Figura 4.6: Modelo detalhado do subprocesso de cálculo do desvio de vendas O subprocesso é apresentado na figura 4.7
4.2.6 Importação de gastos com pessoal e impostos
A última etapa consiste na introdução dos valores relativos a gastos com pessoal e impostos no calculo dos desvios. Este processo, representado na figura 4.8, recorre ao CMS e aos ficheiros utilizados para os custos com pessoal e impostos de cada segmento, de maneira a preencher este inputpara o calculo dos desvios.
4.3
Identificação de oportunidades de melhoria e definição de novo
modelo
Agora que foi representado e definido o processo, em termos das ações que são da respon- sabilidade do utilizador, tomou-se como prioridade aumentar a qualidade do forecast realizado durante o processo e também a credibilidade dos desvios calculados e reportados. Para isso foram estudados pormenorizadamente os workbooks onde se encontram os modelos utilizados para o cálculo dos mesmos. Realço que estes modelos foram criados em 2012, pelo que os pressupostos utilizados na altura podem já não se verificar.
Prosseguiu-se então para a alteração de algumas condições neste processo. Serão explicadas de seguida as consideradas mais relevantes.
30 Metodologia e Desenvolvimento
Figura 4.8: Gastos com Pessoal e Impostos
4.3.1 Cálculo dinâmico de prazos de pagamento e recebimento
A primeira oportunidade de melhoria que se explorou passou pela análise dos prazos de pa- gamento utilizados. Anteriormente, assumiam-se os prazos acordados com os fornecedores como sendo os prazos reais, não existindo nenhuma análise à fiabilidade dos mesmos. Assim, visto já possuirmos nos workbooks as listas com as faturas compensadas, introduziu-se no ficheiro um novo separador que permite o cálculo automático os prazos médios de pagamento reais, tendo em conta os dados relativos ao último ano (figura B.5, anexo B).
Contudo, definiu-se que os prazos utilizados continuariam a ser os prazos acordados com as empresas, servindo esta nova capacidade do modelo apenas como um controlo. Caso se verifi- casse uma diferença grande entre o prazo verificado, e o prazo real médio, seria feita uma análise posterior de maneira a perceber se deveria ser alterado o prazo médio utilizado para forecast.
Outra vantagem deste método é que, ao calcular o prazo médio mensal, consegue-se perceber se existe algum tipo de sazonalidade nos prazos de pagamento, o que pode ajudar a melhorar a qualidade do forecast. Contudo, isto requereria uma análise mais pormenorizada aos dados.
4.3.2 Nova fórmula de cálculo do Forecast
Inicialmente o forecast era feito tendo em conta ou as faturas registadas em sistema de vendas e compras a crédito, aplicando o prazo de pagamento ou recebimento acordado, ou para os meses que ainda não fossem alcançados por este prazo, tendo-se em conta apenas o orçamento de cash flow. Como as faturas, quando são lançadas, têm associadas uma data de vencimento, ou seja, a data em que a fatura deverá ser paga ou recebida, achou-se por bem começar a alocar essa fatura, em termos de forecast, no mês definido nessa data de vencimento.
Com esse objetivo criaram-se dois novos separadores, sendo um eles o local para onde se exportará, todos os meses, a lista com os dados relativos a faturas em aberto do segmento em questão, ou seja, as faturas que se encontram a pagamento ou recebimento que vão gerar cash in ou cash out no futuro. O outro separador novo, representado na figura B.7, do anexo B, é onde se agrupa as faturas em aberto nesse mês, por empresa, mês de vencimento e tipologia de fatura.
A utilização dos documentos financeiros que aguardam pagamento ou recebimento apenas são aplicados consoante o prazo médio de pagamento. Assim, nos meses que já não são abrangidos
4.3 Identificação de oportunidades de melhoria e definição de novo modelo 31
pelo prazo médio de pagamento ou recebimento, tem-se também em conta os valores que advém do orçamento inicial. Por exemplo, supondo que analisamos o desvio de vendas de março, e que o prazo médio de recebimento é de 60 dias, a partir do mês de junho já se adiciona o valor que estava previsto em orçamento de cash flow.
4.3.3 Float e Adiantamentos
Uma das maiores dificuldades deste processo prende-se com o apuramento do valor real de dinheiro que entrou ou saiu na empresa num determinado mês. Dois casos específicos em que esse apuramento não era direto são quando estamos perante float ou adiantamentos.
Define-se como float, o dinheiro referente a vendas a pronto pagamento que, apesar de terem sido faturadas num respetivo mês, o dinheiro só entre efetivamente em caixa no mês seguinte. No modelo inicial não existia a análise ao float, sendo o mesmo ignorado no cálculo dos desvios, ou seja, assumíamos que não existia desvio de prazo nas vendas a pronto pagamento. Contudo, sendo os desvios calculados numa ótica de cash flow, este valor vai ter influência pelo que não deve ser ignorado. No novo modelo, existe um apuramento do valor de float mensal (ver a figura B.2 anexo B) de maneira a ser possível retirar o valor de float do mês em análise das vendas pronto pagamento reais, e acrescentar o valor que transita do mês anterior.
Um adiantamento refere-se a um valor que é recebido ou pago este mês, mas cuja fatura apenas vai ser emitida ou recebida posteriormente. Assim é importante, quando chegarmos a esse mês, percebermos que a fatura emitida ou recebida é relativa a um adiantamento, pelo que não irá gerar qualquer tipo de movimento de dinheiro, pois o mesmo já ocorreu no momento em que foi efetuado o adiantamento.
É esta nova capacidade que foi introduzida no modelo, através da aplicação de um prazo médio de faturação de adiantamento previamente calculado. Assim os valores que são recebidos como adiantamento, são apenas contabilizados uma vez pois, aplicando o prazo pré-definido, assume- se o mês em que eles serão faturados e em que já não gerarão cash in. Já quando se trata de adiantamentos a fornecedores, foi decidido considerar para efeitos de custo o mês em que ele é feito, já que é nesse momento que o dinheiro sai de banco. Para isso, começou-se a dotar este tipo de transações.
Tanto o float como os adiantamentos podem ser situações que se arrastam entre diferentes anos em análise, pelo que exigem o cálculo de saldos iniciais de float e de adiantamentos, a serem fornecidos quando é construído o orçamento de cash flow.
4.3.4 Inputs do negócio
Apesar de o orçamento ser feito anualmente, com base em diversas informações que são for- necidas pelos diferentes negócios no momento da sua definição, sabe-se que, ao longo do ano, existe a possibilidade de se receberem novas previsões ou novos dados com influência de então para a frente. Até agora, não havia maneira de essas novas informações serem introduzidas no
32 Metodologia e Desenvolvimento
modelo de uma forma automática pelo que, caso fossem significativas, requereriam uma análise e uma introdução manual no modelo.
Este novo modelo foi preparado para que, caso existam novos inputs do negócio, estes sejam introduzidos e utilizados automaticamente. Estes novos inputs apenas terão influência no forecast, visto os desvios serem comparados sempre entre o orçamento inicial e o real. Assim este modelo, além de armazenar o orçamento inicial, possui uma nova tabela onde podem ser introduzidos dados novos oriundos dos negócios, que influenciarão depois a construção do forecast (ver figura B.1 do anexo B).
4.3.5 Saldos Iniciais
Como já foi referido, os saldos iniciais correspondem a valores que já foram faturados em anos anteriores, mas que apenas se conta receber ou pagar no corrente ano. Assim, o departamento Accounts Payable & Receivable prepara uma tabela com as faturas que ficaram por pagar ou receber (ou seja, em aberto) de anos anteriores, indicando o mês em que elas se prevê que elas sejam recebidas ou pagas.
No modelo existente, apenas se calculava o desvio de Saldo Inicial, ou seja, a diferença entre o valor que se contava receber e pagar relativo a faturas de anos anteriores e aquele que realmente se recebeu e pagou. Esta comparação era feita apenas em valor absoluto, não existindo qualquer controlo acerca da origem do dinheiro que tinha entrado na empresa. Assim não se conseguia perceber se o dinheiro que entrou naquele mês relativo a saldos iniciais, era originário das faturas que se previa receber naquele mês, o que não possibilitava um cálculo real do desvio existente.
Assim, no novo modelo, passou a existir mais uma lista nova, onde são carregadas as faturas compensadas no mês corrente com data de lançamento de anos anteriores. O modelo depois fará automaticamente a correspondência entre as faturas compensadas, e a base de saldos iniciais fornecida. Isto vai-nos permitir abrir aquilo que se chamava desvio de saldos inicial em dois tipos de desvios: num desvio de valor de saldo inicial, quando o valor recebido relativo a saldos inicial não estava previsto receber, e num desvio de prazo de saldo inicial, quando é recebido um valor num mês diferente do previsto.
Isto permite também alterar a forma como o forecast é feito, pois quando estamos perante um desvio de prazo de saldo inicial, quer ele seja negativo ou positivo, ele terá influência no forecast, enquanto que, sendo um desvio de valor, não afetará o mesmo, afetando apenas o desvio do mês.
4.3.6 Análise do IVA
O IVA representa outro ponto sensível da análise que é feita neste processo. Apesar de igno- rado no modelo existente inicialmente, percebeu-se que, sendo a taxa de IVA um valor que deriva de uma previsão assumida em orçamento, não sendo, portanto, utilizado o seu valor real, pode ser mais uma causa de desvios. Dentro das tipologias de faturas assumidas, nem todas estão sujeitas a mesma taxa de IVA. Assim, na definição do orçamento de Cash Flow, é assumida uma taxa de
4.3 Identificação de oportunidades de melhoria e definição de novo modelo 33
IVA média a utilizar, calculada com base na previsão de vendas e compras de cada um dos tipos de faturação sujeitas a diferentes taxas de IVA.
O novo modelo foi desenvolvido de forma a possuir a capacidade de analisar o valor de IVA que está associado à faturação real, permitindo assim a comparação entre esse valor de IVA e aquele que constava no orçamento. Isto permite calcular o desvio no valor que é pago ou rece- bido relativo ao IVA durante o mês em análise. Por outro lado, permite dividir esse desvio em 2 tipologias, num desvio de valor de IVA associado ao desvio do valor de vendas (comprando ou vendendo mais ou menos, é normal que o valor de IVA deduzido ou liquidado seja diferente), e num desvio de IVA associado a um erro na previsão da taxa de IVA utilizada em orçamento.
4.3.7 Novos desvios a analisar
Até ao início deste projeto, o único desvio que era analisado era o desvio entre o real e o orçamento. Contudo, como um dos objetivos deste processo passava pelo aumento da qualidade do forecast, decidiu-se que era essencial que o novo modelo calculasse não só o desvio entre orçamento e o real, mas também entre forecast e o real, de forma a calcular a qualidade do nosso forecast.
De maneira a tornar isto possível, foi necessária a criação de uma tabela onde se fossem arma- zenando os dados relativos ao forecast, pois, no modelo original, estes iam sendo substituídos por real à medida que os meses iam passando. Assim definiu-se que o forecast que iria ser utilizado no cálculo do desvio de cada mês, seria aquele que tinha sido finalizado no mês exatamente anterior. Esta nova característica permite então uma análise da qualidade do forecast, permitindo uma comparação direta com a qualidade do orçamento.
4.3.8 Outras alterações
Foram efetuadas outras alterações que, ainda mais pequenas, também terão influência no re- sultado final do processo, nomeadamente:
• Quando uma empresa exceder o orçamento de Capex definido para um mês, reduz-se esse valor no forecast do mês seguinte para que seja considerado que o valor de Capex no ano não seja ultrapassado;
• Alteração da fórmula para exportação do valor de vendas a pronto pagamento, de valores relativos a saldos iniciais e de valores relativos a adiantamentos;
• Automatização da alteração dos prazos médios de pagamento e recebimento quando neces- sária;
• Criar uma tipologia de faturas específica associado ao fornecedor MDS, devido a este for- necedor dever ser associado aos gastos com pessoal que permite que os valores relativos ao fornecedor “MDS” sejam considerados em custos com pessoal e não nas compras, como era até então.
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Figura 4.9: Modelo geral do novo processo de cálculo de desvios e cálculo do forecast