HAL Id: dumas-01737942
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Les changements entraînés par la numérisation de la
photothèque
Sylviane Chapelle
To cite this version:
Sylviane Chapelle. Les changements entraînés par la numérisation de la photothèque . Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01737942�
Sylviane Chapelle
MA|TR|SiwL"
^3Kg
SCIENCES DÉX'INFORMATJON
Et
DE LA DOCUMENTATIONRapport de stage
« Les changements entraînés
par la numérisation de la photothèque »
stage effectué
du 13/06/2000 au 11/08/2000
au
ministère de l'économie, des Finances et de l'Industrie
k Paris
Sousla direction de :
Monsieur Dominique Cotte, responsable universitaire Monsieur Pierre Cheneval, responsableprofessionnel
Sylviane CHAPELLE
MAITRISE EN
SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION
Rapport de stage :
« Les changements entraînés par la
numérisation de la photothèque »
Stage effectué du 13/06/2000 au 11/08/2000.
au
MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES et de l'Industrie
Paris
Sous la direction de :
Monsieur Dominique Cotte, responsable universitaire
Monsieur Pierre Cheneval, responsable professionnel
LILLE 3 Jeudi 5 octobre 2000.
UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE
REMERCIEMENTS
Jeremercie MonsieurMichelLeClainche, directeur desRelationsavec les Publics etde
laCommunication;MonsieurJean-Claude Barrois, sous-directeur des PressesetPublications; Monsieur Gérard Zaepfel, chef du Bureau de la Communication Interne et l'ensemble du
personnel de laDircom, de m'avoir chaleureusement accueillie.
Je remercie plus particulièrement Monsieur Pierre Cheneval, responsable du Pôle
Image ; Monsieur Michel Pignaut et Madame Madeleine Granger-Pité, photothéeaires; ainsi que tous les agents des secteurs photo et vidéo, de m'avoir intégrée au sein de leur équipe
pendantcesdeuxmois.
Je remercie Madame Sylvie Toulzac, responsable du Pôle de Communication Interne, Madame Patricia Popineau, chargée du journal interne «Point Zoom», Madame Elisabeth
Vieille, duPôle Conception et Réalisations graphiques, Madame Maryse Harlouchet, chargée
de laréalisation des sites Internet etMademoiselle Gwenaëlle Tesse du Service des Archives
Economiques et Financières de m'avoir consacré quelques moments pour me faire découvrir leursmétiers respectifs.
Enfin,je tiensàremercier Monsieur Dominique Cotte, professeur à l'Université Charles
De GaulleLille 3 de m'avoir conseillée dès mes premières recherches jusqu'à l'aboutissement
SOMMAIRE
SOMMAIRE
SOMMAIRE Pl
INTRODUCTION p5
PRÉSENTATION p8
Il L'Organigramme p9
2/ Vocation de la photothèqueetdu service photo p 15
3/ Logique du service photo p 16
4/ Étudedétaillée despostes de travail p 19
5/ Diagramme de la circulation des documentsdans le service photo p21
I/ HISTORIQUE : LE PROJET «
PHOTOTHÈQUE
».UN LONG CHEMIN11987-2000) p24
1/ Naissance etconstitution de la photothèque 11987-1994) p25
a/ L'idée dephotothèque p25
b/ Nature dufondsphotographique p25
Lessupports p25
Lessujets p26
2/ Unfichierpapieret une indexation manuelle11987-1988) p28
a/ Anciens modes de classementetd'archivage p28
b/ Aujourd'hui: unarchivagepapier amélioré p29
3/ Apparition del'outil informatique : nouvelleindexation et premières
bases dedonnées 11988-1999) p 31
a/Dbase 2(1988-1994) p31
b/ Access2 (1994-1999) p32
Lesdifférentstypesd'informationscontenuesdansla base de données p32
L'organisation decesinformationssousAccess 2 p35
Lesconséquencesdans l'utilisation quotidienne de la base p37
4/ «La photothèque numérique», ou pourquoi basculerdans l'ère
numérique (2000) p40
a/ Lesobjectif p40
II/ LANCEMENT DU PROJET«PHOTOTHÈQUE NUMÉRIQUE»
(Janvier2000) p41
1/ Définitiondes besoinsetdémarchesd'accompagnement p42
a/ Élaborationdu cahier descharges p42
b/ Recherche duproduitadapté:appelauxprofessionnels p43
2/ Un nouveau logiciel: Image-Base-Pro (IBP) p45
a/ Pourquoi avoir choisi IBP ? p45
Uneréponse à des besoins p45
Uneréponse à des objectifs p46
b/ Fonctionnalités d'IBP: cequele logicielpermetdefaire p47
Les fonctionsqui répondentauxbesoins : p47
L'acquisition: importation/ indexation p47
L'édition-diffusion:modulesPlayer & catalogue, exportation p48 Lesfonctionsquinesontpas encoreexploitées: p49
Lagestion:GED &thèmes detravail, gestionadministrative p49 La communication-diffusion:moduledemiseenligne p51
III/ LES CHANGEMENTS ENTRAÎNÉSPAR LANUMÉRISATIONÀLA
PHOTOTHÈQUE p 53
1/ De nouvelles manipulations, de nouvelles pratiques p54
PRESENTATION DE L 'OUTILDETRA VAIL:LA CHAÎNENUMÉRIQUEDE GED p54 PROCEDURE DE TRA VAIL P 55
a/ La numérisation p55
Principe d'archivage numérique des diapos p55 Principe d'archivage numérique desnégatifs p56
Procédured'acquisition des images p57
b/ L'indexation p59
Principe de l'indexation p59
Présentation du thésaurus delaphotothèque p59 Détail des deuxpremiers niveaux duthésaurus p60 Schémadescriptif récapitulant les opérations p61
2/ Comment s'effectue l'appropriation de la nouvelletechnologie ? p63
a/ Uneformationau logiciel p63
b/ Uneadaptationaulogiciel :lapersonnalisation p64
Alliance despratiques documentairesetdes données de la basesous
Accesspour unerefonte dansIBP p64 Elaboration d'un thésaurusapproprié à la photothèque du MinEFI p65 Présentationdel'organisation dela base de donnéesousIBP après
personnalisation p67
3/ Ajustements dans le fonctionnement quotidien p68
a/ Dynamismeetmodification duthésaurus p68
b/ Créationd'accèsrépondant àuntyped'utilisation défini p70
Mode administrateur p70 Mode consultant p70 Amélioration du dossier : «Scantemporaire» p71
d Cohabitation d'Accessetd'IBPpendantsoninstallation p71
AIPolitique d'indexation adoptée durantcettephase de transition p73 Procédured'archivage numérique identiquepourles nouvelles imagesetle
fondsphotographique repris p73
Prévisionsconcernantlareprise totale du fondssousIBPetorganisation du travail p74
IV/ PERSPECTIVES D'AVENIRENGENDRÉESPAR LANUMÉRISATIONDE LA
PHOTOTHÈQUE p78
1/ Le projet : « Labo PhotoNumérique» p 79
a/ Situation de laphotothèque numérique p79
L'élémentdéclencheur d'unprojetplus général: lanumérisation de
l'ensemble du servicephoto p79
Lasolutionnumérique:unerequalification du laboratoire p79
b/ Pourquoiunlabo photo numérique ? Une solutionenréponse à
d'autres problèmes p80
Lesproblèmes p80
Lesalternativespossibles p81
d Mythe de la solutiondu«toutnumérique» p 82
«Zéropapier» p82
Suppressionde la filière argentique ? p83
2/ Coexistence du supportpapieretdu support numérique p85
a/ Lesbesoins des usagers p85 Identification desusagers p85 Desbesoins liésauxhabitudes de travail p87
b/ L'adaptation duprojetenfonction desconsommateurs p91
d Conséquencespourle labo photo p92
Denouvellespratiquespourles photographes,unnouveaumétier ? p92
3/ La photothèquesurle réseau Intranet«Alizé» p 96
a/ Lamiseenréseau: une décisionpolitique délicate p96
Problème del'organisation internedu MinEFI p96 Problème du droitàl'image p98
Problème du contrôle de la circulation desimages p99 b/ Quellessolutions :des conditions p 100
Unaccèslimité p101
d Conséquences p 103
Lanumérisation de laphotothèque modifiera-t-elle les pratiques desusagers? p103 Problème de la maîtrise de l'outilinformatique p104
CONCLUSION p 106
BIBLIOGRAPHIE p 109
INTRODUCTION
Dans le cadre des enseignements de Maîtrise en Sciences de l'Information et de la Documentation reçus à l'Université Charles De Gaulle Lille 3, j'ai effectué un stage
complémentaire de fin deformation, au sein de la Directiondes Relationsavec lesPublics et de
la Communication du Ministère de
l'Économie,
des Finances et de l'Industrie. Celui-ci s'estdéroulé durant lapériode du 13 juinau 11 août 2000 inclus.
C'est plus précisément le Bureau de la Communication Interne qui m'a accueillie où
j'étais affectée à laphotothèque, entité qui prend place dans le Pôle Image. La photothèque
abordait depuis quelques mois une importante phase de mutation. En effet, à la fin de l'année
1999, la décision relative au passage à la gestion électronique de documents a été officiellement entérinée. Le début de l'année 2000 a par conséquent été marqué par le
lancement du projet de numérisation de la photothèque. Dès cet instant la mise en place a débuté. Présente lors de laphase d'ajustements suivante, il s'agissait d'identifier les difficultés rencontrées pour procéder aux améliorations nécessaires. En outre, la numérisation de la photothèque a conduit le Pôle Image à reconsidérer le projet d'origine à son échelle. C'est
pourquoi, il m'a été demandé d'effectueruntravaildeprospective concernant l'adoption de la technologie numérique et d'en évaluer les conséquences dans un cadre plus large. Dans ce
contexte de profonde mutation, ma mission a consisté à mener une étude relative aux
changements entraînés par la numérisation de la photothèque. Mais il s'agissait aussi de déterminer les implications engendréespar laréalisation du projet «photothèque numérique» àpluslongterme.
Cependant,afin demieux comprendre la situationprésente, ilconvientde seremémorer
l'histoire de laphotothèque. Lestraces de sonpassé sont autant d'indices qui expliquent son fonctionnement actuel. Elles indiquent notamment les raisonspour lesquelles ce projet a vu le
jour. Ensuite, nous nous attacherons plus particulièrement à la phase de transition que la
intervenuesdepuis lemois de janvier dernier ;puisnous détaillerons les élémentsde la nouvelle
technologiechoisie. Mais lors demonstage, une fois
le matériel installé,
les remarquesles plus
passionnantes se concentraient sur les changements
observables
survenus à laphotothèque,
suite à lanumérisation. Ceux-ci concernaient les pratiques quotidiennes, l'appropriation d'unnouveau système ou encore lesmodificationsà apporter. Toutefois, à plus longue échéance, la
numérisation du fonds photographique peut impliquer d'autres changements, allant au-delà de la photothèque. Il est possible d'envisager des suites pour le service photographique, voire l'ensemble duministère.
PRESENTATION
1/ L'ORGANIGRAMME
L'organisation interne du ministère de
l'Économie,
des Finances et de l'Industrie, désignépar le sigle MinEFI, revêt unaspect particulièrement complexe. Le nombre importantdepersonnestravaillantau sein decette administration nécessite une hiérarchietrès structurée. Ainsi le MinEFI, dirigé par le Ministre, se divise d'abord en Secrétariats d'Etat qui gèrent un sous-domaine précis des activités du ministère et ont chacun à leur tête un Secrétaire dEtat actuellement au nombre de quatre. Ensuite, chaque branche duMinEFI, qu'elle dépende d'un
Secrétaire d'Etat ou soit directement rattaché au Ministre, comprend plusieurs directions,
représentées en la personne de son directeur. Ce dernier est responsable de plusieurs sous-directions administrées par des sous-directeurs ; qui s'occupent eux-mêmes de plusieurs
bureaux, chacun ayant leur chef. Enfin, les bureaux se subdivisent en secteurs gérés par un
responsable, quia sous sa coupedes services.
Ainsi, pour pouvoir situer le lieu de stage à savoir la photothèque, il faut partir de la
branche du MinEFI qui dépend directement du Ministre. Sa Direction de rattachement est la Direction des Relations avec les Publics et de la Communication, couramment nommée Dircom. Celle-ci est composée de trois sous-directions, dont la sous-direction Presse et
Publicationsquinous intéresse. Elle se subdivise enquatrebureauxnotamment le Bureau de la Communication Interne (BCI). Lestrois secteurs qui le constituent sont ici appelés «Pôles». Laphotothèque se trouve au sein du Pôle Image, formé des services photo et vidéo (UPRA : Unité deProductions etde RéalisationsAudiovisuelles).
Le Pôle Image comprend à ce jour un effectif de 13 personnes réparties de la façon suivante : une personne est responsable du Pôle ; trois personnes sont affectées à la partie
vidéo (production/secrétariat ; prise devues, montage) ; sept personness'occupent de lapartie
photo (secrétariat, prise devues,
laboratoire)
;et deuxpersonnesgèrentla photothèque. Par lasuite, nous entendrons par « Service photo », l'ensemble constitué par le laboratoirephoto et laphotothèque.
Ci-après se trouvent trois organigrammespermettantde mieux visualiser l'organisation hiérarchique internedu MiriEFI :
1 Organigramme général du
MiriEFI1
(Ministère del'Économie
des Finances et de l'Industrie ; Mai 2000)2 Organigramme Dircom (Direction des Relationsavec les Publics et de la Communication ; Décembre 1999)
3 Organigramme BCI(Bureaude la CommunicationInterne ; Décembre 1999).
Au travers de cette répartition, une autre distinction liée à la nature des différentes
unités est également faite. Les services administratifs sont alors différenciés des services techniquescommele PôleImage.
1
Organigramme extrait du site du MEFI[28/05/2000] :DisponiblesurInternet:<URL http//:www.finances.gouv.fr/général/orgmefi.htm.
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Organigramme général
DIRECTEUR Michel LE CLAINCHE 01 53 18 88 02 CONSEILLER DU DIRECTEUR Georges-Louis VIGIER 01 53 18 38 53 iBUREAU DES AFFAIRES GENERALES Danièle BARRÉ 01 53 18 88 07 CHARGE DE MISSION Laurent SAILLARD 01 53 18 35 57 l SOUS-DIRECTEUR PRESSE ET PUBLICATIONS Jean-Claude BARROIS 01 53 18 76 43 PRESSE (BP) Irène MARTIN-HOULGATTE 01 53 18 88 10
PUBLICATIONS EXTERNES (BPE) Jérôme CHEVAILLIER
01 53 18 89 62
l
COMMUNICATION INTERNE (BCI) Gérard ZAEPFEL
01 53 18 77 86
MAGAZINES INTERNES (BMI) Didier WILLOT 01 53 18 88 16
SOUS-DIRECTEUR
RELATIONS AVEC LES PUBLICS René FORGUES
01 53 18 88 08
ACTIONS RÉGIONALES (BAR) Yves ANGELLA
01 53 18 88 14
AMÉLIORATION DES RELATIONS AVEC LES USAGERS (BARU)
Dominique MARCHAND 01 53 18 94 72 RELATIONS PUBLIQUES (BRP) Guy FOULQUIER 01 53 18 89 79 COMMUNICATION ET NOUVELLES TECHNOLOGIES (BCNT) Jean-Michel BRIEZ 01 53 18 88 73 SOUS-DIRECTRICE ÉTUDES ET CAMPAGNES Françoise MIQUEL 01 53 18 88 03 PROSPECTIVE, ÉVALUATION ET FORMATION (BPEF) Nicole SÉLIGMAN 01 53 18 88 68 HISTOIRE ET RECHERCHES (BHR) Marie-Ange SANTARELLI 01 44 77 52 64
Bureau
de ia communication interi
Actions institutionnelles et événementielles Sylvie IIOREL Gérard ZAEPFEL Chef de bureau Secrétariat Nadia BOUTHORS Pôle communication interne Sylvie TOULZACPôle
produits éditoriaux
ContactInfo-Rapide,
LesNouvellesde la Corn' Letrombinoscope Dircom Jean-Paul VERGNERIE Adjoint Fabienne Jean-Claude HERVÉ FABRE
Maquettiste Suivi de fabrication
Evelyne
BEYON-BOYER
Hamid OIXDMOl'SSA
Pôle
images
Pierre CHENEVAL
Lejournal
POINTZOOM Audiovisuel
Bernard SERGUEE1 Chargé deproduction Patricia POPINEAL Catherine CAPI ANC) Pierre PLANAS
Lumière,prisedevues
Dominique FAI.F.MPIN Laboratoire Michel POL'X Son Madeleine CHANGER Pin-Gilles Daniel COIF.DIC LEROUX
Prise de vues, laboratoire
Michel piGNAtrr Photothèque Photo I Secrétariat Patrick Alain BAC,FIN SALESSE Daniel TO.NO.N Prisedevues, unmutée,vidéothèque Patrick Claude VEDRLNE WAI.TF.R
2/ VOCATION DE LA
PHOTOTHÈQUE
ET DU SERVICEPHOTOLa photothèque a une vocation de prestataire de services pour des directions du MinEFI. Des demandes sont transmises au Service photo et celui-ci s'efforce de les satisfaire
soit par une recherche en photothèque, soit par une prise de vues. Si l'on se réfère aux différents membres du Pôle Image, la mission de l'ensemble du Service photo, et donc de la
photothèque consiste à «donner des photos qui concernent
directement
Bercy pour les directionset services du ministère qui n'ontpas de photographes» ; et ce, principalement afin d'illustrer leurspublications.Son but est de satisfaire au mieux les demandes des usagers en fonction de son fonds
photographique et du temps qui lui est accordé. Mais il faut tenir compte du fait que la constitutionprogressive de cettephotothèque s'est souvent effectuéeavec peu demoyens. On y traite les photos à la demande et sans pouvoir anticiper davantage malgré une bonne connaissancede sesusagers.
La mission du service photographique est essentiellement ciblée sur le reportage. De
plus, les documents gérés par la photothèque contiennent des informations à 80% relatives à
l'événementiel du MinEFI. Elle a donc deux fonctions principales : d'une part, une fonction
immédiate liéeàl'actualité de l'organisationdont elle dépend ; et d'autre part, une fonctionde conservationentantquemémoire visuelle du ministère.
3/ LOGIQUE DU SERVICE PHOTO
Après avoir défini la vocation du service photographique, nous allons nous attacher à son mode de fonctionnement interne. Pour mettre àjour sa logique, il faut dans un premier temps
identifier les acteurs. L'activité interne du service photo peut ensuite être reconstituée par
recensementdesdifférentes actions etmiseenévidence de leurcoordination. Ici, il faut distinguer deuxconfigurations. Eneffet, le rôle desacteursvarie sensiblement selonla situation.
Dans le premier cas, la demande de l'usager implique la fabrication d'un nouveau
reportage. La secrétaire
prend la commande
etvérifie
l'emploi du
temps auprèsdes
photographes
quidevrontréaliser laprise de
vues.En
effet, la disponibilité des photographes dépend d'une
partdu carnetdecommandes, etd'autrepart du lieu desreportagesLes déplacements enprovince sont fréquents. Le service photo
s'organise de manière
àsatisfaire les demandes,
ycompris dans les
cas d'urgences souvent liés à l'événementiel duMinEFI.
Unefois le
reportageréalisé, le film suit la
chaîne photographique pour y
subir le traitement
classique.
Lecommanditaire obtient
sesphotos
et lesfilmsquiont serviàleurréalisationsonttransmisauxphotothécairespourêtre archivés.Ceci nous amène au deuxième cas qui concerne le retirage d'un reportage existant. Le
processus de commande
s'effectue de façon identique. Mais
cettefois, la secrétaire s'adresse
aux photothécaires qui vérifient par une recherche dans le fonds photographique que ledocument
existe bien. Le film déjà développé est alors transmis aux photographes qui en extraient denouveauxtirages àlivrer auclient. Quantaufilm, il réintègresonlieu d'archivage. Onremarqueici
que le rôle des
photothécaires s'amplifie. Us interviennent
àdeux
endroits stratégiques du
processus : immédiatement aprèsla commande
et aprèsle traitement,
soit à des
momentsqui
habituellement favorisent le contact avec le commanditaire. Il est à noter que les photothécaires
n'ont pourtant que de rares contactsavec
leurs
usagers dans la mesure oùla
secrétaire
assure ce rôle. De même, ils sont délestés des responsabilités liées à la difîiision des photos qu'ilsfournissent. Cette décision est assumée par la direction commanditaire, soit avant-même la commande auservice photo, soit aprèslestirages.
Voici deux schémasrécapitulatifs :
Cas 1 : Fabrication d'unreportage.
ACTEURS ACTIONS
LÉGENDE:
Premierchemin:Cas oùaucunphotographen'estdisponiblepourréaliser lereportage.
AT1ENTION: Ce casest rarementenvisageable lorsque le sujet dureportage concerne un événement. Or, la plupart des commandes concernent l'actualité. Par conséquent, cette
hypothèseestrarissime. N° 1-2.
Secondchemin: Cas où le circuitesteffectuéaucomplet,dela commande jusqu'à la livraisonetl'archivage.
N° 1-2-3 —4-5-6 —7-8.
Cas 2 : Utilisationdufonds photographiqueetretirage
ACTEURS ACTIONS
Usagerinterne MinEFI
I
Secrétaire
II
Photothécaires
Demande de recherche:fax/téléphone =>sujet photo/lieu / date/motif
Photographes
V
Secrétaire Photothécaires Transmission de larequête Analyse( le la demandeRecherchedu film
LaboratoirePhoto:
1. Tirage des photos 2. Finition
Contrôlequalitéduproduitfini
LivraisonClient
©
©
Retour du film àl'archivage
©
©
©
©
©
©
LÉGENDE :Premier chemin:Cas de refusquand ilestjugé inopportundediffuserunephoto. N° 1-2 -3.
NB: Ilpeutyavoir descasderefuslorsque le sujet dela photoconcernedirectement les Ministres, les Secrétaires d'Etat, les cabinets ministériels ou les directions.
Dans ce cas, il s'agit de demandes émanant de l'extérieur du ministère, et la
décisionconcernantla diffusion des photos revient à la direction concernéepar
lesujet.
Secondchemin:Casoù le circuit esteffectuéaucomplet,de la demandeauretouràl'archivage.
4/ ÉTUDE DÉTAILLÉEDES POSTES DE TRAVAIL
a/ Responsable du PôleImage
Le Responsable du Pôle Image est unmanager en charge d'une équipe de 9 personnes, pour la partie photo. Il dépend du Chef de Bureau de la Communication Interne (BCI).
Aujourd'hui, sonactivitéprincipale réside dans la mise en œuvre d'un projet de numérisation au sein de son secteur. En effet, l'outil de production étant devenu obsolète, une nécessaire modernisations'impose. Lepassagedu service photoàl'ère numérique se pose doncavec acuité, compte tenude l'évolutionducontextetechnologique ambiant.
b/ Secrétaire
La secrétaire a pourmission de réceptionner les diverses demandes adressées au service
photo. Selon les demandes elle transmet les informations à la photothèque dans le cas d'un
retirage ou directement au reporter photo dans le cas d'un reportage. Quel que soit le cas, elle élabore un bon de commande ainsi que la fiche de travaux de laboratoire correspondante. Son
rôle consiste donc : d'une part, à informer les photographes des missions à accomplir en tenant
comptede l'urgence; etd'autre part, àconsigner les demandes. Une fois le travail effectué, elle
doit également vérifier sa conformité par rapport à la demande initiale et se charge de son
expédition.
c/ Photographe, spécialité:prise devues
Lesprises de vues constituent environ 30% de l'activité du photographe. Cette opération
se déroule soit en studio lorsqu'il s'agit de compositions, soit à l'extérieur du service lorsqu'il
s'agit de reportages. Dans ce dernier cas, deuxalternatives se présentent selon les demandes. Si le reportage a lieu dans l'enceinte même du MinEFI, laprise de vue est relativement rapide. En revanche la prise de vues peut être plus longue dans le cas d'un reportage qui nécessite un
d/ Photographe, spécialité laboratoire
Le travail de laboratoire, appelé traitement, représente la partie laplus dense de l'activité
du photographe, soit environ 70%.
Elle
sedécompose
enplusieurs tâches.
Lapremière
estle
développement. Lors de cette phase, un numéro d'ordre est attribué au
film.
Ensuite, ondéveloppe le film dans une développeuse qui comprend quatre bains
de produits chimiques
appelés respectivement révélateur, blanchiment,fixage,
stabilisant. On obtient alors le négatif. Lemême principe est parallèlement utilisé avec un agrandisseur pour fabriquer l'outil de travail
qu'est la planche contact. Lenégatifest alors coupé etmis souspochettes plastiques. Quant à la
planchecontact, des vues ysont sélectionnées soitpar lereporter, soit par le client. Une fois ces
vues sélectionnées, vient ladeuxième grande étape du travail de laboratoire : il s'agit du tirage.
Cette opération se fait à l'aide d'une tireuse informatisée. On étalonne d'abord sur le papier
(suppression des dominantes de couleurs)
qui
se présente sous forme derouleaux.
Les réglageseffectués,onprocèdeauxtirages ensérie des photos, àpartir des négatifs choisis. Enfin, l'ultime
étape est la finition. Lors decette dernière phase, on
utilise
la coupeuse pourdonneraux photos leur aspect traditionnel. Puis les photos sont numérotées, étiquetées et transmises pour êtreexpédiées,soit sousenveloppes, soitparteledoc
(service
courrier interne).e/ Photothécaire
Le photothécairea pourprincipale tâche de conserver les outilspermettant de reproduire
une photo déjà produite par le service. Il archive donc les négatifs et les planches contact
correspondantes. Pour cela l'essentiel de son travail réside dans la sélection, la description, l'indexation et le classement de ce fonds photographique. Ces tâches sont censées rendre la
recherche plus rapide, et donc procurer un service plus efficace, toujours en vue de satisfaire le
commanditaire. Mais le manque de rigueur passé dans l'accomplissement de ces opérations a conduit à la numérisation de la photothèque. C'est pourquoi, aujourd'hui l'activité principale consiste àtransféreretàreprendre le fondsphotographiquesous unformatnumérique.
5/ DIAGRAMME DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS
DANS LE SERVICE PHOTOGRAPHIQUE
Cas 1 : Fabrication d'unreportage
Usager/Client Secrétariat
Prise de vues:
Studio/Extérieurs Laboratoire Photothèque
Photo
LÉGENDE
• «BC »=Bon deCommande2
• «FTL »=Fiche TravauxLabo3 4
• «Pel24X36» = Pellicule, Film format24X36
• «Nég» =Négatif, Film développé
• «P.C » =PlancheContact
• «Photo» =Tirage Papier
• « 1,2,3»=>indique le nombred'exemplaires des documents
.
_L
=> indique le lieu d'archivage des documents :fin du circuit
•
~J~
=>indique
le
lieu où
est
archivé
le document
:reprise du circuit
• /y => indique la création d'un nouveau document
• => indique le trajet suivi
parle document
1
NB:Toutesles informations pourréalisercesschémasontétérecueilliesau coursd'un entretien retrancsrit en annexen°l
2
Voirunexemplaire du bondecommande: annexen°2 3
Voirunexemplaire de la fichetravauxlabo: annexen°3 4
NB :Lebon de commandeetlafichetravauxlabosontmatérialiséssurundocumentuniquerecto-verso.
I
HISTORIQUE
:
LE
PROJET
«
PHOTOTHÈQUE
»,
UN
LONG CHEMIN
(1987-2000)
1/ NAISSANCE ET CONSTITUTION DE LA
PHOTOTHÈQUE
(1987-1994)a/ L'idée de photothèque
Si l'on désire comprendre ce qu'est la photothèque aujourd'hui, il faut prendre en
compte l'ensemble du Service photo dans lequel elle prend place. La création du service photographique remonte à l'année 1947,
toutefois,
onpeut considérer que sapleine activité a débuté aux alentours de 1976. A l'époque on travaillait avec desmicrofilms1
qui représententmaintenant 5 à6 ansdephotos. C'est à partir dece momentque laproductionphotographique a progressivement augmenté, et que la nécessité de ranger les supports photographiques est
apparue. Ainsi, les premières tentatives d'organisation de cette productionont été l'occasion
d'utiliser des pochettes pour ranger les négatifs dans les années 1965-1966, puis des boîtes d'archivesvers 1968. Peu àpeu, unfonds photographique s'estdoncconstitué. Cependant, il a
fallu attendre 1987, soit quarante ans pour que la photothèque, au sens où nous l'entendons
maintenant, prenne forme. Cette évolution est à mettre en rapport avec de nouvelles
préoccupations comme le souci
de
conservation des supports, ou encorel'amélioration
de laperformance dansle travail quipasse pardes
logiques organisationnelles
plus rigoureuses.b/ Naturedu fonds photographique
• Les
supports
Le fonds photographique est constitué de négatifs, format 24X36 noir et blanc et couleur. Cesfilmssont approximativementaunombre de 10.000et couvrent la période des
1
quarante dernièresannées. Parallèlement, en 1982, avec la constructiondu ministère sur le site de Bercyun nouveau support a été introduit : la diapositive. Durant cette période qui s'étend
sur six années, une quantité de 100.000 dias a été produite. Elles ont ainsi une valeur
d'illustration.
Onpeut donc résumerla chronologie dessupports photographiques gérés actuellement parla
photothèquede la façon suivante :
* 1952-1982
:Négatifs mais seul le noiretblanc estutilisé,
lesformatssontdivers9X12 et24X36
*
1982-1989: Lesupportdiapo renforce les négatifs noiretblanc.
Environ30.000 diapositivessontsusceptibles d'être utilisées.
*
1986-1991 : Lesnégatifs couleur remplacentpartiellementles négatifs noiret
blanc
* 1991-2000
:Laquasi totalité desreportagessefait ennégatifcouleur,format 24X36.
* 1995-2000
: Onpeutestimeràenviron 1.750,le nombre de négatifspour ces
5 dernièresannées
• Lessujets
Pouravoir uneimage plus précise du contenudes photographies qui sont produites par
le servicephoto, ilestpossibled'en dresserunerapidetypologie.
A titre d'exemple, la typologie des reportages réalisés entre 1978 et 1998 se caractérise
1/ Actualitépolitique duministère
1/Les faits
1.1/ Evénementspolitiques, diplomatiquesetéconomiques
-Entretiensavecdesministres,personnalités étrangères, représentantsde sociétés...
-Signaturesd'accordsavecun paysétranger,unesociété,ungroupementprofessionnel
-RéunionsOCDE,CEE,paysde lazonefrancet autres
-Présentation duprojet de loi de finances /Présentation descomptesde laNation
-Commissions,comités - Passations de pouvoirs -G7 - Club de Paris 1.2/ Réceptions - Petits
déjeuners / Déjeuners / Dîners/ Cocktails
- Vœuxdes ministresetdesdirecteurs
1.3/ Conférences depresseetactions decommunication
- Conférences de
presse
-Inauguration, visitesetparticipations à des salons
-Conférences, forums, tables rondesorganisésparleministèreoudes organismes
extérieurs divers
- Visites
d'organismes, d'expositions 2/ Les hommes
*Portraitsdes
ministres, des membres decabinets, des directeurs,desagents II/Manifestations socio-culturelles
- Journées
portes ouvertes/Visites du ministèrepardes écoles, desgroupesdivers
-Départsà la retraite / Dînersougoûters desretraités
- Décorations - Arbresde Noël - Fêtedela
musique àBercy
- Cérémonies commémoratives
(8mai, 11 novembre...) / Dîners des anciens combattants
- Manifestations
sportives(cross, rugby, escrime, boxe...)
- Manifestations culturelles - Activités desassociations
ATSCAF, PlacedesArts... :expositions, soirées, spectacles,concerts
- Assemblées
générales, réunions... III/ Activités des directions duministère
- Activités des
agentsde la DGDDI,de la DGCCRF, dela CP, des ateliers de la DPMA
- Pointsd'informationà
Bercy,accueilsdesagents IV/Constructionetaffairesimmobilières
1/ Construction
* Bercy:
- chantier
-aménagementdesespacesverts
- 1%
artistique
- bâtiments
*Chevaleret *Trésoreries
générales,centredes Impôts,centresinformatiques...
*EcoleNationale du Trésor
publicàMarne-la-Vallée 2/Rénovation
*Malakoff / Ilot Saint-Honoré / Vincent Auriol /
Ruedu Bac...
*Chantier du Grand Louvre
3/Aménagements intérieurs
*
Bureaux(BercyetRivoli)
*Salons
d'apparat, bureaux, escaliersmonumentaux,entrées(BercyetRivoli)
*MobilierRivoli
2/ UN FICHIERPAPIERET UNE INDEXATIONMANUELLE (1987-1988)
a/ Anciens modes de classement etd'archivage1
Apartir de 1987, unsystème de classement fut instauré afin de retrouverun document le plus rapidement possible et sans perdre de temps dans des recherches laborieuses. Il faut
préciser qu'avant cette date, le futur fonds documentaire était simplement stocké et entreposé
dans unlocal. Ici, le document est l'image photographique, c'est-à-dire le négatif, seul support
manipulé àtoutes les époques. Lapremière démarche consista à créer un fichier manuel pour indexer les films. Il consignait ainsi deux types de renseignements : la date, et le sujet de la
photo. Les références du document étaient alors succinctes. Ce système ne permettait donc
qu'unerecherche limitée auseulcritère de la date. En effet, àcette époque, lesnégatifs étaient
archivés dans des dossiers spécifiques de couleur rouge dans lesquels chaque bande de films venaient prendre place. Ellesse succédaient ainsi chronologiquement dans leur ordre d'arrivée
jusqu'àce que le dossier soit rempli. Par conséquent,undossierpouvait contenir troismois, ou bien deuxans dereportages.
Ce premier critère temporel restera fondamental par la suite. La recherche documentaire sera toujours possible dès l'instant où la date du document est connue, et ce,
quel que soit le système de classement adopté. D'ailleurs l'utilisation du fichier manuel
perdurera jusqu'en 1994, c'est-à-dire jusqu'au moment où la recherche documentaire
deviendra possible et performante sur un support informatique. Mais avant d'aborder cette
étape,uneétude fut menée en 1990 pourobtenir de nouveauxclasseurs d'archivage ; l'objectif étantde mieuxregroupertousles films.
Cette fois-ci, il s'agissait de classeurs jaunes contenant des pochettes et dans lesquels furentrangés non seulement les négatifs, mais aussi les planches contact correspondantes, soit l'outil detravail des photographespermettant de visualiseret donc de sélectionner les photos.
Cependant, il apparaît queletravail réalisé àpartir de cette
période
nepermet pasaujourd'hui
de réaliser une recherche documentaire en utilisant l'indexation mise en place. En effet,plusieurs films différents se sont trouvés regroupés
dans
unepochette
destinée
à unseul. Le
système n'est donc plusopérationnel
concernant cettepériode
C'estpourquoi
unerecherche
de documents quiporte sur les années1990-1993 estrendue plusdifficile
mais également pluslongue dans l'hypothèse optimale où le document est retrouvé. On pourrait sans doute
aujourd'hui avec les moyens scientifiques existants tenter de
rectifier
ces négligences, àcondition bien évidemment de pouvoir identifier de manière certaine les individus
photographiés. Il est ici à noter que
parfois
aucuneindication
ne permetde
résoudre cette énigme, et cela est d'autant plus vrai que la photo est ancienne. En outre, la vocation de laphotothèque restant ciblée sur l'événementiel, plus le
cliché
estancien
moinsil devient
important, car beaucoup moins susceptible d'être demandé. Toutefois, on conserve cesfilms
qui prennent alors une valeur historique et sont autant de
témoignages de
la viepolitique
du ministère. Dans ce contexte, les choix qui détermineront où doivent se concentrer les effortss'orienteront plutôt vers l'avenir. On remarque également que ce système de classement que
nous verrons en détail ci-après, s'est poursuivi et existe toujours. A l'heure actuelle, il
fonctionnebien.
Mais pendant toute cette période passée, la photothèque n'avait pas réellement d'identitépropre, du moinsphysiquement. C'est laraisonpour laquelle l'année 1994 luiverra attribuer un local, afin d'y stocker les films. Seule la personne en charge du fonds
photographique dispose d'un accès, ce qui évite la confusion dans
le
systèmede
classement etofficialise davantage la naissance delaphotothèque,de nouvelles fonctionsétant crées.
b/ Aujourd'hui: un archivage papier amélioré
Comme nous venons de le voir, il est parfois difficile de dissocier l'indexation de l'archivage lorsqu'on aborde l'évolution des modes de classement par lesquels est passée la photothèque. Ainsi, l'indexation papier que constituait le fichier
manuel
a aujourd'hui disparu1
Toutescesinformationsontétérecueillies lors d'un entretienaveclephotothécaire actuel. Ilestconsultable
compte tenu de la lenteur des
recherches.
Enrevanche
l'archivage papier
existe
toujours,
etson mode de fonctionnement actuel est fortement influencé par son histoire. Le classement
physiquedes documentsest
également lié
auxsupports.Ainsi, les diapositives étaient jusqu'alors stockées dans
des
cartons.Elles
seprésentaient sousla forme de planches de 20vues, rangées
dans des
classeurs. Ces
diapositives
n'avaientjamais étéclasséesouindexées, quece soitde manièrechronologique
outhématique.
Concernant les négatifs, la situation est différente. L'archivage se
divise
endeux.
Lapremière partie concerne les planches contact qui sont rangées
dans des classeurs
noirs
localisés dans trois armoires. L'étiquette située sur la tranche d'un classeur indique le mois et l'année desplanches quiy sont regroupées (unclasseur correspond àun
mois
dereportages).
Dansune des armoires se trouventhuit séparateurs permettant delesdisposer
à laverticale
ce qui facilite la lecture des étiquettes et augmente larapidité de la recherche
dans la
mesureoù
les classeurs sont rangés chronologiquement. Ce système évite également la manipulationincessante de ces classeurs parfois lourds. Les armoires comprennent à ce jour plus de 160
classeurs mais seulement 8 séparateurs, ce qui nuit à l'ergonomie. Une commande de
séparateurs aété transmise au bureau chargé des fournitures depuis plusieurs mois, mais à ce
jour, cette commande n'est toujours pas satisfaite. Il serait
donc bon de poursuivre
l'effort
entrepris, si l'on désire augmenter l'efficacité des recherches
demandées.
Al'intérieur de
cesclasseurs, lesplanches contact sontencore classées : d'abordparfilms, puis parreportages, et
par ordre chronologique. En effet, il peut y avoirjusqu'à une dizaine de reportages
réalisés
dans une même journée ; et chaque reportage peut nécessiter l'utilisation de plusieurs
pellicules. Pour ordonner ces planches, une cote leur est attribuée.
Celle-ci indique d'abord la
date(jj-mm-aa), ensuitelenuméro de reportage(l,2, ou3...), etenfinlenuméro dufilm indiquépar une lettre (A, B, ou C...). La cote a donc la forme suivante : «231298.2C» Cette cote
constituele lienentrelaplanchecontact et sonnégatif. Les négatifs portent lamême référence mais ne sont pas archivés au même endroit. Les négatifs sont classés sous forme de planches protégéespar unplastique, etquisontsuspenduesàl'intérieur de grands tiroirs
spécifiques.
3/ APPARITION DE L'OUTILINFORMATIQUE :
NOUVELLE INDEXATION ETPREMIÈRESBASES DE DONNÉES (1988-1999)
a/ DBase 2 (1988-1944)
C'est en 1988 que l'informatique a fait son entrée au sein du service photographique avec l'arrivéedupremier ordinateur. Sur ce dernier, ona puutiliserle logiciel DBase 2 dont le
support était des disquettes. DBase 2 a alors permis de créer la première base de données textuelle de la photothèque. L'apparition de la micro-informatique a ainsi révolutionné les
pratiques d'alors faisantplace à une indexationmanuelle, mais désormais effectuée à l'aide de
l'outilinformatique. Cenouveaumode d'accèsauxdocuments anotammentpermisd'accélérer le travail de recherche. Lepremier fichier informatique venait d'être créé. Certains critères qui
serontultérieurementrepris, définissaientalors l'indexationdes films, tels que : • Ladate
(jour/mois/année)
• Le numérod'archives
• L'événement
• Lenomduphotographe (l'auteur)
• Lelieu
• Le
type(négatif couleur, négatif noiretblanc, diapositive)
• Lemotclé(àdéfinir)
Ces critères répondaient à des préoccupations permettant de définir au mieux le document,
toujours dansune optique derecherche. L'analyse devait ainsi inclure des notions detemps, de
lieu, d'action, de personnages...La définition de ces notions a d'ailleurs été inspirée par le modèle de la grille de G.Bléry qui avait précisément élaboré les critères de description d'une
image
photographique.1
Cette exigence de description nécessitait donc le concours desphotographes, auteurs des documents, alors les plus à même de consigner les informations
utiles à unebonneanalyse des images. L'intrusion de l'outil informatiquedans leshabitudes de
1
VoirGrilled'analyse de l'image de G.Bléryen annexen°5,extraite de:KATTNIG, Cécile,LÉVEILLH, Janny. Unephotothèque mode d'emploi. Paris:Les Éditionsde l'Organisation, 1989. Chapitre VI Annexes p.236.
travail entraîna de nouveaux besoins comme l'étude d'un fichier informatique adapté aux utilisations du servicephoto d'une part; et d'autre part, enterme
de formation du personnel.
La mise en place du dit fichier imposait déjà qu'un spécialiste en
informatique
consacredu
temps à l'archivage, à la fois pour installer le nouvel
outil, mais
surtout pour mettre son utilisateurprincipalenapprentissage.b/ Access 2 (1994-1999)
Unnouveau changement comparable à celui évoqué précédemment allait intervenir en
1994 avec l'installation du logiciel Access 2 et la création de la deuxième base de données
textuelle informatisée. Cette base, toujours utilisée ence moment, recense toutes les planches denégatifs datant de 1986 jusqu'au moisdedécembre 1999inclus.
Al'origine, il s'agit d'une reprisedes donnéesde Dbase2, dontonatransféré les fiches
sous Access 2 . Par conséquent, dans la nouvelle base sont aussiindexés les négatifs produits
entre 1976et décembre 1999, sachant que l'enregistrement deceux-ci est devenu exhaustifen 1986. L'investissement dans un nouveau logiciel eut lieu en partie pour rendre la recherche
plus performante. La nouvelle présentation du système d'exploitation « Windows» ainsi que l'accroissement du nombre de champs descripteurs dans Access ont rendu les recherches plus
précises,permettant ainsid'en augmenterla rapidité. Par conséquent, la plupart des films de la
photothèque sont associés à des fiches signalétiques contenues dans Access. Ces fiches ont
d'ailleurs été conçues enfonction des différents contenus des photos qui composent le fonds, afinderépondre facilementauxdemandes les plus usuelles.
• Les
différentstypesd'informationscontenuesdans labase de données
L'observation minutieuse de la base de données créée sousAccess 2permet d'élaborer
unetypologie des informationsqu'ellecontientafin de renseigner les documents. Onpeutdonc
- Les éléments
descriptifs (éléments relatifsau contenudelaphoto) *
champ « événement» :titre de l'événement, sujet de la photo(ex:Vœuxdes ministres)
*
champ «thème» : typed'événement(ex:événementspolitiques)
*
champ« clé» :mot-clé(ex:Colloque)
- Leséléments delocalisation
temporelle
*
champ« année» :annéede l'événement(ex.1992)
*
champ «date » : date complète de l'événement(ex. 30/12/1999)
*
champ «N°» :numéro d'enregistrementchronologique des fiches qui correspond à
ladate de saisie(ex:10336)
- Les élémentsde localisation
spatiale
*
champ« lieu» : endroit oùaétéprise la photo àl'intérieurdu MinF.FT (ex. Haii coibert)
*
champ «pays » :région dans le monde (ex:Pologne)
*
champ «département » : enFrance(ex:Ain)
*
champ« ville» : ville(ex:Versailles)
- Lesélémentsde référencement
*
champ« cote» : cotedela photothèquequi correspondà la date,aunumérode reportage etaunuméro defilm, soit le numéro de la planche
(ex: 151299.1A)
Remarque : une fois la cote obtenue, il suffit de retrouver physiquement les
documents classés dans les tiroirssuspendus etles armoires.
*
champ« cote» :cote
SAEF1
(ex:3Fi73/12)- Leséléments
techniques
*
champ « film» : indique letypede support, etle format : noir & blanc, couleur(ex:nb)
*
champ «N°vues» : indique lecadrageetles conditionsde prise devues (ex:identité /portrait)
- Lesélémentsadministratifs
*
champ «commanditaire » : indiquelenomdu commanditaire dela photo.(ex:Sautter)
*
champ «Direction» :permet de déterminer à quelledirection duMinEFI le
commanditaire appartient.(ex:
Dircom)'
1
La cote SAEF est le numéro d'enregistrement correspondant à l'indexation adoptée par le Service des
Archives Economiques et Financières. Les films jugés trop anciens dont l'usage n'est plus pertinent sont
transmis à ceservicequi se charge de les envoyer dansun lieu d'archivage. Cecentre est situé à Savigny et
conservelesarchives de l'ensemble du MinEFI. Danscetteperpective, laphotothèque maintient un systèmede doublecotation:le sienetcelui du SAEF.
*
champ«personnalités» :mentionne lespersonnagesimportants mais situésen second voirearrière-plansur la photo. (ex:Jospin)
*
champ«ministre / directeur» : nommelesministresoulesdirecteurs présentssurles
photos, soit lespersonnessusceptibles d'être le plus
photographiéesausein duministère, deparles fonctionsqu'ellesoccupent. (ex:Strauss Kafan)
*
champ« direction d'accueil» :mentionneladirectionorganisatrice de l'événement (ex:DGI)2
*
champ «photographe» :
indique
lenomdu photographeauteurdu film, c'est-à-dire
celuiquiaréalisé la prisedevues. (ex:Patrick Védrune).
Cette architecture résulte à la fois d'une analyse précise des pratiques informatiques afin de pouvoir apporter des améliorations à la base préexistante, mais
aussi
d'unecuriosité
nécessaire pour rechercher le meilleur système à adopter et à adapter. C'est pourquoi, lerecours à certains ouvrages relatant des expériences similaires d'informatisation de
photothèques constituaune aide
précieuse3
pour les photothécaires lors de la conception de la base Access, mais aussi lors de sa reprise. Les exemples cités et la méthode scientifiquedétaillant les différentes étapes indispensables à la réussite d'un tel projet furent particulièrement
appréciées4
lors des différentes phases de réflexion qui mèneront àl'informatisation effective de laphotothèque.
Cependant, on relève
quelques
singularités dans ce Modèle Conceptuel des Données,qui pourraient remettre sa logique en cause. Onremarque par exemple la présence apparente
d'un doublon avec leschamps «date» et « année», l'uncontenant l'autre. Or, ilne s'agitpas
d'un doublon comme on pourrait le croire. En effet, l'utilisation du champ « année »
correspond aux premières années de vie de la base Access où le simple renseignement par l'année suffisait.Maisàpartir de 1994, la nécessité de préciser ce descripteur fut ressentie. On
1
Cette informationestparticulièrement importante lorsque le commanditaire n'estpas un usagerrégulier du
service photo. Encas de problèmesou ne serait-ceque pour l'avertir quesesphotossont prêtes et qu'ilpeut
venirleschercherausecrétariat la collecte decetteinformation évite des démarches inutiles.
2
DGI:Direction Générale desImpôts.Voir Indexen annexen°6
3
Voirl'exemple d'autres photothèques dans :KATTNIG,Cécile,LÉVEILLÉ,Janny. Unephotothèque mode
d'emploi. Paris:LesÉditionsdel'Organisation, 1989. ISBN 2-7081-1082-9.
4Voirlesfichesméthodologiques dans:INTERPHOTOTHÈQUE. Comment informatiserunephotothèque ?: gestionettraitementdocumentaire. Paris:LaDocumentationFrançaise, 1984.(collGuide pratique des photothèques) .ISBN 2-11-001306-0.