Ouverture des plis, évaluation des offres et attribution du marché Délai de préparation des offres Délai de préparation des offres

In document Directives Passation des Marchés de fournitures, de travaux et de services (autres que les services de consultants) par les Emprunteurs de la Banque (Page 31-36)

2.44 Le délai imparti pour la préparation et la remise des offres doit être fixé compte tenu des conditions propres au projet et de l’envergure et de la complexité du marché. En règle générale, pour un AOI, il convient de prévoir au moins 6 (six) semaines à compter de la date de l’avis d’appel d’offres ou de la date de la publication du dossier, la date la plus tardive étant retenue.

Lorsqu’il s’agit de grands travaux ou de matériels complexes, il faut généralement prévoir un délai d’au moins 12 (douze) semaines pour permettre aux candidats éventuels d’effectuer les recherches nécessaires avant de présenter leurs offres. Dans ce cas, l’Emprunteur est encouragé à organiser avant la remise des offres des réunions et des visites sur le terrain. Les soumissionnaires pourront envoyer leurs offres par la poste ou les remettre en personne. Les Emprunteurs peuvent aussi avoir recours à un système permettant aux soumissionnaires de présenter leur offre par des moyens électroniques, à condition que la Banque juge ledit système adéquat y compris, entre autres, qu’il assure l'intégrité, la confidentialité et l’authenticité des offres et ait recours à un système de signature électronique ou l’équivalent pour que les soumissionnaires soient liés par leur offre. L’avis d’appel d’offres doit préciser la date limite de dépôt et le lieu de réception des offres.

Modalités d’ouverture des plis

2.45 La séance d’ouverture des plis doit avoir lieu à la date limite fixée pour le dépôt des offres ou très peu de temps après48 ; la date et le lieu de cette séance doivent être annoncés dans l’avis d’appel d’offres. L’Emprunteur doit ouvrir tous les plis réceptionnés à la date limite de dépôt des offres à l'endroit annoncé dans le dossier d'appel d'offres, quel que soit le nombre d'offres reçues à la date limite. Lors de l'ouverture des plis, l'Emprunteur ne doit ni se prononcer sur les mérites des offres, ni rejeter aucune des offres. La séance d'ouverture des plis doit être publique, c’est-à-dire que les soumissionnaires ou leurs représentants pourront être présents (en personne ou en ligne lorsque les offres sont soumises électroniquement). Le nom de chaque soumissionnaire et le montant total de chaque offre, et de toute variante qu’il aura été autorisé ou invité à présenter, doivent être lus à haute voix (et affichés en ligne lorsque les offres sont soumises électroniquement), et consignés au procès-verbal de la séance, et copie de ce procès-verbal doit être envoyée dans les meilleurs délais à la Banque et à tous les soumissionnaires qui ont déposé leur offre dans les délais. Les offres reçues après le délai fixé, et celles qui n’ont pas été ouvertes et lues à haute voix durant la séance d’ouverture des plis, doivent être rejetées.

Éclaircissements et modifications à apporter aux offres

2.46 Sauf dans les cas visés aux paragraphes 2.63 et 2.64 des présentes Directives, aucun candidat ne peut être invité ni autorisé à modifier son offre,y compris par toute augmentation ou diminution volontaire des prix de l'offre, après la date limite de réception des offres.

L’Emprunteur peut demander à tout soumissionnaire de préciser tel point de son offre aux fins de l’évaluation, mais il ne doit ni l’inviter ni l’autoriser à en modifier la teneur ou le prix après l’ouverture des plis. Les demandes d’éclaircissement et les réponses des soumissionnaires

48 Afin de laisser suffisamment de temps pour transférer les plis à l’endroit annoncé pour l’ouverture des plis en séance publique.

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doivent être communiquées par écrit, sous forme d’une copie papier ou par un système électronique qui satisfasse la Banque49.

Caractère confidentiel de la procédure

2.47 Après l’ouverture des plis en séance publique, aucun renseignement concernant l’examen des plis, les précisions demandées et l’évaluation des offres, ou les recommandations relatives à l’attribution du marché, ne doit être communiqué aux soumissionnaires ou à toute autre personne n’ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection tant que l’attribution du marché n’a pas été publiée.

Examen des offres

2.48 L’Emprunteur doit vérifier si les offres i) répondent aux critères de performance fixés aux paragraphes 1.8, 1.9 et 1.10 des présentes Directives ; ii) sont dûment signées ; iii) sont accompagnées des garanties demandées ou d’une déclaration signée tel que spécifié au paragraphe 2.14 des présentes Directives; iv) sont pour l’essentiel conformes aux dispositions du dossier d’appel d’offres ; et v) sont, par ailleurs, recevables. Toute offre,y compris eu égard à la garantie d'offre requise, qui n’est pas conforme pour l’essentiel aux clauses, conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres, dans la mesure où elle présente avec celles-ci des différences importantes, ou comprenne des réserves importantes, doit être rejetée. Une fois que les plis ont été ouverts, le soumissionnaire ne doit ni être autorisé ni invité par l’Emprunteur à corriger ou à supprimer les différences ou réserves importantes50.

Évaluation et comparaison des offres

2.49 L’évaluation doit permettre de déterminer le coût de chaque offre pour l’Emprunteur et de comparer les offres entre elles sur cette base. Sous réserve des dispositions du paragraphe 2.58, l’offre retenue est celle dont le coût est évalué le moins-disant, et non nécessairement celle dont le prix est le plus bas51.

2.50 Le prix de l’offre lu publiquement lors de la séance d’ouverture des plis doit être corrigé pour tenir compte des erreurs de calcul. Aux fins de l’évaluation, il convient en outre de procéder à des ajustements pour tenir compte de toute différence non essentielle ou réserve pouvant être chiffrée. Les clauses de révision des prix s’appliquant à la période d’exécution du marché ne doivent pas être prises en compte lors de l’évaluation.

2.51 L’évaluation et la comparaison des offres doivent s’effectuer sur la base du prix CIP jusqu’au lieu de destination pour les fournitures importées52, et sur celle du prix EXW plus le coût du transport intérieur et de l’assurance jusqu’au lieu de destination pour les fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur, et tenir compte des prix de tous services demandés

49 Voir paragraphe 2.44.

50 Voir paragraphe 2.50 au sujet des corrections.

51 Voir paragraphe 2.52.

52 Les Emprunteurs ne peuvent demander des prix sur une base CIF (et comparer les offres sur la même base) que lorsque les fournitures sont transportées par mer et ne sont pas containérisées. Cette méthode ne peut pas être utilisée pour un moyen de transport autre que le transport maritime. Dans le cas de fournitures manufacturées, il est peu probable que le choix du CIF convienne car les fournitures sont généralement expédiées dans des containers. Le prix CIP peut être utilisé pour tout autre mode de transport, y compris le transport maritime et multimodal.

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d’installation, de formation, de mise en service et autres services similaires (autres que les services de consultants)53.

2.52 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer les critères autres que les prix qui seront pris en compte dans l’évaluation des offres et préciser la façon dont ils seront appliqués pour déterminer l’offre évaluée la moins-disante. Pour les fournitures et le matériel, ces critères peuvent être notamment le calendrier de paiement, le délai de livraison, les coûts d’exploitation, le rendement et la compatibilité du matériel, le service après-vente et la possibilité de se procurer des pièces de rechange, et les avantages au plan de la formation offerte, de la sécurité et de l’environnement.

Les éléments autres que le prix qui serviront à déterminer l’offre évaluée la moins-disante devront, dans la mesure du possible, être exprimés en termes monétaires, suivant les critères définis dans les dispositions du dossier d’appel d’offres concernant l’évaluation54.

2.53 Dans le cas des marchés de travaux et des marchés clés en main, tous les droits et taxes sont à la charge des entrepreneurs55, et les candidats en tiennent compte lorsqu’ils préparent leur offre. C’est sur cette base que se feront l’évaluation et la comparaison des offres. L’évaluation des offres relatives aux marchés de travaux doit être effectuée en termes strictement monétaires.

Toute procédure en vertu de laquelle seraient automatiquement rejetées les offres supérieures ou inférieures à une valeur préalablement fixée est inacceptable. Si la date de livraison ou le délai d’exécution est essentiel, l’avantage que présenterait pour l’Emprunteur un achèvement anticipé des prestations peut être pris en compte sur la base de critères définis dans le dossier d’appel d’offres, mais uniquement si les clauses et conditions du marché prévoient des pénalités proportionnées en cas de non-respect.

2.54 L’Emprunteur doit établir un rapport détaillé sur l’évaluation et la comparaison des offres indiquant les éléments précis sur lesquels il s’est fondé pour recommander l’attribution des marchés. Au minimum, les Emprunteurs doivent fournir les informations requises dans le formulaire type de la Banque relatif au rapport d'évaluation des offres, ainsi que toute autre information jugée pertinente par la Banque.

Préférences en faveur du pays de l’Emprunteur

2.55 À la demande de l’Emprunteur, une marge de préférence, telle que spécifiée dans le Plan de passation des marchés et dans le dossier d’appel d’offres, peut être accordée lors de l’évaluation des offres :

a) pour les fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur, lors de la comparaison des offres proposant pareilles fournitures avec les offres proposant des fournitures fabriquées à l’étranger ;

53 L’évaluation des offres ne tiendra pas compte : (a) des droits de douane et autres taxes prélevées sur des fournitures importées sur la base de prix CIP (qui n’inclut pas les droits de douane) ; (b) des taxes sur les ventes et autres taxes similaires perçues en relation avec la vente ou la livraison de fournitures.

54 Exceptionnellement, un coefficient de pondération peut être prévu lorsque les spécifications ne peuvent pas être précisément définies ou que des éléments autres que le prix ne peuvent pas être exprimés en termes monétaires, tels que pour la passation de marchés relatifs à des technologies complexes de l'information et de manuels scolaires.

55 Sauf disposition contraire du dossier d’appel d’offres dans le cas de certains marchés clés en main (voir paragraphe. 2.22).

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b) pour les travaux exécutés dans les pays membres dont le PNB56 par habitant est inférieur à un certain seuil, lors de la comparaison des offres remises par des entrepreneurs éligibles du pays de l’Emprunteur avec les offres provenant d’entreprises étrangères.

2.56 Lorsqu’une marge de préférence est appliquée aux fournitures fabriquées dans le pays de l’Emprunteur ou aux entrepreneurs du pays de l’Emprunteur, l’évaluation et la comparaison des offres doivent suivre les méthodes et étapes décrites à l’Annexe 2.

Prorogation de la validité des offres

2.57 Les Emprunteurs doivent mener à bien l’évaluation des offres et l’attribution du marché avant l’expiration de la période initiale de validité des offres, pour éviter d’avoir à demander des prorogations. Toute demande de prorogation de la validité des offres, si des circonstances exceptionnelles le justifient, doit être présentée par écrit à tous les candidats avant la date d’expiration de la période initiale. La durée de la prorogation demandée doit être limitée au délai strictement nécessaire pour achever l’évaluation des offres, obtenir les avis de non-objection requis, et attribuer le marché. Dans le cas de marchés à prix fixes, toute demande de prorogation, à l’exception de la première, pourra être accordée seulement si l’Emprunteur aura prévu un mécanisme d’actualisation des prix, conformément aux dispositions du DTAO de la Banque, pour ajuster le prix de l’offre retenue afin de prendre en compte toute augmentation du coût des intrants nécessaires à l’exécution du marché intervenue pendant la période de prorogation. Les candidats ne doivent pas être invités ni autorisés à cette occasion à modifier le prix (de base) ou d’autres conditions de leur offre. Ils auront le droit de refuser la prorogation demandée. Si le dossier d’appel d’offres prévoit une garantie d’offre, les soumissionnaires peuvent exercer leur droit de refuser une prorogation sans perdre pour autant leur garantie d’offre et se retrouver disqualifiés, mais ceux qui accepteront de proroger la validité de leur offre devront également proroger la garantie en conséquence.

Vérification a posteriori de la capacité des candidats

2.58 En l’absence de pré-qualification, l’Emprunteur doit déterminer si le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre. Les critères à remplir auront été précisés dans le dossier d’appel d’offres et, si le soumissionnaire n’y répond pas, son offre sera rejetée. Dans ce cas, l’Emprunteur suivra la même procédure pour le soumissionnaire classé immédiatement après.

Attribution du marché

2.59 L’Emprunteur attribue le marché, pendant la période de validité des offres, au soumissionnaire qui satisfait aux critères appropriés de capacité et de ressources et dont l’offre a été i) jugée substantiellement conforme aux dispositions du dossier d’appel d’offres ; et ii) évaluée la moins-disante57. Le soumissionnaire ne peut être ni autorisé, ni tenu d’accepter, comme condition d’obtention du marché, de fournir des prestations ne figurant pas dans le dossier d’appel d’offres ou de modifier de quelque autre manière son offre initiale.

56 Le produit national brut, tel qu’il est défini chaque année par la Banque.

57 Les termes utilisés sont alors « candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante » et « offre évaluée la moins-disante ».

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Publication de l’attribution du marché

2.60 L'Emprunter doit veiller à ce que la procédure de publication de l'attribution du marché, détaillée dans le paragraphe 7 de l'Annexe 1, soit respectée.

Rejet de toutes les offres

2.61 Généralement, le dossier d’appel d’offres dispose que l’Emprunteur pourra rejeter toutes les offres reçues. Ce rejet des offres est justifié lorsqu’il n’y a pas eu véritablement de concurrence, ou que toutes les offres reçues ne sont pas conformes pour l’essentiel aux dispositions du dossier d’appel d’offres, ou qu'aucun des candidats ne satisfait les critères de qualification, ou que le prix de l'offre évaluée la moins-disante est nettement plus élevé que le coût estimatif actualisé par l’Emprunteur ou que son budget disponible. L’absence de concurrence n’est pas seulement fonction du nombre de candidats. Même si seulement une offre est soumise, le processus d’appel d’offres peut être considéré comme valide si l’appel d’offres a été correctement publié, si les critères de qualification n'ont pas été excessivement restrictifs et si les prix sont raisonnables par rapport aux valeurs du marché. S’il rejette toutes les offres, l’Emprunteur doit analyser les motifs de sa décision de rejet de toutes les offres et apporter les modifications appropriées au dossier d'appel d'offres58 avant de relancer l’appel d’offres. La modification des critères de qualification ne peut être justifiée que si ces derniers étaient trop restrictifs.

2.62 Si, pour des raisons justifiées, une nouvelle invitation à soumissionner n'est pas faisable ou la totalité des offres n’étaient pas conformes aux dispositions du dossier d’appel d’offres, l’Emprunteur pourra, après l'avis préalable de non-objection de la Banque, demander de nouvelles offres à toutes les entreprises initialement qualifiées ou, en l'absence de pré-qualification, à toutes les entreprises qui ont acheté les dossiers d'appel d'offres initiaux.

Exceptionnellement, lorsque cela est justifié, la Banque peut accepter que seules les entreprises qui ont soumis une offre en réponse à l’appel initial soient invitées à présenter une nouvelle offre.

2.63 I1 n’est pas permis de rejeter toutes les offres et d’en demander de nouvelles sur la base des mêmes documents d’appel d’offres et de marché à seule fin d’obtenir des prix inférieurs. Si l’offre conforme et évaluée la moins-disante dépasse considérablement les estimations de coût établies et actualisées par l’Emprunteur, l’Emprunteur devra rechercher les causes de ce dépassement et envisager de relancer l’appel d’offres conformément aux dispositions des paragraphes précédents. Ou bien, il peut entamer des négociations avec le candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante pour essayer d’obtenir un marché satisfaisant sur la base d’une réduction de l’étendue des prestations et/ou d’une modification de la répartition des risques et responsabilités de nature à entraîner une réduction du prix du marché. Cependant, une réduction substantielle de l’étendue du marché ou une modification substantielle des documents du marché peut justifier la relance de l’appel d’offres.

58 De telles modifications peuvent concerner l'étendue ou les clauses et conditions du marché, ou les critères minimums de vérification a posteriori des capacités des candidats (post-qualification en l'absence de pré-qualification), ou la conception et les spécifications, etc., ou une combinaison de ces derniers.

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2.64 L’Emprunteur doit obtenir l’avis de non-objection préalable de la Banque avant de rejeter toutes les offres, de demander de nouvelles offres, ou d’entamer des négociations avec le candidat ayant remis l’offre évaluée la moins-disante.

Debriefing par l’Emprunteur

2.65 Dans la publication de l’attribution du marché mentionnée dans le paragraphe 2.60 et dans le paragraphe 7 de l'Annexe 1, l’Emprunteur précisera que tout soumissionnaire qui souhaite connaître les raisons pour lesquelles son offre n’a pas été sélectionnée doit en faire la demande auprès de l’Emprunteur. L’Emprunteur communiquera rapidement par écrit les motifs pour lesquels l’offre n’a pas été sélectionnée. Si le soumissionnaire fait la demande d’assister à une réunion de debriefing il devra en assumer tous les coûts.

D. Procédure modifiée d’AOI

In document Directives Passation des Marchés de fournitures, de travaux et de services (autres que les services de consultants) par les Emprunteurs de la Banque (Page 31-36)

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