Maintenant que vous avez passé en revue les garanties et décidé des options qui vous conviennent le mieux, à vous et à votre famille, vous pouvez adhérer au régime en ligne à l’adresse
bienvenue.canadavie.com/EXP. Durant le processus d’adhésion en ligne, le système actualisera le montant de vos retenues salariales au fur et à mesure que vous choisirez vos options.
1. Vous recevrez un courriel de bienvenue contenant des directives détaillées. Pour adhérer au régime, vous aurez besoin de votre numéro d’employé d’EXP.
2. Rendez-vous à l’adresse bienvenue.canadavie.com/EXP et sélectionnez « Adhérez à votre régime d’assurance ».
3. Demandez un mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Un mot de passe temporaire sera envoyé à votre adresse électronique professionnelle.
4. Une fois que vous avez ouvert une session, sélectionnez « Je veux m’inscrire » et suivez les instructions pour effectuer vos choix.
En tant que nouveau membre du personnel, vous aurez 14 jours pour adhérer au régime d’assurance collective. Vos garanties prendront effet rétroactivement à la date de votre embauche.
Comment se déroule le processus d’adhésion?
1. Renseignements personnels
Vous devez confirmer vos renseignements personnels. En cas d’erreur, vous devez
communiquer avec votre représentant des RH pour les faire modifier. Vous pouvez toutefois poursuivre le processus d’adhésion après avoir confirmé votre statut de fumeur/non-fumeur.
2. Renseignements sur vos personnes à charge
Si vous avez inscrit des personnes à charge lors d’un processus d’adhésion antérieur, vous devez confirmer leurs renseignements; vous pouvez apporter des modifications directement sur le site d’adhésion.
Si vous devez ajouter des personnes à charge, sélectionnez le bouton « Ajouter une nouvelle personne à charge » pour chaque personne à ajouter et entrez les renseignements
correspondants.
3. Choix des garanties
C’est là que vous choisissez vos options de garanties. Toutes les options offertes vous sont présentées. Il vous suffit de choisir, pour chaque garantie, celle qui répond à vos besoins. Au fur et à mesure que vous sélectionnez vos options, vous en voyez l’incidence sur vos retenues salariales.
Le système vous invite à choisir un bénéficiaire pour chaque garantie, lorsqu’il y a lieu.
N’oubliez pas que vous devez imprimer et signer le formulaire de désignation de bénéficiaire
Guide d’adhésion au régime d’assurance collective flexible d’EXP
et de nomination de fiduciaire et l’envoyer à la Canada Vie. Tant que la Canada Vie n’aura pas reçu ce formulaire, tout paiement éventuel sera versé à votre succession.
4. Affectation de vos crédits flex excédentaires
S’il vous reste des crédits flex après avoir sélectionné vos garanties, vous pouvez les affecter à votre CGDS ou à votre REER, tant que vous n’avez pas dépassé le montant de la cotisation maximale permise par l’ARC. Si vous n’avez pas encore adhéré au REER, vous devez le faire avant que les crédits y soient affectés.
5. Confirmation et impression
Vous obtenez sur le site d’adhésion une page de confirmation que vous pouvez imprimer pour vos dossiers. Une fois que vous avez effectué vos choix, vous ne pouvez plus les modifier. Il est donc important que vous confirmiez que vous êtes absolument satisfait des choix que vous avez faits.
Si vos choix exigent une preuve d’assurabilité, le système vous invite à imprimer le formulaire.
Vous êtes également invité à imprimer le formulaire de désignation de bénéficiaire et de nomination de fiduciaire si vous avez choisi des bénéficiaires.
Si vous avez des questions, composez le 1 888 488-2356 – nous sommes là pour vous aider!
Guide d’adhésion au régime d’assurance collective flexible d’EXP
Ce document présente les caractéristiques de base de votre régime d’assurance collective. En cas de divergence entre le présent
document et les documents contractuels officiels, ces derniers prévaudront. EXP peut modifier les caractéristiques du régime en tout temps.
Canada Vie, Ma Canada Vie au travail et le symbole social sont des marques de commerce de La Compagnie d'Assurance du Canada sur la Vie. Page 27 de 30
À savoir :
Garanties par défaut
Si vous n’adhérez pas au régime, en tant que nouveau membre du personnel, vous serez couvert par les garanties par défaut (option 2, protection individuelle, au titre des garanties pour soins médicaux et pour soins dentaires; option 1, une fois votre salaire annuel, au titre de l’assurance vie de base; et option 1 au titre de l’assurance ILD). Vous ne pourrez pas modifier vos garanties avant la prochaine période de renouvellement de votre adhésion, sauf s’il se produit un événement marquant.
Si vous choisissez de ne pas participer aux processus ultérieurs de renouvellement d’adhésion, les options sélectionnées antérieurement seront maintenues.
Affectation par défaut de vos crédits flex excédentaires
Si vous ne prenez aucune décision quant à l’affectation de vos crédits flex excédentaires, ces derniers seront automatiquement affectés à votre compte CGDS. Vous pouvez choisir d’affecter vos crédits flex à votre REER, mais ce doit être fait lors du processus d’adhésion si vous êtes un nouveau membre du personnel, puis chaque année, lors du renouvellement de votre adhésion. Vous ne
pouvez pas le faire plus tard au cours de l’année.
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Que dois-je savoir d’autre?
Événements marquants
N’oubliez pas que si un événement marquant se produit dans votre vie, vous avez 31 jours pour mettre à jour vos garanties directement sur le site d’adhésion à l’adresse
bienvenue.canadavie.com/EXP. Autrement, vous devrez attendre la prochaine période de renouvellement d’adhésion. Exemples d’événements marquants :
• Mariage
• Premier anniversaire (12 mois) d’une union de fait
• Divorce, séparation ou fin d’une union de fait
• Ajout d’un enfant à charge (naissance, adoption, tutelle légale, ajout d’un enfant du conjoint, etc.)
• Décès du conjoint ou d’un enfant
• Fin de la prise en charge d’un enfant (mariage, atteinte de l’âge limite, fin des études, etc.)
• Acquisition ou perte de la protection prévue par un régime du conjoint
Personnes à charge admissibles Conjoint
Votre conjoint de droit ou une personne avec laquelle vous cohabitez sans interruption dans une relation conjugale depuis au moins 12 mois.
Enfants admissibles
• Votre enfant naturel ou adoptif, ou un enfant de votre conjoint issu d’une union antérieure, qui :
o Est célibataire
o Est âgé de moins de 21 ans, ou de moins de 26 ans s’il est étudiant à plein temps o N’occupe pas un emploi à plein temps
o N’est pas admissible en tant qu’employé à ce régime ou à un autre régime d’assurance collective
• Un enfant qui est handicapé à la date à laquelle il atteint l’âge auquel sa protection prendrait fin normalement restera une personne à charge admissible. Cependant, il faut que l’enfant ait été couvert par le régime d’assurance collective immédiatement avant cette date.
• Un enfant est jugé handicapé s’il est incapable d’exercer une activité véritablement rémunératrice et qu’il dépend de l’employé, qui doit subvenir à ses besoins et prendre en charge son entretien, en raison d’un handicap mental ou physique.
La Canada Vie peut exiger une preuve écrite du handicap de l’enfant aussi souvent que cela peut être raisonnablement nécessaire.
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Ce document présente les caractéristiques de base de votre régime d’assurance collective. En cas de divergence entre le présent
document et les documents contractuels officiels, ces derniers prévaudront. EXP peut modifier les caractéristiques du régime en tout temps.
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• Les enfants nés d’une union antérieure de votre conjoint doivent vivre avec vous pour être admissibles.
• Un nouveau-né est admissible aux garanties pour soins médicaux et pour soins dentaires, ainsi qu’à l’assurance vie facultative des enfants, dès sa naissance.
Présentation d’une demande de règlement Carte de garanties
Vous recevrez votre carte de garanties dans les deux semaines qui suivront votre adhésion. Vous pourrez alors présenter votre carte à votre pharmacien pour qu’il facture directement le régime, de sorte que vous n’aurez à payer que les montants non pris en charge par votre régime. Si vous choisissez l’option 1 au titre de la garantie pour soins médicaux, vous ne recevrez pas de carte de garanties, mais vous recevrez une carte d’assistance lors des voyages.
Vous pouvez aussi obtenir votre carte de garanties en ligne sur le site de la Canada Vie, à l’adresse bienvenue.canadavie.com/EXP, et dans l’application GroupNet Mobile de la Canada Vie.
Demande de règlement électronique de soins dentaires
Votre dentiste peut envoyer directement les demandes de règlement par voie électronique pour que vous n’ayez pas à débourser le montant pris en charge. Si votre dentiste accepte ce système, vous n’avez qu’à lui fournir votre numéro de contrat et votre numéro d’employé.
Contribution
Pour demander le règlement des autres sommes que vous déboursez, ouvrez une session dans le site de la Canada Vie à l’adresse bienvenue.canadavie.com/EXP ou dans l’application GroupNet Mobile. Vous pouvez présenter en ligne la majorité de vos demandes de règlements pour les sommes que vous avez déboursées en utilisant le service Demandes de règlement électroniques. Vous
pouvez même recevoir un avis par texto ou par courriel lorsque votre demande a été traitée. De plus, si vous vous inscrivez au service de règlement par dépôt direct, le remboursement sera directement versé dans votre compte bancaire.
Une fois qu’une demande de règlement aura été traitée, vous recevrez un relevé de prestations à conserver avec vos reçus.
Délai pour présenter une demande de règlement
Vous disposez de six mois à compter de la fin de l’année de protection (30 juin) pour présenter vos demandes de règlement pour soins médicaux ou dentaires ou vos demandes de règlement CGDS au titre de votre régime d’assurance collective.
Coordination des prestations
Si votre conjoint a également un régime d’assurance collective et vous souhaitez coordonner les prestations, il est important que chacun de vous soit inscrit en tant que personne à charge dans vos
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régimes respectifs. Vous pouvez aussi présenter les deux cartes de garanties à votre pharmacien, qui soumettra les frais aux deux régimes en vue de la coordination automatique des prestations.
• Pour vos demandes de règlement
Vous devez d’abord présenter une demande de règlement à votre régime d’assurance collective flexible, puis demander le remboursement des montants impayés au régime de votre conjoint.
• Pour les demandes de règlement de votre conjoint
Votre conjoint doit d’abord présenter une demande de règlement à son régime d’assurance collective, puis demander le remboursement des montants impayés à votre régime
d’assurance collective flexible dans le système en ligne de la Canada Vie.
• Pour vos enfants à charge
Vous devez d’abord présenter la demande de règlement au régime de la personne dont l’anniversaire survient en premier dans l’année. Vous pouvez ensuite demander le remboursement des montants impayés à l’autre régime.
Conjoints dont le régime est offert par la Canada Vie
Si votre conjoint participe à un régime d’assurance collective offert par la Canada Vie, veillez bien à le préciser lorsque vous présentez une demande de règlement au moyen du service Demandes de règlement électroniques, afin que la Canada Vie puisse automatiquement coordonner les prestations en votre nom.
Pour obtenir plus de renseignements sur le traitement des demandes de règlement, vous pouvez consulter la trousse de bienvenue électronique de la Canada Vie que vous trouverez à l’adresse bienvenue.canadavie.com/EXP, ou composer le 1 888 488-2356 pour obtenir de l’aide.
Canada Vie et le symbole social sont des marques de commerce de La Compagnie d’Assurance du Canada sur la Vie.