Une fois les comptes et plans paramétrés et la ou les clé(s) de répartition créée(s), rendez-vous dans le menu Encodage.
Si au compte dans lequel vous saisissez un montant est associé une saisie analytique, une colonne supplémentaire apparaît, permettant la ventilation analytique du montant.
33 Dans l’encart inférieur droit, réservé à l’analytique, apparaît dégrisé le (ou les) plan analytique coché comme requis dans le signalétique du compte.
♦ Ventiler le montant selon une clé de répartition
Pour ventiler le montant selon une clé de répartition rendez-vous dans la colonne ‘Clé ana.’ et ouvrez le combo en pressant la touche ou en tapant ‘Alt’+’Flèche vers le bas’. Vous obtiendrez alors un écran vous proposant la liste de toutes les clés.
Choissez la clé de répartition que vous désirez appliquer en double cliquant sur sa référence.
Un message d’avertissement apparaît alors demandant confirmation du split.
Nouvelle colonne
34 Si vous acceptez, la ligne initialement encodée disparaît pour donner place à plusieurs lignes correspondant au détail de la clé de répartition
Remarque : comme précédemment expliqué, si un plan requis et obligatoire n’est pas pris en compte dans la clé de répartition choisie, vous ne pourrez enregistrer votre écriture. De plus, un message d’avertissement apparaîtra à l’écran :
♦ Ventiler le montant sans passer par une clé de répartition
Si vous désirez ventiler le montant de l’écriture dans plusieurs comptes analytiques sans passer par une clé, rendez-vous dans la colonne ‘Clé ana.’ et appuyez sur le bouton ‘+’ de votre clavier.
L’écran suivant apparaît alors, vous permettant de définir les sections analytiques affectées par la répartition et les montants à imputer à chacune de ces sections. Comme lors de la création d’un clé analytique, la répartition du montant peut se faire sur un ou plusieurs plans.
35 Cliquez sur l’icône des engrenages pour mettre en œuvre et appliquer effectivement la ventilation du montant de l’écriture.
Il est noter que cette répartition reste ponctuelle : elle n’est pas sauvegardée sous forme de clé et ne s’applique qu’à l’écriture encodée.
Chaque ligne splittée peut à nouveau être ré-éclatée en plusieurs lignes soit selon une autre clé de répartition, soit selon une répartition directe.
Remarque : si une différence d’arrondi devait survenir et empêcher l’enregistrement d’une écriture, il vous faudrait modifier manuellement le montant d’une des lignes de manière à obtenir un solde égal à zéro.
Modifier un mouvement analytique en Consultation
Vous venez de ventiler analytiquement le montant d’une écriture d’achat, de vente ou d’OD et vous avez enregistré et validé l’écriture. Vous désirez cependant modifier la répartition analytique du montant que vous avez effectuée.
Cette opération est possible via le menu Analytique | Consultation | Journaux. Sélectionnez le journal dans lequel vous avez enregistré l’écriture et positionnez le curseur sur le numéro de document concerné.
Cliquez sur l’icône de modification, .
Par le même processus que celui précédemment décrit, modifiez les montants imputés dans les sections des plans en cliquant sur l’icône dans la colonne ‘Clé ana.’ et en choisissant une clé de répartition (ou en ventilant vous-même directement le montant par le biais du bouton ‘+’ de votre clavier).
36
LE MODE SYSTÈME
L
A GESTION DES DROITS D’
ACCÈS DES UTILISATEURS IntroductionLa gestion des utilisateurs a été considérablement remaniée, afin d’offrir de plus grandes garanties de sécurité d’accès. Le logiciel offre désormais un outil de contrôle interne performant et adaptable à tout type d’entreprise.
La flexibilité de paramétrage repose sur une double assise : La première consiste en la création de différents profils d’accès aux modules du logiciel, la seconde en l’association de ces profils d’accès avec les utilisateurs du logiciel et ce, en fonction des dossiers sur lesquels ils travaillent.
Ainsi, un même utilisateur peut se voir accorder un certain profil lorsqu’il travaille dans un dossier et un autre profil lorsqu’il travaille dans un autre dossier. Les droits d’accès dont il disposera et donc les opérations qu’il aura l’autorisation d’effectuer varieront selon le dossier dans lequel il travaille.
La configuration des droits d’accès des utilisateurs comporte donc 2 étapes : - La définition des différents profils d’accès par module.
- L’attribution, par dossier, des profils aux utilisateurs.
Les pages suivantes développent en détail chacune des 2 étapes.
En préambule aux explications de configuration, sont exposées les manipulations à effectuer pour que l’attribution des profils soit effective dans le logiciel.
Rendre active une gestion des droits d’accès
Gérer les droits d’accès est une fonctionnalité utile uniquement aux entreprises dont les données comptables sont accessibles à plusieurs utilisateurs. Plus les niveaux hiérarchiques des utilisateurs varient, plus l’établissement de droits d’accès devient incontournable.
A l’inverse, les PME, TPE dont le programme comptable n’est accessible qu’à une personne ou les indépendants se chargeant eux-mêmes de leur comptabilité, n’ont guère besoin d’un système complexe de gestion des droits d’accès.
C’est pourquoi, avant toute éventuelle configuration de profils, il est nécessaire de spécifier au programme si vous gérerez des droits d’accès. Il est à noter que la gestion des droits d’accès s’établit par dossier : l’utilisateur est donc en mesure de n’appliquer une restriction des droits d’accès qu’à certains dossiers.
Le choix de gestion des accès s’effectue, en mode dossier, par le biais du menu Utilitaires | Configuration | Options.
37 Au milieu de l’onglet ‘Comptabilité’ se trouve une case à cocher libellée ‘Gestion des restrictions’. Par ‘restrictions’, il faut entendre ‘droits d’accès’.
Ainsi, si la case est cochée, les utilisateurs ayant accès à ce dossier verront leurs droits d’accès limités en fonction des profils qui leur auront été accordés (pour attribuer un profil à un utilisateur, cf points de chapitre suivants).
Par contre, si la case reste inactivée, tous les utilisateurs pourront avoir un accès illimité au dossier, peu importe si un profil leur a été attribué : toutes les opérations leur seront donc autorisées.
Notez enfin que cette case ne peut être activée (i.e., cochée ou décochée) que par un utilisateur ayant statut de superviseur.
Définir par module les différents profils d’accès
Première étape de la configuration, elle s’effectue, en mode système, par le biais du menu Fichier | Profils utilisateurs.
38 Comme précédemment expliqué, cet écran permet, pour un module donné, de créer un profil utilisateur et d’y associer ou non certains droits.
Mode général d’utilisation
1. Choisir le module pour lequel le profil va être créé. Il existe 4 modules, accessibles via la liste déroulante du champ ‘Type’.
• Gestion Système : ce module reprend l’ensemble des opérations de maintenance, de configuration ou d’opérations moins courantes
• Gestion financière : ce module reprend l’ensemble des opérations réalisées dans la gestion financière d’une entreprise (Comptabilité générale, Transfert bancaire et Immobilisés)
• Gestion commerciale : ce module reprend toutes les opérations réalisables dans le menu ‘Facturation’ du logiciel.
• Relational Manager : ce module, qui possède un exécutable distinct des autres modules, reprend les options principales de la gestion des prestations et des relations à la clientèle.
2. Une fois le module choisi, créer un profil via l’icône d’ajout . Sous le champ ‘Réf’, saisir le code du nouveau profil et, sous le champ ‘Libellés’, donner un nom à ce profil.
3. Définir les caractéristiques du nouveau profil, soit en se basant sur les caractéristiques d’un profil déjà existant (choisir le profil servant de modèle via la liste déroulante du champ de saisie homonyme), soit en remplissant manuellement les informations du ou des onglets.
4. Enregistrer
Description des différents onglets
Chacun des onglets propose une liste de points donnant accès à certaines fonctionnalités du module. En les activant (case cochée ou choix dans une liste déroulante), vous autoriserez l’utilisateur possédant ce profil à effectuer certaines opérations
Voici une description de chacun des onglets des 4 modules.
Gestion Système
Onglet « Système »
Utilisateurs : permet de gérer les utilisateurs (accès aux fiches signalétiques en mode création, modification etc.)
Création de société : autorise l’utilisateur à créer des sociétés.
Tests : permet l’accès aux tests comptables
Back-up des données : permet d’effectuer des copies de sauvegarde du dossier Communications : autorise l’envoi et la réception de dossiers
Passage à l’Euro : permet de convertir les fichiers ou le dossier à l’euro.
Impression de sociétés : donne la possibilité d’imprimer la liste des sociétés
Réorganisation : donne à l’utilisateur la possibilité de réparer la base de données d’un dossier ou les répertoires communs à plusieurs dossiers.
Tables standards : l’utilisateur peut modifier les tables standards (Codes postaux etc.)
39 Gestion financière
Onglet « Fichiers de bases »
Tous les droits : donne l’accès complet à ce type de signalétique Impression : n’autorise que l’impression de ce signalétique Visualisation : l’utilisateur ne peut que consulter ce signalétique Pas d’accès : la fenêtre du signalétique ne s’ouvrira pas.
Personnes : fichiers des personnes.
Clients : signalétique des clients.
Fournisseurs : signalétique des fournisseurs.
Cpt généraux : comptes généraux.
Analytiques : signalétiques des comptes analytiques.
Budgets : signalétiques des budgets.
Onglet « Fichiers annexes »
Tous les droits : donne l’accès complet à ce type de signalétique Impression : n’autorise que l’impression de ce signalétique Visualisation : l’utilisateur ne peut que consulter ce signalétique Pas d’accès : la fenêtre du signalétique ne s’ouvrira pas.
Prospects : signalétiques des prospects
Dictionnaires : tables des dictionnaires d’encodage Codes postaux : tables des codes postaux
Cours des devises : configuration des cours des devises
Autres tables : tables des langues, délais de payement, professions etc.
40 Onglet « Consultation »
Tous les droits : donne accès complet à la consultation du fichier Historiques : donne accès aux historiques et balances du signalétique Balances : l’utilisateur ne peut consulter que le solde du compte.
Pas d’accès : la fenêtre du signalétique ne s’ouvrira pas
Accès cpt confidentiels : donne accès aux comptes pointés « confidentiels » Clients : concerne le signalétique des clients.
Fournisseurs : concerne le signalétique des fournisseurs.
Cpt Généraux : concerne le signalétique des comptes généraux.
Analytique : concerne le signalétique des comptes analytiques.
41 Onglet « Journaux »
Encodage : l’utilisateur peut ajouter des pièces dans ce type de journal.
Pas d’accès : la fenêtre du signalétique ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : donne accès complet au journal.
Visualisation : donne accès à l’historique du journal.
Achats : configure l’accès aux journaux d’achats
NC/Ach : configure l’accès aux journaux de notes de crédit sur achats Ventes : configure l’accès aux journaux de ventes.
NC/Vtes : configure l’accès aux journaux de notes de crédits sur ventes Financiers : configure l’accès aux journaux financiers.
Caisses : configure l’accès aux journaux de caisse.
Op° Diverses : configure l’accès aux journaux d’opérations diverses.
Analytiques : configure l’accès aux journaux analytiques.
En attente de validation
Cette zone permet de déterminer le type d’opérations pouvant être effectué sur les documents en attente de validation.
Transfert : l’utilisateur peut transférer les documents en attente d’un journal à un autre
Destruction : l’utilisateur peut supprimer les écritures en attente Validation : l’utilisateur peut centraliser les écritures en attente Impression : l’utilisateur peut imprimer les écritures en attente.
42 Onglet « Publications »
Cet onglet gère les autorisations de génération et d’impression des documents officiels telle la déclaration TVA et des différents journaux.
Onglet « Utilitaires »
Configuration
Param. Généraux : l’utilisateur peut modifier les paramètres généraux Comptes Centrl : donne accès à la gestion des comptes centralisateurs.
Ajout/Suppr : permet d’ajouter ou de supprimer un journal, et/ou des codes TVA.
Modification : permet de modifier le signalétique des journaux et/ou des codes TVA
Paramétrage des doc. Tiers
Rappels : autorise la modification des paramètres des rappels Virements : autorise la modification des paramètres des virements
Périodes
Gestion des périodes : donne accès à la gestion des périodes
Op° périodiques
Réouverture : autorise l’utilisateur à faire l’ouverture comptable d’une année.
Import/Export des données : donne l’accès à l’importation et l’exportation des données.
43 Onglet « Modules »
Encodage : l’utilisateur peut encoder des pièces comptables dans ce module.
Pas d’accès : la fenêtre du module ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : donne accès complet au module.
Visualisation : donne accès à l’historique des opérations réalisées dans le module.
Liaison bancaire
Documents : donne accès à la génération et la récupération des documents bancaires tels les paiements et les domiciliations.
Gestion des immobilisés
Fiches signalétiques : donne accès aux fiches des biens immobilisés Documents : autorise l’accès aux documents du module.
44 Gestion Commerciale
Onglet « Fichiers G.C. »
Articles
Impression : l’utilisateur est autorisé à imprimer la liste des articles.
Pas d’accès : La fenêtre du signalétique des articles ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : Donne l’accès complet à la gestion des articles.
Visualisation : Donne accès à l’historique des opérations réalisées sur un article.
Onglet « Encodage GC »
Encodage : l’utilisateur peut encoder ce type de document.
Pas d’accès : la fenêtre ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : donne accès complet à la gestion des documents.
Visualisation : donne accès à l’historique des opérations.
45 Relational Manager
Onglet « Généralités »
Gestion des prestations : donne accès aux menus relatifs à la gestion des prestations.
Relational manager : donne accès aux menus relatifs au Relational Manager (Gestion de clientèle, agenda, tâches…).
Onglet « Prestations »
Encodage : l’utilisateur peut encoder dans ces options.
Pas d’accès : la fenêtre ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : donne l’accès complet à la gestion des prestations.
Gestion des contrats : autorise l’utilisateur à gérer des contrats.
Gestion des profils : autorise la modification des profils utilisateurs
Gestion des types de prestations : autorise la modification des types de prestations Gestion des tables : autorise la modification des tables annexes
Encodage prestations des autres prestataires : autorise l’encodage des prestations des autres prestataires.
46 Onglet « Consultation »
Impression : l’utilisateur ne peut qu’imprimer l’historique.
Pas d’accès : la fenêtre ne s’ouvrira pas.
Tous les droits : donne accès complet aux historiques.
Visualisation : donne accès à la visualisation des historiques.
Accès à toutes les sociétés : l’utilisateur peut accéder à toutes les sociétés.
Consultation des infos facturation : l’utilisateur peut accéder aux informations relatives à la facturation des prestations.
Consultation des infos de prix de revient : l’utilisateur peut consulter son prix de revient.
Consultation de tous les prestataires : L’utilisateur peut consulter les historiques des autres prestataires.
Consultation prestations des prestataires du groupe : l’utilisateur peut consulter les prestations du groupe auquel il appartient.
Onglet « Facturation »
Confirmation des prestations : l’utilisateur peut confirmer des prestations.
Supervision des prestations : l’utilisateur peut superviser des prestations.
Facturation des prestations : l’utilisateur peut facturer des prestations.
Facturation des contrats : l’utilisateur peut facturer des contrats.
Appels de provision : l’utilisateur peut lancer des appels de provision.
47 Attribuer par dossier des profils aux utilisateurs
Seconde et dernière étape de la configuration, elle a lieu, toujours en mode système, dans le menu Fichier | Droits d’accès.
Mode général d’utilisation
L’écran est divisé en trois parties :
- Une liste déroulante dans le haut de la fenêtre permet de choisir le module dans lequel un utilisateur se verra attribuer un profil d’accès.
- La partie gauche de la fenêtre propose la liste des utilisateurs tels que définis dans le menu Fichier | Utilisateurs.
- La partie droite de la fenêtre sert à sélectionner le profil qui sera attribué à l’utilisateur désigné par le pointeur.
L’opération d’attribution de profil s’effectue comme suit :
1. Via la liste déroulante, choisir le module dans lequel un utilisateur se verra attribuer un profil d’accès.
Comme expliqué auparavant, les modules sont au nombre de 4 (Gestion système, Gestion financière, Gestion commerciale et Relational manager).
2. Dans la partie gauche de l’écran, positionner le pointeur en face de l’utilisateur à qui un profil sera associé.
3. Cliquer sur l’icône d’ajout .
4. Dans la partie gauche de l’écran, sélectionner dans les différentes colonnes
• le profil à associer à l’utilisateur. Les profils créés au point précédent, sont repris dans la colonne sous forme de liste déroulante.
• éventuellement, si vous avez sélectionné un module autre que le module de Gestion système, le dossier dans lequel l’association utilisateur-profil aura lieu.
Pour chaque dossier, l’utilisateur peut donc se voir attribuer un profil différent.
5. Enregistrer et procédez de même pour l’utilisateur suivant.
48 Gestion Système
Gestion Financière
Gestion Commerciale
Relational Manager
49 Astuces
1. Par convention, la partie gauche de l’écran présente la liste des utilisateurs et la partie droite la liste des profils et des dossiers.
Il est néanmoins possible que l’association profil–utilisateur s’effectue non sur base de l’utilisateur désigné par le pointeur, mais sur base du dossier désigné par le pointeur : la partie de gauche reprendra alors la liste des dossiers et la partie de droite la liste des utilisateurs et des profils.
Le passage d’un type d’encodage à l’autre s’effectue, avant de presser l’icône d’ajout, par le biais de 2 icônes :
présente la fenêtre avec la liste des dossiers à gauche et la liste des utilisateurs à droite.
• permet de repasser à l’écran standard, soit les utilisateurs à gauche et les dossiers à droite.
Un des avantages du logiciel est de pouvoir attribuer à un utilisateur un profil différent pour chaque dossier. Néanmoins, il se peut que l’utilisateur possède le même profil dans tous les dossiers ou dans certains d’entre eux.
Afin d’éviter la fastidieuse tâche de recopiage, une fonctionnalité du logiciel permet de sélectionner les dossiers dans lesquels l’utilisateur possède un même profil. Cette possibilité s’avère particulièrement intéressante si l’entreprise gère une liste de dossiers particulièrement longue.
Cette fonction est accessible par le biais de l’icône d’ajout multiple, . Une pression sur cette dernière ouvre en effet une fenêtre permettant d’appliquer un même profil à l’utilisateur dans plusieurs dossiers.
50 Pour ce faire, choisissez le profil à appliquer dans la liste déroulante, puis sélectionnez dans la grille les dossiers dans lesquels ce profil sera applicable. Les dossiers se sélectionnent via la barre d’espacement ou le double-click.
Appuyez ensuite sur l’icône d’enregistrement. De retour dans l’écran principal, le profil choisi aura été attribué à l’utilisateur dans les dossiers précédemment sélectionnés.
Consulter les profils attribués aux utilisateurs En mode Système
Dans la fiche des utilisateurs (Fichier | Utilisateurs), l’onglet Accès reprend les profils attribués à l’utilisateur par module :
51 En mode Dossier
Chaque utilisateur travaillant dans un dossier peut consulter son profil d’accès pour ce dossier par le biais du menu Utilitaires | Configuration | Utilisateurs. L’onglet ‘Accès’ de la fenêtre présentera son profil et ce, pour les 4 modules du dossier.
Il est à noter que tout changement opéré dans l’attribution de profil en mode dossier se répercute automatiquement dans les 2 écrans de consultation tels que nous venons de les présenter.
Passage de la version 2.5 à la version 3.0
Lors du passage de la version 2.5 à la version 3.0, le logiciel BOB lance automatiquement, à l’installation de cette dernière, une procédure de création de profils.
Ainsi, chaque utilisateur se verra attribuer un profil sur base des droits d’accès qu’il possède : tous les utilisateurs bénéficiant des mêmes droits se verront attribuer un même profil.
Cette procédure s’effectue automatiquement sans intervention extérieure, même minime, du superuser. Il reste cependant possible à ce dernier de consulter le résultat de la procédure par le biais des menus habituels et de modifier, de la manière précédemment expliquée, les profils générés si cela s’avérait nécessaire.
52
L
AR
ÉORGANISATIONL’écran de réorganisation, accessible, dans le module Système, par le biais du menu Maintenance | Réorganisation, change d’aspect et possède désormais 2 nouvelles fonctionnalités.
L’une d’elles est la possibilité de reconstruire les tables et la seconde de tester les index avant la réindexation.
Fonction
Les fonctionnalités proposées dans cet écran ont pour but d’apporter une solution aux problèmes que vous pourriez rencontrer liés aux bases de données. Ces problèmes peuvent être multiples : ils concernent la présence d’index obsolètes par rapport à leurs tables de référence, de tables corrompues, de champs, tables ou index non répertoriés, de ralentissement d’utilisation du logiciel dû à l’absence d’effacement physique etc.
Pour pallier ces problèmes et en permettre une résolution rapide, l’outil précité fut donc mis au point. Il permet d’effectuer 4 opérations :
Reconstruire : Il s’agit d’une fonction qui met à jour les bases de données d’une version sur base du contenu des fichiers FFIELD, FTABLE et FINDEX. Attention, cette fonction met à jour les tables au sein d’une même version. Le numéro de version n’est donc pas modifié dans le fichier de configuration ‘Config. DB’.
Réindexer : Chaque table possède un ou plusieurs index, organisant logiquement les champs des différents enregistrements. Le réindex permet de recréer et donc de corriger les index corrompus, (i.e., ne tenant pas compte de certains enregistrements d’un champ ou dont les informations furent enregistrées hors du fichier d’index ou encore incomplets à cause d’une coupure brutale dans le processus de création ou de mise à jour, etc.)
Compacter : à ne pas confondre avec zipper, parfois également traduit par compacter. Il s’agit ici d’effacer physiquement d’un fichier des éléments qui ont auparavant été supprimés logiquement. Cette opération, outre le gain de place qu’elle procure,