La gestion des archives

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La gestion des archives

Vianney Haeuw

To cite this version:

Vianney Haeuw. La gestion des archives. Sciences de l’information et de la communication. 1996. �dumas-01736956�

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Stage

du 20

mai

au

30 juin

1996

aux

Archives

_{Départementales du Nord}

LA GESTION

nrs archives

Maître de

_{stage:Monsieur Gilbert Anchcr}

LA GESTION DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD

INTRODUCTION

AILES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD

1) Qu'est ce que les Archives ?

2) Histoire des Archives de France a) l'Ancien Régime b) la révolutionfrançaise

c) les Archives françaises de 1800 à 1945 d) les Archives françaises depuis 1945 3) Les différents services d'archives

4) Historique des Archives Départementales du Nord 5) Organisation interne

6) Les lecteurs

Page 3

Page 4-16

BILA GESTION DES ARCHIVES :LES MISSIONS ET LES ENJEUX P 17-41

1) Les missions

a) la collecte des archives

b) le classement c) la conservation d) la communication

1) Les différentes réglementations

aldélais de communicabilité

b) le droit à l'information

2)Les différents servicesrendus par les ADN

alla salle de lecture

blla communication des documents en salle de lecture clétude surlatraçabilité du courrier _auxADN _et recherche par correspondance

dlla communicationinter-archives

elservicespayants rendus _{par les ADN}

2)Les enjeux

bldévelopper de nouvelles formes de patrimoine l)les nouvelles archives

211e service éducatif

Cl ANALYSE. CRITIQUE ET PROPOSITION SUR LA GESTION DES ADN

P 42-48

CONCLUSION _{Page 49}

Introduction

Depuis qu'il existe des archives, c'est à dire des documents écrits

conservés à des fins _{utilitaires, et celaremonte à 3 millénaires, des hommes ont} été _{chargés de leur gestion.}

Malgré cette ancienneté, force est de constaterque les Archives restent assez méconnus du grand public _et gardent leur image de lieu de _{rencontre entre}

les différents érudits du Nord.

Ainsi, lors de monarrivée auxArchives Départementales du Nord, (ADN), j'ai été quelque peu étonné de voirque la clientèle pourrait très bien être un

échantillon _{représentatif de la population, en effet s'y côtoient aussi bien les} étudiants _{que les chercheurs, les chômeurs et les retraités sans oubliertoutes les}

personnes étrangères ...;toutes ces personnes ayant en communune passion pour

l'histoire, le passé de notre département.

Les Archives ont alors _{pour rôle de répondre aux exigences de tout ce} monde. Mais la communication des archives n'est ni la seule ni la _principale tache incombantaux ADN. En effet, lemême personnel _est chargé de la gestion

des documents _{produits et conservés afin de perpétuer des témoignages dupassé;}

à cet _{égard, le rôle de l'archiviste d'aujourd'huin 'est pas fondamentalement}

différent de celui du scribe _{qui avait la garde des archives de Ramsès II.}

Cependant, ce métiera évolué et aujourd'hui cette fonction de gestion concilie des activités de _{toujours avec des activités de devenir.}

Cette évolution ainsi _{que le regain d'intérêt que connaissent actuellement} les ADN vont amener les Archives à se modernisersous peine de _ne plus pouvoir

A)LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD

1) QU'EST CE QUE LES ARCHIVES7

Ce terme si _{simple en apparence, est loin d'avoirun sens acceptépartous;}

on_peut ainsi_{remarquer que} le _{terme archives présente différents significations.}

Le même mot _{peut s'appliquer au contenu et au contenant, auxdocuments et au x}

services _{chargés de les gérer, ainsi qu'aux bâtiments dans lesquels ils sont}

conservés; ces services peuvent êtrepublics ouprivées et les archives-documents

peuvent être conservés ailleurs dans des bibliothèques, voire des musées ou être

demeurer surleur lieu de _production.

Néanmoins, la définition quinous intéresse est celle qui est définie par la

loi du 3_{janvier 1979 qui ditque « les archives sont l'ensemble des documents,}

quels que soient leur date, leur forme et leur supportmatériel, produits ou reçus partoute personne physique ou morale, etpourtout service ouorganisme public

ou _{privé dans l'exercice de leur activité».}

L'archivistique (science des Archives) se définit ,elle, comme étant la discipline qui traite des aspects théoriques etpratiques de la fonction des

Archives.

L'archivistique couvre 3 champs sur lesquels nous allons revenirplus tard:

- Le traitement des Archives et la mise à

disposition des utilisateurs.

- La conservation

physique des documents, la construction des

locaux d'archives.

-La _{gestion des Archives.}

Si les Archives ne semblent_{pas être un domaine oùl'on s'aventure sans}

appréhension, iln'en restepas moins que l'on constate uneprogression constante

des visites dans les différents services d'archives. Et s'ils furent _{longtemps un} domaine réservé aux_{professionnels de l'histoire ou aux étudiants, les archives} accueillent désormais un_{public d'amateurs à la recherche d'informations passées}

variées même si la _{généalogie semble être le domaine de prédilection.}

2) HISTOIRE DES ARCHIVES DE FRANCE

Nous nous contenterons ici de _{dégager les quatre principales époques qui}

a)- L'AncienRégime

On ne saitpratiquement rien des archives _{en France avant} la fin du XII ème

siècle. La chancellerie des rois _{mérovingiens et des rois carolingiens, les grandes}

abbayes, les évêchés, conservaient certainement leurs archives (il en subsiste des

vestiges, dont le plus ancienremonte à 558), mais nous ignorons comment elles étaient _organisées.

Sous le _{règne de Philippe Auguste, laperte des archives royales lors de la} bataille de Fréteval entraîna la sédentarisation du trésor des _{Chartes, d'abord} au

Louvre _{puis à la Sainte-Chapelle. C'est ce dépôt réorganisé parPhilippe Le Bel et} confié _{par luià Pierre D'Estampes, greffier principal de la chambre des comptes}

quipeut être considéré comme l'ancêtre directe des Archives nationales.

Amesure _que les _organes de Fadministration royale _se diversifiaient, leurs

archives_{prenaient aussi leurindépendance, les plus volumineuses, les plus}

spectaculaires aussi, étant celles du parlement de Paris, dont la série de registres

remonte à 1254. Ala fin de l'Ancien_{Régime, c'était par centaines, voire par}

milliers _{que se chiffraient les dépôts d'Archives enFrance sans aucune}

_législation

ou_{réglementationd'ensemble. Et, lorsque se} produisit _la Révolution de 1789,

tout restait à faire _{pour assurer auxarchives françaises une conservation}

systématique.

b)Larévolution française

Dès le 29_{juillet 1789, l'Assemblée Nationale constituante créait son} propre service d'archives, qui prit le 12 septembre 1790 lenom

d'archives

nationales. Peu à_{peu, au cours des mois et des années suivantes, la même} Assemblée Nationale _{agrégea à ses archives les papiers de toutes les}

administrations et _{organismes d'Ancien Régime supprimés, des immigrés,}

_des

personnes condamnées à la déportation, si bien qu'en 1794,

tirant

la

conclusion

logique de cette situation, la Convention décréta que tous les

dépôts

ressortissent

auxArchivesNationales comme à leur centre commun . C'était au moins en

théorie, instaurerle principe d'une centralisation des archives publiques, que l'Ancien _{Régime avait toujours ignoré.}

En_{pratique, toutefois, les archives conservées hors du département}

_de

_la

Seine restaient _{impossibles à concentrer à Paris. La loi du 5 brumaire an}

_V/26

octobre 1796 ordonna leur réunionaux chefs-lieux des départements, créant ainsi

A côté de cet _{aspectpositif, la législation révolutionnaire devait aussi avoir}

son _{aspect négatif. La loi du 7 messidoranII ordonnait la destruction des}

documents « _portant l'empreinte honteuse de la servitude _{» :} elle _provoqua

d'énormes _{dégâts, inégaux selon les régions et selon l'ardeur du zèle républicain} des commissaires _{chargés de l'appliquer. Mais plus grave encorepeut-être, le}

principe adopté pour le classement des masses d'archives conservées aboutit àun

véritablemassacre des fonds; _{endistinguant les documents domaniaux des}

documents _{administratifs, des documentsjudiciaires et historiques, ce système} cassait irrémédiablement l'unité des _fonds, aupoint, dans certains cas, de rendre impossible l'identification de l'origine des documents. Certaines séries des

Archives nationales _{portent aujourd'hui les traces irréparables de cette}

catastrophe archivistique.

cl Les archives françaises de 1800 à 1945

L'établissementdu Consulat etde _{l'Empire, loin demarquer unprogrès} décisif_{pour l'organisation des archives enFrance, fut plutôt le débutd'une}

période de stagnation. Les archives nationales, encombrées de 1810 à 1814par

d'énormes masses de documents enlevés auVaticanet dans d'autres _dépôts d'archives _{européens, manquaient de place et de personnel. Elles ne disposaient} d'aucun_{moyen efficace pourrecevoiret traiter les papiers versés parles}

ministères, et après 1814, elles durent, en outre, restitueraux anciens émigrés des

fonds entiers nationalisés au moment de la Révolution. Le cadre de classement

méthodique continuait àfaire des ravages.

Quant auxarchives départementales, placées en 1800 sous l'autorité des

secrétaires _{généraux des préfectures, elles perdirent dès lors tout lien organique}

avec les Archives nationales, _et depuis _cette date jusqu'en 1884 elles _ontévolué

de _{façon entièrement autonome sous la tutelle du ministère de l'Intérieur quia} constitué en 1838 un _{corpus de circulaires réglementaires. Les} archives

communales, de leur côté firenten 1842 l'objet d'un règlementnational.

Labelle centralisation _{théorique voulue par la loi de messidoranII n'était} donc _{plus qu'un souvenir. Même le principe de libre communicabilité des}

documents _{d'archives, pourtantaffirmé dans la loi de l'an II, était réduit à néant}

par une série de règlements internes qui donnaient, enfait, audirecteur des Archives nationales et aux préfets_un pouvoir quasi-discrétionnaire _pourinterdire

la communication detous _{documents touchant les intérêts de l'Etat} ou

datant de _{plus de cinquante ans étaient communiqués aux chercheurs seulement}

sur autorisation.

Le décret du 23 février 1897va donner les _{pleins pouvoirs au garde}

général des archives nationales, celui civa recevoir autorité sur l'ensemble des

archives du pays, avec les titres de directeurdes archives, puis (1936) directeur

des Archives de _{France, et depuis 1958 directeur général. La direction des} archives de _France, en tant _{qu'organisme administratif}propre reçut son

autonomie en 1945.

En ce qui _concerne l'aspect vivant des archives, c'est à dire leur

accroissement, la période 1924-1940 vitse réaliser plusieurs progrès, contrastant

avec une certaine inertie antérieure. Le premierfut la loi du 24 avril 1924

autorisant les _{préfets à faire déposer d'office, aux archives départementales} , les

archives des communes dont la conservation était mal assurée sur _{place. Ensuite}

vint la loi du 14 mars 1928 autorisant les notaires à _{déposer aux archives}

nationales ou départementales leurs archives datant de plus de 125 _{ans. Mais}

surtout, le décret du 10juillet 1936 rendit enfin obligatoire, centquarante-deux

ans _après la loi de l'an II, le _{versement aux}Archives des _« dossiers, registres _et

pièces...reconnus inutilespourles ministères, administrations, services et

établissements de l'état », et interdit la destruction de tout documentpar une

administrationou un établissement de l'état, _sans levisa de la direction des

archives.

Ce décret du 10_{juillet 1936 inaugure en quelque sorte l'ère moderne des} archives enFrance, _carjusqu'alors les archives nationales _et départementales

recevaient desversements de _{papiers provenant des administrations sans aucune}

obligation légale, et le visa obligatoire des Archives pour la destruction des documents_{périmés n'existaitpas.}

d) Les archives _{françaises depuis 1945}

Commedans _{presque tous les pays, les années postérieures à 1945 ont été}

pour les archives françaises, une période d'expansionsans précédent. La

création

de la directiondes Archives de Francelors du décret du 18 août 1975 y a

grandement contribué.

Les destructions de la _{guerre appelaient une reconstructionrapide. D'autre}

part, presque tous les bâtiments d'archives départementales étaient

saturés,

vétustés. A_{partir de 1950, on commença à édifier dans toute la France des dépôts} d'archives au_{rythme de trois quatre}

Parallèlement, une abondante floraison de circulaires réglementaires dotait

les archives _{départementales, communales et hospitalières de règles de}

fonctionnement, de tableaux de tri pour l'élimination des papiers inutiles, de

normes de classement.

Toute cette évolution rendait de _{plus enplus obsolète la législation}

archivistique, qui remontaitpour la plupart à 1794. Une nouvelle loi s'imposait.

Son élaboration et sonvote s'étalèrent sur 6 _{ans,jusqu'à la promulgation de la} loi

du 3_{janvier 1979.}

L'archivistique actuelle, enFrance, repose donc essentiellement surla loi

de _{1979, sur ses décrets d'application, et sur le corpus réglementaire des}

circulaires dont la_{plus récente éditionremonte à 1988. Il faut cependant donner}

toute son importance à la mutation profonde opérée _par la loi du 22 juillet 1983,

qui atransféré les archives départementales à l'autorité directe des présidents des

conseils _{généraux, la direction des Archives de Francene conservant sur elles}

qu'un contrôle scientifique et technique défini par un décret du 28 juillet 1988.

3 LES DIFFERENTS SERVICES D'ARCHIVES

Avant de savoir_{quels documents l'on peut consulter, il convient pour les} chercher de savoir où l'on_{pourra les trouver. En effet, différents services}

d'archives existent sur le territoire français.

L'organisme père des Archives est celui de la direction des Archives de France, celle ci est sous la tutelle du ministère de la culture. Ses missions sont

celles de _{gestion des Archives Nationales etde contrôle des archives publiques}

autres _{que celles des Affaires Etrangères et de la Défense.}

Le domaine de _{compétence des Archives Nationales} concerne les documents_{provenant des services} , établissements et organismespublics et

s'étend sur l'ensemble du territoire français.

Différentes sections _{scientifiques s'assurent la conservation, le traitement des} archives antérieures à 1958:

- la section ancienne _couvre la

période allant du Moyen-Age à l'AncienRégime

- la section moderne

s'étend, elle, de 1789 à 1940.

- la section

D'autres services _{spécialisés pardomaine s'ajoutent à ces différentes} sections _{(minutier central des notaires parisiens, archives personnelles et} familiales _...).

En ce _{qui concerne} les documents publics _{antérieurs à 1958, les}Archives

Nationales doivent avoir 2 axes _principaux:

- Installation de missions des

Archives nationales au sein des différents ministères _{exceptés ceuxdes Affaires}

Etrangères et de l'Intérieur. Ces missions ontpour rôle de contrôler les archives

courantes et intermédiaires au sein des services administratifs mais _égalementle

rôle de _{préparer desversements au Centre des Archives Contemporaines de}

Fontainebleauet la recherche des instruments de recherche _{correspondants.}

- Pour les établissements

publics (EDF-GDF) ainsi que les entreprises publiques de droit privé (Renault, Banque

de _{France) ;il leurest offertpar accord des Archives de France la possibilité}

d'organiser des services d'archives propres. Le suivi de ces établissements est

assuré aux Archives Nationales _{parl'échelon central de la section des Missions} en liaisonavec la Mission_{placée auprès du ministère de tutelle (établissements}

publics) ou pour la section des archives d'entreprise (autres entreprises). Les

Archives _{Départementales peuvent également intervenirsurles établissements}

publics nationauxdélocalisés hors de Paris.

Les Archives _{Régionales couvrentun domaine assez restreintpuisqu'elles}

se limitent aux seules archives produites _par les services dépendant du Conseil

Général. Etant donné _{que la région n'existe qu'entant que collectivité que depuis}

1986, il n'existe pour l'instant que des Archives intermédiaires.

Le Conseil_Régional a également la possibilité de confierpar convention

avec le Conseil Général intéressé ses archives auxArchives Départementales installées au cheflieude région. C'est _cette dernière solution qui semble

actuellement semettre enplace.

Les Archives _{Départementales conservent, trient, classent, inventorient et}

communiquent:

- les documents

provenant des administrations, tribunaux, établissements _{qui leuront été attribués} par la loi.

- les documents

provenant des assemblées, administrations et

établissements_{publics départementauxdepuis 1789.}

- les documents

provenant des services extérieurs de l'Etat et

les établissements_{publics nationaux ourégionaux fonctionnant ou ayant} fonctionné sur le territoire du département depuis 1789.

- les minutes

et _{répertoires des officiers publics ouministériels}

exerçant ou ayant exercé sur le territoire du département.

- tous autres documents

qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif.

Le _{processus de décentralisation entamé en 1982 a profondément modifié}

le statut des Archives _{Départementales. Par la loi du 22juillet 1983, entrée en}

vigueur le 1erjanvier 1986, les Archives Départementales sonttransférées sous

l'autorité des_{présidents des Conseils Généraux ; la directiondes Archives de}

Francene conserve sur elles _{qu'un contrôle scientifique et technique définipar un}

décret du 28_{juillet 1988. Mais grâce aumaintien de ce contrôle d'Etat, les} Archives _{françaises conserventunehomogénéité et uneunité de doctrine}

importantes pour la cohérence dans le fonctionnementet les méthodes de travail

des différents services.

Les Archives communales conservent, trient, classent, inventorient et

communiquent:

- les documents

provenant des assemblées, administrations et

établissements_{publics municipaux} - les documents

qui leursont remis à titre onéreuxou gratuit, temporaire ou définitif.

La conservation de ses archives constitue _{pour chaque commune une} dépense

obligatoire. Il estbien évident que l'onne saurait comparer une petite commune mrale etune grande ville disposant d'un service d'archives bien organisé, mais,

d'une manière _{générale, l'importance du phénomène urbain enFrance fait des} Archives communalesune source _{qui occupe une place} essentielle dans le

patrimoine administratifet historique dupays. Ce patrimoine archivistique communal se caractérise donc _{par sa} diversité: de richesse _et de volume, mais

aussi de _{gestion depuis des services structurés et pourvus dupersonnel de haut} niveau_{jusqu'à l'inexistence, enpassant parles services communs («archives et}

bibliothèques », « archives et documentations ») ou par l'emploi de bénévoles. Deux_{points toutefois empêchent l'établissement d'une totale anarchie: le}

contrôle exercé _{par les directeurs des services départementaux et un statut}

particulier recommandé pourles archives des grandes villes.

Il faut enfin_{souligner que la loi du 21 décembre 1970, a prévu, sauf}

dérogation, le dépôt obligatoire auxArchives Départementales des archives

centenaires des communes rurales de moins de 2000 habitants, de leur état-civil

d'être enservice depuis moins de 30 _ans; l'application de _cette loi qui répond à unbut de sauvegarde immédiate de documents _{souvent en}péril.

4) HISTORIQUE DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD

Comme nous l'avons vu dans lapartie consacrée _{à l'historique des}

Archives de _{France, toutes les Archives Départementales de France ont été} instituées _{par la loi du 5 Brumaire an V (26 octobre 1796). Les ADN sont ainsi} constituées à la Révolution parle regroupement des papiers des administrations

d'Ancien _{Régime, des familles émigrées et des établissements écclésiastiques} nationalisées situées dans le Nord.

Placées en 1800 sous l'autorité du Secrétaire Général de Préfecture, elles

perdentalors tout lien organique avec les Archives Nationales (instituées en 1790) ; elles évoluent donc de manière entièrement autonome sous la tutelle du

Ministère de l'Intérieur_{jusqu'au 21 mars 1884. A cette date, un décret les} rattache auMinistère de l'Instruction_{Publique, sous lequel étaient déjà placées}

les Archives Nationales. Le _{rapprochement entre les deux grands secteurs}

archives centrales - archives locales est donc opéré. Par la suite, _un décret du 23

février 1897 _{placera l'ensemble des archives dupays sous l'autorité du garde}

général des Archives Nationales. Ainsitoutes les Archives dépendaient de la

Direction des Archives de France, qui relevait elle-même duMinistère de

l'EducationNationale. Cette situation estbouleversée en_{juillet 1959 par la}

création du Ministère de la _{Culture, auquel furent immmédiatement rattachées la} Direction des Archives de France et donc les Archives _{Départementales duNord.} Ce sera la dernière grande modification de _statut enregistrée _avant le

remaniement _{opéré parla décentralisation.}

Ce processus de décentralisation entamé en 1982 a profondémentmodifié

le statut des Archives _{Départementales du Nord. Par la loi du 22 juillet 1983,}

entrée envigueurle 1er janvier 1986, les Archives Départementales _sont

tranférées sous l'autorité des _{présidents des Conseils Généraux; la Direction des} Archives de France ne conserve surelles _{qu'un contrôle scientifique et technique} défini_{par un décret du 28 juillet 1988. Mais grâce aumaintien de ce contrôle}

d'état, les Archives françaises conservent une homogénéité etune unité de

doctrine _{importantes pourleur cohérence dans le fonctionnement et les méthodes} de travail des différents services.

Sur l'histoire du bâtiment en lui_{même, onnotera qu'après avoir été logées} au Lombard, puis _rue du Pont Neuf de 1844 à 1960 _{et au}palais Rihour après

rue Saint Bernard_près duboulevard Montebello _{à Lille. Une annexe a également}

été construite me Leblanc dans une ancienne usine me de Douai.

5) ORGANISATIONINTERNE

Au seindes Archives _{départementales surl'ensemble duterritoire français,} l'effectif_{moyenpar service estde 23.5 agents en 1994.}

Les _{départements se répartissent en 3 sous-groupes:}

- 24

services de 8 à 13 _{agents pour 271 agents (12.56 %)}

- 49 services de 14 à 25

agents pour 906 agents (42 %)

- 27 services de 26 à 93

agents pour 976 agents (4.54 %)

C'est dans cette dernière _{catégorie que se situent les Archives} Départementales duNord puisqu'elles emploient 34 personnes.

Ce _{personnel se divise en3 sous-catégories:}

le _{personnel culturel comprend 11 personnes} le _{personnel administratif comprend 11 personnes}

le _{personnel technique comprend 12 personnes}

Il est ànoter _{que la loi de décentralisation a bouleversé l'organigramme des}

Archives_{Départementales duNord. Ainsi, le personnel}se divise désormais entre

le _{personnel d'Etat appartenant auministère de la Culture etpersonnel}

départemental (attachés de conservation, assistants de conservation, agents administratifs, agents administratifs, photographe).

Le chef de service est Monsieur Claude _{Lannette, directeur Conservateur} Général du Patrimoine _{qui est membre du ministère de la Culture mis à la}

disposition du Conseil Général.

Les ADN _{présentent la particularité d'avoir des postes vacants dans le même}

secteur_{d'emploi; ainsi, depuis le 1 erfévrier 1996, il n'y a plus aucunsecrétaire}

Organigramme des Archives Départementales du Nord Personnel Départemental Personnel d'état Mme Dumont Attachée de Conservation Mr Att Co Mr Melle delsaut Rédacteur Assistant de

MmeHoyer Conservation

Adjoint Melle Moronvalle Administratif _Adjoint

Principal Administratif

Mr_Delfly Mr

Mr Minel Agent Ag

Adjoint Mr Mahieu _Technique De

Administratif _{Adjoint Principal} Ma

Administratif

Mme Decoster Mme_Delfly Mr

Adjoint Mme_{Lerouge Agent Ag}

Administratif _Agent D'entretien D'e

Qualifié Administratif Qualifié

Mr

MmeLegros MmeSuin Mme Dehem _Ag

Agent Agent Agent D'e

Administratif Administratif D'entretien Ce

MmeLabarre Meile_Depoers Mme Vandamme Mr

Adjoint Agent Agent Ag

Administratif Administratif D'entretien D'e

6)LES LECTEURS

Depuis plusieurs années, les salles de lecture des Archives ont connu une

invasion, certes pacifique mais parfois troublante, d'un public nombreux et nouveau.

Dans unpremier_temps, les chercheurs, les étudiants _etles équipes du

remplacés par les chercheurs amateurs qui répondent au nom de généalogistes (tableaul).

Cette mode n'a _{pas dérogé aux ADN qui voit leur nombre de lecteurs augmenter}

enmême _{temps que les séances de travail(tableaul).}

Il est _{intéressant de remarquer que la renommée mondiale que l'on a}

décrite_{précédemment n'est pas usurpée lorsque l'onvoit les différentes}

nationalités des lecteurs venus faire leurs recherches aux ADN _{(USA, Allemagne,}

Belgique, Algérie, Japon, Grèce, Grande-Bretagne, Canada,...)

IL m'a semblé _{également intéressant de faire un graphique sur la}

fréquentation des lecteurs et le prêt de documentsparmois au cours des dix

dernières années.

Ainsi on _{remarque que la fréquentationest on ne peutplus irrégulière.}

Les baisses étant_{toujoursjustifiées: -Grèves demars 96.} -Juillet: chaleur.

-panne d'ascenseur qui a impliqué la

fermeture des six_{étages en les rendant indisponibles à la consultation.}

Les mois de _{mai, juillet, août sont également des mois oùles nouvelles}

inscriptions d'étudiants sont les moins importantes.

Les étudiants _{représententégalement une partimportante des lecteurs.} Ainsi en 1995, _{pour 1695} inscriptions, il _{y a eu 114 recherches généalogiques et}

484nouvelles _{inscriptions d'étudiants.}

Les étudiants s'inscrivant_{pour des recherches universitaires sontpour une}

très _{large majorité issus des UFR d'histoire que cela soitl'histoire de l'art,}

l'histoire _{moderne, l'histoire contemporaine ou encore l'histoire médiévale.Une}

autre formation amenant _{beaucoup d'étudiants auxArchives Départementales du}

Nord est celle d'architecture.

Les _{périodes où les nouvelles inscriptions sont lesplus importantes sont}

celles de la rentrée universitaire _{(Octobre, Novembre) qui estune époque où l'on} choisit ses sujets, la dernière _vague de _grosses inscriptions _est celle du mois de

Tableaul _{Inscriptions etnombre de séances au cours des dix dernières années} Lecteurs Articles _prêtés dontx _{pour la généalogie}

1985 15031 45885 31102 1986 13885 45294 30818 1987 16265 47901 33113 1988 16234 48018 33213 1989 17142 54794 36269 1990 17020 54368 35718 1991 18467 55068 36419 1992 16293 52033 35428 1993 22468 63247 40023

1994 27043 68273 pas les chiffres

1995 27098 63309 pas les chiffres

1996* 11598 20707 13992

*

B) La gestion des archives : des missions et des enjeux

1) Les missions :

Les missions des Archives _{peuvent être divisées en 2 axes correspondant à}

2 _{temps d'action :}

a) LACOLLECTE DES ARCHIVES

L'entrée des documents aux archives:

Les services d'archives _{reçoivent deux catégories de documents:}

- les documents

publicsparvoie de versement.

- les documents

privés parvoie extraordinaire.

Pour les archives_{publics, le mode normal d'entrée de documents aux} Archives est le versement.

- les documents

qui procèdent de l'activité de l'état, des collectivités

locales, des établissements et entreprises publics.

- les documents

qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestiondes services publics oud'une mission de service

public

les minutes et _{répertoires des officiers publics ouministériels.} Pour les _{dépôts de documents privés, que ce soit de fonds familiaux, de} fonds des _{corps de métiers ou de syndicats, de fonds de médecins; ils se font par} voie contractuelle. Mais ce contrat_{peut recouvrir différents modes d'entrée dans}

le service _{public d'archives.}

-l'achat, régi parle droit commun des transactions, l'Etat disposant alors

d'un droit de _préemption. - les dons et

legs (par disposition testamentaire par exemple) réglementés

très strictementpar les lois sur la propriété. - le

dépôt, formule la plus courante, mais dans laquelle le déposantreste

propriétaire dubien.

Néanmoins, cette politique de collecte des archives s'inscrit à très grande majorité pourles archives publics (cf. tableau.)

BILAN GLOBAL DES ACCROISSEMENTS

Entrées Eliminations Accroissementnet

Archives _{publics 942,10 ml} 0 _942,10ml

Archives _{privées 59,50 ml} 0 _{59,50 ml}

Bibliothèque 79 ml 0 79 ml

Transfertentre services d'archives

0 0 0

TOTAL _{1080,60 ml..} 0 _{1080,60 ml}

NB :Les _{éliminations,} aunombre de 226 ml ontété effectuées dans les fonds

versés avant 1995.

Cesversements _{peuvent s'effectuer de différentes manières :}

-versements _spontanés.

■ versements _{réglementes.}

■

Les versements _{spontanés sont des versements d'archives publiquespar un}

service administratif_{qui s'est soudain signalé aux ADN commepossédant des} fonds_{plus ou moins stockés depuis longtemps dans leurs bâtiments, jamais}

entretenus du faitd'un oubli ou d'une absence de contrôles; _ces services désirent

donc se «débarrasser» de ces fonds encombrant afin d'obtenir de la place.

Ce sont ainsi des archives _{qui auraient du avoir rejoint les fonds des ADN depuis}

longtemps; lorsque l'administrationen question se signale; les ADN se

précipitent pource qui reste car en cas d'attente prolongée, le service qui s'est manifesté a tendance a _purementet simplement détruire _ces papiers encombrants.

Théoriquement, cetype deversement doitêtre signalé à l'avance à la direction des Archives de France .

Pour la collecte des documents_{publics, onparle de versement.} Celui-ci se définit comme étant _{l'opération matérielle et} administrative _par

laquelle des archives sonttransférées du service qui les a rassemblées au service d'archives _{compétentpour les recevoir.}

Un des _{objectifs des archives est de maîtriser les versements, pour cela les} ADN ontinstauré un contrôle des archives. Ce contrôle est le _{préliminaire de} toute _{politique de collecte de fonds publics. Il s'agit pour les ADN d'aller}

_vérifier

dans les services administratifs si les archives sont bientenues, classées et

autorisation; le but de ce contrôle est bien sûr de pouvoirfaire bénéficier plus tard les lecteurs de ces _{papiers administratifs.}

Il _{peut ainsi s'agir parfois de rappelerà l'ordre un déposant qui serait enretard;}

parexemple les notaires rechignent très souvent àverser leurs archives,

considérant que c'est atteinte à leur vie privée dans la sure où leur cabinet se

confondant souvent avec leur lieu de résidence ils associent leur activité

professionnelle et leur vie personnelle; les ADN ontainsi eu à prendre en charge

des versements _{eux-mêmes, parfois parla force.}

De manière _{générale ce contrôle porte souvent sur les archives communales pour}

la tenue _{civil, l'examen desplans d'aménagement ou de construction de locaux,}

la délivrance devisas _{pourl'éliminationet d'instructions pourle tri,... Les} archives _{publiques, telles celles des services de la Préfecture, du Conseil} Régional, du CHR de Lille, sont aussi fréquemment visitées.

L'objectif de ces différents contrôles sera alors dene plus recevoir de

mauvais versements. Ces versements fontmontrer _{généralementune certaine}

incompétence du service producteur dans la gestion de ses archives courantes et

intermédiaires Ces mêmes _{producteurs pensent que les archives du Nord sontune}

solution_{pour se débarrasser d'un amoncellement croissant de papiers.}

Les _{principes essentiels de la maîtrise desversements résident enquelques} lignes:

- n'admettre

que lesversements annoncés etprogrammés;

-ne _{pas accepter} de _{versement sans} bordereau_{d'accompagnement}

correctement _{rédigé ;}

-développer le contrôle des éliminations parvisa pour diminuer la masse des archives _versées;

-exiger que soient respectés les tableaux de gestion des documents quand

ils _existent, en veillanttout particulièrement à éviter les versements anticipés de documents _{ayant encore une utilité administrative, surtout si celle-ci estbrève et}

si letraitement _{prescrit à l'issue de la DUAest l'élimination} ;

- contrôler

sonversementdès son arrivée;

- dans le cas d'archives surnouveaux

supports, n'accepteroune solliciter lesversements _{qu'à deux conditions: que l'on dispose de l'infrastructure et de la}

formationnécessaires.

Les moyens de parvenir à la maîtrise des versements sont multiples et

cumulables:

- la visite destinée à

connaître, informer, conseiller, mais aussi à préparer le

versement surplace;

- la diffusion de lettres-circulaires

touchant, cette fois, l'ensemble des

expliquer l'enjeu desversements, être accompagnées des formulaires àutiliser, de notices de _{rédaction; il} ne faut pas omettre d'y adjoindre la liste des tableaux de gestion concernant l'organisme destinataire ou son secteurd'intervention;

- la nomination et la formation de

correspondants des Archives,

l'organisation devisites des dépôts etde stages;

- la constitution d'une

équipe spécialisée chargée de la réception des versements.

Le but est de recevoir des archives moinsvolumineuses, moins_{jeunes, plus} intéressantes, plus diversifiées etmieuxtraitées.

Pièce maîtresse du versement, le bordereau de versement_{participe lui aussi} à cette évolutionvers la qualité. Il _est l'élément de gestion _communà _tous les

âges des archives.

Une fois que les documents ont été collectés, l'étape suivante dans la gestion denouvelles archives consiste à classer les documents reçus, unbon classement étant _{indispensable àtoute bonne recherche pourles lecteurs.}

blLe classement

Les archives sont alors classées parfonds; ce respect de fonds impose que soient maintenus ensemble tous les documents _{quiprovient d'une même}

administration, d'une même institution, d'une même entreprise et d'une même

personne et ce sans les mélanger à d'autres.

Pourdes raisons de commodité, les fonds ont été répartis dans l'ordre

méthodique d'un cadre de classement communà toutes les

archives

départementales.

Ce cadre se _compose de séries thématiques symbolisées_{par une}

lettre

et pouvant

être divisées en sous séries.

Ces séries se répartissent _{enquatre groupes} chronologiques:

- de A à I: Ancien

régime (avant 1789):

A- Actes du_{pouvoir souverain( série contraire auprincipe durespect des}

fonds, non constituée dans le Nord).

B- cours et_{juridictions: chambre des comptes de Lille- Grand}

_{Conseil de}

Malines- Parlement de Flandre- Gouvernance de Douai- Bailliages d'Avesnes, de

Bouchain, du Quesnoy, de Lille, Prévôté de Maubeuge... Chaque fonds forme une sous-série, ex:

C- Administrations _{provinciales: intendances de Flandre wallonne, de} Flandre _{maritime, de Hainaut- Etats provinciaux- Bureau des finances de} Lille-Fonds des « limites » (papiers Godefroy).

D- Instruction _{publique: Université de Douai- Collèges des jésuites de}

Cambrai, Dunkerque, Lille, Valenciennes. E- Féodalité. Communes. _Bourgeoisie.

2E. Notaires ettabellion.

3E. _{Registres paroissiaux et d'état-civil.}

F- Fonds divers se rattachant aux archives civiles: série non constituée dans

le Nord.

G-_{Clergé séculier: évêché puis archevêché de Cambrai.}

Chapitres de Cambrai, Douai, Lille, etc...(22 fonds).

H- _{Clergé régulier: 214 fonds de communautés religieuses supprimées à la}

Révolution.

I- Fonds divers se rattachant auxarchives ecclésiastiques: série _non

constituée dans le Nord.

- L et

Q: Période révolutionnaire (1790-1800).

L- Administration du _{département, des districts et des cantons- Tribunaux} de la _{période 1790-1800.}

Q- Une partie de la série Q concerne aussi cette période: I Q.

Domaines

nationaux.

- M à Z: Période moderne

(1800-1940).

K- Arrêtés du Préfet et Journal Officiel- Conseil de Préfecture et Tribunal

administratif.

M- Administration_{générale (personnel, élections, populations, police, santé}

publique, agriculture, commerce, industrie, travail).

N- _{Comptabilité départementale. Conseil général. Bâtiments} départementaux.

O- Administration et _{comptabilité communales. Voirie vicinale.} P- Finances de _{l'Etat, cadastre, postes, douanes,...}

Q- Domaines, enregistrement, hypothèques.

R- Affaires _{militaires, organismes de temps de guerre (9R. Sous-série}

importante concernant laguerre 1914-1918).

S- Travaux_{publics ettransports.}

T- _{Enseignement, affaires culturelles, sports (Fonds important durectorat}

de l'Académie de _{Douai, Cour d'assises, Tribunaux civils, correctionnels, etc...)}

V- Cultes de la_{période concordataire (1801-1905).}

X- Assistance et _{prévoyance sociales- Elôpitaux, bureaux de bienfaisance...} Y- Etablissements_{pénitentiaires.}

Z- Dons et_{legs. Sous-Préfectures.}

- W: Versements

postérieurs à 1940.

Les documents_{postérieurs au 10juillet 1940 ne sontplus classés}

méthodiquementpar séries, mais rangés parversementdans l'ordre

chronologique des entrées: versements 1W, 2W, etc...

La lettre J a été réservée à des documents _{entrant par}voie exceptionnelle, c'est à

dire _{par dons, achats ou dépôts, quelle que soit la date du document. Sans}

qualifier cette série de « fourre-tout », il faut reconnaître qu'il est

difficile d'y

trouver une certaine cohérence et donc d'y avoir_recours dans _sesrecherches. Il

fautnoter _{également que certaines séries, telles les séries A ou F, ne sont pas}

constituées auxADNetne contiennent donc aucun document.

Il est à noter _{que toutes les archives antérieures au 10juillet 1940 ont}

introduit la notion de fonds clos, à savoir qu'ils ne sont susceptibles de s'accroître.

Une fois _{que les documents sont classés, les résultats sont portés à la} connaissance du_{public grâce} auxrépertoires numériques. Ceux-ci s'appliquent

répertoire numérique énuméré les articles ou groupe d'articles de même nature en

les _{désignant par unintitulé général et en indiquant la date}

Un autre_{type d'instrument de recherche se trouvant aux ADN est l'index.}

L'index est contenu dans des _{catalogues classés alphabétiquement et il donne une} liste de noms, de _personnes, de _noms géographiques _etde mots-matières assortis

de références _{(cotes oupages) qui permettent de les localiser.}

Le classement semble donc à mes _{yeuxêtre une des phases les plus}

importantes dans lavie des archives. Car, en effet, unarticle mal classé, ne sera

jamais retrouvé etne sera donc jamais utilisé.

C) La conservation

La _{question de l'entretien des documents a souvent été considérée comme}

mineure au regard des _travauxde classement _{ou surtout parrapport} à l'aspect

« communication » qui _est le seul _parlequel le public _{se sent} généralement

concerné. Mais les _{problèmes techniques de protection ontpris récemment un}

poids croissant dans la fonction d'archiviste, et notamment la notion de conservation_préventive.

On_{peut considérer que trois règles générales sont à observerpourla} sauvegarde des documents dans les magasins d'archives:

- le climat doit être

plutôt frais et surtoutpas humide pour éviter

les _{moisissures; le magasin doit êtrebien ventilé pour empêcher la stagnation de} la_{pollution atmosphérique. Le cliché courant des longs couloirs}

_gris

_et

_froids

n'est pas très loinde la réalité;

- les documents doivent être

protégés de la lumière: c'estpourquoi les _{rayonnages auxADN sontplacés perpendiculairementauxtrès (trop?) larges} fenêtre des 7 _{étages dumagasin central d'archives. D'où aussi l'importance du} travailde reconditionnement _{(mise des documents} enboîte solides, hermétiques et _{opaques) effectué récemment auxADN. En 1994 a été opéré un}

reconditionnement _{général des séries M etP. De plus, 6400 boîtes ont été}

acquises cette année pour le rangement des entrées d'archives

communales,

pour

le reconditionnement de l'état civilet de la série G;

-enfin _{quand c'estpossible les documents doivent être traités}

avant leurrangement contre l'acidification, contre les champignons, contre les

rongeurs et contre la poussière.

Ilne _{s'agit là bien sûr que} des questions de protection des documents. Il_va

de

incident en cas d'inondation, d'incendie outout simplement de hausse de température.

Il convient _{également d'évoquer unautre aspect de la conservation, qui}

correspond plutôt auxdifférents procédés de restauration de documents déjà abîmés _{(parl'Atelierdes ADN oumême parfoispar des associations externes,} ainsi la Reliure duLimousin _{quia restauré le rouleau des morts de Cambrai et des}

plans de Lille) mais aussi auxtechniques de substitution visant à protéger

l'originaltout en communiquant le contenu du document d'une autre manière.

dl La communication

La communication des documents est certainement le _{moment, la mission} la _{plus connue du service des ADN car c'esten effet à ce momentqu'ils vont}

rentrer en contact avec les différents lecteurs.

Ainsi, au cours de mes 6 semaines passées aux ADN,j'aipu constater que

denombreuses et différentes activités _{pouvant mettre en contact le lecteuravec le}

personnel des Archives.

Néanmoins, avantde traiter les différentes activités de communication qui

existent aux _ADN, il_me semble bon de _{remarquer que les Archives sont}

soumises à différentes _{réglementations} au niveau de la communication des

documents.

11 Les différentes réglementations

ai délaisde communicabilité

Une fois les documents matériellement_{localisés, il convient de} se

demander s'ils sont librement communicables.

Le cas des archivesprivées _{ne peut} être résolu_par lamise _{en oeuvre} de

règles générales, leur propriétaire étant toujours libre de fixer les conditions de

communicabilité _{qu'il désire quelque soit la date des documents; il convient donc}

de s'en _{enquérir auprès du service dépositaire.}

Concernant les archives _{publiques, la question de la communicabilité met}

enjeu deuxtextes de loi:

*

* _La

loi du 3_{janvier 1979} consacretrois articles (art _{6,7,8) à la}

communicabilité des archives et _{indique les limites de leur publicité.} Les différents délais de communicabilité sont:

*

La communicabilité est _{immédiate pourles documents destinés par}

nature à être _{portés àla connaissance dupublic et pour les documentsvisés par la} loi de 1978: _{par exemple, affiches administratives, documents cadastraux, listes}

électorales,...

*_{Le délai normal de} libre communicabilité

estfixé à 30 ans, calculés

à_{partir de la date du document considéré. Il s'applique à toutes les archives}

publiques: archives nationales, départementales, communales, hospitalières,...

*

Quatre délais supérieurs au délai normal ont été fixés:

- 60

ans à _{compterde la date de l'acte pour les documents qui}

contiennent des informationsmettant en cause la vie_privée ou intéressant la sûreté de l'Etat ou la défense nationale,...

- 100 ans à

compterde la date de l'acte ou de la clôture du

dossier _{pour les documents relatifs à des procédures}

judiciaires. Ce délai concerne aussitous les documents contenant des _{renseignements individuels ayanttrait à la vie}

privée collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des services _{publics: registres d'état-civil, minutes et répertoires} de _{notaires, registres de l'enregistrement,...}

-120 ans à _compterde la date de naissance des intéressés

pourles dossiers de personnel: dossier de carrière professionnelle, dossier d'élèves, dossierde pupilles,...

- 150

ans à _{compter de la date de naissance des} intéressés

pour les documents comportant des

renseignements

individuels de caractère

médical: dossiers _{médicaux, registres, matricules du recrutementmilitaire.}

En _{1995, lesArchivesDépartementales du Nordontcommuniqué 2945 articles}

b) Le droit à l'information:

Plusieurs nuances _{peuvent être apportées auxrestrictions de} communication:

*

L'obligation pour les ADN de motivertout refus de communication (art

26 de la loi de _{1979), découlant de la loi du 11 juillet 1979 imposant la} motivation de certaines décisions administratives individuelles _{défavorables;}

* _Le

principe de latransparence administrative, nouvelle liberté publique,

résultant de _{plusieurs lois: la loi du 11 juillet 1979 encore, autorisant}

communicationaux seuls intéressés des documents nominatifs; _unensemble

législatif de 1983 obligeant les fonctionnaires à satisfaire aux demandes

d'information du_{public; la charte des Services Publics de 1992 instituant les} relations avec le _{public comme ligne directrice du renouveaudu service public;}

* _la

jurisprudence de la Commission d'Accès aux documents

Administratifs _{(CADA), institué parla loi de 1978, qui conseille les}

administrations et donc les _{ADN, mais ses avis n'ont pas force réglementaire; ils}

n'ensont_{pas moins suivis dans l'immense majorité des cas.} *

Enfin et surtout les _{procédures de dérogation (art 8 de la loi du 3 janvier}

1979). Le lecteur qui souhaite consulter des documents n'ayantpas encore atteint

la date de libre communicabilité doit _{remplir auprès du service d'archivesune} demande de _{dérogation comportant l'énumération et l'analyse des côtes}

concernées. L'autorisation ou le refus sontdélivrés _{par le ministre chargé de la} Culture _{(le Directeur Général des Archives de France par délégation) après} accord du service versant oudéposant (décret du 3 décembre 1979). Une seule

catégorie de documents ne peut être consultée après expiration du délai légal,

même pardérogation : les documents contenant des informations d'ordre privée collectées dans le cadre _{d'enquêtes statistiquesmenées} par les services publics. Les demandes de _{dérogation émanantd'historiens et d'étudiants surdes thèmes}

comme l'immigration _ou les déportés _connaissentgénéralement _une issue

favorable (aux ADNsur 10dérogations demandées en 1995, iln'y a eu aucun

refus). Parcontre, lesdocuments des Renseignements Généraux, des dossiers de

police, des dossiers de pupilles de l'Etatsonttrèspeususceptibles de dérogation.

Enfin, il fautnoterque lesgénéalogistesprofessionnels bénéficient de

facilités de communication _{(ne serait-ce que parce qu'ils ontdroit à 10 documents}

par demi-journée au lieu de 6) sur les documents non librement communicables

(registres matricules de recrutementmilitaireparexemple) surprésentation de leurcarte _{professionnelle; la dérogation est alors accordée parle directeurdes} ADN sans demande _expresse à laDirection des Archives de France.

2ÎLES DIFFERENTS SERVICES RENDUS PAR LES ADN

a) La salle de lecture:

La salle de lecture est la _{façade immergée du service des Archives}

Départementales du Nord, c'est eneffet et seulement à cet endroit que les

lecteurs vont _{pouvoireffectuer leurs recherches surles documents prêtés par les}

Archives.

La salle de lecture est ouverte de 9H à 12Het de 13H à 17H30 le _{lundi, le}

mardi, mercredi,jeudi etvendredi. L'ouverture se fait de 9H à 12H le samedi. Durant les _{périodes d'ouverture de la salle de lecture, les lecteurs doivent}

se soumettre aurèglement intérieur des Archives Départementales du Nord; à

savoir _{qu'ils doivent déposer leurs serviettes à l'entrée, ne pas rentrer dans le}

dépôt sans yavoir été autorisé.

La salle de lecture ainsi _{que l'entrée extérieure sont équipées d'un système} devidéo-surveillance _{qui a allégé quelque peu latache du personnel de la salle de} la lecture. Cettevidéo-surveillance sefait également depuis le secrétariat.

*

Les demandes de _{prestations seront dans les différentes activités qui} suivent.

b) Lacommunication de documents en salle de lecture.

Cette activité est _{également régi parle règlement intérieur des ADN. En}

effet, onne peutpas prendre plus de six documents d'archives par demi-journée

et les demandes de documents ne _{peuventplus être communiqués à partir de}

11H30 le matin et 16H45 _{l'après-midi.}

La réservation de documents est_{possible aux ADN, ainsi siun lecteurn'a} pas fini ses recherches surle même dossier d'archives, il a la possibilité de le réserver pourla prochaine visite. Ceci étant dès lors un gain detemps à la fois pourlui mais aussi pour les ADN. Pour cela, il doit remplir deux formules de

réservation _{(annexe n°3); la réservation étant dès lors disponiblepour un délai de}

quinze jours.

En _{1995, il}a été communiquéà l'attention dupublic de la salle de

OEtude sur la traçabilité du courrier aux ADN et recherche par correspondance

Le courrier_{peutprendre également l'aspect d'une communication entre les} ADN et ses lecteurs. _{Néanmoins, il est logique de constater que le courrier}

émanant des lecteurs ne représente_pas la totalité de _{ce même} courrier Pour les

demandes de recherche _{généalogiques et scientifiques, une certaine procédure} alors que pourle reste.

La seule _{procédure existante est celle de répondre au lecteur au cas où il} formule une _{quelconque demande (renseignements sur les ADN, demande}

d'emploi...).

En _{1995, les recherches par correspondance ont été aunombre de 4380}

dont:

836 à caractère _scientifique

1520 à caractère administratif_{(rapports, relations avec l'administration)}

I

INSCRIPTIONSUR LE CAHIER

DES INITIALES DE LAPERSONNE

HABILITEE AFAIRE LES RECHERCHES

ETUDE DUDOSSIER