Le soumissionnaire est invité à répondre explicitement aux questions et attentes exprimées dans les différentes sections de ce cahier spécial des charges. En particulier, l’utilisation d’annexes telles que brochures, articles … ne sera en aucun cas dispensative ni substitutive de réponses directes aux exigences de ce cahier spécial des charges. Ces documents ne seront considérés que comme apportant une information additionnelle aux informations explicitées dans l’offre et ne se substitueront pas à celles-ci pour l’évaluation de l’offre. L’utilisation d’annexes peut cependant être faite pour présenter des informations d’importance qui ne sont pas prévues dans le présent cahier spécial des charges et/ou que le soumissionnaire veut communiquer au SPF Finances. Le soumissionnaire est alors prié de faire figurer une référence à cette annexe.
III.1.5.2
Vision, stratégie, plan d’approche : vue synthétique
En plus de réponses aux des questions et attentes spécifiques que différentes sections du présent cahier des charges formulent à l’endroit du soumissionnaire, celui-ci doit dans son offre
1. fournir une présentation d’ensemble
• de sa compréhension de l’objet, du contexte et des enjeux de ce marché public,
• de la vision, des orientations stratégiques et des axes majeurs d’intervention qui définissent la solution que son offre propose,
• du plan d’approche qu’il propose,
• des moyens tant humains, logiciels, architecturaux, méthodologiques et organisationnels qu’il s’engage en mettre en œuvre ;
• des risques ;
2. expliquer et justifier les atouts de son offre qui en font une réponse adéquate et suffisante pour atteindre tous les objectifs de ce marché,
3. détailler les indicateurs qu’il propose pour évaluer les résultats atteints dans l’exécution de ce marché et les modalités de leur mise en œuvre.
III.1.5.3
Description des solutions logicielles
Dans son offre, le soumissionnaire doit justifier et fournir une description détaillée et sous forme de diagramme de composants de l’ensemble complet des éléments logiciels nécessaires qu’il propose.
Un roadmap sur les évolutions prévues est souhaité.
Pour chacun des logiciels proposés, le soumissionnaire mentionnera notamment :
• La dénomination du produit + la version
• Les OS supportés
• La description du produit et le besoin auquel il répond en faisant mention des références au présent cahier spécial des charges.
III.1.5.4
Politique de licences, maintenance et mise à jour
Le SPF Finances tient à la rationalisation et à la simplification de la gestion des Licences. Il souhaite donc conclure des contrat de licence/maintenance de longue durée (4 ans) et de type « concurrent user » c’est-à-dire lui permettant l’utilisation des logiciels acquis tant par son personnel interne que ses prestataires externes dans les limites du nombre de licences disponibles, sans toutefois être lié à des postes de travail, serveurs spécifiques ou des utilisateurs nominatifs. La licence initiale est acquise une fois pour toute la première année et seule la maintenance est facturable par la suite.
La maintenance de licences comprendra tous les upgrades y compris les upgrades qualifiés de
« majeurs » par l’adjudicataire. Ceci porte sur l’ensemble de l’offre software (software de base et extensions). Le SPF Finance sera seul habilité à décider s’il réalise un upgrade ou non et ce partiellement ou complètement. En cas de modification du packaging (regroupement de différents softwares vendus conjointement) de l’offre software du soumissionnaire, ce nouveau packaging ne saurait être imposé au SPF Finances pour soustraire des fonctionnalités dont il bénéficiait. De même il ne saurait être imposé d’augmentation de prix au SPF Finances au motif que le nouveau packaging contient de nouvelles fonctionnalités pour lesquelles le SPF Finances ne marque pas d’intérêt.
III.1.5.5
Politique d’utilisation des services IaaS et PaaS
Les mêmes exigences de rationalisation et de simplification s’appliquent également pour les contrats
offrir des possibilités d’engagement à long terme avec garantie du prix le plus favorable, permettre l’utilisation non nominative des services et assurer le maintien du contenu des services acquis tant en cas de mise à jour que de repackaging de l’offre de service. En outre le SPF Finances exige de bénéficier d’une politique de facturation par coût forfaitaire global couvrant les différents coûts spécifiques et profils d’utilisations éventuels, tant que rationalisation et simplification sont garanties.
Cette politique doit permettre d’effectuer une comparaison de prix transparente pour les services d’
« Infrastructure » ou « Platform As A Service » (IaaS, PaaS) proposés. Il est donc exigé de suivre le principe du « flat fee » : un prix fixe par service, décliné éventuellement en fonction d’un nombre limité des profils distincts. Ce prix est défini à l'aide d'un modèle de coût détaillé que le soumissionnaire détaille dans son offre.
Une réévaluation du prix sera possible annuellement si le marché ou le profil de consommation moyen a évolué. Cette réévaluation s'effectuera sur la base d'une étude de benchmarking. Le modèle de coûts sera détaillé de manière à pouvoir effectuer une évaluation sur la base de profils de consommation et de prix du marché. Le soumissionnaire explique comment le modèle s'adapte à l'évolution du marché.
Un tiers indépendant au SPF Finances peut être invité à effectuer cette étude. Celle-ci évaluera le rapport qualité/prix par rapport au marché existant. Préalablement au benchmarking, la portée de l'étude, le tiers indépendant ainsi que le planning de l'étude devront être approuvés par l'adjudicataire.
En conséquence, les résultats de l'étude seront acceptés par les deux parties.
III.1.5.6
Compétence, expérience et adéquation du personnel de l’adjudicataire
Le soumissionnaire veillera à ce qu’une réelle expertise sur les applications et les solutions mobiles éprouvée et alignée avec l’évolution dans ce domaine soit présente au sein de l’équipe projet qu’il propose.
Cette expertise, assortie d’une expérience significative et éprouvée sur un projet d’envergure relatif à la mobilité, est obligatoire pour les personnes qui assumeront les rôles d’architectes et de designer. L’architecte devra avoir en plus une réelle expérience dans l’utilisation des solutions de type IaaS et PaaS.
L’offre ne peut déroger à cette obligation. Expertise et expérience sont dites significatives au regard de l’objet et des objectifs du présent cahier des charges.
Pour tout le personnel que le soumissionnaire propose, il doit joindre un CV nominatif conforme au modèle de l'annexe ‘curriculum vitae’. Le personnel proposé comprendra au moins les différents profils définis en annexe. Une indication complète des fonctions et des responsabilités de chaque personne dont il soumet le CV doit être fournie. L’offre comprendra un aperçu schématique et l’organigramme de l’équipe proposée.
L’administration se réserve le droit d’avoir un entretien d’évaluation avec les personnes que le soumissionnaire propose pour constituer l’équipe projet. Après le début de l’exécution du marché, l’Administration peut exiger le remplacement immédiat d’un ou de plusieurs techniciens si elle estime que leurs qualifications ou leur prestation de services entravent la bonne exécution du marché ou ne sont pas en conformité avec les exigences reprises dans la description du profil pour la fonction. Les modalités de ce remplacement sont fixées dans la partie I du présent cahier des charges.
III.1.5.7
Phasage et exécution de projet
Le SPF Finances donne préférence à une implémentation par phases et une approche itérative et incrémentale. Le soumissionnaire doit fournir un plan global couvrant tous les aspects du présent
marché. L’adjudicataire fera valider le détail de différentes séquences et/ou itération par le comité de pilotage.
Avant le début de chacune des phases, l’adjudicataire soumettra à la validation du SPF Finances les contenus et les objectifs, la durée et les critères d’évaluation de la phase. Le SPF Finances pourra conditionner le début de la phase suivante par l’acceptation des résultats de celle qui la précède.
Le soumissionnaire veillera à faire apparaître dans son plan global une classification des activités selon les objectifs génériques suivants : implantation, intégration, optimisation et exploitation. Ces objectifs définissent quatre points de vue à partir desquels les différentes activités de mise en œuvre de la solution peuvent être mises en perspective ou filtrées tant dans leur définition que leur enchainement ou parallélisation. Les activités d’implantation de la solution se focalisent sur la préparation et la mise en œuvre de la solution en faisant un maximum d’abstraction des préoccupations liées à son intégration avec l’existant, son optimisation ou son exploitation. Les trois autres points de vue réintroduisent des préoccupations et activités sur lesquelles le premier ne met pas l’accent.
En particulier, le plan de réalisation du projet pilote devra inclure au minimum des phases et/ou itérations qui visent explicitement les quatre objectifs génériques : implantation, intégration, optimisation et exploitation.
Le plan de projet peut adopter comme étape initiale une phase préparatoire qui permettra au personnel de l’adjudicataire de prendre connaissance de l’existant et du contexte de travail. Cette phase ne pourra dépasser un mois calendrier.
L’implantation de la plateforme doit être prévue de telle sorte qu’une première version du pilote, n’incluant pas nécessairement des aspects d’intégration avec l’existant, soit délivrable dans les six mois qui suivent le début du projet. Le cycle de vie du projet doit être organisé de façon à permettre la livraison des résultats tangibles en moyenne tous les trois mois.
III.1.5.8
SLA
Le SPF Finances demande au soumissionnaire de fournir une description détaillée des niveaux de services qu’il s’engage à garantir pour les solutions et services fournis sur les différents aspects de chacun des volets du présent marché public. Cette description devra contenir entre autre des engagements explicites sur la disponibilité de son personnel, les délais maximum d’intervention, de réparation, de résolution et de rétablissement du niveau de service en cas d’incidents, problème ou panne, le niveau de disponibilité pour les services qui ne sont pas utilisables en mode déconnecté, le temps de réponse et la consommation des ressources là où ces indicateurs de performance sont applicables. Le soumissionnaire peut aussi proposer un SLA sur d’autres points qu’il juge significatifs.
Le soumissionnaire définira également les pénalités applicables en cas de non-respect des niveaux de service, les conditions dans lesquelles ces pénalités sont applicables ainsi que les outils et les mécanismes d’évaluation.
Les informations fournies seront utilisées pour l’évaluation du critère « SLA».
Le SPF a reconnu 3 niveaux de priorité :
• Priorité 1 (incident considéré comme bloquant) : signifie qu’une partie du système ne fonctionne pas. L’incident doit être pris en charge dans les 24 heures.
• Priorité 2 (incident considéré comme gênant) : l’incident provoque un ralentissement auprès des utilisateurs et doit être pris en charge après la solution d’un incident de la catégorie 1. L’incident doit être pris en charge dans les 72 heures.
• Priorité 3 (incident considéré comme mineur) : l’incident n’a pas de conséquences significatives sur la production et les utilisateurs mais néanmoins n’est pas concordant avec les fonctionnalités convenues. L’incident doit être pris en charge après solution des incidents de catégorie 2.
Les SLA définitifs applicables seront formalisés et convenus en début de projet. Avec l’ouverture aux solutions de type IaaS et PaaS, l’objectif est d’assurer au moins 99,95% de disponibilité et un niveau de qualité des services et de satisfaction des utilisateurs supérieur à ceux obtenus actuellement.
III.1.5.9
Assistance complémentaire
Le soumissionnaire doit proposer 200 jours/homme d’assistance complémentaire sur toute la durée du contrat, sans obligation de commande par le SPF. Si le contrat est prolongé, on ajoutera 50 jours/homme par année complémentaire. Selon les besoins, le SPF Finances peut faire appel à l'assistance complémentaire par jour/homme. L'assistance sera facturée suivant la consommation.
Cette assistance couvrira les extensions qui seront réalisées à la demande du SPF Finances après la mise en production des composantes de la plateforme ou du projet pilote ou en complément à l’étude demandée. Les jours/homme couvriront en principe tout ce qui est jugé nécessaire dans le cadre des extensions demandées. Les mises en œuvre réceptionnées sous le régime de l'assistance
complémentaire seront comprises dans la garantie pour la durée du contrat, ainsi que dans la maintenance ultérieure éventuelle, sans frais supplémentaires.
III.2 Volet 1 : Mise en place d’une plateforme pour la mobilité d’entreprise
Avec la mise en place d’une plateforme intégrée pour supporter la mobilité d’entreprise, le SPF poursuit comme objectif de
• simplifier,
• minimiser,
• rationaliser
l’effort nécessaire à la mise en place et à la gestion des aspects liés à la mobilité d’entreprise pour les services applicatifs et les utilisateurs.
La plateforme de la mobilité,- comprend trois sous-volets :
1. une infrastructure cliente composée de terminaux mobiles pour le test et une plateforme serveur complète pour d’héberger les applications mobiles, les deux sous la forme de service (Infrastructure/Platform as a Service : IaaS/PaaS) ;
2. une suite ou composition logicielle pour supporter le développement et la mise à disposition d’applications et services mobiles ainsi que la mobilisation d’applications et services existants ;
3. une étude détaillée et une solution pour l’itinérance des profils, des dossiers/documents, préférences des utilisateurs - un des aspects spécifiques relatifs à l’accès mobile du fonctionnaire. L’itinérance sera mise en place dans le présent marché pour un nombre limité d’utilisateurs, à déterminer ultérieurement.
La fourniture de base pour la plateforme comporte :
• la mise à disposition des licences et contrats d’utilisation,
• et si applicables, les services associés pour l’analyse des écarts et recouvrements avec le système existant, l’installation, la configuration, l'adaptation sur mesure, la mise en production, la maintenance des différentes composantes de la plateforme, la formation et l’accompagnement du personnel du SPF Finances.
III.2.1 Sous-volet 1.1 - Infrastructure de mise en production pour la mobilité.
Au sein du SPF Finances, la « mise en production » désigne le cheminement que doit suivre tout projet informatique depuis le développement jusqu’à sa mise en exploitation. Il s’effectue en trois phases majeures que sont le développement, le test et la production. A ces trois phases correspond respectivement une affectation logique de l’infrastructure matérielle et de la plateforme logicielle disponibles (Application server, Web servers, base des données, etc. Voir pour plus de détails, le document ABB). Cette répartition logique est appelée environnement. Il existe donc trois environnements logiques correspondant chacun à une phase de mise en production : environnement de développement, environnement de test et environnement de production.
Ces environnements sont centralisés, mutualisés et utilisables par les différentes équipes concernées tout au long du cycle de vie des projets informatiques. Cette infrastructure est déployée on premises et ne comporte pas actuellement des terminaux mobiles et/ou intelligents.
Deux besoins relatifs à l’infrastructure doivent donc être distingués dans le cadre de ce marché :
1. la mise à disposition d’une plateforme de déploiement et d’exécution des applications/services mobiles ;
2. la mise à disposition d’une infrastructure de terminaux mobiles et intelligents nécessaires pour professionnaliser les tests réels sur ces nouveaux types de terminaux.
Une solution de type IaaS/PaaS est requise pour les deux.
III.2.1.1
Plateforme (server) de mise en production : solution PaaS
Comme indiqué précédemment, le SPF Finances s’ouvre désormais aux solutions de type IaaS et PaaS. Dans le cadre du présent marché le soumissionnaire peut proposer l’utilisation d’une solution de type PaaS pour l’hébergement des applications.
Par solution de type PaaS, le SPF entend une solution qui lui permet d’acheter l’utilisation des services d’une plateforme complète de mise à disposition, c’est-à-dire de déploiement et d’exécution, de nos applications. Elle doit comprendre l’infrastructure matérielle et toutes les composantes logicielles nécessaires pour le bon fonctionnement des applications. Le soumissionnaire fournira une description détaillée de l’infrastructure matérielle et de tous les éléments de la plateforme logicielle (OS, Server d’applications, web server, bases des données, etc.) nécessaires à l’ensemble de la solution qu’il propose dans le cadre de ce marché publique.
En terme de gestion, la seule responsabilité du SPF se limitera à a. fournir, déployer et configurer les applications d’une part,
b. organiser les données dans les gestionnaires des données ou dispositifs de stockage mis à disposition,
c. utiliser les moyens de collaboration, de communication ou de composition inter-applicative et d’intégration d’entreprise (sécurité, messaging, connectivité, etc.),
d. contrôler la cohabitation de la solution PaaS fournie avec l’infrastructure et la plateforme disponibles in house ;
e. et utiliser les outils mis à disposition pour gérer et monitorer le parc d’applicatifs et de données installés sur la PaaS.
La gestion de tout ce qui n’est pas spécifique aux applications et données du SPF Finances sont de la responsabilité du fournisseur de services.
La solution PaaS doit offrir toutes les caractéristiques habituelles d’une plateforme d’exécution d’applications d’entreprise, notamment la sécurité, la capacité de monté en charge, la tolérance aux pannes et des solutions d’intégration standardisée pour des systèmes hétérogènes et la facilité de gestion.