FACTEURS DE RISQUES

A última ação da proposta de intervenção diz respeito à revisão da política de uso do SRP pelo IFTM (quadro 15) e tem como base os resultados encontrados no presente trabalho, que identificaram um alto número de itens licitados pelo SRP para os quais não houve o empenho de nenhuma unidade registrada.

Além disso, quando comparado aos estudos de Veiga (2015) e Peixoto (2016) que analisaram registros de preços na UFES e no IFES respectivamente, por um período de seis e cinco anos, nota-se que o número de licitações, bem como de itens licitados no planejamento participativo do IFTM é quase cinco vezes superior ao apurado por Veiga (2015) e quase 23 vezes maior que o registrado por Peixoto (2016).

Ao associar essa informação ao baixo índice de execução de demandas e ao alto número de itens para os quais o índice GARP foi igual a 0 (mais de 40% dos itens registrados), conclui-se que muitos itens que foram objeto de registro de preços pelo IFTM poderiam não ter sido licitados e somente o foram por que a inclusão deles no planejamento participativo automaticamente os inclui no Sistema de Registro de Preços, uma vez que o objetivo do planejamento participativo da instituição é gerar atas de registro de preço, conforme explicita o PDI 2014-2018 (IFTM, 2013), ou seja, não se contempla a possibilidade de licitação dos itens pela forma tradicional, isto é, sem a utilização do SRP.

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Destaca-se que a comparação entre as naturezas de despesa (subseção 5.2.2.3 desta pesquisa) revelou que algumas delas, tais como gases (industriais) e materiais engarrafados, bandeiras, flâmulas e insígnias, recarga de cartuchos e toners possuem um índice de realização de demanda muito pequeno, de modo que poderiam deixar de ser licitadas por meio do Sistema de Registro de Preços, e suas contratações passariam a ser feitas por pregões comuns ou, até mesmo, por dispensa de licitação, uma vez que são contratações eventuais (não frequentes) e de baixo valor.

Ressalta-se ainda que a aquisição dos itens destas naturezas de despesa, caso feita por meio de pregão tradicional e dispensa de licitação costuma se dar por preços mais vantajosos do que os preços do SRP, já que a contratação é certa e imediata, conforme afirmam Nunes e Dantas (2012).

Dessa forma, é fundamental que a instituição promova ajustes em sua política de compras, a fim de que o SRP seja dedicado às naturezas de despesa que realmente possuem aquisições frequentes e parceladas, tais como materiais de informática, de expediente, educativos, esportivos, de laboratório etc.

Quadro 15 - Proposta de intervenção: revisão da política de uso do SRP. Objetivo Proposto

Reavaliar a utilização do Sistema de Registro de Preços para todas as naturezas de despesa e definir, por meio de uma política de compras, quais naturezas devem ser licitadas pelo SRP e quais podem (por suas características de consumo) ser licitadas por meio de pregão comum. Descrição

As naturezas de despesa cujas aquisições se mostraram eventuais e com baixo índice de realização de demanda não se enquadram nas características do SRP (BRASIL, 2013), o que indica que suas contratações devem ocorrer de outras formas, como pregão comum e dispensa de licitação, já que são compras de pequeno valor. Dessa forma, com menos naturezas de despesa licitadas pelo SRP, o índice de realização de demanda também aumentaria.

Ações Previstas

Avaliação dos índices de realização de demandas de todas as naturezas de despesa.

Alteração da política de compras do órgão, a fim de formalizar quais naturezas de despesa deverão ser licitadas pelo SRP e quais serão contratadas de outras formas.

Fonte: elaborado pelo autor.

A reavaliação do uso do SRP permitirá que o órgão concentre a utilização deste Sistema apenas para as licitações que realmente atendem os requisitos normativos para sua utilização, expostos no Decreto nº 7.892/2013 (BRASIL, 2013) e diminuirá o número de itens e licitações com baixo índice de realização das demandas.

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7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

As inovações na administração pública são importantes no sentido de promover o melhor desempenho das instituições, o que contribui para o atendimento ao princípio constitucional da eficiência, refletindo em bem estar para o cidadão. Contudo, é necessário que a gestão das inovações implementadas seja feita no sentido de garantir que estas atinjam os objetivos para os quais foram criadas, o que demonstra a importância das atividades de monitoramento, controle e avaliação.

A presente pesquisa teve como objetivo geral analisar o planejamento participativo do IFTM, uma inovação feita pela instituição no intuito de tornar os itens e quantitativos licitados mais próximos da realidade, por meio do envolvimento de um maior número de pessoas.

O diagnóstico organizacional realizado demonstrou que o planejamento participativo não atingiu o objetivo de garantir a acurácia da previsão de demanda, uma vez que os itens analisados apresentaram um baixo índice de realização das demandas, conforme se verificou no teste de hipóteses e nas demais análises. Houve no período pesquisado – 2013 a 2016 – um grande número de itens que, embora licitados, jamais foram efetivamente demandados. Portanto, o planejamento participativo do órgão carece de ajustes que possam melhorar a acurácia das demandas planejadas.

Contudo, ressalta-se que os resultados encontrados para o índice de realização das demandas não estão diretamente relacionados ao envolvimento de um maior número de pessoas no processo de planejamento, mas sim a outros fatores como a utilização inadequada do SRP, o qual, apesar de ser uma ferramenta de melhoria nos processos de planejamento e compras públicas, especialmente por permitir que a administração somente efetive as demandas quando e se precisar, necessita ter seu uso baseado em técnicas adequadas de previsão de demanda.

Os resultados encontrados na presente pesquisa apontaram que o uso do SRP no planejamento participativo do IFTM tem sido feito de forma indiscriminada, ou seja, sem a devida conciliação com o orçamento disponível e sem levar em conta o consumo de períodos anteriores, visto que o baixo índice de realização de demandas se repetiu ao longo de todo o período pesquisado.

Identificou-se também grande disparidade entre os valores licitados pelo órgão e os valores previstos em sua proposta orçamentária, o que ocorre devido ao fato de não haver dados confiáveis a respeito dos valores das demandas na etapa de planejamento, o que precisa

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ser revisto pelo IFTM. Destaca-se que a realização desse ajuste servirá não apenas para melhorar o processo de planejamento participativo, mas também para adequar os procedimentos do órgão às recomendações do TCU e às normas vigentes.

Dessa forma, constatou-se a necessidade de ajustes no planejamento participativo do IFTM, especialmente em relação aos quantitativos demandados por meio do SRP.

Como alternativa para melhorar o desempenho do planejamento participativo quanto à acurácia da previsão de demanda, acompanha esta pesquisa uma proposta de intervenção na instituição, a qual é composta de seis sugestões: monitoramento constante das atividades é uma dessas sugestões; adoção de ajustes quantitativos; realização da pesquisa de preços na etapa de planejamento da contratação; conciliação entre os valores planejados e orçamento disponível; capacitação dos envolvidos e, por fim, a revisão da política de uso no SRP.

Por limitações dessa pesquisa, destaca-se o fato de sua aplicação ter ocorrido em apenas uma instituição, portanto, os resultados obtidos aqui, apesar de fornecerem importantes subsídios para gestores públicos, em especial aos da instituição pesquisada, pois fornecem um panorama a respeito da inovação estudada, não podem ser generalizados. Vale destacar também que o estudo não abordou os índices de realização das demandas das licitações realizadas antes de 2013, ou seja, antes do planejamento participativo, não sendo possível verificar se houve melhora dos índices com a nova metodologia de planejamento uma vez que, mesmo baixos, os índices atuais podem ter tido alguma melhora em relação aos índices anteriores. Além disso, o estudo aborda de uma forma consolidada as demandas dos campi do IFTM, ou seja, os dados não foram analisados de modo a se aferir a acurácia da previsão de demandas de cada campus isoladamente, razão pela qual não foi possível aferir qual a contribuição de cada campus para a superestimação da previsão de demanda do órgão.

Embora os resultados dos índices de realização de demandas não tenham sido satisfatórios, não se pode negar o caráter inovador do planejamento participativo implantado pelo IFTM, o qual se constituiu em uma profunda mudança institucional. Uma vez que o foco da presente pesquisa foi a efetivação das demandas registradas, não foram observados outros aspectos do planejamento participativo, tais como impactos do mesmo nas rotinas de trabalho e na satisfação dos profissionais envolvidos, aspectos nos quais o planejamento participativo pode ter apresentado resultado positivo.

No tocante à escala de análise utilizada – o índice GARP –, essa pode ser considerada uma boa ferramenta para o levantamento e acompanhamento dos índices de realização das demandas. Contudo, a nomenclatura das classes (muito insatisfatória, insatisfatória, regular, satisfatória e muito satisfatória) foi definida levando em conta somente a amplitude dos

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dados. Dessa forma, resultados próximos aos limites das classes deixam de ter seu valor absoluto considerado. Apesar disso, entende-se que não houve prejuízo à qualidade dos resultados da pesquisa, uma vez que a escala não foi a única forma de análise dos dados, os quais também foram submetidos ao teste de hipóteses.

As principais implicações teóricas dessa pesquisa estão relacionadas à discussão de um tema ainda pouco explorado na literatura sobre compras públicas: a realização de demandas previstas por meio do SRP. Vale ressaltar que esse sistema foi regulamentado apenas em 2001 e sofreu alterações em sua legislação em 2013, portanto trata-se de um tópico novo, e por isso as discussões teóricas são incipientes, embora o tema seja de grande relevância para a Administração Pública em geral.

A pesquisa realizada contribui também com a literatura a respeito de avaliação de inovações na Administração Pública, pois fornece uma avaliação detalhada a respeito dos resultados de uma inovação implementada em um órgão público por meio de dados objetivos e ainda aponta alternativas para o aprimoramento do processo.

O estudo contribui também com a prática profissional no sentido de fornecer, principalmente em sua proposta de intervenção, alternativas para a melhoria do processo de planejamento de compras. Destaca-se que, embora os resultados aqui obtidos não possam ser generalizados para outras instituições, as sugestões feitas no presente trabalho no intuito melhorar o desempenho da inovação implementada podem ser adotadas por qualquer instituição pública que utilize o SRP, o que certamente contribuirá para uma maior acurácia da previsão de demanda e, indiretamente, na obtenção de melhores preços nas licitações. No tocante a inovação no setor público, o estudo evidenciou aos gestores a necessidade de se monitorar e avaliar adequadamente as inovações implementadas, a fim de se promover tempestivamente ajustes no intuito de se obter melhores resultados.

Sugere-se, em pesquisas futuras, estudos semelhantes em outras instituições, de modo a verificar se os resultados aqui encontrados se repetem nestas e no intuito de encontrar instituições com índices melhores, as quais podem ser usadas para subsidiar propostas de melhorias futuras. Sugere-se ainda a realização de pesquisas com foco no preço dos itens registrados no SRP, a fim de confirmar se qual o impacto da baixa realização das demandas nestes, hipótese não abordada na presente pesquisa. Por fim, sugere-se também pesquisas que envolvam os stakeholders do planejamento participativo do IFTM (servidores e fornecedores) a fim de verificar a percepção destes, no intuito de obter informações relevantes para novas propostas de melhoria.

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