Exigence 10 : fonctionnalités

La page portail et les sous-sites qui seront créés via la solution Drupal de l’adjudicataire devront offrir les fonctionnalités décrites dans cette section. Il est de la responsabilité du soumissionnaire de choisir (ou, le cas échéant, de développer), de configurer, d’installer et de maintenir les modules Drupal adéquats par rapport aux fonctionnalités demandées.

III.2.10.1Saisie et gestion du contenu

Interface de saisie performante, stable et conviviale

1. L'interface utilisateur du système de saisie doit être disponible au moins en français et en néerlandais, et de préférence aussi en allemand

2. Il doit être possible d'offrir différentes interfaces selon les (groupe d’) utilisateurs. L'interface de gestion doit donc être facilement adaptable

La gestion de contenu

Une gestion de contenu flexible et efficace.

1. Le contenu (réparti en plusieurs types de contenus) doit pouvoir être saisi de façon structurée, à l’aide de modèles (templates). La saisie peut faire appel à des champs à compléter, listes de sélection, boutons radio, cases à cocher, etc. Ces templates doivent être flexibles, facilement extensibles et adaptables

2. Il doit être possible d'ajouter des fichiers au contenu tels que des documents (pdf, doc, ...) des illustrations et des vidéos

3. Le contenu qui réside en un endroit du WCMS doit pouvoir être réutilisé en plusieurs endroits du portail et même sur d’autres sites web dans le WCMS. Il faut cependant pouvoir interdire la réutilisation du contenu pour certains documents, groupes de documents, emplacements ou groupes d’utilisateurs

4. Il doit être possible d’ajouter des métadonnées facultatives ou obligatoires à des informations textuelles, des documents (pdf, doc, ...) des photos et des vidéos. Les champs de métadonnées doivent pouvoir être introduits et gérés d'une manière conviviale et flexible par les différents utilisateurs du système de saisie

5. Certaines métadonnées doivent pouvoir être attribuées automatiquement à la création ou à l’édition d’un document (par exemple : date de dernières modifications, auteur du document, administration dont l’utilisateur fait partie ou pour lequel il traite le document)

6. Les gestionnaires du système doivent être en mesure de définir les éléments des métadonnées avec flexibilité. Ils doivent aussi pouvoir modifier rapidement et simplement les éléments et valeurs des métadonnées existants pour un groupe de documents

7. Il doit y avoir un contrôle des champs de données et métadonnées (nombre maximum de caractères, validité de la date, ...)

8. Il faut un lien clair entre les différentes versions linguistiques d’un même document. À partir d’un document en néerlandais, par exemple, un uploader/auteur doit pouvoir créer très facilement (et très vite) une version française dans le WCMS. À partir d’une langue donnée, il doit également être possible de savoir très rapidement et facilement quelles sont les autres versions linguistiques (FR, DE, EN…) du document, et quel est leur statut (publié ou non). Le WCMS doit comporter la possibilité (dans le workflow ou ailleurs) d’imposer l’existence d’un document dans plusieurs langues

9. La suppression de documents publiés doit être possible de façon simple et rapide

10. Le système doit permettre une gestion simple et flexible des différentes versions d’un document. Il doit être possible (y compris pour les utilisateurs ordinaires du système de saisie) de consulter et de comparer les versions antérieures d’un document. Une ancienne version doit pouvoir être réactivée. Les utilisateurs du système de saisie et les gestionnaires doivent avoir accès à l’historique de chaque document

11. Les liens internes ne peuvent être mis en place que quand ils sont valables. Quand un document est supprimé, un avertissement doit être émis pour tous les endroits qui comportent un lien vers le document en question. Pour les liens extérieurs, il doit être possible de vérifier à intervalle régulier la validité de tous les liens du système (avec rapport ciblé)

12. Les utilisateurs du WCMS doivent être en mesure de générer automatiquement un plan de site du portail ou de certaines parties ou sites du portail.

Importation et exportation de contenus

1. Les gestionnaires de l’Intranet doivent, avec l’aide du WCMS, être en mesure de gérer et publier des newsletters

2. Les gestionnaires de l’intranet doivent être en mesure d’importer et d’exporter du contenu au moyen du WCMS. Il est important que :

• dans le WCMS des routines (API, web services) pour importer le contenu de sources externes puissent être développées. L’importation via RSS doit également être possible

• le contenu importé puisse être publié automatiquement, ou soumis – via un mécanisme de workflow – à une validation ou à une adaptation du contenu.

3. Dans le cadre de la migration de contenu existant vers le nouveau WCMS, les participants doivent être en mesure d’importer automatiquement le contenu de parties de sites.

Il est important que :

• via un mécanisme de workflow, les documents puissent être transmis automatiquement à des « validators/reviewers » préalablement désignés au sein du même groupe. Pendant la phase de workflow, le validator/reviewer doit être en mesure d’apporter des modifications et des commentaires à un document

• les gestionnaires du système puissent définir des workflows de manière flexible. Il devrait être possible de créer des workflows différents applicables à certains groupes d'utilisateurs dans le WCMS ou à certains types de documents

• il doit aussi être possible de mettre en place un mécanisme de workflow collectif pour plusieurs groupes d’utilisateurs, ou de donner à certains utilisateurs un workflow « abrégé » avec plus de droits (p.ex. power user habilité à publier directement), soit au sein d’un groupe, soit collectivement

• un utilisateur du système de saisie doit pouvoir lancer et suivre facilement et intuitivement un workflow. Les gestionnaires du système de portail doivent avoir la possibilité de suivre plusieurs workflows et d’intervenir dans un workflow en cas de nécessité

• l’utilisateur du système de saisie doit pouvoir sélectionner rapidement et facilement les documents à envoyer (suivant la date de dernière modification, le type de document, l’auteur ou les champs de métadonnées) et les expédier en un seul workflow

• il doit être possible d’avertir un utilisateur du système de saisie par e-mail quand une tâche l’attend et/ou en cas de modifications à certains documents.

Publication

1. Le portail Intranet doit supporter la publication en plusieurs langues (au minimum FR, NL, DE, EN).

Le visiteur doit pouvoir changer de langue facilement, et ce, à chaque page

2. Si le besoin s’en fait sentir pour certains contenus, le système doit permettre leur publication dans une seule langue

3. Le même contenu doit pouvoir être présenté en plusieurs endroits avec une forme/un « look &

feel » différent

4. Via les champs de métadonnées, il doit être possible de publier des documents à une date fixée préalablement (date de publication) et de les supprimer du portail à une date fixée préalablement (date d’expiration)

5. Les URL doivent être « user friendly », cela signifie facile à lire, à noter et représentatives pour les gens et utilisables dans les médias imprimés.

Navigation

Il devrait être possible de définir simultanément plusieurs structures de navigation pour les mêmes éléments de contenu (par exemple : navigation par thèmes, par intention, par organisme public. Dans cet exemple, il y a trois structures de navigation différentes mais qui concernent les mêmes documents).

III.2.10.2Gestion des utilisateurs

Les gestionnaires de l’Intranet doivent être en mesure de gérer la gestion des utilisateurs. La gestion des utilisateurs est basée sur des droits individuels et des droits de groupe d’utilisateurs et est prise en charge par les administrateurs.

Quand un utilisateur est supprimé du système, tous les documents dont il était « propriétaire » doivent pouvoir être affectés facilement à un nouveau « propriétaire ». La suppression d’un utilisateur du système ne peut provoquer de problèmes dans les documents existants.

III.2.10.3_Recherche

Un système de recherche performant doit être proposé aux visiteurs (qui devront également pouvoir utiliser des filtres).

Une fonction de recherche doit également exister pour les utilisateurs du système de saisie du site Intranet.

Ils doivent être en mesure de chercher des documents dans le WCMS (back-end) et de les sélectionner à l’aide d’opérations de recherche simples et avancées.

III.2.10.4Statistiques

Les gestionnaires de l’Intranet doivent être capables de réaliser des statistiques personnalisables (suivant le groupe cible) :

• statistiques des visiteurs

• logs de saisie et statistiques (qui a eu accès au système et quand, quels documents ont été créés ou modifiés, combien de nouveaux documents le service/administration X a publiés, combien de nouvelles sont parues dans le mois…).