Informatisation

(Accord de gouvernement, p. 124-125)

Depuis des décennies déjà, l’informatisation est considérée comme un levier important pour mettre en place une organisation efficiente. Le présent Plan Justice indique comment ce levier sera mis stratégiquement en œuvre pour aider à atteindre les objectifs qu’il contient.

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IV.1.3.1. Planning budgétaire pluriannuel ICT-Justice

(Accord de gouvernement, p. 124-125)

En 2015, les bases d’investissements importants seront jetées avec les budgets ICT existants. Il sera ensuite proposé d’augmenter substantiellement le budget.

280. En 2015, d’importantes procédures d’adjudication et d’importants cahiers des charges seront lancés et déboucheront déjà, dans la mesure du possible, sur l’attribution de marchés, de manière à ce que les importants projets d’investissement ICT puissent être réalisés dans les années à venir, en plus des résultats concrets qui seront fournis à court terme (voir ci-dessous, n° 285-290).

281. Les années suivantes, il sera proposé d’augmenter substantiellement le budget ICT réellement disponible. Dans le budget ICT, le budget d’investissement augmentera davantage proportionnellement par la réalisation d’économies au niveau du budget ICT opérationnel, par exemple via des économies d’échelle générées par la collaboration avec d’autres services publics et via la résorption de l’arriéré de paiement historique. Par ailleurs, il conviendra de tenir compte d’importants investissements ICT au sein de la Justice qui ne pèsent pas sur le budget ICT de la Justice, comme les investissements relatifs à la politique de poursuites en matière de roulage et différents investissements liés aux sources authentiques et plates-formes électroniques confiés aux partenaires de la Justice.

IV.1.3.2. Objectifs à atteindre pour l’ICT

La stratégie à long terme pour ICT confère une place centrale au dossier électronique et prévoit des investissements en matériel. En outre, un plan échelonné concret sera élaboré pour la législature.

a) Place centrale du dossier électronique

(Accord de gouvernement, p. 125)

282. Les lignes de force de la stratégie à long terme pour ICT sont le développement de sources authentiques électroniques et de fondements génériques (comme le central printing, le dépôt électronique et la banque de données des jugements et arrêts), et l’uniformisation des applications des greffes qui recourent au maximum aux sources authentiques et aux fondements génériques. Le dossier électronique y occupera une place centrale. Cela englobera le développement de sources authentiques électroniques, qui seront réalisées et gérées tant par la Justice que par des organisations tierces qu’elle désigne. Des sources authentiques externes seront également reliées aux applications utilisées par la Justice. Les différentes applications seront renouvelées et développées de manière générique. Dans ce cadre, l’application modernisée «MACH» et la nouvelle application «NEW» qui sera développée (voir ci-dessous, n° 294-295) pour les tribunaux de commerce deviendront les standards pour les greffes.

Elles seront reliées aux sources authentiques et aux fondements génériques du système ICT, comme e-Deposit (dépôt de pièces dans un dossier en cours, voir ci-dessous, n° 288), JustScan (transposition d’un support papier à un support électronique) et central printing (transposition d’un support électronique à un support papier).

b) Infrastructure hardware ICT

(Accord de gouvernement, p. 125 et 138)

283. Pendant cette législature, les investissements en cours seront poursuivis et renforcés et les chaînons manquants seront comblés, parmi lesquels :

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- le transfert échelonné et concerté, au cours des trois années à venir, du datacenter de la Justice vers les datacenters fédéraux centralisés;

- la poursuite de la modernisation des réseaux WAN et LAN ;

- le recours au projet «PC@Work» finalisé fin 2014, en tant qu’étape dans la proposition de fonctionnalités supplémentaires offertes aux utilisateurs ;

- la standardisation de l’infrastructure téléphonique par analogie avec le projet PC@Work ;

- l’introduction progressive de la vidéoconférence, aussi bien pour les réunions que dans le cadre de procédures judiciaires (chambre du conseil, commissions rogatoires, contacts avec les détenus et plaidoiries à partir de différents lieux de plaidoirie).

c) Élaboration d’un plan échelonné concret pour la législature

(Accord de gouvernement, p. 125)

284. Le développement d’un environnement ICT pour plus de 50.000 utilisateurs intensifs au sein de la Justice et auprès des partenaires de la Justice représente un défi complexe. La très grande diversité de profils utilisateurs ainsi que l’interopérabilité et l’intégration nécessaires entre de nombreux différents systèmes issus de différentes générations ICT requièrent une feuille de route complexe, mais logiquement étayée, pour la réalisation de l’architecture ICT. Ce plan échelonné s’étendra sur plusieurs années et intègrera une approche basée sur les fondements suivants :

- la logique technique d’un système ICT ;

- la nécessité d’obtenir des avantages budgétaires rapides ;

- les possibilités de déploiement de composantes qui conduisent à une réduction de la charge de travail ;

- l’application de la stratégie relative à l’analyse des tâches essentielles et à l’amélioration des processus ;

- la modernisation du cadre légal ; - la concertation avec les utilisateurs ; - les besoins de la société.

Le management du changement représente un facteur de succès critique dans le cadre d’une telle révolution. C’est la raison pour laquelle le plan échelonné intègrera également une stratégie de communication ainsi qu’une approche des formations.

Le plan échelonné sera mis en œuvre en concertation avec les représentants des divers groupes d’utilisateurs, dont ceux de l’ordre judiciaire.

IV.1.3.3. Mesures à court terme

(PP I,III, accord de gouvernement. p. 125)

En mettant l’accent sur l’application et la finalisation des projets existants, on veillera à générer un impact rapide à court terme. Le basculement vers la communication électronique dans le monde de la Justice sera ainsi réalisé en 2015.

285. À court terme, c’est-à-dire en 2015 et 2016, l’accent sera mis sur la réalisation de la communication électronique dans le monde de la Justice et avec le monde extérieur, ainsi que sur le lancement de l’informatisation visée via les tribunaux de commerce. Les sujets suivants sont abordés ci-après : (a) le projet e-Box, (b) e-Depot, (c) e-Deposit, (d) e-PV et (e) la banque de données des jugements et arrêts.

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a) Projet e-Box

286. En 2015, le projet e-Box pour la Justice sera exécuté et la base légale sera introduite. Cela permettra à toutes les instances judiciaires et aux avocats, huissiers de justice et notaires de communiquer entre eux par voie électronique. Tous les partenaires concernés réaliseront ainsi d’importantes économies sur des coûts récurrents et réduiront leur charge de travail. La mesure dans laquelle et la rapidité à laquelle les avantages seront obtenus dépendront principalement de la vitesse à laquelle nous cesserons de communiquer sur papier et nous prendrons l’habitude de communiquer par voie électronique. Les deux modes de communication (papier et électronique) coexisteront en effet pendant une période transitoire.

Ensuite, la communication électronique deviendra obligatoire et la communication papier ne sera encore possible qu’en cas de force majeure.

b) e-Depot : dépôt électronique d’actes de sociétés et de personnes morales

287. Le dépôt électronique d’actes de sociétés et de personnes morales sera organisé. Ce projet, lancé il y a plusieurs années déjà, sera finalisé dans les deux années à venir. À compter du 1er janvier 2016, le dépôt électronique deviendra obligatoire pour les actes de sociétés. En 2016, le projet sera finalisé pour les personnes morales n’ayant pas la forme d’une société. Par rapport à la communication générale via le projet e-Box, un tel projet intégré offrira un grand nombre d’avantages supplémentaires, parmi lesquels l’alimentation automatique du Moniteur belge, l’archivage électronique des dossiers de sociétés et de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Il permettra également de consulter en ligne les dossiers de sociétés. Ce projet permettra de réduire considérablement la charge de travail dans les greffes des tribunaux de commerce.

c) e-Deposit : dépôt électronique de conclusions

288. Le dépôt électronique de conclusions est le tremplin vers le dossier électronique. Il sera appliqué dans tous les tribunaux de commerce (voir ci-dessous, n° 294-295) et ensuite dans tous les tribunaux.

Ce projet offrira également des avantages supplémentaires par rapport à la communication par e-Box.

Après déploiement, la possibilité qui en résulte de déposer des documents (dont des conclusions) par voie électronique dans un dossier existant sera élargie à la possibilité offerte à d’autres acteurs de déposer des documents dans un nouveau dossier.

d) e-PV : communication électronique de procès-verbaux d’autres services publics fédéraux vers la Justice

289. La transmission de procès-verbaux au parquet à partir d’autres services publics (police, sécurité sociale...) représente un important flux de communication. À présent que ces procès-verbaux peuvent être dressés électroniquement, les parquets doivent aussi pouvoir les recevoir par voie électronique.

Cela sera réalisé dans les deux années à venir, de sorte que non seulement les textes, mais également les métadonnées et davantage d’informations confidentielles puissent être communiquées par voie électronique. Nous utiliserons également cette technologie pour dresser électroniquement les procès-verbaux qui sont établis par les juges d’instruction au sein de la Justice.

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e) Banque de données des jugements et arrêts

290. Une banque de données des jugements et arrêts («VAJA») a été créée, mais doit encore être alimentée. La délivrance immédiate et électronique des copies de jugements aux avocats, huissiers de justice et notaires sera réalisée conjointement au projet e-Box.

IV.1.3.4. Informatisation des tribunaux de commerce

(PP I,III, accord de gouvernement. pp. 124-125)

Les tribunaux de commerce serviront de projet-pilote pour la poursuite de l’informatisation de l’ensemble des cours et tribunaux. La nouvelle procédure de mise en l’état, telle que décrite dans le chapitre II, trouvera ici une première application, avec le support d’une application ICT adaptée.

291. Les tribunaux de commerce serviront de projet-pilote pour la poursuite de l’informatisation de l’ensemble des cours et tribunaux. En outre, (a) un certain nombre de missions de gestion seront transférées à des tiers, (b) les procédures seront simplifiées et les tâches inefficaces seront supprimées et (c) les projets d’informatisation seront appliqués dans les tribunaux de commerce.

a) Transfert d’un certain nombre de missions de gestion à des tiers

292. La gestion et la fonction de guichet pour les dossiers de sociétés pourront être regroupées après informatisation.

La mission relative à la gestion du dossier de faillite électronique pourra être transférée aux barreaux qui recevront pour tâche de poursuivre l’informatisation de l’ensemble du processus.

La détection des «signaux d’alarme» pour l’enquête commerciale sera informatisée à partir de la banque de données des avis de saisies qui dispose déjà d’informations structurées.

b) Simplification des procédures et suppression des tâches inefficaces

293. En attendant le renouvellement du Code de droit économique, des mesures générales seront prises pour réduire la charge de travail d’une part, et un certain nombre de procédures propres aux tribunaux de commerce seront simplifiées et les tâches inefficaces seront supprimées d’autre part :

- les demandes en réorganisation judiciaire, les demandes en déclaration de faillite, les demandes de révocation d’un plan de réorganisation et de clôture d’une faillite ne devront plus être communiquées au ministère public ;

- les délais entre les procès-verbaux de vérification des créances complémentaires seront prolongés pour réduire le nombre de ces procès-verbaux ;

- la possibilité de demander une copie des comptes annuels aux greffes des tribunaux de commerce sera supprimée étant donné que cette copie peut être demandée par voie électronique à la Banque nationale de Belgique (BNB) ;

- l’introduction de l’ordre de paiement pour les factures non contestées permettra de réduire considérablement la charge et la pression de travail supplémentaires qui sont apparues dans les greffes de commerce après la loi relative au juge naturel.

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c) Informatisation des tribunaux de commerce

294. Les projets d’informatisation précités seront appliqués courant 2015 dans les tribunaux de commerce.

L’ancienne application «TCKH» sera remplacée par une application de la génération actuelle, «NEW 1.0», qui sera dotée des mêmes fonctionnalités. Dans le courant de 2016, cette application «NEW 1.0» sera remplacée par l’application «NEW 2.0» qui intègrera des fonctionnalités supplémentaires en matière de workflow, de jonction et d’analyse à des fins opérationnelles, politiques, scientifiques et de mesure de la charge de travail. La nouvelle plate-forme technologique permettra de relier l’application aux composantes ICT génériques conformément à l’architecture ICT.

295. L’introduction de l’application «NEW 2.0» ira de pair avec l’introduction de la nouvelle procédure civile de mise en l’état (voir ci-dessus, n° 65-66) qui sera appliquée dans une première phase dans les tribunaux de commerce. La composante workflow de l’application «NEW 2.0» offrira le support spécifique nécessaire à cette nouvelle procédure afin de garantir une efficacité maximale pour toutes les personnes concernées.

Après avoir été réalisée en 2015 et partiellement en 2016 dans les tribunaux de commerce, l’informatisation sera poursuivie dans les autres cours et tribunaux.

IV.1.3.5. Collaboration des professions juridiques

(PP IV, accord de gouvernement. p. 126-127)

Les prestataires de services judiciaires, comme les avocats, les huissiers de justice, les notaires et les experts, seront activement impliqués dans le développement d’un certain nombre de projets d’informatisation et dans la réalisation de l’indispensable changement de culture.

296. En 2015 et 2016, on misera fortement sur une collaboration active des professions juridiques et des prestataires de services dans le cadre de l’informatisation de la Justice. La plupart d’entre eux sont, depuis plusieurs années déjà, actifs sur les autoroutes électroniques de l’information et sont déjà plus avancés dans le changement de culture et le développement de systèmes informatiques. Ils ont également participé auparavant au succès enregistré dans un certain nombre de projets d’informatisation (exécution de la loi Salduz, banques de données des avis de saisie, registre central des testaments...).

297. Concrètement, ils seront à nouveau activement impliqués dans le développement d’un certain nombre de projets d’informatisation qui devront être réalisés en 2015 et 2016, comme :

- la centralisation du système informatique pour la gestion des dossiers pro deo et des dossiers de faillite et les règlements collectifs de dettes;

- la banque de données « incapables » et la banque de données « certificats successoraux européens »;

- la banque de données « arriérés de créances alimentaires » et le monitoring « signaux d’alarme »;

- la banque de données « experts et interprètes ».

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