3. PARTIE C : Description du marché

3.3 Exigences particulières

3.3.1 Responsabilités du système

3.3.1.2 Gestion de la configuration 3.3.1.2.1 Description

La gestion de la configuration comprend des fonctionnalités liées à l'enregistrement des documents et à leur classement en groupes (selon le contenu, selon la documentation).

3.3.1.2.2 Diagramme des Responsabilités

Gestion de la configuration Affectation de documents en

différents groupes Groupement des documents en

fonction de propriétés communes relatives au contenu

Eviter le sauvetage en double d'un même document

3.3.1.2.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente Page

R-1 Éviter le sauvetage en double d’un même document

Il faut éviter qu’un même document soit sauvegardé plusieurs fois. 44

R-3 Groupement des documents en fonction de propriétés communes et relatives au contenu

La gestion de la configuration regroupera notamment les documents suivant des propriétés communes relatives au contenu.

45

R-2 Prise en charge des documents en différents groupes

Un document peut être pris en charge dans différents groupes (peut faire partie de plusieurs ensembles de documentation).

44

3.3.1.3 Module statistique 3.3.1.3.1 Description

Le module statistique permet d’obtenir des statistiques pertinentes dans le cadre du système.

3.3.1.3.2 Diagramme des Responsabilités

Module statistique Production de statistiques pertinentes

3.3.1.3.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente Page

R-24 Production de statistiques pertinentes

Le soumissionnaire expliquera dans son offre les possibilités qu’il prévoit. P.ex. statistiques sur la fréquence des consultations, top 10 pour un sujet donné, âge des documents...

51

3.3.1.4 Système documentaire 3.3.1.4.1 Description

Ce système est au cœur de la solution. Il abrite les responsabilités en matière de gestion des documents et de la documentation.

3.3.1.4.2 Diagramme des Responsabilités

Système documentaire Ouverture du système par rapport à des standards futurs de documents

Elimination des documents obsolètes

Convertir un format standard vers un autre

Archivage des documents obsolètes

Signalement des manques à la cellule de contrôle qualité Fourniture et gestion de metadata corrects pour la documentation

Mise à disposition de procédures pour signaler les manques d'information

Couplage avec des systèmes documentaires futurs

Récupération des metadata existantes d'un document

Uniforme presentatie van resultaten

Fonctionnalité Publish/subscribe

Lieu unique d'accès pour la recherche de documents

Gestion automatique des métadonnées pour la documentation

Gestion de métadonnées obligatoires et optionnelles

Mise au courant automatique des changements pertinents pour le public cible (push)

Détection automatique des documents obsolètes

3.3.1.4.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente

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R-41 Récupération des metadata existantes d'un document

56

R-60 Mise au courant automatique des changements pertinents pour le public cible (push)

D’autre part, le système doit offrir la possibilité d’informer automatiquement les personnes faisant partie d’un groupe déterminé (sans ‘subscribe’).

61

R-22 Mise à disposition de procédures pour signaler les manques d’information

Le soumissionnaire indique les procédures qu’il prévoit et comment elles pourront être adaptées.

50

R-42 Gestion automatique des metadata pour la documentation

Création : les documents d’une documentation doivent pouvoir recevoir automatiquement certaines metadata communes. Mise à jour : les metadata doivent pouvoir être mises à jour automatiquement. Suppression : les metadata communes doivent pouvoir être supprimées automatiquement.

56

R-37 Ouverture du système à des standards futurs de documents

Il va de soi que le système doit pouvoir évoluer. Le soumissionnaire explique comment les standards de documents pourront évoluer dans le temps.

54

R-17 Détection automatique des documents dépassés

49

R-19 Archivage des documents dépassés

49

R-4 Fourniture et gestion de metadata correctes pour la documentation

Dans son offre, le soumissionnaire doit indiquer ce qui est souhaitable, ce qui est possible et ce qui est conseillé au minimum. Il explique aussi comment y parvenir.

45

R-43 Gestion de metadata obligatoires et optionnelles

Le système doit offrir la possibilité d’inclure une documentation obligatoire et/ou des metadata optionnelles pour certaines documentations.

56

R-58 Présentation uniforme des résultats

Il va de soi que l’uniformité du ‘look and feel’ doit contribuer à faciliter l’accès à l’information contenue dans la documentation.

61

R-66 Couplage avec des systèmes documentaires futurs

63

R-57 Lieu unique d'accès pour la recherche de documents

Dans la mesure du possible, le système documentaire doit être le point de départ unique de la fourniture des informations ICT. Il ne peut être question d'en faire ‘un système informatique de plus’. Dans son offre, le soumissionnaire examinera cet impératif avec une grande attention.

60

R-59 Fonctionnalité Publish/subscribe

L’employé doit pouvoir s’abonner à des sets de documentation : dans un contexte documentaire déterminé, il doit pouvoir indiquer dans quelle mesure il souhaite être informé automatiquement des changements.

61

R-18 Élimination des documents dépassés

49

R-23 Signalement des manques à la cellule de contrôle qualité

50

R-36 Convertir un format standard vers un autre

54

3.3.1.5 Système informatique 3.3.1.5.1 Description

Le système informatique comprend les différents modules du système ainsi que leurs interactions mutuelles. Le système informatique doit reposer sur une base SOA (service oriented Architecture).

3.3.1.5.2 Diagramme des Responsabilités

Système informatique Architecture basée sur SOA

3.3.1.5.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente Page

R-65 Architecture basée sur SOA

Voir § 3.4. 63

3.3.1.6 Module gestion système 3.3.1.6.1 Description

Le système informatique proprement dit doit pouvoir être exploité de façon cohérente par le service

‘operations’, chargé de la gestion des systèmes informatiques (niveau technique). Le module gestion système les supporte dans cette tâche.

3.3.1.6.2 Diagramme des Responsabilités

Module gestion système

Définition contrôlée des profils, des niveaux de l'information,…

(gestion du système informatique) Intégration avec les systèmes de

backup et Disaster Recovery de SPF Finances

3.3.1.6.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente

Page

R-67 Intégration avec les systèmes de backup et Disaster Recovery de SPF Finances

63

R-74 Définition contrôlée des profils, des niveaux de l'information,…

(gestion du système informatique)

Le système doit donc aussi pouvoir tenir les profils des utilisateurs. Voir à ce sujet le § concernant IAM dans la suite de ce cahier des charges.

65

3.3.1.7 Gestion des accès à la documentation 3.3.1.7.1 Description

Ce volet gère l’accès des utilisateurs au système documentaire. Il doit être conforme aux exigences imposées par IAM.

3.3.1.7.2 Diagramme des Responsabilités

Gestion des accès à la documentation

Possibilité de tracabilité des accès à certains documents clés

Reprise de la partie générique de la gestion des utilisateurs

Accès à la documentation adaptée à l'utilisateur

Accès contrôlés à la documentation (administration des utilisateurs)

Gestion des utilisateurs et de leurs rôles

Gestion de l'identification et des droits d'accès des utilisateurs

3.3.1.7.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente

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R-71 Gestion de l'identification et des droits d'accès des utilisateurs

Dans la mesure du possible, le système doit s’appuyer sur les fonctionnalités d’IAM (voir le § sur IAM).

65

R-72 Contrôles des droits d'accès à la documentation (administration des utilisateurs)

65 Il convient au minimum de définir au niveau document qui peut créer, modifier, consulter et supprimer (CRUD – create, read, update, delete).

R-73 Possibilité de traçabilité des accès à certains documents clés

Pour certains documents, il faut enregistrer non seulement l’identité des personnes qui créent, modifient et suppriment, mais aussi des personnes qui consultent.

65

R-46 Gestion des utilisateurs et de leurs rôles

La gestion des utilisateurs comprendra la répartition en profils, rôles, tâches et groupes. La gestion doit être un compromis entre la sécurité et la charge de travail administratif.

57

R-45 Partie générique contrôlée de la gestion des utilisateurs

Il s’agit ici de l’identification, de l’authentification et de l’accès. Le terme ‘contrôlée’ fait référence à une intégration complète avec IAM : il n’est pas question de se contenter de copier des données IAM. Voir à ce sujet § 3.4.1.4.

57

R-47 Accès à la documentation adaptée à l'utilisateur

L’accès à la documentation dépendra du profil et des tâches confiées à l’utilisateur. 57

3.3.1.8 Gestion de version 3.3.1.8.1 Description

En général, les documents évoluent. Cela signifie qu’il faut gérer convenablement les versions successives. Telle est la tâche de la gestion de version.

3.3.1.8.2 Diagramme des Responsabilités

Gestion de version

Identifier le propriétaire des modifications

Identifier les modifications entre différentes versions

Suivi des traductions possibles des documents

Gestion des différentes versions d'une manière structurée

3.3.1.8.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente

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R-13 Gestion des différentes versions d’une manière structurée

Et donc plus particulièrement des dernières versions… 48

R-14 Identifier les modifications entre différentes versions

On doit pouvoir disposer d'un historique des différences entre les différentes versions et des modifications elles-mêmes.

48

R-15 Identifier le propriétaire des modifications

48

R-16 Suivi des traductions possibles des documents

Exemple : Il peut arriver qu'un document ou une documentation soit déjà validé dans 1 langue dans la dernière version, alors que la traduction dans l'autre langue nationale n’est pas encore prête et que cette version est donc antérieure. Remarque : la majorité des documents n’existent qu’en 1 langue. Des documents techniques ne sont disponibles qu’en anglais.

48

3.3.1.9 Moteur de recherche 3.3.1.9.1 de Description

Le moteur de recherche doit permettre à l’utilisateur de retrouver efficacement les documents.

3.3.1.9.2 Diagramme des Responsabilités

Moteur de recherche

Gestion de la recherche des documents sur base de mots clefs et/ou metadata Résultat multilingue des

recherches

Présence d'un thesaurus

Ordre automatique apporté à la liste des documents présentés selon un score de pertinence Gestion de la recherche des documents via une structure en arbre ou en réseau

Utilisation des statistiques en ce qui concerne la consultation du système

3.3.1.9.3 Liste des Responsabilités

Exigence - attente

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R-29 Résultat multilingue des recherches

La recherche en une langue doit pouvoir donner un résultat en plusieurs langues. 52

R-27 Proposition d’un thesaurus

Le thesaurus doit être intégré dans le système. Le soumissionnaire développe cet aspect dans son offre. Il ne peut être question de proposer un thesaurus qui n'interagit pas avec le reste du système. Il est recommandé de proposer un thesaurus existant, orienté ICT (NL, FR, ENG) que l’on pourra ensuite adapter/enrichir durant l’exploitation du système.

51

R-28 Gestion de la recherche des documents sur base de mots clefs et/ou metadata

52

R-31 Utilisation des statistiques en ce qui concerne la consultation du système

52

R-30 Gestion de la recherche des documents via une structure en arbre ou en réseau

Le moteur de recherche ne peut se limiter aux mots clés. Il doit aussi permettre la recherche dans une documentation en parcourant une arborescence (ou une structure réseau par extension).

52

R-32 Ordre automatique apporté à la liste des documents présentés selon un score de pertinence

Le soumissionnaire explique comment le système permet d’attribuer à un document (ou une documentation), dans le cadre d’une recherche, un score reflétant sa pertinence.

52

3.3.2 Attentes relatives à l’environnement

In document CAHIER DE CHARGES. Mise en place d un système documentaire pour le service d encadrement ICT docict (Page 69-78)