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Les changements entraînés par la numérisation de la photothèque

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HAL Id: dumas-01737942

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Submitted on 20 Mar 2018

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Les changements entraînés par la numérisation de la

photothèque

Sylviane Chapelle

To cite this version:

Sylviane Chapelle. Les changements entraînés par la numérisation de la photothèque . Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01737942�

(2)

Sylviane Chapelle

MA|TR|SiwL"

^3Kg

SCIENCES DÉX'INFORMATJON

Et

DE LA DOCUMENTATION

Rapport de stage

« Les changements entraînés

par la numérisation de la photothèque »

stage effectué

du 13/06/2000 au 11/08/2000

au

ministère de l'économie, des Finances et de l'Industrie

k Paris

Sousla direction de :

Monsieur Dominique Cotte, responsable universitaire Monsieur Pierre Cheneval, responsableprofessionnel

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(4)

Sylviane CHAPELLE

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Rapport de stage :

« Les changements entraînés par la

numérisation de la photothèque »

Stage effectué du 13/06/2000 au 11/08/2000.

au

MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES et de l'Industrie

Paris

Sous la direction de :

Monsieur Dominique Cotte, responsable universitaire

Monsieur Pierre Cheneval, responsable professionnel

LILLE 3 Jeudi 5 octobre 2000.

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE

(5)
(6)

REMERCIEMENTS

Jeremercie MonsieurMichelLeClainche, directeur desRelationsavec les Publics etde

laCommunication;MonsieurJean-Claude Barrois, sous-directeur des PressesetPublications; Monsieur Gérard Zaepfel, chef du Bureau de la Communication Interne et l'ensemble du

personnel de laDircom, de m'avoir chaleureusement accueillie.

Je remercie plus particulièrement Monsieur Pierre Cheneval, responsable du Pôle

Image ; Monsieur Michel Pignaut et Madame Madeleine Granger-Pité, photothéeaires; ainsi que tous les agents des secteurs photo et vidéo, de m'avoir intégrée au sein de leur équipe

pendantcesdeuxmois.

Je remercie Madame Sylvie Toulzac, responsable du Pôle de Communication Interne, Madame Patricia Popineau, chargée du journal interne «Point Zoom», Madame Elisabeth

Vieille, duPôle Conception et Réalisations graphiques, Madame Maryse Harlouchet, chargée

de laréalisation des sites Internet etMademoiselle Gwenaëlle Tesse du Service des Archives

Economiques et Financières de m'avoir consacré quelques moments pour me faire découvrir leursmétiers respectifs.

Enfin,je tiensàremercier Monsieur Dominique Cotte, professeur à l'Université Charles

De GaulleLille 3 de m'avoir conseillée dès mes premières recherches jusqu'à l'aboutissement

(7)

SOMMAIRE

(8)

SOMMAIRE

SOMMAIRE Pl

INTRODUCTION p5

PRÉSENTATION p8

Il L'Organigramme p9

2/ Vocation de la photothèqueetdu service photo p 15

3/ Logique du service photo p 16

4/ Étudedétaillée despostes de travail p 19

5/ Diagramme de la circulation des documentsdans le service photo p21

I/ HISTORIQUE : LE PROJET «

PHOTOTHÈQUE

».UN LONG CHEMIN

11987-2000) p24

1/ Naissance etconstitution de la photothèque 11987-1994) p25

a/ L'idée dephotothèque p25

b/ Nature dufondsphotographique p25

Lessupports p25

Lessujets p26

2/ Unfichierpapieret une indexation manuelle11987-1988) p28

a/ Anciens modes de classementetd'archivage p28

b/ Aujourd'hui: unarchivagepapier amélioré p29

3/ Apparition del'outil informatique : nouvelleindexation et premières

bases dedonnées 11988-1999) p 31

a/Dbase 2(1988-1994) p31

b/ Access2 (1994-1999) p32

Lesdifférentstypesd'informationscontenuesdansla base de données p32

L'organisation decesinformationssousAccess 2 p35

Lesconséquencesdans l'utilisation quotidienne de la base p37

4/ «La photothèque numérique», ou pourquoi basculerdans l'ère

numérique (2000) p40

a/ Lesobjectif p40

(9)

II/ LANCEMENT DU PROJET«PHOTOTHÈQUE NUMÉRIQUE»

(Janvier2000) p41

1/ Définitiondes besoinsetdémarchesd'accompagnement p42

a/ Élaborationdu cahier descharges p42

b/ Recherche duproduitadapté:appelauxprofessionnels p43

2/ Un nouveau logiciel: Image-Base-Pro (IBP) p45

a/ Pourquoi avoir choisi IBP ? p45

Uneréponse à des besoins p45

Uneréponse à des objectifs p46

b/ Fonctionnalités d'IBP: cequele logicielpermetdefaire p47

Les fonctionsqui répondentauxbesoins : p47

L'acquisition: importation/ indexation p47

L'édition-diffusion:modulesPlayer & catalogue, exportation p48 Lesfonctionsquinesontpas encoreexploitées: p49

Lagestion:GED &thèmes detravail, gestionadministrative p49 La communication-diffusion:moduledemiseenligne p51

III/ LES CHANGEMENTS ENTRAÎNÉSPAR LANUMÉRISATIONÀLA

PHOTOTHÈQUE p 53

1/ De nouvelles manipulations, de nouvelles pratiques p54

PRESENTATION DE L 'OUTILDETRA VAIL:LA CHAÎNENUMÉRIQUEDE GED p54 PROCEDURE DE TRA VAIL P 55

a/ La numérisation p55

Principe d'archivage numérique des diapos p55 Principe d'archivage numérique desnégatifs p56

Procédured'acquisition des images p57

b/ L'indexation p59

Principe de l'indexation p59

Présentation du thésaurus delaphotothèque p59 Détail des deuxpremiers niveaux duthésaurus p60 Schémadescriptif récapitulant les opérations p61

2/ Comment s'effectue l'appropriation de la nouvelletechnologie ? p63

a/ Uneformationau logiciel p63

b/ Uneadaptationaulogiciel :lapersonnalisation p64

Alliance despratiques documentairesetdes données de la basesous

Accesspour unerefonte dansIBP p64 Elaboration d'un thésaurusapproprié à la photothèque du MinEFI p65 Présentationdel'organisation dela base de donnéesousIBP après

personnalisation p67

3/ Ajustements dans le fonctionnement quotidien p68

a/ Dynamismeetmodification duthésaurus p68

b/ Créationd'accèsrépondant àuntyped'utilisation défini p70

Mode administrateur p70 Mode consultant p70 Amélioration du dossier : «Scantemporaire» p71

d Cohabitation d'Accessetd'IBPpendantsoninstallation p71

AIPolitique d'indexation adoptée durantcettephase de transition p73 Procédured'archivage numérique identiquepourles nouvelles imagesetle

(10)

fondsphotographique repris p73

Prévisionsconcernantlareprise totale du fondssousIBPetorganisation du travail p74

IV/ PERSPECTIVES D'AVENIRENGENDRÉESPAR LANUMÉRISATIONDE LA

PHOTOTHÈQUE p78

1/ Le projet : « Labo PhotoNumérique» p 79

a/ Situation de laphotothèque numérique p79

L'élémentdéclencheur d'unprojetplus général: lanumérisation de

l'ensemble du servicephoto p79

Lasolutionnumérique:unerequalification du laboratoire p79

b/ Pourquoiunlabo photo numérique ? Une solutionenréponse à

d'autres problèmes p80

Lesproblèmes p80

Lesalternativespossibles p81

d Mythe de la solutiondu«toutnumérique» p 82

«Zéropapier» p82

Suppressionde la filière argentique ? p83

2/ Coexistence du supportpapieretdu support numérique p85

a/ Lesbesoins des usagers p85 Identification desusagers p85 Desbesoins liésauxhabitudes de travail p87

b/ L'adaptation duprojetenfonction desconsommateurs p91

d Conséquencespourle labo photo p92

Denouvellespratiquespourles photographes,unnouveaumétier ? p92

3/ La photothèquesurle réseau Intranet«Alizé» p 96

a/ Lamiseenréseau: une décisionpolitique délicate p96

Problème del'organisation internedu MinEFI p96 Problème du droitàl'image p98

Problème du contrôle de la circulation desimages p99 b/ Quellessolutions :des conditions p 100

Unaccèslimité p101

d Conséquences p 103

Lanumérisation de laphotothèque modifiera-t-elle les pratiques desusagers? p103 Problème de la maîtrise de l'outilinformatique p104

CONCLUSION p 106

BIBLIOGRAPHIE p 109

(11)
(12)

INTRODUCTION

Dans le cadre des enseignements de Maîtrise en Sciences de l'Information et de la Documentation reçus à l'Université Charles De Gaulle Lille 3, j'ai effectué un stage

complémentaire de fin deformation, au sein de la Directiondes Relationsavec lesPublics et de

la Communication du Ministère de

l'Économie,

des Finances et de l'Industrie. Celui-ci s'est

déroulé durant lapériode du 13 juinau 11 août 2000 inclus.

C'est plus précisément le Bureau de la Communication Interne qui m'a accueillie où

j'étais affectée à laphotothèque, entité qui prend place dans le Pôle Image. La photothèque

abordait depuis quelques mois une importante phase de mutation. En effet, à la fin de l'année

1999, la décision relative au passage à la gestion électronique de documents a été officiellement entérinée. Le début de l'année 2000 a par conséquent été marqué par le

lancement du projet de numérisation de la photothèque. Dès cet instant la mise en place a débuté. Présente lors de laphase d'ajustements suivante, il s'agissait d'identifier les difficultés rencontrées pour procéder aux améliorations nécessaires. En outre, la numérisation de la photothèque a conduit le Pôle Image à reconsidérer le projet d'origine à son échelle. C'est

pourquoi, il m'a été demandé d'effectueruntravaildeprospective concernant l'adoption de la technologie numérique et d'en évaluer les conséquences dans un cadre plus large. Dans ce

contexte de profonde mutation, ma mission a consisté à mener une étude relative aux

changements entraînés par la numérisation de la photothèque. Mais il s'agissait aussi de déterminer les implications engendréespar laréalisation du projet «photothèque numérique» àpluslongterme.

Cependant,afin demieux comprendre la situationprésente, ilconvientde seremémorer

l'histoire de laphotothèque. Lestraces de sonpassé sont autant d'indices qui expliquent son fonctionnement actuel. Elles indiquent notamment les raisonspour lesquelles ce projet a vu le

jour. Ensuite, nous nous attacherons plus particulièrement à la phase de transition que la

(13)

intervenuesdepuis lemois de janvier dernier ;puisnous détaillerons les élémentsde la nouvelle

technologiechoisie. Mais lors demonstage, une fois

le matériel installé,

les remarques

les plus

passionnantes se concentraient sur les changements

observables

survenus à la

photothèque,

suite à lanumérisation. Ceux-ci concernaient les pratiques quotidiennes, l'appropriation d'un

nouveau système ou encore lesmodificationsà apporter. Toutefois, à plus longue échéance, la

numérisation du fonds photographique peut impliquer d'autres changements, allant au-delà de la photothèque. Il est possible d'envisager des suites pour le service photographique, voire l'ensemble duministère.

(14)

PRESENTATION

(15)

1/ L'ORGANIGRAMME

L'organisation interne du ministère de

l'Économie,

des Finances et de l'Industrie, désignépar le sigle MinEFI, revêt unaspect particulièrement complexe. Le nombre important

depersonnestravaillantau sein decette administration nécessite une hiérarchietrès structurée. Ainsi le MinEFI, dirigé par le Ministre, se divise d'abord en Secrétariats d'Etat qui gèrent un sous-domaine précis des activités du ministère et ont chacun à leur tête un Secrétaire dEtat actuellement au nombre de quatre. Ensuite, chaque branche duMinEFI, qu'elle dépende d'un

Secrétaire d'Etat ou soit directement rattaché au Ministre, comprend plusieurs directions,

représentées en la personne de son directeur. Ce dernier est responsable de plusieurs sous-directions administrées par des sous-directeurs ; qui s'occupent eux-mêmes de plusieurs

bureaux, chacun ayant leur chef. Enfin, les bureaux se subdivisent en secteurs gérés par un

responsable, quia sous sa coupedes services.

Ainsi, pour pouvoir situer le lieu de stage à savoir la photothèque, il faut partir de la

branche du MinEFI qui dépend directement du Ministre. Sa Direction de rattachement est la Direction des Relations avec les Publics et de la Communication, couramment nommée Dircom. Celle-ci est composée de trois sous-directions, dont la sous-direction Presse et

Publicationsquinous intéresse. Elle se subdivise enquatrebureauxnotamment le Bureau de la Communication Interne (BCI). Lestrois secteurs qui le constituent sont ici appelés «Pôles». Laphotothèque se trouve au sein du Pôle Image, formé des services photo et vidéo (UPRA : Unité deProductions etde RéalisationsAudiovisuelles).

Le Pôle Image comprend à ce jour un effectif de 13 personnes réparties de la façon suivante : une personne est responsable du Pôle ; trois personnes sont affectées à la partie

vidéo (production/secrétariat ; prise devues, montage) ; sept personness'occupent de lapartie

photo (secrétariat, prise devues,

laboratoire)

;et deuxpersonnesgèrentla photothèque. Par la

suite, nous entendrons par « Service photo », l'ensemble constitué par le laboratoirephoto et laphotothèque.

(16)

Ci-après se trouvent trois organigrammespermettantde mieux visualiser l'organisation hiérarchique internedu MiriEFI :

1 Organigramme général du

MiriEFI1

(Ministère de

l'Économie

des Finances et de l'Industrie ; Mai 2000)

2 Organigramme Dircom (Direction des Relationsavec les Publics et de la Communication ; Décembre 1999)

3 Organigramme BCI(Bureaude la CommunicationInterne ; Décembre 1999).

Au travers de cette répartition, une autre distinction liée à la nature des différentes

unités est également faite. Les services administratifs sont alors différenciés des services techniquescommele PôleImage.

1

Organigramme extrait du site du MEFI[28/05/2000] :DisponiblesurInternet:<URL http//:www.finances.gouv.fr/général/orgmefi.htm.

(17)

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(18)

Organigramme général

DIRECTEUR Michel LE CLAINCHE 01 53 18 88 02 CONSEILLER DU DIRECTEUR Georges-Louis VIGIER 01 53 18 38 53 i

BUREAU DES AFFAIRES GENERALES Danièle BARRÉ 01 53 18 88 07 CHARGE DE MISSION Laurent SAILLARD 01 53 18 35 57 l SOUS-DIRECTEUR PRESSE ET PUBLICATIONS Jean-Claude BARROIS 01 53 18 76 43 PRESSE (BP) Irène MARTIN-HOULGATTE 01 53 18 88 10

PUBLICATIONS EXTERNES (BPE) Jérôme CHEVAILLIER

01 53 18 89 62

l

COMMUNICATION INTERNE (BCI) Gérard ZAEPFEL

01 53 18 77 86

MAGAZINES INTERNES (BMI) Didier WILLOT 01 53 18 88 16

SOUS-DIRECTEUR

RELATIONS AVEC LES PUBLICS René FORGUES

01 53 18 88 08

ACTIONS RÉGIONALES (BAR) Yves ANGELLA

01 53 18 88 14

AMÉLIORATION DES RELATIONS AVEC LES USAGERS (BARU)

Dominique MARCHAND 01 53 18 94 72 RELATIONS PUBLIQUES (BRP) Guy FOULQUIER 01 53 18 89 79 COMMUNICATION ET NOUVELLES TECHNOLOGIES (BCNT) Jean-Michel BRIEZ 01 53 18 88 73 SOUS-DIRECTRICE ÉTUDES ET CAMPAGNES Françoise MIQUEL 01 53 18 88 03 PROSPECTIVE, ÉVALUATION ET FORMATION (BPEF) Nicole SÉLIGMAN 01 53 18 88 68 HISTOIRE ET RECHERCHES (BHR) Marie-Ange SANTARELLI 01 44 77 52 64

(19)

Bureau

de ia communication interi

Actions institutionnelles et événementielles Sylvie IIOREL Gérard ZAEPFEL Chef de bureau Secrétariat Nadia BOUTHORS Pôle communication interne Sylvie TOULZAC

Pôle

produits éditoriaux

ContactInfo-Rapide,

LesNouvellesde la Corn' Letrombinoscope Dircom Jean-Paul VERGNERIE Adjoint Fabienne Jean-Claude HERVÉ FABRE

Maquettiste Suivi de fabrication

Evelyne

BEYON-BOYER

Hamid OIXDMOl'SSA

(20)

Pôle

images

Pierre CHENEVAL

Lejournal

POINTZOOM Audiovisuel

Bernard SERGUEE1 Chargé deproduction Patricia POPINEAL Catherine CAPI ANC) Pierre PLANAS

Lumière,prisedevues

Dominique FAI.F.MPIN Laboratoire Michel POL'X Son Madeleine CHANGER Pin-Gilles Daniel COIF.DIC LEROUX

Prise de vues, laboratoire

Michel piGNAtrr Photothèque Photo I Secrétariat Patrick Alain BAC,FIN SALESSE Daniel TO.NO.N Prisedevues, unmutée,vidéothèque Patrick Claude VEDRLNE WAI.TF.R

(21)

2/ VOCATION DE LA

PHOTOTHÈQUE

ET DU SERVICEPHOTO

La photothèque a une vocation de prestataire de services pour des directions du MinEFI. Des demandes sont transmises au Service photo et celui-ci s'efforce de les satisfaire

soit par une recherche en photothèque, soit par une prise de vues. Si l'on se réfère aux différents membres du Pôle Image, la mission de l'ensemble du Service photo, et donc de la

photothèque consiste à «donner des photos qui concernent

directement

Bercy pour les directionset services du ministère qui n'ontpas de photographes» ; et ce, principalement afin d'illustrer leurspublications.

Son but est de satisfaire au mieux les demandes des usagers en fonction de son fonds

photographique et du temps qui lui est accordé. Mais il faut tenir compte du fait que la constitutionprogressive de cettephotothèque s'est souvent effectuéeavec peu demoyens. On y traite les photos à la demande et sans pouvoir anticiper davantage malgré une bonne connaissancede sesusagers.

La mission du service photographique est essentiellement ciblée sur le reportage. De

plus, les documents gérés par la photothèque contiennent des informations à 80% relatives à

l'événementiel du MinEFI. Elle a donc deux fonctions principales : d'une part, une fonction

immédiate liéeàl'actualité de l'organisationdont elle dépend ; et d'autre part, une fonctionde conservationentantquemémoire visuelle du ministère.

(22)

3/ LOGIQUE DU SERVICE PHOTO

Après avoir défini la vocation du service photographique, nous allons nous attacher à son mode de fonctionnement interne. Pour mettre àjour sa logique, il faut dans un premier temps

identifier les acteurs. L'activité interne du service photo peut ensuite être reconstituée par

recensementdesdifférentes actions etmiseenévidence de leurcoordination. Ici, il faut distinguer deuxconfigurations. Eneffet, le rôle desacteursvarie sensiblement selonla situation.

Dans le premier cas, la demande de l'usager implique la fabrication d'un nouveau

reportage. La secrétaire

prend la commande

et

vérifie

l'emploi du

temps auprès

des

photographes

quidevrontréaliser la

prise de

vues.

En

effet, la disponibilité des photographes dépend d'une

part

du carnetdecommandes, etd'autrepart du lieu desreportagesLes déplacements enprovince sont fréquents. Le service photo

s'organise de manière

à

satisfaire les demandes,

y

compris dans les

cas d'urgences souvent liés à l'événementiel du

MinEFI.

Une

fois le

reportage

réalisé, le film suit la

chaîne photographique pour y

subir le traitement

classique.

Le

commanditaire obtient

ses

photos

et lesfilmsquiont serviàleurréalisationsonttransmisauxphotothécairespourêtre archivés.

Ceci nous amène au deuxième cas qui concerne le retirage d'un reportage existant. Le

processus de commande

s'effectue de façon identique. Mais

cette

fois, la secrétaire s'adresse

aux photothécaires qui vérifient par une recherche dans le fonds photographique que le

document

existe bien. Le film déjà développé est alors transmis aux photographes qui en extraient de

nouveauxtirages àlivrer auclient. Quantaufilm, il réintègresonlieu d'archivage. Onremarqueici

que le rôle des

photothécaires s'amplifie. Us interviennent

à

deux

endroits stratégiques du

processus : immédiatement après

la commande

et après

le traitement,

soit à des

moments

qui

habituellement favorisent le contact avec le commanditaire. Il est à noter que les photothécaires

n'ont pourtant que de rares contactsavec

leurs

usagers dans la mesure

la

secrétaire

assure ce rôle. De même, ils sont délestés des responsabilités liées à la difîiision des photos qu'ils

fournissent. Cette décision est assumée par la direction commanditaire, soit avant-même la commande auservice photo, soit aprèslestirages.

(23)

Voici deux schémasrécapitulatifs :

Cas 1 : Fabrication d'unreportage.

ACTEURS ACTIONS

LÉGENDE:

Premierchemin:Cas oùaucunphotographen'estdisponiblepourréaliser lereportage.

AT1ENTION: Ce casest rarementenvisageable lorsque le sujet dureportage concerne un événement. Or, la plupart des commandes concernent l'actualité. Par conséquent, cette

hypothèseestrarissime. N° 1-2.

Secondchemin: Cas où le circuitesteffectuéaucomplet,dela commande jusqu'à la livraisonetl'archivage.

N° 1-2-3 —4-5-6 —7-8.

(24)

Cas 2 : Utilisationdufonds photographiqueetretirage

ACTEURS ACTIONS

Usagerinterne MinEFI

I

Secrétaire

II

Photothécaires

Demande de recherche:fax/téléphone =>sujet photo/lieu / date/motif

Photographes

V

Secrétaire Photothécaires Transmission de larequête Analyse( le la demande

Recherchedu film

LaboratoirePhoto:

1. Tirage des photos 2. Finition

Contrôlequalitéduproduitfini

LivraisonClient

©

©

Retour du film àl'archivage

©

©

©

©

©

©

LÉGENDE :

Premier chemin:Cas de refusquand ilestjugé inopportundediffuserunephoto. N° 1-2 -3.

NB: Ilpeutyavoir descasderefuslorsque le sujet dela photoconcernedirectement les Ministres, les Secrétaires d'Etat, les cabinets ministériels ou les directions.

Dans ce cas, il s'agit de demandes émanant de l'extérieur du ministère, et la

décisionconcernantla diffusion des photos revient à la direction concernéepar

lesujet.

Secondchemin:Casoù le circuit esteffectuéaucomplet,de la demandeauretouràl'archivage.

(25)

4/ ÉTUDE DÉTAILLÉEDES POSTES DE TRAVAIL

a/ Responsable du PôleImage

Le Responsable du Pôle Image est unmanager en charge d'une équipe de 9 personnes, pour la partie photo. Il dépend du Chef de Bureau de la Communication Interne (BCI).

Aujourd'hui, sonactivitéprincipale réside dans la mise en œuvre d'un projet de numérisation au sein de son secteur. En effet, l'outil de production étant devenu obsolète, une nécessaire modernisations'impose. Lepassagedu service photoàl'ère numérique se pose doncavec acuité, compte tenude l'évolutionducontextetechnologique ambiant.

b/ Secrétaire

La secrétaire a pourmission de réceptionner les diverses demandes adressées au service

photo. Selon les demandes elle transmet les informations à la photothèque dans le cas d'un

retirage ou directement au reporter photo dans le cas d'un reportage. Quel que soit le cas, elle élabore un bon de commande ainsi que la fiche de travaux de laboratoire correspondante. Son

rôle consiste donc : d'une part, à informer les photographes des missions à accomplir en tenant

comptede l'urgence; etd'autre part, àconsigner les demandes. Une fois le travail effectué, elle

doit également vérifier sa conformité par rapport à la demande initiale et se charge de son

expédition.

c/ Photographe, spécialité:prise devues

Lesprises de vues constituent environ 30% de l'activité du photographe. Cette opération

se déroule soit en studio lorsqu'il s'agit de compositions, soit à l'extérieur du service lorsqu'il

s'agit de reportages. Dans ce dernier cas, deuxalternatives se présentent selon les demandes. Si le reportage a lieu dans l'enceinte même du MinEFI, laprise de vue est relativement rapide. En revanche la prise de vues peut être plus longue dans le cas d'un reportage qui nécessite un

(26)

d/ Photographe, spécialité laboratoire

Le travail de laboratoire, appelé traitement, représente la partie laplus dense de l'activité

du photographe, soit environ 70%.

Elle

se

décompose

en

plusieurs tâches.

La

première

est

le

développement. Lors de cette phase, un numéro d'ordre est attribué au

film.

Ensuite, on

développe le film dans une développeuse qui comprend quatre bains

de produits chimiques

appelés respectivement révélateur, blanchiment,

fixage,

stabilisant. On obtient alors le négatif. Le

même principe est parallèlement utilisé avec un agrandisseur pour fabriquer l'outil de travail

qu'est la planche contact. Lenégatifest alors coupé etmis souspochettes plastiques. Quant à la

planchecontact, des vues ysont sélectionnées soitpar lereporter, soit par le client. Une fois ces

vues sélectionnées, vient ladeuxième grande étape du travail de laboratoire : il s'agit du tirage.

Cette opération se fait à l'aide d'une tireuse informatisée. On étalonne d'abord sur le papier

(suppression des dominantes de couleurs)

qui

se présente sous forme de

rouleaux.

Les réglages

effectués,onprocèdeauxtirages ensérie des photos, àpartir des négatifs choisis. Enfin, l'ultime

étape est la finition. Lors decette dernière phase, on

utilise

la coupeuse pourdonneraux photos leur aspect traditionnel. Puis les photos sont numérotées, étiquetées et transmises pour être

expédiées,soit sousenveloppes, soitparteledoc

(service

courrier interne).

e/ Photothécaire

Le photothécairea pourprincipale tâche de conserver les outilspermettant de reproduire

une photo déjà produite par le service. Il archive donc les négatifs et les planches contact

correspondantes. Pour cela l'essentiel de son travail réside dans la sélection, la description, l'indexation et le classement de ce fonds photographique. Ces tâches sont censées rendre la

recherche plus rapide, et donc procurer un service plus efficace, toujours en vue de satisfaire le

commanditaire. Mais le manque de rigueur passé dans l'accomplissement de ces opérations a conduit à la numérisation de la photothèque. C'est pourquoi, aujourd'hui l'activité principale consiste àtransféreretàreprendre le fondsphotographiquesous unformatnumérique.

(27)

5/ DIAGRAMME DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS

DANS LE SERVICE PHOTOGRAPHIQUE

Cas 1 : Fabrication d'unreportage

Usager/Client Secrétariat

Prise de vues:

Studio/Extérieurs Laboratoire Photothèque

Photo

(28)
(29)

LÉGENDE

• «BC »=Bon deCommande2

• «FTL »=Fiche TravauxLabo3 4

• «Pel24X36» = Pellicule, Film format24X36

• «Nég» =Négatif, Film développé

• «P.C » =PlancheContact

• «Photo» =Tirage Papier

• « 1,2,3»=>indique le nombred'exemplaires des documents

.

_L

=> indique le lieu d'archivage des documents :

fin du circuit

~J~

=>

indique

le

lieu où

est

archivé

le document

:

reprise du circuit

/y => indique la création d'un nouveau document

=> indique le trajet suivi

parle document

1

NB:Toutesles informations pourréalisercesschémasontétérecueilliesau coursd'un entretien retrancsrit en annexen°l

2

Voirunexemplaire du bondecommande: annexen°2 3

Voirunexemplaire de la fichetravauxlabo: annexen°3 4

NB :Lebon de commandeetlafichetravauxlabosontmatérialiséssurundocumentuniquerecto-verso.

(30)

I

HISTORIQUE

:

LE

PROJET

«

PHOTOTHÈQUE

»,

UN

LONG CHEMIN

(1987-2000)

(31)

1/ NAISSANCE ET CONSTITUTION DE LA

PHOTOTHÈQUE

(1987-1994)

a/ L'idée de photothèque

Si l'on désire comprendre ce qu'est la photothèque aujourd'hui, il faut prendre en

compte l'ensemble du Service photo dans lequel elle prend place. La création du service photographique remonte à l'année 1947,

toutefois,

onpeut considérer que sapleine activité a débuté aux alentours de 1976. A l'époque on travaillait avec des

microfilms1

qui représentent

maintenant 5 à6 ansdephotos. C'est à partir dece momentque laproductionphotographique a progressivement augmenté, et que la nécessité de ranger les supports photographiques est

apparue. Ainsi, les premières tentatives d'organisation de cette productionont été l'occasion

d'utiliser des pochettes pour ranger les négatifs dans les années 1965-1966, puis des boîtes d'archivesvers 1968. Peu àpeu, unfonds photographique s'estdoncconstitué. Cependant, il a

fallu attendre 1987, soit quarante ans pour que la photothèque, au sens où nous l'entendons

maintenant, prenne forme. Cette évolution est à mettre en rapport avec de nouvelles

préoccupations comme le souci

de

conservation des supports, ou encore

l'amélioration

de la

performance dansle travail quipasse pardes

logiques organisationnelles

plus rigoureuses.

b/ Naturedu fonds photographique

Les

supports

Le fonds photographique est constitué de négatifs, format 24X36 noir et blanc et couleur. Cesfilmssont approximativementaunombre de 10.000et couvrent la période des

1

(32)

quarante dernièresannées. Parallèlement, en 1982, avec la constructiondu ministère sur le site de Bercyun nouveau support a été introduit : la diapositive. Durant cette période qui s'étend

sur six années, une quantité de 100.000 dias a été produite. Elles ont ainsi une valeur

d'illustration.

Onpeut donc résumerla chronologie dessupports photographiques gérés actuellement parla

photothèquede la façon suivante :

* 1952-1982

:Négatifs mais seul le noiretblanc estutilisé,

lesformatssontdivers9X12 et24X36

*

1982-1989: Lesupportdiapo renforce les négatifs noiretblanc.

Environ30.000 diapositivessontsusceptibles d'être utilisées.

*

1986-1991 : Lesnégatifs couleur remplacentpartiellementles négatifs noiret

blanc

* 1991-2000

:Laquasi totalité desreportagessefait ennégatifcouleur,format 24X36.

* 1995-2000

: Onpeutestimeràenviron 1.750,le nombre de négatifspour ces

5 dernièresannées

• Lessujets

Pouravoir uneimage plus précise du contenudes photographies qui sont produites par

le servicephoto, ilestpossibled'en dresserunerapidetypologie.

A titre d'exemple, la typologie des reportages réalisés entre 1978 et 1998 se caractérise

(33)

1/ Actualitépolitique duministère

1/Les faits

1.1/ Evénementspolitiques, diplomatiquesetéconomiques

-Entretiensavecdesministres,personnalités étrangères, représentantsde sociétés...

-Signaturesd'accordsavecun paysétranger,unesociété,ungroupementprofessionnel

-RéunionsOCDE,CEE,paysde lazonefrancet autres

-Présentation duprojet de loi de finances /Présentation descomptesde laNation

-Commissions,comités - Passations de pouvoirs -G7 - Club de Paris 1.2/ Réceptions - Petits

déjeuners / Déjeuners / Dîners/ Cocktails

- Vœuxdes ministresetdesdirecteurs

1.3/ Conférences depresseetactions decommunication

- Conférences de

presse

-Inauguration, visitesetparticipations à des salons

-Conférences, forums, tables rondesorganisésparleministèreoudes organismes

extérieurs divers

- Visites

d'organismes, d'expositions 2/ Les hommes

*Portraitsdes

ministres, des membres decabinets, des directeurs,desagents II/Manifestations socio-culturelles

- Journées

portes ouvertes/Visites du ministèrepardes écoles, desgroupesdivers

-Départsà la retraite / Dînersougoûters desretraités

- Décorations - Arbresde Noël - Fêtedela

musique àBercy

- Cérémonies commémoratives

(8mai, 11 novembre...) / Dîners des anciens combattants

- Manifestations

sportives(cross, rugby, escrime, boxe...)

- Manifestations culturelles - Activités desassociations

ATSCAF, PlacedesArts... :expositions, soirées, spectacles,concerts

- Assemblées

générales, réunions... III/ Activités des directions duministère

- Activités des

agentsde la DGDDI,de la DGCCRF, dela CP, des ateliers de la DPMA

- Pointsd'informationà

Bercy,accueilsdesagents IV/Constructionetaffairesimmobilières

1/ Construction

* Bercy:

- chantier

-aménagementdesespacesverts

- 1%

artistique

- bâtiments

*Chevaleret *Trésoreries

générales,centredes Impôts,centresinformatiques...

*EcoleNationale du Trésor

publicàMarne-la-Vallée 2/Rénovation

*Malakoff / Ilot Saint-Honoré / Vincent Auriol /

Ruedu Bac...

*Chantier du Grand Louvre

3/Aménagements intérieurs

*

Bureaux(BercyetRivoli)

*Salons

d'apparat, bureaux, escaliersmonumentaux,entrées(BercyetRivoli)

*MobilierRivoli

(34)

2/ UN FICHIERPAPIERET UNE INDEXATIONMANUELLE (1987-1988)

a/ Anciens modes de classement etd'archivage1

Apartir de 1987, unsystème de classement fut instauré afin de retrouverun document le plus rapidement possible et sans perdre de temps dans des recherches laborieuses. Il faut

préciser qu'avant cette date, le futur fonds documentaire était simplement stocké et entreposé

dans unlocal. Ici, le document est l'image photographique, c'est-à-dire le négatif, seul support

manipulé àtoutes les époques. Lapremière démarche consista à créer un fichier manuel pour indexer les films. Il consignait ainsi deux types de renseignements : la date, et le sujet de la

photo. Les références du document étaient alors succinctes. Ce système ne permettait donc

qu'unerecherche limitée auseulcritère de la date. En effet, àcette époque, lesnégatifs étaient

archivés dans des dossiers spécifiques de couleur rouge dans lesquels chaque bande de films venaient prendre place. Ellesse succédaient ainsi chronologiquement dans leur ordre d'arrivée

jusqu'àce que le dossier soit rempli. Par conséquent,undossierpouvait contenir troismois, ou bien deuxans dereportages.

Ce premier critère temporel restera fondamental par la suite. La recherche documentaire sera toujours possible dès l'instant la date du document est connue, et ce,

quel que soit le système de classement adopté. D'ailleurs l'utilisation du fichier manuel

perdurera jusqu'en 1994, c'est-à-dire jusqu'au moment où la recherche documentaire

deviendra possible et performante sur un support informatique. Mais avant d'aborder cette

étape,uneétude fut menée en 1990 pourobtenir de nouveauxclasseurs d'archivage ; l'objectif étantde mieuxregroupertousles films.

Cette fois-ci, il s'agissait de classeurs jaunes contenant des pochettes et dans lesquels furentrangés non seulement les négatifs, mais aussi les planches contact correspondantes, soit l'outil detravail des photographespermettant de visualiseret donc de sélectionner les photos.

(35)

Cependant, il apparaît queletravail réalisé àpartir de cette

période

nepermet pas

aujourd'hui

de réaliser une recherche documentaire en utilisant l'indexation mise en place. En effet,

plusieurs films différents se sont trouvés regroupés

dans

une

pochette

destinée

à un

seul. Le

système n'est donc plus

opérationnel

concernant cette

période

C'est

pourquoi

une

recherche

de documents quiporte sur les années1990-1993 estrendue plus

difficile

mais également plus

longue dans l'hypothèse optimale où le document est retrouvé. On pourrait sans doute

aujourd'hui avec les moyens scientifiques existants tenter de

rectifier

ces négligences, à

condition bien évidemment de pouvoir identifier de manière certaine les individus

photographiés. Il est ici à noter que

parfois

aucune

indication

ne permet

de

résoudre cette énigme, et cela est d'autant plus vrai que la photo est ancienne. En outre, la vocation de la

photothèque restant ciblée sur l'événementiel, plus le

cliché

est

ancien

moins

il devient

important, car beaucoup moins susceptible d'être demandé. Toutefois, on conserve ces

films

qui prennent alors une valeur historique et sont autant de

témoignages de

la vie

politique

du ministère. Dans ce contexte, les choix qui détermineront où doivent se concentrer les efforts

s'orienteront plutôt vers l'avenir. On remarque également que ce système de classement que

nous verrons en détail ci-après, s'est poursuivi et existe toujours. A l'heure actuelle, il

fonctionnebien.

Mais pendant toute cette période passée, la photothèque n'avait pas réellement d'identitépropre, du moinsphysiquement. C'est laraisonpour laquelle l'année 1994 luiverra attribuer un local, afin d'y stocker les films. Seule la personne en charge du fonds

photographique dispose d'un accès, ce qui évite la confusion dans

le

système

de

classement et

officialise davantage la naissance delaphotothèque,de nouvelles fonctionsétant crées.

b/ Aujourd'hui: un archivage papier amélioré

Comme nous venons de le voir, il est parfois difficile de dissocier l'indexation de l'archivage lorsqu'on aborde l'évolution des modes de classement par lesquels est passée la photothèque. Ainsi, l'indexation papier que constituait le fichier

manuel

a aujourd'hui disparu

1

Toutescesinformationsontétérecueillies lors d'un entretienaveclephotothécaire actuel. Ilestconsultable

(36)

compte tenu de la lenteur des

recherches.

En

revanche

l'archivage papier

existe

toujours,

et

son mode de fonctionnement actuel est fortement influencé par son histoire. Le classement

physiquedes documentsest

également lié

auxsupports.

Ainsi, les diapositives étaient jusqu'alors stockées dans

des

cartons.

Elles

se

présentaient sousla forme de planches de 20vues, rangées

dans des

classeurs. Ces

diapositives

n'avaientjamais étéclasséesouindexées, quece soitde manière

chronologique

ou

thématique.

Concernant les négatifs, la situation est différente. L'archivage se

divise

en

deux.

La

première partie concerne les planches contact qui sont rangées

dans des classeurs

noirs

localisés dans trois armoires. L'étiquette située sur la tranche d'un classeur indique le mois et l'année desplanches quiy sont regroupées (unclasseur correspond àun

mois

de

reportages).

Dansune des armoires se trouventhuit séparateurs permettant deles

disposer

à la

verticale

ce qui facilite la lecture des étiquettes et augmente la

rapidité de la recherche

dans la

mesure

les classeurs sont rangés chronologiquement. Ce système évite également la manipulation

incessante de ces classeurs parfois lourds. Les armoires comprennent à ce jour plus de 160

classeurs mais seulement 8 séparateurs, ce qui nuit à l'ergonomie. Une commande de

séparateurs aété transmise au bureau chargé des fournitures depuis plusieurs mois, mais à ce

jour, cette commande n'est toujours pas satisfaite. Il serait

donc bon de poursuivre

l'effort

entrepris, si l'on désire augmenter l'efficacité des recherches

demandées.

A

l'intérieur de

ces

classeurs, lesplanches contact sontencore classées : d'abordparfilms, puis parreportages, et

par ordre chronologique. En effet, il peut y avoirjusqu'à une dizaine de reportages

réalisés

dans une même journée ; et chaque reportage peut nécessiter l'utilisation de plusieurs

pellicules. Pour ordonner ces planches, une cote leur est attribuée.

Celle-ci indique d'abord la

date(jj-mm-aa), ensuitelenuméro de reportage(l,2, ou3...), etenfinlenuméro dufilm indiqué

par une lettre (A, B, ou C...). La cote a donc la forme suivante : «231298.2C» Cette cote

constituele lienentrelaplanchecontact et sonnégatif. Les négatifs portent lamême référence mais ne sont pas archivés au même endroit. Les négatifs sont classés sous forme de planches protégéespar unplastique, etquisontsuspenduesàl'intérieur de grands tiroirs

spécifiques.

(37)

3/ APPARITION DE L'OUTILINFORMATIQUE :

NOUVELLE INDEXATION ETPREMIÈRESBASES DE DONNÉES (1988-1999)

a/ DBase 2 (1988-1944)

C'est en 1988 que l'informatique a fait son entrée au sein du service photographique avec l'arrivéedupremier ordinateur. Sur ce dernier, ona puutiliserle logiciel DBase 2 dont le

support était des disquettes. DBase 2 a alors permis de créer la première base de données textuelle de la photothèque. L'apparition de la micro-informatique a ainsi révolutionné les

pratiques d'alors faisantplace à une indexationmanuelle, mais désormais effectuée à l'aide de

l'outilinformatique. Cenouveaumode d'accèsauxdocuments anotammentpermisd'accélérer le travail de recherche. Lepremier fichier informatique venait d'être créé. Certains critères qui

serontultérieurementrepris, définissaientalors l'indexationdes films, tels que :Ladate

(jour/mois/année)

Le numérod'archives

L'événement

Lenomduphotographe (l'auteur)

Lelieu

Le

type(négatif couleur, négatif noiretblanc, diapositive)

Lemotclédéfinir)

Ces critères répondaient à des préoccupations permettant de définir au mieux le document,

toujours dansune optique derecherche. L'analyse devait ainsi inclure des notions detemps, de

lieu, d'action, de personnages...La définition de ces notions a d'ailleurs été inspirée par le modèle de la grille de G.Bléry qui avait précisément élaboré les critères de description d'une

image

photographique.1

Cette exigence de description nécessitait donc le concours des

photographes, auteurs des documents, alors les plus à même de consigner les informations

utiles à unebonneanalyse des images. L'intrusion de l'outil informatiquedans leshabitudes de

1

VoirGrilled'analyse de l'image de G.Bléryen annexen°5,extraite de:KATTNIG, Cécile,LÉVEILLH, Janny. Unephotothèque mode d'emploi. Paris:Les Éditionsde l'Organisation, 1989. Chapitre VI Annexes p.236.

(38)

travail entraîna de nouveaux besoins comme l'étude d'un fichier informatique adapté aux utilisations du servicephoto d'une part; et d'autre part, enterme

de formation du personnel.

La mise en place du dit fichier imposait déjà qu'un spécialiste en

informatique

consacre

du

temps à l'archivage, à la fois pour installer le nouvel

outil, mais

surtout pour mettre son utilisateurprincipalenapprentissage.

b/ Access 2 (1994-1999)

Unnouveau changement comparable à celui évoqué précédemment allait intervenir en

1994 avec l'installation du logiciel Access 2 et la création de la deuxième base de données

textuelle informatisée. Cette base, toujours utilisée ence moment, recense toutes les planches denégatifs datant de 1986 jusqu'au moisdedécembre 1999inclus.

Al'origine, il s'agit d'une reprisedes donnéesde Dbase2, dontonatransféré les fiches

sous Access 2 . Par conséquent, dans la nouvelle base sont aussiindexés les négatifs produits

entre 1976et décembre 1999, sachant que l'enregistrement deceux-ci est devenu exhaustifen 1986. L'investissement dans un nouveau logiciel eut lieu en partie pour rendre la recherche

plus performante. La nouvelle présentation du système d'exploitation « Windows» ainsi que l'accroissement du nombre de champs descripteurs dans Access ont rendu les recherches plus

précises,permettant ainsid'en augmenterla rapidité. Par conséquent, la plupart des films de la

photothèque sont associés à des fiches signalétiques contenues dans Access. Ces fiches ont

d'ailleurs été conçues enfonction des différents contenus des photos qui composent le fonds, afinderépondre facilementauxdemandes les plus usuelles.

• Les

différentstypesd'informationscontenuesdans labase de données

L'observation minutieuse de la base de données créée sousAccess 2permet d'élaborer

unetypologie des informationsqu'ellecontientafin de renseigner les documents. Onpeutdonc

(39)

- Les éléments

descriptifs (éléments relatifsau contenudelaphoto) *

champ « événement» :titre de l'événement, sujet de la photo(ex:Vœuxdes ministres)

*

champ «thème» : typed'événement(ex:événementspolitiques)

*

champ« clé» :mot-clé(ex:Colloque)

- Leséléments delocalisation

temporelle

*

champ« année» :annéede l'événement(ex.1992)

*

champ «date » : date complète de l'événement(ex. 30/12/1999)

*

champ «N°» :numéro d'enregistrementchronologique des fiches qui correspond à

ladate de saisie(ex:10336)

- Les élémentsde localisation

spatiale

*

champ« lieu» : endroit oùaétéprise la photo àl'intérieurdu MinF.FT (ex. Haii coibert)

*

champ «pays » :région dans le monde (ex:Pologne)

*

champ «département » : enFrance(ex:Ain)

*

champ« ville» : ville(ex:Versailles)

- Lesélémentsde référencement

*

champ« cote» : cotedela photothèquequi correspondà la date,aunumérode reportage etaunuméro defilm, soit le numéro de la planche

(ex: 151299.1A)

Remarque : une fois la cote obtenue, il suffit de retrouver physiquement les

documents classés dans les tiroirssuspendus etles armoires.

*

champ« cote» :cote

SAEF1

(ex:3Fi73/12)

- Leséléments

techniques

*

champ « film» : indique letypede support, etle format : noir & blanc, couleur(ex:nb)

*

champ «N°vues» : indique lecadrageetles conditionsde prise devues (ex:identité /portrait)

- Lesélémentsadministratifs

*

champ «commanditaire » : indiquelenomdu commanditaire dela photo.(ex:Sautter)

*

champ «Direction» :permet de déterminer à quelledirection duMinEFI le

commanditaire appartient.(ex:

Dircom)'

1

La cote SAEF est le numéro d'enregistrement correspondant à l'indexation adoptée par le Service des

Archives Economiques et Financières. Les films jugés trop anciens dont l'usage n'est plus pertinent sont

transmis à ceservicequi se charge de les envoyer dansun lieu d'archivage. Cecentre est situé à Savigny et

conservelesarchives de l'ensemble du MinEFI. Danscetteperpective, laphotothèque maintient un systèmede doublecotation:le sienetcelui du SAEF.

(40)

*

champ«personnalités» :mentionne lespersonnagesimportants mais situésen second voirearrière-plansur la photo. (ex:Jospin)

*

champ«ministre / directeur» : nommelesministresoulesdirecteurs présentssurles

photos, soit lespersonnessusceptibles d'être le plus

photographiéesausein duministère, deparles fonctionsqu'ellesoccupent. (ex:Strauss Kafan)

*

champ« direction d'accueil» :mentionneladirectionorganisatrice de l'événement (ex:DGI)2

*

champ «photographe» :

indique

lenomdu photographeauteur

du film, c'est-à-dire

celuiquiaréalisé la prisedevues. (ex:Patrick Védrune).

Cette architecture résulte à la fois d'une analyse précise des pratiques informatiques afin de pouvoir apporter des améliorations à la base préexistante, mais

aussi

d'une

curiosité

nécessaire pour rechercher le meilleur système à adopter et à adapter. C'est pourquoi, le

recours à certains ouvrages relatant des expériences similaires d'informatisation de

photothèques constituaune aide

précieuse3

pour les photothécaires lors de la conception de la base Access, mais aussi lors de sa reprise. Les exemples cités et la méthode scientifique

détaillant les différentes étapes indispensables à la réussite d'un tel projet furent particulièrement

appréciées4

lors des différentes phases de réflexion qui mèneront à

l'informatisation effective de laphotothèque.

Cependant, on relève

quelques

singularités dans ce Modèle Conceptuel des Données,

qui pourraient remettre sa logique en cause. Onremarque par exemple la présence apparente

d'un doublon avec leschamps «date» et « année», l'uncontenant l'autre. Or, ilne s'agitpas

d'un doublon comme on pourrait le croire. En effet, l'utilisation du champ « année »

correspond aux premières années de vie de la base Access où le simple renseignement par l'année suffisait.Maisàpartir de 1994, la nécessité de préciser ce descripteur fut ressentie. On

1

Cette informationestparticulièrement importante lorsque le commanditaire n'estpas un usagerrégulier du

service photo. Encas de problèmesou ne serait-ceque pour l'avertir quesesphotossont prêtes et qu'ilpeut

venirleschercherausecrétariat la collecte decetteinformation évite des démarches inutiles.

2

DGI:Direction Générale desImpôts.Voir Indexen annexen°6

3

Voirl'exemple d'autres photothèques dans :KATTNIG,Cécile,LÉVEILLÉ,Janny. Unephotothèque mode

d'emploi. Paris:LesÉditionsdel'Organisation, 1989. ISBN 2-7081-1082-9.

4Voirlesfichesméthodologiques dans:INTERPHOTOTHÈQUE. Comment informatiserunephotothèque ?: gestionettraitementdocumentaire. Paris:LaDocumentationFrançaise, 1984.(collGuide pratique des photothèques) .ISBN 2-11-001306-0.

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