes clairs ... 19
2) Les besoins, les exigences et les souhaits de l'association ... 19
3) Les buts et objectifs à atteindre en conséquence ... 21
11. La mise en œuvre du projet ... 22
1. La nécessité d'une étude préalable ... 22
A. "Le cahier des charges" ... 22
1) Les essais précédemment tentés ... 22
2) Les contraintes structurelles et financières ... 23
3) Délais et moyens à envisager ... 24
4) Planification des tâches ... 25
5) Forces et faiblesses du projet ... 26
B. Le travail de recherche opéré ... 27
1) Le tableau récapitulatif ... 30
2. La mise en place d'un plan de classement ... 41
A. L'imposition d'un choix ... .41
1) L'état des lieux de l'existant ... 41
B. La présentation et la description du plan de classement choisi ... .45
C. Le rangement physique ... .48
1) Comment mettre en application le plan de classement dans la structure .. .48
2) La politique de désherbage ... 51
3) Le travail de cotation ... 52
Ill. La gestion informatisée des documents ... 53
1.
La
mise en place d'un logiciel documentaire ... .... 53A. Présentation d'une politique documentaire informatique ... 53
1) Pourquoi une gestion informatique ? ... 53
2) Le choix du logiciel : pourquoi End Note 3 ? ... 54
3) Le fonctionnement des autres structures ... 55
B L . e parame rage u og1c1e ... 56 't d 1 .. 1
1) Ses points forts, ses points faibles ... 62
C. La fonction d'importation/exportation ... 64
1) L'importance de cette modalité ... 64
3) L'exemple d'une importation de fichiers Access vers End Note : le cas du
GONm ... 65
4) La remise en cause du bien fondé de cette possibilité ... 66
5) Le travail sur les autres bases de données à importer ... 68
2. La mise en place d'un langage documentaire ... 68
A. Comment gérer le choix d'une liste d'autorité ... 68
1) La problématique de l'indexation ... 68
2) Le fonctionnement des autres structures sur ce point ... 70
B. Le choix d'une liste de termes ... 72
C. Son application dans la base de données ... 75
1) Le choix des différents index ... 75
2) l'indexation des autres domaines d'étude ... 75
IV. Les perspectives d'avenir ... 76
1. L'intervention des adhérents ... 76
2. L'aide de I'INIST ... 77
3. L'attente d'une validation ... 78
Conclusion ...•... 79
INTRODUCTION
La gestion documentaire en milieu associatif demeure un aspect encore fréquemment négligé par les dirigeants et administrateurs de ces structures qui doivent faire face à d'autres nécessités : on observe alors parfois de véritables problèmes dus à cette carence d'attention et d'organisation. Les documents qui constituent pourtant bien souvent leurs principales ressources et armes (lorsqu'on parle de réglementation, de préservation) sont ainsi mal exploités, ou plus largement mal utilisés par des adhérents qui méconnaissent le contenu du fonds documentaire, ou n'y ont tout simplement pas accès. Si ce constat reste à déplorer, on peut néanmoins aussi observer actuellement une certaine prise de conscience pour la problématique de l'information et la documentation, et de son rôle clé pour la communication de l'organisation. L'importance d'une politique documentaire solide et cohérente pour le bon fonctionnement d'une structure n'est plus à démontrer : la volonté d'en faire une priorité s'est ainsi faite ressentir au sein du Groupe Ornithologique du Nord-Pas-de-Calais ; et c'est pourquoi mon intervention en tant que stagiaire "documentaliste" est apparue comme nécessaire.
Ce besoin s'est ainsi fait en adéquation avec la demande de la Maîtrise SID : l'année se solde en effet par la réalisation d'un stage trouvé et accompli par l'étudiant afin de lui permettre d'acquérir une vision concrète et plus adaptée de ce à quoi peut aboutir la filière "documentation et information". Dans cette optique; il paraît ainsi indispensable d'être confronté à cet environnement bien souvent nouveau pour l'étudiant, l'exercice correspondant aussi à une volonté d'exercer et de qualifier ses talents de futur professionnel de la documentation. Le stage doit être pensé par celui qui le réalise comme le révélateur, des bons côtés comme des mauvais, d'une réalité qui donne à évaluer ses propres compétences actuelles, et bien évidemment à en acquérir de nouvelles. Il paraît en effet indispensable de passer par cette étape pour mûrir un projet professionnel et permettre à l'étudiant novice d'appréhender de façon plus réfléchie des choix primordiaux, de faire face avec plus de confiance à des situations qui peuvent être problématiques et qui demandent un certain recul.
La position adoptée et la réflexion toute particulière portée par l'étudiant semble être un des moteurs qui guide et oriente le stage ; son déroulement doit donc par conséquent être influencé par cette optique ; le reflet d'une problématique constante,
et qui permettra lors de la rédaction de recontextualiser les choses, de les recadrer en leur donnant un sens particulier, offre alors une vision plus critique qui narrative. Dans ce but, le choix de la mission est donc déterminant pour l'étudiant qui peut grâce à cela se positionner dans le contexte qui l'attire au premier abord le plus et se faire ainsi une idée juste et raisonnée des possibilités et des responsabilités qui lui incomberaient dans un tel cas, pour cela et pour que le stage soit pleinement réalisé (c'est-à-dire en gardant toujours à l'esprit la réalisation d'un mémoire finale et donc d'une théorisation des choses), il fallait bien entendu aussi que cette mission soit adaptée aux différents aspects demandés ou, du moins, fortement recommandés : tout d'abord, l'association d'un "double" point de vue qui se divise en une partie exécutive pour laquelle on demande à l'étudiant de mesurer et d'appliquer ses Savoirs, et un second volet, propre à un niveau de Maîtrise où doit aussi apparaître une démarche réflexive et critique par rapport au déroulement des évènements. Ensuite, c'est la notion de "conduite de projet" qui reste à privilégier : les idées d"'étape", de "progression" et de "mise en œuvre" devant nécessairement apparaître au cours de la réflexion et de la planification des tâches.
C'est en ayant pleinement conscience de ces tenants et aboutissants que le stage a
eu lieu : l'importance d'une problématisation et de la réalisation d'un mémoire
caractérise ce stage, et reste primordiale dans la cohérence de l'ensemble.
Le stage que j'ai choisi de réaliser au sein de l'association du GON semble correspondre aux attentes du projet envisagé par la Maîtrise SID : plusieurs points intéressants et particuliers à ce contexte, dont le fait qu'il se déroule parmi le milieu associatif, ce qui implique une pensée en réseau, permettent d'ores et déjà de fournir une orientation précise pour le travail de théorisation. Le défi que représentait la demande de mise en place d'une gestion électronique documentaire de la part de l'association peut apparaître comme une motivation même si l'ampleur de la tâche pouvait a priori déstabiliser : il était ainsi nécessaire de clarifier rapidement les choses réalisables ou pas. Dans ce sens, il était bien évidemment impossible pour moi de me positionner en "spécialiste" venu mettre tout en place et mon rôle, aussi limité par la durée assez courte du stage (un peu moins de deux mois), ne pouvait qu'être celui d'une personne intervenant pour "poser les premières bases", soumettre des propositions afin de rendre les choses opérationnelles le plus rapidement et le plus efficacement possible.
Ce mémoire aura ainsi une double finalité : permettre et servir la mise en place d'une politique documentaire au sein de l'association (en constituant au final une sorte de "cahier des charges"), mais aussi celle de représenter la trace d'une nouvelle expérience, d'une réflexion posée et précise sur le domaine de la documentation et de l'information.
La particularité essentielle de cette mission de stage demeure notamment dans le fait qu'elle permettait une vision globale plutôt exhaustive de la chaîne documentaire : de l'acquisition des documents, au rangement physique, puis à son intégration dans une base de données ; tout était à étudier, puisque tout est fortement lié : le fonds documentaire de l'association étant assez vaste et complexe , il a fallu prendre en compte l'aspect purement physique et matériel , avant de pouvoir aborder le projet de façon plus "virtuelle" c'est-à-dire sous la forme d'une base de données informatique (qui constituera l'aboutissement finale de ce projet et sa réussite). Le double positionnement nécessité par cette réflexion ; d'une part celui d'un regard neuf sur la bibliothèque de l'association uni à un point de vue prenant en compte les contraintes et difficultés de la gestion quotidienne et budgétaire des ressources documentaires, constitue le point de départ pour une analyse critique efficace des besoins et des démarches à accomplir pour y accéder.
1. Observation et première approche du GON et de sa bibliothèque
1. Présentation de l'association
A. Fiche d'identité
1) historique et fonctionnement :
L'association du Groupe Ornithologique du Nord-Pas-de-Calais existe depuis 1968, elle a été fondée par M. Kérautret, naturaliste passionné, qui a été confronté à
son arrivée dans la région à un manque de cohésion concernant ce domaine ; l'idée d'une mise en réseau des Savoirs et connaissances que possédaient de nombreux spécialistes afin de créer une structure solide et active a été positivement reçue: elle reste aujourd'hui l'une des plus anciennes oeuvrant dans ce domaine, avec de grandes associations telles que la LPO (Ligue de Protection Ornithologique), ou encore la SEOF (Société d'Étude Ornithologique Française ).
Elle est ainsi demeurée opérationnelle depuis toutes ces années mais a cependant beaucoup évolué. Ainsi, sa progression s'est faite en parallèle avec celle de l'environnement proche, ses activités se développant et s'ouvrant vers d'autres horizons plus vastes.
La bibliothèque s'est enrichie au fur et à mesure des années, et possède donc actuellement des ressources assez vastes et variées, qui représentent le reflet des différents changements et tournants subis à travers le temps.
L'organisation actuelle de la bibliothèque est gérée par le salarié recruté par l'association, Olivier Pratte, qui est en charge de son accueil, mais aussi de la réalisation des bases de données naturalistes, ainsi que le suivi des subventions.
2) Ses fonctions :
Le GON est une organisation destinée à préserver, protéger et explorer les ressources naturalistes de notre région. Elle a pour objet d'étude la faune régionale, et propose également des programmes d'activités et d'animations (en organisant
notamment des sorties de terrain afin de permettre l'observation). Sa vocation prioritaire est la protection par la connaissance du terrain : ces données se trouvent ensuite éditées et regroupées sous la forme d'une base de données informatique, puis d'un atlas annuel publié qui, grâce à des cartographies extrêmement précises, permet de faire un relevé fiable et précis des espèces vivant dans la région. On met ainsi activement à profit les adhérents de l'association qui réalisent eux mêmes ces relevés et identifications spécialisées.
Une volonté de recherche s'associe aussi à ces multiples activités : on peut voir la réalisation de diverses études qui sont aussi moteurs pour le dynamisme et l'image de l'association. Ainsi, la crédibilité et l'autorité de la structure se sont notamment illustrées grâce au travaux faits en collaboration avec le domaine de la recherche universitaire : de nombreux étudiants de Maîtrise de biologie de l'Université de Lille sont suivis ; ces mémoires sont alors exploités et utilisés dans un but de conservation et de gestion pour d'autres structures ( et sont présents dans la bibliothèque).
Le suivi de nombreux sites est aussi assuré grâce à un réseau d'observateurs et aussi grâce à l'application de programmes spécialisés tel le programme "STOC" (Suivi Temporel des Oiseaux Communs).
Pour l'exemple, on peut citer quelques missions et protocoles : - dénombrement hivernal d'oiseaux d'eau
- recensement d'oiseaux échoués sur le littoral
- recherches sur les phoques, les mammifères marins vivants ou échoués, les chiroptères
- prospections herpétologiques dans le cadre d'une enquête nationale en vue de la réalisation d'un atlas de répartition.
- prospections odonatologiques dans le cadre d'une enquête nationale en vue de la réalisation d'un atlas de répartition.
-etc ....
De nombreuses actions ont été aussi largement menées auprès des pouvoirs publics et élus afin de dénoncer les nombreux problèmes liés à la chasse et aux différents scandales dus au braconnage dans certaines Réserves Naturelles. Des manifestations et des pétitions ont déjà été organisées pour défendre le respect de la nature et des lois qui la préservent.
En ce qui concerne le domaine des animations orgamsees par l'association, on
compte 81 sorties guidées d'initiation pour le grand public, différentes actions à visée
pédagogique dans les établissements scolaires de Lille, la présence et la
participation (grâce à des stands) à de multiples manifestations.
Enfin, la publication trimestrielle d'une revue, "le Héron", diffusée par l'association,
envoyée à tous les adhérents et structures partenaires, illustre les thèmes défendus
par l'association ; elle réunie ainsi essentiellement des articles orientés vers l'étude de la faune régionale (voir annexe II). La vie associative du GON est en revanche
associée à l'envoi de "la lettre du Héron" qui accompagne de même le périodique
(voir annexe III) : tous les programmes d'activités et d'animations y sont décrit, ainsi que les bilans et commentaires concernant ceux qui viennent de se dérouler ; cette lettre de liaison est pour l'association ce qui permet d'établir et de garder le contact direct avec les adhérents.
3) Son statut, son champ d'action:
Le GON est un organisme indépendant comme le veut la loi de 1901 ; l'association
est donc affranchie de toutes pressions politiques et économiques, et n'appartient à
aucune grande organisation. De nombreuses structures homologues sont basées
dans toute la France et entretiennent ce même genre d'activités (à savoir la
publication d'une revue, l'animation sur des sites, l'étude de l'avifaune). Des sections locales sont de même dispersées dans toute la région : "la section locale de flandres-maritime", "la Tadorne", "le Milouin", "le Cochevis", "la Gorgebleue", "le Vanneau".
C'est à la bibliothèque (où sont rassemblés tous les documents de l'association)
située à la MNE de Lille que j'ai effectué mon stage.
Le GON est néanmoins fédéré à deux structures de protection de la nature :
- au niveau régional, c'est "Nord Nature" qui parle au nom de l'association.
-au niveau national, elle est associée à France Nature Environnement.
Elle demeure ainsi l'interlocuteur privilégié des associations nationales pour le Nord -Pas-de-Calais en faisant figure de référent pour tout ce qui concerne la faune de la région, entretenant par ailleurs le rôle de coordinateur régional des enquêtes nationales.
4) Son public:
On compte au total plus de 500 adhérents affiliés à l'association (composée principalement par des personnes vivant dans le Nord). Ce sont bien sûr les acteurs privilégiés de cette organisation qui fonctionne en partie grâce aux subventions recueillies, mais aussi grâce à l'activité et à la participation de ses membres : ce sont eux qui permettent la survie et la vie de la structure.
Si beaucoup d'entre eux préfèrent soutenir activement l'association grâce à des dons financiers, une centaines d'adhérents agissent plus précisément en étant observateurs sur le terrain (les personnes choisissent d'étudier bien souvent un secteur particulier lié à leur lieu d'habitation) en renvoyant alors à l'association des données et des relevés qui permettent de caractériser l'activité de certaines espèces, et servent concrètement à la réalisation de la base de données faunistique. Concernant la catégorie socio-professionnelle des adhérents, on observe que toutes les professions libérales sont globalement représentées, mais qu'il existe cependant une très forte domination du corps enseignant (dont beaucoup d'instituteurs). La moyenne d'âge des membres est d'environ 45 ans.
B. Une association intégrée dans une structure en réseau
1) Présentation de la MNE :
Le GON fait partie des 100 associations abritées par la Maison de la Nature et de l'Environnement de Lille.
Cette institution, ouverte en 1978, résulte d'une volonté commune de la municipalité Lilloise et d'une dizaine d'associations pour œuvrer dans un même et unique but : la protection de la nature, une politique plus écologique afin de favoriser le développement durable. Elle a pour mission de rassembler (toujours dans une pensée de réseau) toutes les associations et services Lillois concernés par les questions d'écologie (on entend par la notion d"'écologie": la protection de la nature et des espèces, les problèmes énergétiques, de cadre de vie, la consommation et lutte pour le recyclage des déchets et contre les pollutions industrielles), mais aussi qui interviennent dans les domaines liés à la solidarité et aux Droits de l'Homme.
Cette structure veille, dans une perspective humaniste et citoyenne, à faciliter le développement de la vie des associations adhérentes (par l'animation de ce réseau et les services qu'elle développe pour les associations).
Ainsi grâce à la gestion de l'information, l'appui aux projets, la mise à disposition de compétences en communication, en coordination, la MNE soutient l'activité de chaque association et favorise de nombreuses dynamiques interassociatives.
Une de ses missions consiste aussi à accompagner des projets par une aide au montage et au financement, l'animation d'un Système d'Echange Local (SEL) interassociatif : échange de biens, savoirs et savoir/faire, le recours à des prestataires de services extérieurs (suivi des services rendus ... ). Première du genre en France à associer environnement et citoyenneté, la MNE vise depuis sa création, une participation citoyenne " à la vie des territoires en replaçant l'humain et son environnement au coeur du développement durable". Dans ce but, elle s'attache à créer les conditions d'une concertation permanente entre les acteurs institutionnels et associatifs et à coordonner si nécessaire, l'expression des associations de son réseau.
2) Présentation du CR/D :
La MNE assure le fonctionnement du CRID, Centre Régional d'Information et de Documentation, spécialisé en environnement. Le CRID gère et met à disposition des informations documentaires mais développe également de nouveaux produits et services tels que des bases de données, un site et un portail Internet, etc. Face à
des besoins en information et documentation qui augmentent, la MNE a mis en place en 1993, un Centre Régional d'Information et de Documentation ouvert à tous, sur l'environnement, la nature et le cadre de vie. Les ressources du CRID sont constituées de :
- plus de 1 0 000 documents répertoriés sur l'environnement et rangés selon le plan de classement (cf. :plan de classement).
- une collection de 150 périodiques - une vidéothèque
- des cédéroms
- une base de données sur les outils écopédagogiques, les animations et les expositions du Nord-Pas-de-Calais.
Il s'agit avant tout d'une vitrine pour les différentes associations avec qui elle travaille : son but essentiel demeure la conservation, mais aussi la défense et l'étude de la réglementation grâce à une partie de la documentation qui concerne uniquement la législation de ce type de structure.
Cet organisme bien qu'ayant une documentation beaucoup plus importante, que celle duGON, jouera très probablement un rôle dans le travail à mettre en place pour ce projet ; en effet, nous verrons plus précisément lors de la mise en oeuvre du désherbage qu'un travail en collaboration sera sans aucun doute nécessaire. Le CRID doit avant tout être considéré comme un modèle de gestion documentaire réussi et parfaitement au point ; leur connaissance et leur expérience en cette matière étant bien évidemment une aide précieuse à prendre en compte lorsque des difficultés ou des doutes surviennent.
2. Présentation du fonds de la bibliothèque
A. Les ressources
1) L'historique du fonds :
La bibliothèque a été créée en même temps que l'association ; ses origines remontent donc aussi autour des années 70. C'est là encore grâce à une participation en réseau que la constitution du fonds a pu être opérée : le legs de documents personnels et privés ont ainsi beaucoup favorisé son enrichissement et sa diversité. La mise en place d'une politique d'association de spécialistes ayant aussi permis l'échange, l'adhésion à des périodiques diffusés à l'époque ; c'est avant tout grâce à la prise de contact avec les plus grandes structures nationales que ce service documentaire a pu être privilégié et constitué.
2) Description du fonds ; l'origine et les différents types de support :
Le fonds de l'association est constitué de différents typ~s de support. Il est
composé en effet à 80% de revues nationales ou régionales dont l'orientation
reste largement ornithologique.
• On peut compter environ plus de 200 (:::::220) ouvrages (atlas, guide,
monographies ... ).
• On peut à peu près comptabiliser 128 thèses et rapports de stage (littérature
grise).
• Le GON a répertorié trois sortes de revues : - les revues internationales - les revues nationales
les revues régionales (qui fonctionnent sur le même principe que l'association GON qui édite sa propre publication.)
- Le fonds, au niveau des périodiques, rassemble des revues pour lesquelles la structure possède un abonnement actuellement toujours actif ; mais aussi des revues dont l'abonnement a été résilié et dont la collection est donc incomplète (soit des revues occasionnelles qui se sont arrêtées d'elles-mêmes, soit des collections -dont les numéros manquent, qui ne sont pas éditées régulièrement).
L'origine des documents, quelque soit le type de support, est internationale : la bibliothèque est indifféremment constituée de ressources provenant de toute l'Europe.
• Description plus précise du fonds concernant les revues (dont les abonnements sont actuellement valides) :
- On dénombre environ 17 revues nationales.
- 10 périodiques
à
portée internationale (anglais, italienne, hollandaise, belge,suisse ... )
-48 titres de périodiques à l'échelle régionale.
- soit 75 titres de revues mensuelles, trimestrielles ou annuelles au total dont l'abonnement est encore en cours.
Pour les revues, l'acquisition se fait uniquement par échange (envoi de la revue du GON) ou par abonnement.
Il s'agit aussi bien d'articles et d'ouvrages de vulgarisation que de documents plus spécialisés et davantage destinés à servir des buts plus scientifiques (tels que des thèses ou des études): le fonds reste ainsi ouvert à tous types de visiteurs, servant aussi bien les chercheurs et professionnels du milieu ornithologique, que les amateurs qui découvrent et acquièrent par ce biais de nouveaux Savoirs.
Liste des revues :
Revues nationales ou internationales
Alauda (revue Internationale d'Ornithologie de la SEOF) Ornithos (revue d'ornithologie de terrain de la LPO)
Nos Oiseaux (bulletin de la société Romande pour l'étude et la protection des oiseaux)
Le Gerfaut (revue belge d'ornithologie)
Arvicola (Société Française d'étude et de protection des Mammifères) L'envol des chiros (bulletin du Groupe Chiroptères et de la SFEPM) BIROE France
Le Héron Oeunes de Nos Oiseaux) L'Homme et l'Oiseau
LARUS (bulletin de l'Observatoire de l'Environnement Littoral et Marin Blanche et Sud de la Mer du Nord)
ONC : bulletin mensuel (Office National de la Chasse) La Sauvagine
FIR (Fond d'Intervention pour les rapaces)
(internationales)
Der Ornithologische betrachter (bulletin de I'ALA : société suisse pour l'étude et la protection des oiseaux)
Oriolus (bulletin de la société de Wielewaal)
Aves (bulletin de la société d'étude ornithologique belge) Der Falke (bulletin allemand)
Dutch Birding (revue néerlandaise d'ornithologie) British Bird (revue de British Bird)
The Ring ( Ringing Migration Monotoring =baguage) Gobierno de Navarra
lstituto Nazionale per la fauna selvatica
Quaderni des Museo di Storia Naturale di Livorno Grup Catala d'anellament (revue catalan)
Revues régionales
Avifaune Picarde Le héron
L'Avocette (bulletin de Picardie Nature)
L'Bietleu Avesnos (bulletin du groupe naturaliste des Avesnois) Le bièvre (Revue du centre ornithologique Rhônes Alpes) Ciconia (bulletin de la LPO Alsace)
Le Cormoran (Bulletin du groupe Ornithologique Normand) Le Courbageot (revue de la LPO aquitaine)
Crex (bulletin scientifique de la LPO anjou) Elona (Bretagne Vivante)
Epops (société pour l'étude et la protection des animaux en Limousin) Falco (Groupe Naturaliste de franche Comté)
Le Geai (Indre Nature) Le Gobemouche
Le gorgebleue (Vendée)
Le Grand Duc (LPO Auvergne) Le Grive (Montpellier)
Le Groupe Angevin d'Etudes Ornithologiques La Spatule (revue de la LPO Loire Atlantique) Le groupe Ornithologique du Roussillon)
La Sterne (Groupe Ornithologique de Touraine) lnfo'vette (regroupement des Naturalistes Ardennais) Le Jean Le Blanc (Bourgogne)
Loiret Nature
La Marie-Blanque (Groupe Ornithologiques Béarnais) Marquenterre Nature
Milvius (LPO Lorraine) Organbidexca Col Libre
L'Orfraie (LPO Champagne-Ardennes) L'Outarde (LPO Vienne)
Le Passer (revue du Centre Ornithologique d'lie de France
Penn ar Bed (société pour l'étude et la protection de la Nature en Bretagne) Pica
Picardie Nature
Le Pistrac (Midi Pyrenées)
Recherches Naturalistes en région Centre
Citta Cenomane (Groupe Ornithologique Sarthois) Sud Ouest Nature
La Trajhasse (Aunis Saintonge)
ArVran (Groupe Ornithologique Breton) Groupe Ornithologique du Tarn (GOT)
Revues grand public
Birds Magazine L'Oiseau Magazine La Hulotte
Certaines revues ne sont actuellement pas complètes et n'ont pas été mentionnées dans la liste ci-dessus : en effet, certaines, par manque de succès ou de moyens, se sont arrêtées d'elles mêmes, ou n'ont pas été publiées assez régulièrement pour pouvoir prétendre à une collection particulière.
Parmi les revues qui se sont arrêtées ou dont l'abonnement a été résilié par l'association, on dénombre parmi les plus importantes :
Aviornis: revues de 80 à 85 Cap Gris Nez : de 66 à 2001
Centre d'étude Ornithologique d'Alsace de 80 à 83 Association Ornithologique Parisienne de 75 à 82 Combat Nature de 7 4 à 92
Centre Recherche Biologique des Populations d'Oiseaux de 66 à 81 Groupement des Naturalistes Fabre de 62 à 75
Ces revues, dont les derniers numéros datent parfois de plusieurs dizaine d'années posent certains problèmes ; bien que les informations qu'elles contiennent soient toujours intéressantes et peuvent à tout moment servir, leur utilité reste cependant moindre qu'un numéro publié récemment : le domaine scientifique évoluant très rapidement, surtout au niveau environnemental, il est important de privilégier des publications plus récentes, et donc plus fiables. Ce sont en effet des numéros qu'il faudrait classer en tant qu'archives : faute de place, cette pratique n'est cependant pas envisageable à l'heure actuelle.
Les tirés à part, sous forme de plaquettes ou de feuilles volantes, restent aussi à
considérer comme un type de document "spécial": extrêmement difficile à estimer, la qualité d'information qu'ils contiennent est incertaine : leur prise en compte dans la base de données, et plus largement dans la politique documentaire, reste à voir, mais n'est pas à privilégier. Seuls les documents, dont le spécialiste estimera une importance prioritaire, pourront éventuellement figurer dans la base.
B. Son organisation
1) La gestion actuelle :
Le local de la bibliothèque est constitué de sept étagères, supportant six à sept rayons chacune, et entièrement remplies.
Les Revues, monographies et tirés à part sont actuellement mélangés. Seules les revues régionales (issues de toute la France) sont rangées : tout d'abord par ordre chronologique (selon les numéros de publication) mais aussi par département, région
(par ordre alphabétique). Ces revues sont réparties sur un même pan de l'étagère qu'il ne faudra pas toucher lors de l'application du plan de classement physique (cf. : voir proposition du rangement physique des documents : en effet, ce rangement constitue une part importante du contenu de l'association ; déplacé ou réorganisé de façon différente, le rangement de ces revues ne serait pas utile et ferait perdre du temps). Les ouvrages (type guide d'identification ou encore atlas) sont positionnés sur plusieurs étagères consécutives et bien sûr classés par numéro de volume lorsqu'il s'agit de séries : cependant, une certaine désorganisation entre les types d'ouvrages peut être observée.
2) La gestion des acquisitions :
L'association reçoit actuellement une dizaine de revues et une dizaine de tirés à part chaque mois : ces tirés à part sont mis de côté (le rangement en rayon est aléatoire) et soumis au jugement du salarié en charge de la bibliothèque ; les plus intéressants sont conservés, les autres sont jetés.
A
chaque arrivée de périodiques, un bulletinage est fait : on pouvait ainsi estimer de façon plus ou moins fiable les manques et le nombre de numéro pour une collection. Le nouveau document est directement rangé avec les autres numéros précédents dans le rayon s'il reste de la place pour l'y agencer, si ce n'est pas le cas, il reste en position d'attente sur le bureau. Tous les documents que contient actuellement la bibliothèque duGON sont répertoriés dans quatre petits classeurs (donc de façon papier) : deux classeurs pour les revues, un classeur pour les ouvrages, et enfin un classeur pour tous les documents "occasionnels" (qui n'ont pas été publiés régulièrement, dont l'association possède par exemple un seul numéro, etc.).3. Présentation du stage
A. Les raisons d'être du stage
1) Concrétisation du projet en termes clairs :
Le choix du stage s'est fait en adéquation avec la volonté de la Maîtrise SID dont le projet était avant tout d'établir pour l'étudiant une expérience professionnelle qui puisse aussi répondre à un besoin de théorisation, et entretenir une réflexion sur un des aspects de la documentation.
La liberté et les possibilités qu'offraient ce stage semblait parfaitement convenir à de telles attentes : il s'agit là de la mise en place d'une gestion documentaire pour la bibliothèque du GON ; c'est bien avant tout l'aspect "recherche et prospection" qui reste à privilégier dans ce cadre. La confrontation avec chacun des aspects nécessaires pour la bonne mise en place d'une telle démarche (aussi bien la prise en
compte des modalités matérielles ou physiques) paraît intéressante et
particulièrement formatrice.
Le but final réside dans l'informatisation des données qui servira ensuite au mieux l'exploitation de documents, et permettra de gérer de façon claire les acquisitions, les manques, les demandes des usagers venus consulter les documents. Afin d'atteindre cet objectif, une phase de réflexion concernant le rangement physique des documents, et leur indexation est nécessaire. Différentes propositions pour chacune de ces étapes ont été pensées et proposées au fur et à mesure du déroulement du stage, leur validation reste encore à établir, il s'agira là de la phase d'évaluation finale du projet, qui n'a pour l'instant toujours pas été effectuée.
2) Les besoins, les exigences et les souhaits du GON :
Les besoins de l'association apparaissaient comme particulièrement pressants puisque rien de solide n'avait été encore déjà mis en place : c'est avant tout par le manque de place et la difficulté pour répondre rapidement lors de recherches thématiques, spécifiques, ou géographique que s'est fait ressentir cette nécessité. La finalité de ce projet réside principalement dans la mise en place d'une base de données informatisée dans laquelle seraient recensés et indexés tous les documents
que possède l'association, qui pourrait être dans le futur mise à la disposition des usagers dans la bibliothèque même, ou consultée de toute part grâce à une mise en ligne sur Internet. L'importance de l'idée de réseau est aussi à prendre en compte ; cette notion est d'ailleurs mise en exergue par les professionnels de la documentation d'aujourd'hui : la mise en place des nouvelles technologies dans ce type de service a totalement bouleversé la façon d'appréhender le domaine : le libre-échange à l'échelle mondial oblige à repenser les modes de fonctionnements, et les missions des organisations : ces centres de documentation alors liés entre eux peuvent constituer un immense réservoir de connaissance, oeuvrent pour le repérage, la diffusion de ces Savoirs 1. Ainsi, au-delà même des simples bienfaits
qu'elles permettraient à l'association en matière de gestion des documents, on peut penser ces données comme une future "monnaie d'échange" entre les associations du même type, ce qui engendrerait aussi une meilleure communication, une circulation des Savoirs : l'idée d'une "super-bibliothèque" contenue en une base de données rassemblant la plupart de la documentation en matière naturaliste issue de structures possédant ce même type de fonds peut paraître actuellement utopique, mais pourquoi pas envisageable?
Un des souhaits de l'association était aussi de s'ouvrir vers un domaine plus large que sa vocation première : l'ornithologie. Une bibliothèque orientée aussi vers l'herpétologie, la mammalogie, l'odonatologie et l'entomologie est à l'ordre du jour : sa progression et son expansion sont à penser avec son évolution. Ces différents domaines (même s'ils restent actuellement très peu représentés par les documents que l'association possède aujourd'hui) sont ainsi à prendre en compte dans la politique documentaire.
Il était clairement établi dés les premiers entretiens que mon intervention n'aurait pas pour finalité de mettre en place dés la fin du stage un système de gestion documentaire (avec tout ce que cela peut comprendre) de la bibliothèque prêt et opérationnel dés mon départ. Il s'agissait plutôt d'établir clairement les besoins, d'œuvrer pour guider et montrer le chemin à emprunter pour que les choses se mettent en place : faire des propositions, qui demandent ensuite bien sûr d'être exposées à l'avis d'administrateurs ou de spécialistes compétents afin d'être validées (et de pouvoir ainsi prétendre à débloquer un fonds spécial pour la mise en route du
1
Argumentaire décrit par Jocelyn Jacques dans la préface de l'ouvrage Pour une gestion adaptée des services documentaires
projet). Dans cette optique, les attentes étaient ainsi clairement précisées et réalisables : finalement, c'est avant tout les résultats obtenus grâce aux recherches fournies tout au long du stage et exploitées dans ce mémoire qui serviront de traces,
de démarches à suivre pour que tout soit le plus simplement et rapidement mis en
place. Pour cela, nous nous étions mis d'accord pour la réalisation prioritaire d'un état des lieux de ce qui pouvait exister en la matière afin de guider nos premiers pas et de garder une trace fiable du fonctionnement général des autres structures similaires, ce qui permettait aussi alors de situer l'association, de se positionner par
rapport à l'avancement des autres organisations concernant leur documentation ; et
pourquoi pas, d'établir des contacts sérieux.
3) Les buts et objectifs
à
atteindre en conséquence:Les objectifs à mettre en place afin d'aboutir à la mise en place d'une gestion électronique documentaire sont divers et variés :
- Tout d'abord, le choix d'un plan de classement qui permettrait d'ordonner et de ranger les documents. Une politique de désherbage devra être menée pour libérer de la place dans les rayons et accueillir les documents encore non rangés, les
documents qui sont à envisager dans le cadre d'une ouverture de l'association vers
d'autres domaines. Un étiquetage des ouvrages serait aussi à penser
éventuellement, mais en dernier lieu.
- Le choix et la mise en place d'un logiciel documentaire afin de gérer informatiquement les ressources : un paramétrage pour l'adapter au mieux au fonds étant nécessaire, une recherche afin de connaître ses différentes possibilités et fonctions permettait de se familiariser avec son utilisation.
- Le choix d'un langage documentaire précis et reconnus était essentiel pour le travail d'indexation : la création d'une liste d'autorité fiable et si possible partagée par d'autres structures (ou pouvant être récupérée par d'autres organisations similaires
pour une optique en réseau) était à penser nécessairement dans la logique d'une
étude d'un fonds documentaire.
- enfin, afin de faire intervenir activement les adhérents dans ce travail qui peut être long et assez fastidieux, l'écriture d'un article qui serait publiés dans "la lettre du héron" lancerait l'idée d'une indexation faite par des bénévoles qui éplucheraient différentes grandes revues que l'association reçoit quotidiennement.
De multiples perspectives, telles que la mise en ligne de cette base sur le site de l'association serait aussi un plus à réfléchir.
Les recherches primaires nécessaires pour la réalisation de chaque grande opération doivent être déjà effectuées, les positions et les décisions clairement choisies.
4) La problématique:
Comment envisager la mise en place d'une gestion documentaire concernant un fonds documentaire associatif naturaliste dans une perspective de pensée en réseau: comment l'exploiter pour en faire une force?
Il. La mise en œuvre du projet
1. La nécessité d'une étude préalable
A. "Le cahier des charges"
1) Les essais précédemment tentés :
La volonté de mettre en place un tel projet c'était déjà fait ressentir auparavant puisque l'association avait déjà préalablement cherché à établir en 2002 une gestion organisée de sa bibliothèque. C'est en fait un travail de planification des tâches, établis sur une année, qui avait été envisagé en collaboration avec le CRID, qui fort de son autorité en la matière, était alors apparu comme conseiller et guide avisé. Un début de recherche pour un état des lieux de l'existant avait été commencé mais pas achevé ; les choses ne s'étaient pas vraiment précisées et étaient simplement restées à l'état d'ébauche. Un manque de temps explique prioritairement sans aucun doute l'abandon (ou plutôt le retardement) du projet ; d'autres nécessités apparaissant probablement comme plus urgentes. De plus, aucun professionnel à qui l'on aurait pu déléguer cette lourde tâche n'était impliqué dans ce projet, seul le salarié de l'association aurait dû gérer cette quantité importante de travail, en plus de ces autres obligations, alors qu'il n'est en aucun cas, un spécialiste, ni même un
apprenti, de la documentation. Le projet était alors resté jusqu'à présent en suspens, mon intervention ayant pour but de débloquer la situation.
2) Les contraintes structurelles et financières :
La question budgétaire est évidemment plutôt délicate puisqu'il s'agit bien d'une structure associative et donc qui possède des fonds relativement assez limités. Cette modalité demeure évidemment assez importante dans tout projet à penser dans une organisation puisqu'elle conditionne la mise en œuvre de celui-ci.
Le budget attribué à l'association est ainsi majoritairement financé par le Conseil Régional (en ce qui concerne donc l'aide régionale), ainsi que par la DIREN (Direction Régionale de l'Environnement Nord-Pas-de-Calais, représentant l'apport de l'état) et sert principalement à couvrir les frais d'organisation et de déplacement pour les programmes d'activités, l'acquisition du matériel, les frais administratifs. L'aspect financier relatif à la gestion de la bibliothèque est quant à lui géré essentiellement par les donations des adhérents : c'est ainsi cette répartition qui permet l'achat des ouvrages et les nouvelles adhésions.
Dans cette optique, la mise en place d'une ressource budgétaire afin d'accélérer, voir de gérer dans sa totalité la question de l'indexation des documents sera probablement à envisager. En effet, le fonds de l'association est constitué à 80 % de revues dont chaque article serait à cataloguer dans la base : cette opération, si elle est effectuée seulement quelques heures par semaine (voir même par jour), durera sans aucun doute plusieurs années sans l'apport d'aucune aide. Dans ce sens, le recrutement d'une personne affectée uniquement à ce travail d'indexation serait à envisager : la présence d'un stagiaire (qui permettrait de préserver certains frais) serait dans ce sens une solution possible vraisemblablement plus intéressante. L'achat de notices bibliographiques toutes prêtes provenant d'organisme proposant ce type de prestation est aussi une perspective qui peut être prise en compte : l'importation de ces données demanderait aussi bien évidemment une réserve pécuniaire spécifique (l'étude de cette possibilité a été réalisée plus avant voir partie "perspective d'avenir'' du dossier).
De même, la gestion informatisée de la bibliothèque de l'association serait pour l'instant à envisager en monoposte (celui mis à disposition du salarié) ; les usagers qui viendront en consultation ne pourraient donc pas avoir directement accès à cette
base de données (que finalement seul le salarié utiliserait) : dans une perspective d'amélioration de l'accueil, la présence d'un deuxième poste, ce dernier mis entièrement à disposition des usagers de la bibliothèque, permettrait une certaine autonomisation dans leur pratique de recherche, de consultation des documents : cette dépense demeure cependant dans les conditions actuelles superficielle l'adaptation et le formatage du logiciel auront été réalisés en conséquence.
3) Les délais et moyens à envisager:
C'est en fait plus spécialement pour la question de l'indexation que les problèmes se posent : c'est ce travail qui va prendre le plus de temps et en même temps poser le plus de difficultés. En effet, on peut d'ores et déjà considérer que la réalisation de cette étape primordiale requiert a priori certaines qualifications en matière de documentation. Savoir indexer un document rapidement et efficacement demande d'acquérir un certain Savoir-faire, mais aussi une assez bonne connaissance des sujets abordés : la création d'un langage documentaire fiable et couvrant exhaustivement ce domaine ornithologique (puis herpétologique, odonatologique, mammalogique ... ) apparaît comme extrêmement important et nécessaire. C'est en cela que l'aide d'un pair, tel que le CRID, qui possède une grande expérience en matière de gestion documentaire, n'est pas à perdre de vue; même si bien sûr leur système beaucoup plus grand demeure différent du nôtre (en effet, le CRID n'indexe pas dans sa base de données "Alexandrie" les revues, pour lesquelles seul un bulletinage est réalisé}, leurs conseils peuvent être précieux. Les délais sont cependant toujours assez compliqués à estimer et dépendent ainsi en grande partie du moyen choisi pour l'indexation et la saisie des documents dans la base de données. La présence d'une tierce personne reste tout de même à envisager afin d'aider le salarié en charge de l'accueil de la bibliothèque et de la gestion de la base de données (celle concernant l'estimation des espèces de la région) qui s'occuperait de cette tâche.
4) Planification des tâches :
Mon intervention
- Analyse de l'organisation actuelle (les ressources, les modes de classement, les modes de gestion actuels).
- Etude des besoins : quelle circulation de l'information, quel mode de classement, de stockage).
- Les moyens mobilisables : humains, financiers, matériels.
- Propositions opérationnelles : ressources externes, puis solution de modes
d'organisation à l'interne.
- Préparation et mise en place d'un logiciel qui va permettre de gérer les documents de l'association, de les rentabiliser au mieux.
- Mise en place.
Echéancier 1 intervention :
8 JUIN:
- Prise de contact avec le fond. Rangement des documents nouveaux dans les rayons.
- Analyse des besoins de l'association. -Analyse du fond.
20 JUIN:
- Prise de contact avec des structures similaires à la nôtre.
- Observation et analyse de leurs modes de fonctionnement. - État des lieux de l'existant.
5 JUILLET:
- Recherche d'un plan de classement. - Recherche d'un logiciel documentaire
23 JUILLET:
-Paramétrage de la base. - Recherche d'un thésaurus.
- Validation d'un plan de classement physique.
- Propositions pour le futur : faire participer les adhérents au travail d'indexation ?
• Une première réunion a été organisée le 11 juin avec Dominique Dupont, Olivier Prat et Jean François Gonet du CRID :
- Préciser la demande d'intervention, les missions du stage, et l'échéancier.
5) Forces et faiblesses du projet :
Les points forts de ce projet se situent en priorité par l'ouverture et la liberté
qu'offrait une telle demande : puisque tout restait
à
faire, la façon dont on pouvaitorganiser les choses dépendait entièrement de notre volonté et permettait de
s'adapter ainsi plus facilement à des contraintes de budget ou de locaux. Les
avantages et bienfaits de la mise en place d'une politique documentaire qui permettrait de gérer les documents qui constituent la bibliothèque du GON sont assez importants pour le fonctionnement en général de l'association, aussi bien que pour la clarté d'organisation (on sait à présent où en sont les choses, on peut répondre aux demandes des adhérents et usagers de façon plus efficace et précise). De même, l'utilisation des documents au sein de l'association paraît essentielle ; en effet, en matière de recherche et d'observation, pour les spécialistes d'ornithologie, et encore plus pour les amateurs, l'usage de guide d'identification ou autres semble primordial, sinon obligatoire, d'où l'intérêt de prendre en charge rapidement cette partie des services proposée par l'association. De plus, la richesse et l'ampleur de cette bibliothèque constitue aussi une des caractéristiques qui valorise et identifie l'association en tant que structure sérieuse et fiable dans sa démarche, il serait dommage de ne pas en profiter, ou de négliger cet aspect qui paraît être indéniablement un plus. A ce niveau, tout reste possible et envisageable si les propositions tiennent la route.
Les points faibles du projet demeurent les restrictions budgétaires et structurelles : en effet, le local dont dispose l'association pour contenir tous les documents (dont le
nombre s'agrandit de jour en jour) semble devenir de plus en plus restreint, la place qu'il faudrait attribuer aux documents susceptibles d'être archivés (qui restent en rayon mais qui ne sont cependant pas utilisés aussi régulièrement que des documents et des articles récents) n'est pour le moment pas à envisager.
6) Le travail de recherche :
Toujours dans la réflexion d'une pensée en réseau, un véritable travail de recherche sur ce qui pouvait exister en matière de gestion documentaire en milieu associatif à visée naturaliste a été décidé et effectué : j'ai ainsi fait différentes recherches sur Internet afin de me procurer les adresses mails des associations les plus importantes : c'est-à-dire celles qui étaient davantage susceptibles de posséder un fonds documentaire assez imposant pour avoir eu besoin de gérer le tout de façon informatique, d'avoir mis en place un plan de classement pour ranger au mieux leurs locaux.
Grâce à l'aide de mon tuteur et salarié de l'association qui possède une vision fiable de ce qui peut exister dans ce domaine et des différentes structures qui a priori auraient déjà réalisées un tel travail, j'ai entrepris de les contacter à travers Internet : la rapidité de communication, le bannissement des distances, et la possibilité de garder une trace écrite des réponses m'a paru très pratique et favorable : le temps étant relativement court, il fallait rapidement établir un panel de réponses suffisamment vaste afin de pouvoir prendre une décision sur le meilleur des choix pour ensuite faire des propositions adaptées et solides avant la fin du stage
plusieurs aspects étaient à étudier (les mails reçus sont catalogués en annexe IV) :
- possèdent-ils un plan de classement et si oui lequel
?
- ont-ils mis en place une gestion informatisée de leur fond ?
- Si oui, quel logiciel est actuellement en place ?
-Toujours dans l'hypothèse d'une réponse affirmative : comment est organisé cette base de données : c'est-à-dire, par exemple : les revues et les ouvrages sont ils indifféremment traités de la même manière ?
- Comment les documents sont-ils indexés : utilisent ils un thésaurus ou un langage documentaire spécifique?
Tels étaient les problèmes posés : une des caractéristiques à prendre en compte absolument avant d'envisager tous travail d'indexation était la particularité du fonds : la dominante des périodiques dans le fonds posait diverses difficultés (du type comment indexer ce nombre important d'article, comment cataloguer au mieux ce type de ressource dans la base de données), cette question était ainsi une des problématiques importante du projet et était donc mentionnée dans mon questionnement.
• Les associations : Assez rapidement un certain nombre d'association de toute la France ont aimablement répondu à ces diverses questions : au total, une cinquantaine de réponses m'ont été adressées. Ce panorama paraît être un assez bon échantillon et reflet de ce qui a été fait jusqu'à présent en matière de gestion documentaire pour les fonds naturaliste (à dominante ornithologique, dans la même logique que le GON). Un tableau de synthèse a été réalisé en conséquence rassemblant ainsi succinctement tous les différents aspects décrits précédemment. Avant toute chose, il était aussi indispensable de chercher à contacter en priorité les sources de savoir fiables et sûrs qui faisaient figure d'autorité pour le domaine naturaliste.
• Yves Muller : je me suis donc aussi attaché à contacter en plus de toutes ces associations, le naturaliste et professeur Yves Muller, qui était un modèle particulièrement intéressant puisqu'il a déjà publié deux tomes (donc sous un format papier) d'une bibliographie d'Ornithologie Française (de 1945 à 1965 et de 1966 à 1980) : le but de son projet est ainsi de rassembler les références de toutes les publications scientifiques d'ordre ornithologique, ou plus largement naturaliste, sur les Oiseaux sauvages de France métropolitaine (même s'il est difficile de prétendre selon ses propres termes à une exhaustivité totale). La particularité et la richesse de son travail réside dans le fait qu'il ne s'agit pas d'un simple catalogue de ces références : selon la même logique qu'un logiciel documentaire, la structuration de son ouvrages et l'accès aux articles répertoriés est régit par une indexation complète des documents utilisés. De façon à rendre l'utilisation de cette bibliographie optimale et la plus fonctionnelle possible ; l'entrée par six index différents est proposée :
-indexation par auteur
-indexation par titre de périodique - indexation géographique
- indexation taxonomique -indexation thématique
-indexation trivalente (un croisement selon l'année, le département et l'espèce)
La prise en compte de son travail ; son élaboration et son organisation, constituait sans équivoque une source d'inspiration recommandée pour la bonne mise en place de ce projet.
• Le Muséum d'Histoire Naturelle: Dans le même sens, une prise de contact avec le Muséum d'Histoire Naturelle National qui demeure la référence française unanime en matière de Science et vie de la Terre s'est aussi avéré particulièrement importante tout au long de cette étude. Son organisation particulière mérite tout d'abord d'être soulignée : en plus de la bibliothèque centrale qui rassemble des documents de tous les domaines des Sciences naturelles, 27 autres bibliothèques forment le réseau documentaire du Muséum. 27 laboratoires, chacun spécialisés vers une Science particulière (par exemple : paléontologie, entomologie, ornithologie, etc .... ) comportent donc la plupart de la documentation publiée en France concernant ce sujet précis, et font figure de proue dans l'évolution de la recherche pour la Science. C'est donc plus précisément au laboratoire de Zoologie (ornithologie et mammifère) que je me suis intéressée pour les divers aspects de cette politique documentaire : leur aide et pratiques en cours demeurant bien évidemment sources de fiabilité, mais surtout d'autorité.
• L'INIST : Le recours à l'lnist s'est aussi imposé au cours de l'enquête menée
comme particulièrement important : son usage en tant que prestataire de service documentaire s'avèrerait être une aide sérieuse pour le travail d'alimentation rapide et sûr de la base de données. Il s'agit du premier centre intégré d'Information Scientifique et Technique en Europe au sein du Centre National de la Recherche Scientifique et technique : sa mission est de collecter, de traiter et de diffuser les résultats de la recherche scientifique et technique. Mais c'est avant tout son fonds documentaire couvrant la plus grande partie de la recherche scientifique et technique mondiale (comprenant plus de 9, 4 millions de références d'articles) qui nous concerne précisément.
La mise en place d'un tableau synthétisant toutes ces informations permet aisément de se rendre compte des contacts établis et des fonctionnements en cours :
Nom dela structure Aves Tour du Valat Conservatoire Botanique National de Bailleul Type de Gestion fonds documentaire Prise en charge Ornithologie. par la bibliothèque universitaire de Namur. Naturaliste, Opérationnelle. Ornithologie. Botanique, Opérationnelle. naturaliste.
TABLEAU RÉCAPITULATIF
Plan de Informatisation:classement Logiciel utilisé
Oui. Logiciel "Li bis". Adopté selon la Mais changement "library of au profit du logiciel congress". "Virtua".
(Annexe VIII)
Logiciel "Procite". ( + bulletinage manuel des revues Oui. dans un fichier (Annexe IX) Kardex).
Base de données Access (mais Inconnu. changement est à
envisager).
Type de support Thésaurus Format
indexé des
données
558 titres de N'utilise aucun Attente
revues. thésaurus. de prise
2226
Pas d'entrée mots- en mainmonographies. clés. du
logiciel.
1
Indexation Oui.
systématique des Thésaurus adapté à
articles partir de PAS CAL concernant la (Inist).
Camargue+ Entrée descripteur, articles écrits par systématique et les chercheurs de géographique. la Tour du Valat +articles demandés par l'extérieur. \ Pas d'indexation ['\
/1
donc pas de thésaurus. Tout support. Entréegéographique et phytosociologique
1
3 5 000 références \.
Office Naturaliste, Opérationnelle. Pas de plan de cataloguées.
National de la ornithologie, classement. Logiciel "Texto" Tous les articles Thésaurus inspiré
Chasse et de mammalogie. Rangé par ordre (produit par de revues ne sont de l'INIST.
la Faune d'arrivée. Cindoc). pas
Sauvage systématiquement
indexés. li
Franche- En cours. Oui. Indexation ne Thésaurus en cours
Comté Nature Gestion Ouvrages concerne que les d'élaboration. A étudier
Environneme Naturaliste, documentaire classés selon le Logiciel ouvrages. Pas de précision.
nt environne- ne concerne genre (usuels, "EndNote".
(6 associations ment. pour l'instant rapports, thèses,
rassemblées) que les tirés à part ... ).
monographies.
3 bases de Liste de terme
Oui. Logiciel "File données: d'autorité
LPO Anjou Ornithologie. Opérationnelle. Pas de MakerPro". -Livres paramétrée dans la A étudier
précision. -Revues base mais pas de
-Article de thésaurus (voir
revue. exemple fiche
notice).
Oui. Logiciel "BCDI 450 revues Thésaurus agricole
1
Classement spécial". cataloguées. fournit avec Pas de
thématique. Informatisation Informatisation "BCDI". connection
La Hulotte Ornithologie. Opérationnelle. (Annexe X) récente : la majeure ne concerne que Indexation Internet.
partie de leur les périodiques. systématique grâce
documentation sous Livres référencés à l'entrée
"mots-fiche papier. sous Excel et clés libre".
Yves Muller Laboratoire Zoologie (Muséum d'Histoire Naturelle) CRID INIST -Ornithologie Ornithologie et mammifère. Naturaliste envuonneme ntal Sciences Naturelles et Techniques
Informatisation Pas de plan de
de sa base de classement. données. Ouvrages : par thématique, Opérationnelle spécifique, géographique. Revues: par département et par ordre d'arrivée. Opérationnelle Plan de classement thématique (Annexe VII) Opérationnel Non
W ord et Ex cel. Revues Liste d'autorité disponible
ornithologiques thématique (voir pour le
uniquement. annexe), moment.
spécifique, A étudier.
géographique ... )
\
SU et Horizon RAMEAU
Epi tech. Ouvrages (de façon non
Mis en ligne sur uniquement. officielle
Muscat. Zoological Record)
1/
\Alexandrie Ouvrages ECOTHEK
/ / / /
uniquement
1./ ·,
Logiciel non Articles de revues Pas de thésaurus A étudier
commercialisé scientifiques mais des lexiques
développé par qu'ils ne peuvent
BffiLIOTHÈQUE LPO GONm LP044 LPO Champagne-Ardenne Ornithologie. Opérationnelle. Ornithologie. Opérationnelle. Ornithologie. Opérationnelle. Ornithologie. Opérationnelle. - - - · -
-Oui. Pas de logiciel
Classement officiel. Programme
thématique. "maison".
(Annexe XII)
Oui.
Classification Base de données
Dewey. Maclntosh"4-D"
Logiciel "BCDI 3 ".
Inconnu. (CRDP Poitiers)
Oui.
Revues classées
par titre. Base de données
Livres par "Access".
thématique (atlas, guide, biologie, ... )
/ '
Indexation des Pas de thésaurus
rapports et des officiel.
ouvrages. Simple liste
d'autorité.
',
Thésaurus inspiré Fichiers
Seules les revues de PASCAL. EX CEL.
sont indexées Mots-matière Reçu.
dans la base. utilisés par l'auteur.
Entrée spécifique.
Indexation ne Thésaurus Motbis
concerne fournit avec BCDI. A étudier
essentiellement Création d'une liste
que les d'autorité 1
périodiques davantage adaptée
(3844 notices au fond au fur et à
1
pour 920 mesure du
documents). catalogage.
1
Indexation des Indexation par Fichier
1
ouvrages. mots-clés (grandes Excel.
thématiques). Reçu.
1
Réserve des 7 îles (côtes d'Armor) DIREN Franche-Comté DIRENNord Pas-de-Calais Bretagne-vivante Frédéric Malher - · Ornithologie. Naturaliste, environne-ment. Naturaliste, envuonne-ment. Naturaliste, ornithologie. Tout support. Classement physique sommaire+ Opérationnelle. Constitution de boîtes d'archives thématique (par ex. la pêche). Oui. Plan de Opérationnelle. classement décliné sous 8 grands thèmes. (Annexe VI) Oui. Opérationnelle. (Annexe V)
Pas de gestion Oui.
informatique. (Annexe XI)
. ' / / '
Opérationnelle.
_/ ',
Indexation ne Pas de descripteurs
Base de données concerne que les ni de mots-clés.
"Access". articles
"scientifiques".
Logiciel
"Alexandrie"( comm Tout support. Thésaurus
un ECO THE K. à toutes les DIREN). /,/ \ _/ Logiciel Thésaurus
"Alexandrie". Tout support. ECOTHEK.
·,, '·--...
...
· ·,_ ,...
--·· 1 ' . / / / _ , . / ' , , __ ... ·--, _____ / / , ' ',_ Bibliographie sousfichier Excel. Tout support. Fichiers
EX CEL.
Odonat Pas de gestion documentaire, Odonatologie 1 sauf Naturaliste. classement physique. Fonds actuellement
LPO Finistère 1 Ornithologie. ) en possession
des bénévoles actifs de l'asso. Pas de gestion documentaire. SFEPM Aucune gestion
Mammalogie 1 mais serait très
prochainement à envisager. Pris en charge par la SHF 1 Herpétologie 1 bibliothèque universitaire d'Angers. Oui. Classement thématique (protection espèce, gestion nature) et taxonomique (botanique, herpétologie, mammalogie ... )
C.P.I.E Vercors LPOYonne C.O.R.A. Drôme GOR2 (Roussillon) Aucune gestion 1 Ornithologie. 1 documentaire. 1 1 Pas de réelle 1 Ornithologie. 1 gestion documentaire. Classement par fiche a ier.
1 Ornithologie, Aucune gestion
Naturalisme. documentaire.
Aucune gestion
Ornithologie. 1 documentaire.
Association 1 Naturaliste. Aucune gestion
documentaire.
Picardie Nature SEP NB (bretagne-vivante section rennaise) Naturaliste. Naturaliste. Pas de gestion documentaire, sauf classement physique. En cours de constitution. Actuellement non-opérationnelle.
LPO 1 J Aucune gestion
Haute-Savoie Ornithologie. documentaire.
CEOB L'aile Brisée w -...l Ornithologie. 1 Opérationnelle. Classement par revues et par thème pour les ouvrages dans des boîtes. Bibliographie sous fichier Excel. Ouvrages uniquement.
Pas de mots-clés. Fichiers
