3. PARTIE C : Description du marché
3.3 Exigences particulières
3.3.1 Responsabilités du système
3.3.1.2 Gestion de la configuration 3.3.1.2.1 Description
La gestion de la configuration comprend des fonctionnalités liées à l'enregistrement des documents et à leur classement en groupes (selon le contenu, selon la documentation).
3.3.1.2.2 Diagramme des Responsabilités
Gestion de la configuration Affectation de documents en
différents groupes Groupement des documents en
fonction de propriétés communes relatives au contenu
Eviter le sauvetage en double d'un même document
3.3.1.2.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente Page
R-1 Éviter le sauvetage en double d’un même document
Il faut éviter qu’un même document soit sauvegardé plusieurs fois. 44
R-3 Groupement des documents en fonction de propriétés communes et relatives au contenu
La gestion de la configuration regroupera notamment les documents suivant des propriétés communes relatives au contenu.
45
R-2 Prise en charge des documents en différents groupes
Un document peut être pris en charge dans différents groupes (peut faire partie de plusieurs ensembles de documentation).
44
3.3.1.3 Module statistique 3.3.1.3.1 Description
Le module statistique permet d’obtenir des statistiques pertinentes dans le cadre du système.
3.3.1.3.2 Diagramme des Responsabilités
Module statistique Production de statistiques pertinentes
3.3.1.3.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente Page
R-24 Production de statistiques pertinentes
Le soumissionnaire expliquera dans son offre les possibilités qu’il prévoit. P.ex. statistiques sur la fréquence des consultations, top 10 pour un sujet donné, âge des documents...
51
3.3.1.4 Système documentaire 3.3.1.4.1 Description
Ce système est au cœur de la solution. Il abrite les responsabilités en matière de gestion des documents et de la documentation.
3.3.1.4.2 Diagramme des Responsabilités
Système documentaire Ouverture du système par rapport à des standards futurs de documents
Elimination des documents obsolètes
Convertir un format standard vers un autre
Archivage des documents obsolètes
Signalement des manques à la cellule de contrôle qualité Fourniture et gestion de metadata corrects pour la documentation
Mise à disposition de procédures pour signaler les manques d'information
Couplage avec des systèmes documentaires futurs
Récupération des metadata existantes d'un document
Uniforme presentatie van resultaten
Fonctionnalité Publish/subscribe
Lieu unique d'accès pour la recherche de documents
Gestion automatique des métadonnées pour la documentation
Gestion de métadonnées obligatoires et optionnelles
Mise au courant automatique des changements pertinents pour le public cible (push)
Détection automatique des documents obsolètes
3.3.1.4.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-41 Récupération des metadata existantes d'un document
56
R-60 Mise au courant automatique des changements pertinents pour le public cible (push)
D’autre part, le système doit offrir la possibilité d’informer automatiquement les personnes faisant partie d’un groupe déterminé (sans ‘subscribe’).
61
R-22 Mise à disposition de procédures pour signaler les manques d’information
Le soumissionnaire indique les procédures qu’il prévoit et comment elles pourront être adaptées.
50
R-42 Gestion automatique des metadata pour la documentation
Création : les documents d’une documentation doivent pouvoir recevoir automatiquement certaines metadata communes. Mise à jour : les metadata doivent pouvoir être mises à jour automatiquement. Suppression : les metadata communes doivent pouvoir être supprimées automatiquement.
56
R-37 Ouverture du système à des standards futurs de documents
Il va de soi que le système doit pouvoir évoluer. Le soumissionnaire explique comment les standards de documents pourront évoluer dans le temps.
54
R-17 Détection automatique des documents dépassés
49
R-19 Archivage des documents dépassés
49
R-4 Fourniture et gestion de metadata correctes pour la documentation
Dans son offre, le soumissionnaire doit indiquer ce qui est souhaitable, ce qui est possible et ce qui est conseillé au minimum. Il explique aussi comment y parvenir.
45
R-43 Gestion de metadata obligatoires et optionnelles
Le système doit offrir la possibilité d’inclure une documentation obligatoire et/ou des metadata optionnelles pour certaines documentations.
56
R-58 Présentation uniforme des résultats
Il va de soi que l’uniformité du ‘look and feel’ doit contribuer à faciliter l’accès à l’information contenue dans la documentation.
61
R-66 Couplage avec des systèmes documentaires futurs
63
R-57 Lieu unique d'accès pour la recherche de documents
Dans la mesure du possible, le système documentaire doit être le point de départ unique de la fourniture des informations ICT. Il ne peut être question d'en faire ‘un système informatique de plus’. Dans son offre, le soumissionnaire examinera cet impératif avec une grande attention.
60
R-59 Fonctionnalité Publish/subscribe
L’employé doit pouvoir s’abonner à des sets de documentation : dans un contexte documentaire déterminé, il doit pouvoir indiquer dans quelle mesure il souhaite être informé automatiquement des changements.
61
R-18 Élimination des documents dépassés
49
R-23 Signalement des manques à la cellule de contrôle qualité
50
R-36 Convertir un format standard vers un autre
54
3.3.1.5 Système informatique 3.3.1.5.1 Description
Le système informatique comprend les différents modules du système ainsi que leurs interactions mutuelles. Le système informatique doit reposer sur une base SOA (service oriented Architecture).
3.3.1.5.2 Diagramme des Responsabilités
Système informatique Architecture basée sur SOA
3.3.1.5.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente Page
R-65 Architecture basée sur SOA
Voir § 3.4. 63
3.3.1.6 Module gestion système 3.3.1.6.1 Description
Le système informatique proprement dit doit pouvoir être exploité de façon cohérente par le service
‘operations’, chargé de la gestion des systèmes informatiques (niveau technique). Le module gestion système les supporte dans cette tâche.
3.3.1.6.2 Diagramme des Responsabilités
Module gestion système
Définition contrôlée des profils, des niveaux de l'information,…
(gestion du système informatique) Intégration avec les systèmes de
backup et Disaster Recovery de SPF Finances
3.3.1.6.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-67 Intégration avec les systèmes de backup et Disaster Recovery de SPF Finances
63
R-74 Définition contrôlée des profils, des niveaux de l'information,…
(gestion du système informatique)
Le système doit donc aussi pouvoir tenir les profils des utilisateurs. Voir à ce sujet le § concernant IAM dans la suite de ce cahier des charges.
65
3.3.1.7 Gestion des accès à la documentation 3.3.1.7.1 Description
Ce volet gère l’accès des utilisateurs au système documentaire. Il doit être conforme aux exigences imposées par IAM.
3.3.1.7.2 Diagramme des Responsabilités
Gestion des accès à la documentation
Possibilité de tracabilité des accès à certains documents clés
Reprise de la partie générique de la gestion des utilisateurs
Accès à la documentation adaptée à l'utilisateur
Accès contrôlés à la documentation (administration des utilisateurs)
Gestion des utilisateurs et de leurs rôles
Gestion de l'identification et des droits d'accès des utilisateurs
3.3.1.7.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-71 Gestion de l'identification et des droits d'accès des utilisateurs
Dans la mesure du possible, le système doit s’appuyer sur les fonctionnalités d’IAM (voir le § sur IAM).
65
R-72 Contrôles des droits d'accès à la documentation (administration des utilisateurs)
65 Il convient au minimum de définir au niveau document qui peut créer, modifier, consulter et supprimer (CRUD – create, read, update, delete).
R-73 Possibilité de traçabilité des accès à certains documents clés
Pour certains documents, il faut enregistrer non seulement l’identité des personnes qui créent, modifient et suppriment, mais aussi des personnes qui consultent.
65
R-46 Gestion des utilisateurs et de leurs rôles
La gestion des utilisateurs comprendra la répartition en profils, rôles, tâches et groupes. La gestion doit être un compromis entre la sécurité et la charge de travail administratif.
57
R-45 Partie générique contrôlée de la gestion des utilisateurs
Il s’agit ici de l’identification, de l’authentification et de l’accès. Le terme ‘contrôlée’ fait référence à une intégration complète avec IAM : il n’est pas question de se contenter de copier des données IAM. Voir à ce sujet § 3.4.1.4.
57
R-47 Accès à la documentation adaptée à l'utilisateur
L’accès à la documentation dépendra du profil et des tâches confiées à l’utilisateur. 57
3.3.1.8 Gestion de version 3.3.1.8.1 Description
En général, les documents évoluent. Cela signifie qu’il faut gérer convenablement les versions successives. Telle est la tâche de la gestion de version.
3.3.1.8.2 Diagramme des Responsabilités
Gestion de version
Identifier le propriétaire des modifications
Identifier les modifications entre différentes versions
Suivi des traductions possibles des documents
Gestion des différentes versions d'une manière structurée
3.3.1.8.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-13 Gestion des différentes versions d’une manière structurée
Et donc plus particulièrement des dernières versions… 48
R-14 Identifier les modifications entre différentes versions
On doit pouvoir disposer d'un historique des différences entre les différentes versions et des modifications elles-mêmes.
48
R-15 Identifier le propriétaire des modifications
48
R-16 Suivi des traductions possibles des documents
Exemple : Il peut arriver qu'un document ou une documentation soit déjà validé dans 1 langue dans la dernière version, alors que la traduction dans l'autre langue nationale n’est pas encore prête et que cette version est donc antérieure. Remarque : la majorité des documents n’existent qu’en 1 langue. Des documents techniques ne sont disponibles qu’en anglais.
48
3.3.1.9 Moteur de recherche 3.3.1.9.1 de Description
Le moteur de recherche doit permettre à l’utilisateur de retrouver efficacement les documents.
3.3.1.9.2 Diagramme des Responsabilités
Moteur de recherche
Gestion de la recherche des documents sur base de mots clefs et/ou metadata Résultat multilingue des
recherches
Présence d'un thesaurus
Ordre automatique apporté à la liste des documents présentés selon un score de pertinence Gestion de la recherche des documents via une structure en arbre ou en réseau
Utilisation des statistiques en ce qui concerne la consultation du système
3.3.1.9.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-29 Résultat multilingue des recherches
La recherche en une langue doit pouvoir donner un résultat en plusieurs langues. 52
R-27 Proposition d’un thesaurus
Le thesaurus doit être intégré dans le système. Le soumissionnaire développe cet aspect dans son offre. Il ne peut être question de proposer un thesaurus qui n'interagit pas avec le reste du système. Il est recommandé de proposer un thesaurus existant, orienté ICT (NL, FR, ENG) que l’on pourra ensuite adapter/enrichir durant l’exploitation du système.
51
R-28 Gestion de la recherche des documents sur base de mots clefs et/ou metadata
52
R-31 Utilisation des statistiques en ce qui concerne la consultation du système
52
R-30 Gestion de la recherche des documents via une structure en arbre ou en réseau
Le moteur de recherche ne peut se limiter aux mots clés. Il doit aussi permettre la recherche dans une documentation en parcourant une arborescence (ou une structure réseau par extension).
52
R-32 Ordre automatique apporté à la liste des documents présentés selon un score de pertinence
Le soumissionnaire explique comment le système permet d’attribuer à un document (ou une documentation), dans le cadre d’une recherche, un score reflétant sa pertinence.
52