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Le domaine gestion
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UsAge des systèMes d’InforMAtIon en sAnté Étude de définition du système d’information de l’hospitalisation à domicile
ANAP - mai 2018
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Chapitre 7 Le domaine gestion
Les chapitres ci-dessous ne visent pas à formuler les spécifi-cations fonctionnelles complètes des domaines fonctionnels de la gestion, mais portent essentiellement sur les points d’amélioration les plus importants.
1. gestion administrative du patient et facturation
La gestion administrative du patient comporte trois volets fonctionnels :
u
u L’identification du patient, ses informations nominatives, les informations relatives à sa couverture sociale ;
u
u La gestion des séjours, entrées, sorties, et les suspensions éventuelles ;
u
u La valorisation de l’activité, la facturation des séjours, le recouvrement.
Pour les établissements de santé qui exercent plusieurs activités et non pas exclusivement l’HAD, ces fonctionnalités peuvent être partagées au sein de l’ensemble de l’établissement autour d’un même outil et d’un même référentiel patient.
1.1 Identification du patient
Les fonctions du SI HAD pour l’identification du patient doivent aider l’établissement de santé à être en mesure de satisfaire aux prérequis 1.1 et 1.2 du programme Hôpital Numérique.
Le SI HAD doit faciliter l’activité d’identitovigilance de l’éta-blissement de santé, et notamment être en mesure d’associer l’identité du patient avec un serveur régional d’identité ou de rapprochement d’identités. (Les détails techniques de ces opé-rations dépendent des politiques et des outils régionaux, les-quels ne sont pas nécessairement uniformes).
En conformité avec les dispositions introduites dans la Loi de modernisation de notre système de santé de janvier 2016 (article L.1111-8-1 du code de la santé publique), le SI HAD doit pouvoir gérer le NIR du patient et le considérer comme un identifiant de santé. Le SI HAD doit permettre de se conformer aux indications présentées au chapitre 3 § 4.
1.2 gestion des séjours
Le SI HAD doit permettre de gérer de façon stricte et avec précision les dates d’entrée et de sortie du patient (bornes du séjour) ainsi que les éventuelles suspensions ou sorties tem-poraires durant un séjour, et faire coïncider ces bornes tempo-relles avec la valorisation et la facturation de l’activité.
Bien entendu, il est également nécessaire de considérer le patient (y compris certaines activités en lien avec le patient) avant la date de début de séjour (tâches relatives à la gestion de la demande et à la pré-admission) ou après la date de sortie (par exemple des tâches logistiques).
1.3 Valorisation de l’activité, facturation, recouvrement
Au-delà de la stricte mise en œuvre des règles relatives au PMSI HAD et à la facturation des séjours, il importe que le SI HAD permettre à l’établissement de santé HAD :
u
u De contrôler ou d’apprécier l’exhaustivité des éléments recueillis (la présentation sur une fiche de synthèse de la présence ou de l’absence, dans le dossier du patient, des principaux éléments ayant un impact sur la valorisation de l’activité et la facturation serait une aide précieuse pour le contrôle de la qualité et de l’exhaustivité) ;
u
u Les contrôles qualité interne du PMSI doivent être au moins aussi fins et précis que les contrôles effectués par l’ATIH dans le système e-Pmsi (outils PAPRICA ou DALIA par exemple) ;
u
u Le SI HAD doit permettre de disposer à tout moment d’un tableau de bord des opérations de valorisation (PMSI : pro-duction des résumés de séjours, contrôles, envois, erreurs ou rejets éventuels) et des opérations de facturation à l’assu-rance maladie (préparation des dossiers de facturation, édi-tion et envoi des factures, suivi des paiements ou des rejets).
Ce tableau de bord doit s’appuyer sur les indicateurs essen-tiels de ces différentes activités, et sur le séquencement des tâches du processus valorisation-facturation-recouvrement organisé par un workflow ;
u
u Les éléments annexes liés à l’usage ou la consommation de produits onéreux ou autres, qui figurent dans FICHCOMP ou dans FICHSUP, doivent également être présentés dans ce type de tableau de bord ;
u
u Le traitement des rejets doit être rendu plus fluide, aussi bien sur le plan de la valorisation de l’activité que du traite-ment comptable des rejets.
2. gestion économique et financière
Les aspects strictement comptables, financiers, budgétaires de la GEF ne présentent pas de caractéristiques propres à l’HAD par rapport aux autres structures sanitaires.
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Chapitre 7 Le domaine gestion
Les éléments essentiels de la GEF qui nécessitent une approche particulière pour les établissements de santé HAD portent sur :
u
u La relation avec les effecteurs, la valorisation de leurs pres-tations et leur paiement ;
u
u La gestion des matériels et des stocks et notamment les ressources présentes au domicile du patient.
2.1 gestion des effecteurs externes et des prestataires
La structuration des données de base relatives aux effecteurs, notamment les tarifs applicables qui figurent dans les conven-tions, et les lettres de mission qui leur ont été adressées, doit faciliter la vérification des factures fournisseurs auprès des effecteurs et prestataires. À cette fin, pour chaque patient comme pour chaque effecteur et prestataire, le SI HAD doit four-nir un état de synthèse des éléments constitutifs de la facture de ces fournisseurs.
Pour chaque patient le SI HAD doit permettre de synthétiser les prestations et services rendus par chaque effecteur ou prestataire et d’en donner la valorisation.
Pour chaque effecteur ou prestataire, et pour une période donnée, le SI HAD doit permettre de synthétiser, par patient ou par lettre de mission, les prestations ou services rendus et d’en donner une valorisation.
Le SI HAD doit permettre de suivre facilement les écarts entre les factures reçues des différents fournisseurs et les factures attendues, et de suivre les démarches de rejet ou contestation.
En particulier, le SI HAD doit permettre le lien avec la factura-tion des pharmacies d’officine.
Les pharmacies d’officine établissent leur facturation sur la base de la délivrance des produits de santé.
À chaque modification du traitement, le SI HAD doit être en mesure d’établir un lien entre le stock restant au domicile et la modification du plan d’administration afin de générer d’une part le plan d’administration permettant à la pharma-cie d’officine l’analyse pharmaceutique et d’autre part le bon de commande relatif aux quantités de médicament nécessaire à délivrer en fonction du conditionnement.
2.2 La gestion des matériels et des dispositifs médicaux
La gestion des équipements et matériels et dispositifs médi-caux utilisés au domicile doit être réalisée en assurant la liaison entre les mouvements de stock et le workflow des tâches effectuées pour le patient.
Chaque équipement ou matériel ou dispositif médical doit pou-voir être suivi dans l’ensemble de son processus d’utilisation, depuis la fourniture initiale jusqu’à la reprise finale du matériel ou sa mise au rebut, incluant notamment les différentes séquences d’utilisation au domicile des patients et de mainte-nance préventive ou curative. Le SI HAD permet ainsi de suivre les différentes étapes liées à la commande, sa validation, la pré-paration, la livraison, l’état du matériel et son enlèvement.
Le SI HAD permet de gérer une notion « au domicile » (Armoire patient) utilisant notamment des fonctions simples d’enregis-trement des mouvements (par exemple sur tablette au domicile)
2.3 échelle nationale des coûts
Le SI HAD dispose des fonctions de requêtes et d’export de données nécessaires pour la mise en place de l’échelle nationale des coûts en HAD (ENC HAD) et notamment pour l’alimentation des outils ATIH ARCAnH et ARAMIS.
2.4 tableaux de bord de pilotage
Le SI HAD, et notamment la fonction GEF, dispose des fonctions de requêtes et d’export de données nécessaires pour la consti-tution et l’alimentation des tableaux de bord de pilotage médico-économique, croisant des indicateurs sur l’activité, la performance financière, les ressources humaines et la qualité.
La production des tableaux de bord est ainsi fondée sur un SI alimenté des données de production.