3. PARTIE C : Description du marché
3.3 Exigences particulières
3.3.2 Attentes relatives à l’environnement
3.3.2.1 Adjudicataire
Exigence - attente
PageR-29 Résultat multilingue des recherches
La recherche en une langue doit pouvoir donner un résultat en plusieurs langues. 52
R-27 Proposition d’un thesaurus
Le thesaurus doit être intégré dans le système. Le soumissionnaire développe cet aspect dans son offre. Il ne peut être question de proposer un thesaurus qui n'interagit pas avec le reste du système. Il est recommandé de proposer un thesaurus existant, orienté ICT (NL, FR, ENG) que l’on pourra ensuite adapter/enrichir durant l’exploitation du système.
51
R-28 Gestion de la recherche des documents sur base de mots clefs et/ou metadata
52
R-31 Utilisation des statistiques en ce qui concerne la consultation du système
52
R-30 Gestion de la recherche des documents via une structure en arbre ou en réseau
Le moteur de recherche ne peut se limiter aux mots clés. Il doit aussi permettre la recherche dans une documentation en parcourant une arborescence (ou une structure réseau par extension).
52
R-32 Ordre automatique apporté à la liste des documents présentés selon un score de pertinence
Le soumissionnaire explique comment le système permet d’attribuer à un document (ou une documentation), dans le cadre d’une recherche, un score reflétant sa pertinence.
52
3.3.2 Attentes relatives à l’environnement
Soumissionnaire Dimentionnement évolutif
correct du système
Maintenance adéquate de la solution
Pilote concernant tous les départements ICT Système muni des licences nécessaires
Couplage avec des systèmes documentaires existants
Identification des manquements (analyse) et assistance lors de la création des nouveaux documents clés Soutien à l'installation grâce à un
plan de communication vers les utilisateurs
Aide au transfert de connaissance entre les collaborateurs Formation spécifique
Proposition d'une architecture de base
Accompagnement du change management nécessaire
Apport de meilleures pratiques de gestion documentaire
Mise au point d'un nombre de workflows standards
Perfectionnement de l'inventaire initial de la documentation existante
Sélection de la documentation récupérable (analyse) et adaptation des documents existants
Conditions techniques
Exécution d'une procédure backup/restore complète Rendre les nouveaux
collaborateurs plus rapidement productifs
Réutilisation maximale de l'environnement technique existant du SPF FIN
Transfert de connaissance
Couverture de l'installation et de la maintenance avec un SLA adapté
Gouvernance adaptée
Éviter des changements inutiles ou trop lourds pour les utilisateurs
Détermination des rôles nécessaires
3.3.2.1.3 Liste des Responsabilités
Exigence - attente
PageR-70 Livraison d'une procédure backup/restore complète
64
R-55 Pilote concernant tous les départements ICT
Le pilote concerne un domaine (ABB) qui couvre en principe toutes les composantes du service d’encadrement ICT.
59
R-77 Conditions techniques
66
R-85 Accompagnement du change management nécessaire
Notamment impliquer du début à la fin les collaborateurs du SPF Finances dans l'élaboration de la solution. Accompagnement du changement de culture d'entreprise.
68
R-82 Formation spécifique
68R-69 Dimensionnement évolutif correct du système
Il va de soi que le système doit pouvoir évoluer. Après le pilote, il devra gérer une multitude de documentations, ce qui implique une croissance importante. Le soumissionnaire doit expliquer comment l’évolution des volumes affecte le matériel (voir aussi à ce sujet § 3.4.1.2).
64
R-11 Détermination des rôles nécessaires
Le soumissionnaire indique quels rôles il va définir (p.ex. RACI, relecture, validation... ) 47
R-81 Transfert de connaissance
67
R-54 Identification des manquements (analyse) et assistance lors de la création des nouveaux documents clés
Dans le cadre du pilote, l’identification des manquements sera également prévue. 59
R-79 Gouvernance adaptée
67R-86 Éviter des changements inutiles ou trop lourds pour les utilisateurs
Le soumissionnaire explique ici comment il entend préserver l'équilibre entre le changement dans la structure de travail du service d'encadrement ICT et la limitation de ce changement pour éviter de décourager les utilisateurs du système.
68
R-12 Préparation d’un nombre de workflows standards
Dans son offre, le soumissionnaire indique quels workflows il prévoit, à la fois en général et pour le pilote. Après le pilote, le SPF Finances doit disposer d’une base (cela signifie qu’un développement approfondi n’est pas souhaité ici) suffisante pour pouvoir associer à un workflow la grande majorité (90% ou plus) des documents sans impératifs particuliers.
L'attention est attirée sur le fait que le SPF Finances cherche pour la solution un équilibre entre simplicité et réponse aux besoins du service d'encadrement ICT.
47
R-62 Rendre les nouveaux collaborateurs plus rapidement productifs
Dans son offre, le soumissionnaire expliquera les fonctionnalités de sa solution (système, processus, templates, bonnes pratiques...) spécifiquement destinées aux nouveaux venus dans l'organisation.
61
R-53 Sélection de la documentation récupérable (analyse) et adaptation des documents existants
Élimination de la documentation non pertinente ; pas de récupération aveugle de documents.
Limité au développement du pilote.
59
R-63 Aider au transfert de connaissance entre les collaborateurs
Dans son offre, le soumissionnaire expliquera les fonctionnalités de sa solution (système, processus, templates, bonnes pratiques...) spécifiquement destinées au transfert de connaissances. En première instance, on songe ici au transfert des connaissances des personnes qui quittent l’organisation, mais le transfert peut devenir permanent entre tous les collaborateurs.
61
R-76 Maintenance adéquate de la solution
66
R-75 Couverture de l'installation et de la maintenance avec un SLA adapté
66
R-83 Soutien à l'installation grâce à un plan de communication vers les utilisateurs
L’offre doit comporter un plan de communication de base, qui sera développé durant la phase de préparation du projet. Le plan couvrira tous les aspects appuyant l’objectif
‘Autonomie du service d’encadrement ICT vis-à-vis de la solution’.
68
R-56 Perfectionnement de l’inventaire initial de la documentation existante
Dans son offre, le soumissionnaire explique comment il fournira au SPF Finances les bases nécessaires pour lui permettre d’assumer définitivement ce perfectionnement. Attention : le domaine d’application est donc (beaucoup) plus large que le pilote.
59
R-64 Réutilisation maximale de l'environnement technique existant du SPF FIN
p.ex. IAM, FileNet, réutilisation du matériel, des serveurs... 62
R-68 Couplage avec des systèmes documentaires existants
Le soumissionnaire explique comment et à quelles conditions le système peut être relié à de futurs systèmes documentaires ou interagir avec eux. On songe surtout aux normes à appliquer, mais aussi à tous les éléments à prendre en compte.
64
R-84 Apport aux meilleures pratiques de gestion documentaire
Comment faire pour que les utilisateurs ne se contentent pas de consulter le système mais l’enrichissent aussi de documents/documentations ? Comment utiliser au mieux le système ? Comment éviter d’en faire encore un point de collecte de documentation (partielle) en plus de ceux qui existent déjà ? Au niveau général, le soumissionnaire développe cet aspect le plus largement possible.
68
R-80 Système muni des licences nécessaires
67
R-78 Proposition d'une architecture de base
67