PARTIE D : Annexes administratives - CAHIER DE CHARGES. Mise en place d un système documentaire

CAHIER DE CHARGES

Mise en place d’un système documentaire pour le service d’encadrement ICT –

‘docICT’

POUR LE SPF FINANCES

a) prix unitaire forfaitaire, hors TVA

[ en EUROS, en toutes lettres et en chiffres montant auquel il faut ajouter la TVA, à savoir

[ en EUROS, en toutes lettres et en chiffres

ce qui donne un prix unitaire forfaitaire TVA comprise de:

[ en EUROS, en toutes lettres et en chiffres

Si la présente offre est acceptée, le cautionnement sera constitué suivant les conditions et délais visés dans ce cahier des charges spécial.

L'organisme de paiement du pouvoir adjudicateur acquittera les sommes dues par virement ou versement

sur le compte numéro : (IBAN et BIC)

La langue choisie pour l'interprétation du contrat est le

français/néerlandais (^†) .

Toute la correspondance relative à l'attribution et à l'exécution du marché doit être expédiée à l'adresse suivante :

Personne de contact : Téléphone :

Fax : Courriel :

Adresse postale :

Par la présente, j'accepte/je refuse (biffer la mention inutile) l'utilisation des moyens de communication électroniques (courriel) pour la correspondance avec le pouvoir adjudicateur dans le cadre de ce marché.

† Biffer la mention inutile

ii. Durée de validité de la soumission

Cette offre est valable jusqu'au : ………. (minimum 240 jours)

Sous peine de nullité absolue, le soumissionnaire doit écrire à la main la déclaration suivante, attestant que l'offre a été rédigée conformément au formulaire-modèle du cahier des charges spécial:

Je soussigné, … (nom du signataire), déclare avoir vérifié que toutes les données de cette offre sont entièrement conformes aux mentions prévues par le pouvoir adjudicateur sur le formulaire de soumission et dans l'inventaire, et j'en assume l'entière responsabilité.

En soumettant cette offre, j'accepte explicitement toutes les conditions de ce cahier des charges spécial et je renonce à toutes autres dispositions telles que mes propres conditions de vente.

J'autorise le pouvoir adjudicateur à obtenir via le guichet électronique les informations qui concernent la situation de mon entreprise en matière d'ONSS. J'autorise par ailleurs l'ONSS à communiquer au pouvoir adjudicateur, sur simple demande, toute information utile concernant ma situation en relation avec le présent marché.

De plus, je m'engage à exécuter les prestations répertoriées dans les tableaux de prix joints à cette soumission, conformément aux dispositions de ce cahier des charges et aux tarifs figurant dans les tableaux.

Fait à le 2010.

Le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir : (nom)

(fonction) (signature)

L'absence de signature valable entraîne la nullité de l’offre.

b. ANNEXE B: Modèle de tableaux de prix - inventaire

Sous peine de nullité définitive de l'offre, la présentation des prix doit être conforme à la disposition des tableaux ci-dessous. Les tableaux de prix doivent être signés par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Il ne sera pas tenu compte de prix mentionnés ailleurs. En cas de divergence entre cet inventaire et un inventaire détaillé du soumissionnaire, il sera exclusivement tenu compte des prix du présent inventaire, annexé au cahier des charges spécial.

Tableau de prix

Description Remarque Prix

unitaire (hors TVA)

Quantités probables

Total (hors TVA)

Total (TVAC) Licence gestionnaire /

administrateur (concurrent)

prix par licence 10

Contrat de maintenance prix par licence et par mois (1)

380

Licence utilisateur type ‘site licence’

Prix ‘site licence’ 1

Logiciels

Maintenance utilisateur type

‘site licence’

Prix par mois (1) 38

Phase préparatoire (3) prix pour

l'achèvement de la phase (forfait) = A

Phase installation et essai prix pour

l'achèvement de la phase (forfait) = B Services 1

Contrat de maintenance Prix par mois (1) 38

Formation de base ‘ut ilisateurs – train-the-trainer’

par session (2) 2

formation gestionnaires de système

par session (2) 2

Formation Service desk par session (2) 4

Formation

Formation ‘gestionnaire’ par session (2) 2

TOTAL

(1) On compte 38 mois d’entretien dans le contrat de cinq ans. Les 10 premiers mois sont comptés comme temps de mise en œuvre. Après la réception provisoire commence la garantie de 12 mois, suivie de 38 mois de maintenance payée.

(2) En d'autres termes, une session correspond au prix à payer pour la formation d'un groupe. Il ne s'agit donc en aucun cas d'un prix par personne ou par unité de temps.

(3) Le coût de la phase préparatoire ne peut dépasser 20 % de la somme des coûts pour les phases préparatoire et installation/test : A ≤ 0.2 (A+B)

Lieu : Nom : Date : Signature :

c. ANNEXE C : Modèle de question et réponse

Remarque : Si la question ne se rapporte pas à un paragraphe spécifique, inscrivez-la dans la première colonne 'général'.

Paragraph e

N° de page

Langue Vragen – Questions

d. ANNEXE D : Modèle de formulaire pour la présentation des références

NB : L'utilisation de ce formulaire est obligatoire, sous peine de nullité.

1. Nom du projet 2. Nom de l'entreprise

3. Secteur d'activité

4. Nom d'une personne de contact

5. Coordonnées

6. Champ d'application du développement ou du projet

7. Objectifs poursuivis

8. Date de début (phase par phase)

- -

9. Date de fin

10. Budget (EUR) A - Matériel B - Logiciels C. Services

11. Résumé et brève description du rôle et de la part des éventuels sous-traitants

A. Nom de la ou des entreprises

B. Part dans le marché C. Connaissances spécialisées

12. Complexité Nombre d'utilisateurs, nombre de systèmes IT sans les PC (nombre de mainframes, minis et serveurs)

13. Liste et brève description des systèmes sources

A - Matériel B - Logiciels C. Environnement de

développement 14. Liste et brève

description des systèmes affectés à la réalisation du projet

A - Matériel B - Logiciels C. Environnement de

développement

15. Gestion de projet Outil/méthode

Profil 1 Profil 2 Profil 3

16. Liste des profils affectés; nombre (TOTAL)

de personnes et

jours/homme pour

l'ensemble du projet

Profil 4 Profil 5 …

e. ANNEXE E : Modèle de CV pour les personnes affectées au projet

NB : L'utilisation de ce modèle est obligatoire.

En complétant les CV, le soumissionnaire doit veiller à écrire le nom des personnes en toutes lettres.

De même, il précisera clairement les diplômes et les établissements d'enseignement où ils ont été obtenus. Le pouvoir adjudicateur s'engage à traiter ces données avec une extrême discrétion et à ne les utiliser que pour les besoins de l'évaluation de l'offre.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de considérer comme insuffisants les CV qui ne respecteront pas les règles ci-dessus et de ne pas les prendre en compte dans l'évaluation de l'offre.

Si les diplômes mentionnés ne correspondent pas à la réalité, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'exclure l'offre.

Nom :

Fonction dans le projet :

Description de la pertinence du profil pour le marché :

(Le soumissionnaire explique de la façon la plus détaillée possible pourquoi le profil en question est utile dans le projet. S'il ne peut l'établir à suffisance, le profil sera moins pris en compte ou ne sera pas pris en compte dans l'évaluation de l'offre).

Formations :

Humanités ou équivalent : Diplôme obtenu le … Enseignement supérieur non universitaire :

• Titre :

• Diplôme obtenu le … Enseignement supérieur universitaire :

• Titre : Diplôme obtenu le … Autres :

Expérience professionnelle : Chez le soumissionnaire :

• Fonction actuelle :

• Depuis le :

• Fonction antérieure :

• Du ……… au ………..

• Participation aux projets suivants visés à l'annexe D :

• Participation à d'autres projets importants (nom, client et fonction assumée)

Dans trois autres entreprises au maximum : - Fonction :

- Du ……… au ………..

Compétences techniques : - Matériel : - Logiciels :

o Systèmes d'exploitation : o Bases de données :

o Langages de programmation : o Applications bureautiques : o Autres (préciser) :

Autres compétences :

- En management :

- En consultance :

- Connaissance des langues :

o Français : compréhension - actif - passif o Néerlandais : compréhension - actif - passif o Anglais : compréhension - actif - passif

f. ANNEXE F : Déclaration de confidentialité

Je soussigné (nom, prénom, fonction), ...

travaillant pour la société (nom et adresse) ……

garantit la confidentialité des données reçues et traitées dans le cadre du marché ‘docICT’ pour le compte du SPF Finances.

Je m'engage :

- à utiliser ces données et les résultats de leur traitement seulement dans la mesure où elles sont strictement nécessaires à la réalisation de l'objet du contrat ;

- à ne pas les diffuser ni les copier ;

- à ne pas les conserver au-delà du ……….

Nom et fonction :

Signature et date :

g. ANNEXE G : Norme ‘Approche projectuelle’

Normes et standards à respecter dans le cadre du présent cahier des charges

Les équipes de réalisation mises à disposition par le SPF Finances devront appliquer les méthodes et les normes spécifiées par le SPF Finances ou choisies avec son accord.

Ces normes concernent au minimum :

• Par ‘méthode de gestion de projet’, on entend au minimum :

o le respect du modèle de gestion de projet (à base Prince2) en vigueur au SPF Finances

o la rédaction d'un Project Initiation Document (PID)

o la mise au point d'un plan de projet détaillé, comprenant une PBS (Product Breakdown Structure) solide et complète et une WBS (Work Breakdown Structure) complète qui débouchent sur un planning détaillé et réaliste, avec analyse des risques.

o la fourniture de rapports périodiques (sous la forme et de la façon prescrites par le SPF Finances)

• les normes techniques des logiciels ;

• les règles de programmation (mise en page, structures de codage, commentaires, conventions de dénomination, normes de développement conformes aux fondements ICT, y compris normes ouvertes, etc) ;

• la documentation ;

• les règles de gestion définies par les services de gestion des environnements d'exploitation ;

• les procédures de contrôle de qualité.

Approche projectuelle

Le SPF Finances applique sa propre méthodologie en matière d'approche projectuelle, sur une base Prince2. Le soumissionnaire se conformera à ces méthodes et en respectera les modalités.

En voici les principaux aspects :

• P.I.D.

Le soumissionnaire joint à son offre une proposition de PID, reprenant au minimum les éléments suivants :

o Contexte du projet o Définition du projet o Tolérances du projet o Contrôles du projet o Plan de qualité du projet

• Plan de projet

Le soumissionnaire joint à son offre une proposition de plan de projet, reprenant au minimum les éléments suivants :

o Description du projet

o PBS, Product Breakdown Structure o Critères de qualité du produit o WBS, Work Breakdown Structure

o Calendrier d'exécution (planning avec indication des phases et des jalons), a priori sous la forme d'un schéma GANTT mentionnant les tâches, leur durée et les personnes concernées

o Structure de projet avec mention (nominative) des collaborateurs du soumissionnaire et, le cas échéant, la description des rôles des collaborateurs du SPF Finances nécessaires à l'exécution du projet

o Moyens nécessaires, par phase (finances, personnel, autres) o Analyse des risques (et définition des mesures de gestion) o Gestion de la qualité

Après l'attribution du projet, le soumissionnaire élaborera un P.I.D et un plan de projet complets et détaillés, qu'il présentera à la structure de gestion du projet du SPF Finances. La mise au point du PID et du plan de projet définitifs et détaillés fait partie de la première phase du projet.

L'approbation formelle du PID et du plan de projet ci-dessus par le Project Board (comité de pilotage du projet) est indispensable avant d'entamer la phase suivante.

Il appartient au soumissionnaire de veiller à la tenue à jour du P.I.D. pendant toute la durée du projet. Toute modification du plan de projet doit être approuvée formellement par le Project Board (comité de pilotage du projet).

• Suivi de l'exécution du contrat

Le suivi de l'exécution porte sur les structures de gouvernance, le rapportage périodique, la gestion des changements et la réception (provisoire) des produits.

o Structures de gouvernance

Tous les projets sont pilotés et gérés au sein des structures de gestion de projet du SPF Finances. Celles-ci sont représentées dans le schéma suivant :

Chaque projet du SPF Finances est dirigé par un Chef de projet. Celui-ci est nommé par le Sponsor, en concertation avec le Project Board (comité de pilotage). Le soumissionnaire désignera son propre coordinateur de projet. Celui-ci et le Chef de projet assument l'entière responsabilité de la bonne exécution du projet.

Le Project Board (comité de pilotage) détient de larges compétences : il surveille le scope et les objectifs du projet, approuve le P.I.D. et le plan de projet initiaux ainsi que toutes leurs modifications, veille sur l'avancement du projet, confirme l'acceptation des livrables (livraisons partielles), et se prononce dans tous les litiges et/ou problèmes soulevés par le

Chef de projet. Il s'occupe de tous les aspects contractuels, administratifs et techniques de l'exécution du marché (garantie, respect des SLA, qualité de l'exécution, etc).

Le soumissionnaire déléguera un manager senior pour siéger au Project Board (comité de pilotage).

o Rapportage périodique

Le soumissionnaire et le coordinateur de projet désigné par lui mettront à la disposition du Chef de projet toutes les informations nécessaires pour surveiller le déroulement réel des activités du soumissionnaire et de la situation par rapport au planning.

Ce rapportage destiné au Chef de projet suivra une fréquence hebdomadaire, sur la base d'une situation représentée sur le schéma Gantt du projet, complétée d'une brève description écrite avec les points principaux, les problèmes éventuels et leur solution. Tous les détails des modalités de rapportage doivent être communiqués au début du projet.

Tous les aspects relatifs au fond (planning, risques, qualité, réception, ressources) seront d'abord évoqués au sein de l'équipe de projet. Si le Chef de projet le juge nécessaire, les problèmes seront soumis à l'examen et à la délibération du Project Board (comité de pilotage).

Chaque mois, le Chef de projet remet au Project Board (comité de pilotage) un rapport mensuel sur l'avancement du projet. Le cas échéant, le Chef de projet peut inviter le coordinateur externe à la réunion du Project Board (comité de pilotage) afin de l'éclairer plus en détail sur certains points.

o Gestion des changements

Tout changement (scope, résultats/produits visés, planning, budgets) au projet doit faire l'objet d'une demande de changement spécifiant le motif et l'impact du changement.

Le Project (comité de pilotage) décide du bien-fondé et de l'opportunité du changement envisagé. Il peut se faire assister du PMO (opérationnel) et/ou d'un expert (externe).

L'accord formel du Project (comité de pilotage) conditionne l'exécution des changements envisagés. Le cas échéant, le soumissionnaire se fera assister dans l'actualisation du P.I.D.

o Acceptation des produits et/ou services

La réception des résultats intermédiaires ou définitifs se fera suivant un processus standard.

Il importe à cet égard que le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur par écrit, à temps (au moins cinq jours ouvrables avant l'envoi du matériel ou l'installation du logiciel).

Tous les services ou fournitures doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et thèmes applicables à ce marché. Le SPF Finances procédera à un contrôle complet des résultats (produits et/ou services) en termes d'adéquation, de conformité et de bon fonctionnement. Le contrôle aura lieu dans les 30 jours suivant la date où le soumissionnaire annonce la disponibilité des résultats. Nous renvoyons aux clauses particulières du présent cahier des charges, qui exposent les directives en la matière.

Lorsque les opérations de contrôle sont achevées avec fruit et approuvées par le Project Board (comité de pilotage), le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception provisoire des résultats (produits et/ou services) de la phase concernée.

h. ANNEXE H : Inventaire initial de la documentation existante

Contenu de cette annexe :

1. Inventaire de la documentation disponible (c’est-à-dire les grands groupes de documentation propres à la division, donc pas en détails)

2. Modalités de recherche et qualité de la documentation 3. Bonnes pratiques et remarques

1. Inventaire de la documentation disponible

Documentation Catégorie

principale Volume

(pages)

Volume

(Mb)

Public-cible principal

Wiki du CCFF Technique ICT

Wiki du CCFF Procédure ICT

D&RMC

Déploiement CE, PE, AE, OS, Workflows Procédure 200 10

Totalité du service

Gestion autorisation OS Technique 1 0,5 ICT

Document Model Design Technique 30 10 ICT

Usage FileNet Technique 30 10

Autres services (SPF)

Gestions des demandes OS Technique 35000

Autres services (SPF)

Ensemble D&RMC (disque virtuel) Autres 63000

Totalité du service

SUPDEV

Méthodologie FUP Technique 200 ICT

Architecture Building Blocks Technique

ICT OPERATION

sur WIKI Technologie 400000

Partie du

service

sur Sharepoint Technologie 100000

Partie du

service

sur Sharepoint Procédures 15000

Partie du

service

sur Sharepoint Organisation 10000

Partie du

service

sur Sharepoint Administratif 10000

Partie du

service

sur Sharepoint Logistique 5000

Totalité du service

sur Sharepoint Procédures 5000

Service

d’encadrement

ICT

sur Sharepoint Organisation 5000

Service

d’encadrement ICT

sur Intranet Autres inconnu

Service

d’encadrement ICT

sur CD/DVD rom Technologie inconnu

Partie du

service SECURITE

Code de déontologie ICT

Administrati

f 20 168 kb

Autres services (SPF)

Deontologische ICT-code

Administrati

f 22 181 kb

Autres services (SPF)

Deontologischer ICT-Kodex

Administrati

f 21 236 kb

Autres services (SPF)

Gestion des mots de passe Technique 4 258 kb

Autres services (SPF)

Beheer van paswoorden Technique 4 249 kb

Autres services (SPF)

Encryptage des données Technique 12 508 kb

Autres services (SPF)

Codering van gegevens

Technique 11 511 kb

Autres services (SPF)

Verrouillage d'un PC Technique 4 163 kb

Autres services (SPF)

Vergrendeling van een pc

Technique 4 186 kb

Autres services (SPF)

Sécurité des PC Technique 61 2004 kb

Autres services (SPF)

Beveiliging van de pc's

Technique 61 2538 kb

Autres services (SPF)

North Galaxy – Bewaking van het datacenter –

Algemene voorschriften (bewakers) Procédure 99 1,25 Mb

Partie du

service Sécurité du centre informatique du bâtiment

North Galaxy - Consignes générales

(personnel) Procédure 53 729 kb ICT

Veiligheid van het datacenter van het gebouw North Galaxy in Brussel - Algemene voorschriften

(personeel)

Procédure 54 670 kb ICT

Note pour les fournisseurs et les prestataires de services.- Accès aux locaux du SPF Finances, et au

centre informatique

Procédure

66 kb ICT

Nota voor de leveranciers en dienstverleners - Toegang tot de lokalen van de Federale

Overheidsdienst Financiën en het datacenter

Procédure

58 kb ICT

Interventions techniques non planifiées dans le

centre informatique du bâtiment North Galaxy

Procédure 9 110 kb ICT

Niet-geplande Technologie-interventies in het

datacenter van het gebouw North Galaxy

Procédure 9 105 kb ICT

North Galaxy – Beschrijving van de computersite – Vereisten met betrekking tot de installatie van de

machines

Technique 7 187 kb ICT

Nota aan de dames en heren projectleiders en beheerders van de computerystemen - Gebouw North Galaxy – Beschrijving van de computersite – Vereisten met betrekking tot de installatie van de

machines

Technique 3 38 kb ICT

North Galaxy - Beschrijving van de computersite – Vereisten met betrekking tot de installatie van de

machines – Bijlage bij het bijzonder bestek

Technique 7 62 kb ICT North Galaxy - Datacenter - Schema Elektr. Technique 1 54 kb ICT North Galaxy - Datacenter - Schema Airco Technique 1 37 kb ICT Gebouw North Galaxy - Datacenter – Gebruik

van voorzieningen Technique 1 20 kb ICT

North Galaxy - Datacenter - Schema Brand Technique 1 41 kb

Partie du

service North Galaxy - Datacenter - Branddetectie –

Lijst alarmpunten Technique 62 kb

Partie du

service North Galaxy - Toegangscontrole - Detectie -

Deuren Technique 115 kb

Partie du

service North Galaxy - Toegangscontrole -

Alarmberichten Technique 31 kb

Partie du

service North galaxy - Beveiliging - Plannen Technique 150 Mb

Partie du

service Gebouw FinPress - Brandbeveiliging –

Beschrijving en gebruik Technique 19 181 Kb

Partie du

service Gebouw FinPress - Brandbeveiliging – Bondige

plannen Technique 3 288 kb

Partie du

service ICT ACADEMY

Projet Création ICT Academy

Organisatio

nnelle 50 Ko

Totalité du service

Templates internes ICT Academy

Administrati

f 888 Ko

Totalité du service

Cahiers des charges - ICT Academy

Administrati

f 84,63 Mo

Totalité du service

Plan de Formation P&O

Organisatio

nnelle 8,89 Mo

Partie du

service

Cours internes ICT Academy Technique 67,9 Ko

Totalité du service

Cours externes ICT Academy Technique 94,58 Ko

Totalité du service

Listes de cours Neeva ICT Academy

Administrati

f 25 ko ICT

Rapports de réunion - SPOC ICT

Administrati

f 123 ko

Totalité du service

RDC

Wiki du RDC Technique ICT

Wiki du RDC Procédure ICT

Wiki du RDC

Organisatio

nnelle ICT

Wiki du RDC Technique

Totalité du service

Wiki du RDC

Organisatio

nnelle

Totalité du service

Starteam Procédure

Totalité du service

Starteam

Administrati

f

Totalité du service

RDC Drive Technique

Totalité du service

2. Modalités de recherche et qualité de la documentation

FORMAT

Veuillez préciser en pourcentage comment se répartissent les formats de la documentation de votre service.

CCFF

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*)

0 0 5 95 0

D&RMC

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*)

65 25 10

SUPDEV

MS Office (*) Open Office .pdf .xml Autre (*) Total

67,45% 0,00% 2,83% 0,94% 28,77%

100,0 0%

* Ces pourcentages sont calculés sur base du nombre de fichier (et non pas sur la taille des fichiers)

Pourcentage calculé sur base de la taille des fichiers

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*) Total

21,16% 0,00% 0,18% 0,00% 78,65%

100,0 0%

Certains types de fichiers doivent être disponibles en téléchargement et non pas en consultation (lisible); ce sont par exemple des fichiers à utiliser avec des logiciels de développement.

ICT Operations

MS Office Open Office .pdf .xml Autre

% inconnu % inconnu

%

inconnu % inconnu

%

inconnu

SECURITE

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*)

90 1 9

ICT ACADEMY

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*)

70 rien 30 rien

RDC

MS Office Open Office .pdf .xml Autre (*)

10 40 10 40

Remarque

La somme de ces pourcentages = 100 % (*) prière de citer les autres formats

éventuels :

MODES DE PRESENTATION

Veuillez préciser en pourcentage comment se répartissent les modes de présentation de la documentation de votre service.

CCFF

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

95 0 5 0 0 0

D&RMC

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

10 5 10 5 70

SUPDEV

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

100,00% oui à la demande oui

Tous les documents publiés sur le Xwiki sont publiés également dans Starteam et sur l'Intranet (zip)

ICT Operations

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

% inconnu % inconnu

%

inconnu % inconnu

% inconnu SECURITE

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

25 75

ICT ACADEMY

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

50 50

RDC

Wiki

EXO/Sharepoin

t Intranet Papier

CD/DVD-Rom

Autre (*)

30 2 68

Remarque

La somme de ces pourcentages = 100 %

(*) prière de citer les autres modes de présentation